Nếu bạn có một tài khoản email đang hoạt động, rất có thể bạn sẽ nhận được hàng trăm thư từ những người đang tranh giành sự chú ý của bạn trong hộp thư đến của bạn. Do đó, việc sàng lọc từng email mới để chọn ra những email quan trọng trở thành một nhiệm vụ khó khăn.

May mắn thay, nếu bạn sử dụng Gmail , bạn có hàng tá tính năng^{(dozens of features)} và cách để sắp xếp, tùy chỉnh và sắp xếp hộp thư đến cũng như các thư mục khác để dễ quản lý hơn và cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn trong việc tìm kiếm thư.

Bạn có thể sắp xếp Gmail theo người gửi, kích thước, người nhận, chủ đề, nhãn, tệp đính kèm, cuộc trò chuyện, nội dung thư và ngày.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tổ chức, tìm kiếm và tự động hóa ứng dụng Gmail của bạn bằng cách ^(Gmail)sắp xếp thư của bạn^{(sorting your messages)} bằng cách sử dụng bộ lọc Người gửi^(Sender) , Nhãn hoặc Chủ đề.^(Label)

Cách sắp xếp thư Gmail theo người gửi^{(How To Sort Gmail Messages By Sender)}

Bước đầu tiên để sắp xếp và dọn dẹp hộp thư đến Gmail của bạn là loại bỏ hàng trăm email quảng cáo chiếm hơn 90% dung lượng lưu trữ của bạn. Chúng lẫn lộn với các email hợp pháp từ các địa chỉ liên hệ cá nhân hoặc công việc của bạn, hầu hết trong số đó có thể là quan trọng và không dành cho thùng rác.

Nếu bạn đã cố gắng chọn ra từng thư khuyến mại từ hộp thư đến của mình, bạn có thể không còn đủ sức lực vì quá nhiều thư và có thể bạn sẽ xóa một vài thư quan trọng trong quá trình này.

Sắp xếp Gmail theo Người gửi^(Sender) sẽ giúp bạn nhóm các email từ những người gửi cụ thể lại với nhau và xóa chúng ngay lập tức trong khi loại bỏ các email quan trọng và hợp pháp vẫn còn trong hộp thư đến của bạn.

Nó cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm một email cụ thể từ một người gửi cụ thể và chuyển tiếp email đến các địa chỉ liên hệ của bạn. Nói tóm lại, bạn có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với hộp thư đến của mình và bạn có thể luôn ngăn nắp và hiệu quả hơn mỗi ngày.

Có một số thủ thuật bạn có thể sử dụng để sắp xếp Gmail theo người gửi và xem tất cả email từ mọi người trong danh sách liên hệ của bạn. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các phương pháp khác nhau để thực hiện việc này bên dưới.

Phương pháp 1: Sắp xếp theo một người gửi cụ thể^{(Method 1: Sorting By a Particular Sender)}

1. Mở Gmail và truy cập hộp thư đến của bạn. Chọn^(Pick) email từ một trong những người gửi quan trọng trong danh sách liên hệ của bạn và nhấp chuột phải vào email đó.

2. Trong menu mới, nhấp vào Tìm email ^{(Find emails)} từ^(from) .

3. Danh sách tất cả các email bạn đã nhận được từ người gửi cụ thể đó từ cách trở lại sẽ xuất hiện, bao gồm chi tiết liên hệ đầy đủ của người gửi. Bằng cách này, bạn có thể nhanh chóng gửi cho họ một tin nhắn hoặc thậm chí bắt đầu một cuộc gọi điện video.

4. Nếu bạn không thấy tên của người đó trong hộp thư đến của mình, hãy tìm kiếm nhanh bằng cách nhập tên của người đó vào hộp tìm kiếm, sau đó bấm chuột phải vào bất kỳ thư nào từ kết quả tìm kiếm và chọn Tìm email từ^{(Find emails from)} .

5. Bạn có thể sử dụng nhiều tiêu chí tìm kiếm bằng cách nhấp vào mũi tên hướng xuống bên cạnh hộp tìm kiếm. Tiếp theo, dán địa chỉ email vào trường "Từ"^(“From”) hoặc sử dụng trường "Có từ"^{(“Has the words”)} để tìm kiếm cụ thể hơn với tên của người gửi mà bạn đang tìm kiếm.

6. Nhấp vào nút tìm kiếm^{( search)} khi bạn hoàn tất để nhận email từ người gửi cụ thể đó.

Lưu ý:^{(Note: )} Bạn có thể tạo bộ lọc cho các tìm kiếm của mình bằng cách nhấp vào Tạo^(Create) bộ lọc và tự động áp dụng các hành động nhất định vào lần tiếp theo khi bạn nhận được email phù hợp với tiêu chí.

Phương pháp 2: Sắp xếp email Gmail từ bất kỳ người gửi nào^{(Method 2: Sort Gmail Emails From Any Sender)}

1. Đi tới thanh tìm kiếm của Google và nhấp vào mũi tên hướng xuống nhỏ ở bên phải của bạn để hiển thị các tùy chọn định vị thư.

2. Chỉ định các tham số để tìm email của bạn bao gồm hoặc loại trừ các từ cụ thể. Nó có ích khi bạn chỉ có thể nhớ một phần của cuộc trò chuyện, vì nó tìm thấy toàn bộ email, không chỉ trong các chủ đề.

Lưu ý:^{(Note: )} Nếu muốn, bạn có thể lọc kết quả tìm kiếm để chỉ bao gồm các thư có tệp đính kèm. Có các tùy chọn khác như Ngày trong^{(Date within)} giới hạn kết quả tìm kiếm trong các ngày hoặc khung thời gian cụ thể.

3. Sau khi bạn tìm thấy người gửi mình muốn, hãy nhấp vào Tìm email từ^{(Find emails from)} đó để điền danh sách thư.

Phương pháp 3: Sắp xếp email Gmail bằng chức năng ký tự đại diện^{(Method 3: Sort Gmail Emails Using The Wildcard Functionality)}

Phương pháp này hữu ích khi bạn cần giải phóng dung lượng lưu trữ email và truy xuất email bạn cần từ hàng trăm thư trong hộp thư đến của mình.

Nếu bạn có email từ đồng nghiệp cũ (có cùng tên miền) mà bạn muốn hiển thị đồng thời, hãy sử dụng chức năng ký tự đại diện. Điều này được thể hiện bằng một ký tự dấu hoa thị (*), ký tự này tìm thấy nhiều bản ghi có cùng thông tin.

1. Mở tài khoản Gmail của bạn . Trong thanh tìm kiếm, hãy nhập dấu hoa thị (*) theo sau là tên miền của công ty, ví dụ: *@helpdeskgeek.com .

2. Bạn cũng có thể thay thế bất kỳ phần nào khác của địa chỉ email bằng ký tự đại diện, ví dụ: elsie@*.com, elsie@helpdeskgeek.* hoặc e.*@helpdeskgeek.com . Bất kỳ trong số này sẽ hoạt động.

Gmail là một phần của dòng dịch vụ Google , nhưng không giống như công cụ tìm kiếm nơi bạn có thể giới hạn kết quả tìm kiếm trong các từ hoặc cụm từ cụ thể bằng cách sử dụng dấu ngoặc đơn hoặc dấu ngoặc kép, bạn không thể làm như vậy trong Gmail . Thay vào đó, nó sẽ trả về các kết quả phù hợp không chính xác nếu bạn cố gắng sử dụng các kết quả này trong tính năng tìm kiếm tích hợp sẵn.

Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng dấu ngoặc đơn để tìm kiếm email có nhiều từ khóa độc lập, ví dụ ( tiệc Giáng sinh^{(Christmas party)} ). Nó sẽ truy xuất mọi email có chứa từng từ khóa trong dòng chủ đề, trong khi nhập ( Christmas OR party ) sẽ hiển thị tất cả các email có một trong hai từ khóa trong dòng chủ đề.

Sắp xếp Gmail theo người gửi bằng ứng dụng Gmail dành cho thiết bị di động^{(Sorting Gmail By Sender Using The Gmail Mobile App)}

Trên thiết bị Android hoặc Ios , bạn có thể sắp xếp email của mình trong Gmail theo người gửi bằng cách sử dụng các bước bên dưới.

1. Mở ứng dụng Gmail^{(Gmail app)} , đăng nhập nếu bạn chưa đăng nhập, sau đó nhấn vào thanh tìm kiếm ở trên cùng.

2. Nhập địa chỉ email của người gửi mà bạn đang tìm kiếm và nhấp vào biểu tượng Tìm kiếm^{(Search )} (biểu tượng kính lúp nhỏ trên bàn phím ảo).

Lưu ý:^(Note:) Ứng dụng dành cho thiết bị di động không cho phép bạn sử dụng các tiêu chí tìm kiếm bổ sung để lọc thêm kết quả của bạn. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng ứng dụng dành cho máy tính để bàn và áp dụng phương pháp đầu tiên.

Cách sắp xếp Gmail theo nhãn^{(How To Sort Gmail By Label)}

Trong Gmail , nhãn là số nhận dạng dựa trên văn bản, được mã hóa bằng màu sắc giúp bạn tìm thấy email mình muốn nhanh hơn. Trên thanh bên, bạn sẽ thấy các mục như Hộp thư^(Inbox) đến , Thư nháp^(Drafts) , Thùng rác^(Trash) , Thư rác^(Spam) và các mục khác, đã được thiết lập cho bạn và hoạt động giống như thẻ hoặc thư mục.

Bạn có thể tìm các thư có nhãn cụ thể trong Gmail và sử dụng chúng để sắp xếp hộp thư đến của mình như được mô tả bên dưới.

1. Chọn một email trong hộp thư đến của bạn để mở nó. Bạn sẽ thấy một số biểu tượng ngay phía trên thư và chọn một biểu tượng trông giống như thẻ để hiển thị danh sách các nhãn.

2. Nhấp vào Tạo mới^{(Create New)} để tạo nhãn mới.

3. Nhập tên của nhãn mới và nhấp vào nút Tạo^(Create) màu xanh lam .

Bạn cũng có thể gắn nhãn nhiều email đồng thời bằng cách chọn hộp kiểm của chúng trước khi nhấp vào biểu tượng nhãn ở trên cùng, sau đó sắp xếp chúng theo nhãn bạn muốn từ danh sách.

Bây giờ bạn đã biết cách áp dụng nhãn cho thư email của mình, bạn có thể sắp xếp email của mình theo nhãn. Nhấp vào^(Click) thẻ nhãn trong thư email hoặc từ thanh bên và bạn sẽ thấy tất cả các email trong một nhãn cụ thể.

Sắp xếp email bằng nhãn thông minh^{(Sorting Emails Using Smart Labels)}

Smart Labels sắp xếp email của bạn thành năm danh mục riêng biệt, đó là: Chính^(Primary) , Xã hội^(Social) , Quảng cáo^(Promotions) , Cập nhật^(Updates) và Diễn đàn^(Forums) .

Điều này giúp giữ cho hộp thư đến của bạn sạch sẽ và gọn gàng thay vì tất cả các email từ bản tin, thông báo, chương trình khuyến mãi và những email khác đều hiển thị trong hộp thư đến của bạn cùng một lúc. Gmail tự động sắp xếp điều này cho bạn, vì vậy bạn không cần phải sửa đổi bất kỳ quy tắc nào cho mọi người gửi hoặc tự thiết lập quy tắc đó^{(set it up yourself)} .

1. Để định cấu hình các tab Nhãn thông minh^{(Smart Labels )} trong Gmail, hãy nhấp vào Cài đặt^(Settings) từ thanh điều hướng.

2. Nhấp vào Định cấu hình Hộp thư đến^{(Configure Inbox)} .

3. Chọn các danh mục thư^{(message categories)} bạn muốn hiển thị dưới dạng tab hộp thư đến.

4. Nhấp vào Lưu^(Save) để các thay đổi có hiệu lực.

Bạn cũng có thể cho phép thư từ những người gửi được gắn dấu sao hiển thị trên tab Chính^(Primary) trong hộp thư đến của mình, ngay cả khi họ chuyển đến các tab khác. Ví dụ: nếu bạn nhận được một tin nhắn khuyến mại, bạn có thể gắn dấu sao cho nó và nó sẽ xuất hiện trong hộp thư đến Chính^(Primary) của bạn . 

Bằng cách này, bạn có thể phát hiện các tin nhắn quan trọng của mình và dễ dàng theo dõi chúng sau này.

Cách sắp xếp Gmail theo chủ đề^{(How To Sort Gmail By Subject)}

1. Nếu bạn muốn sắp xếp email của mình theo chủ đề, thay vì người gửi hoặc nhãn, bạn có thể làm điều đó dễ dàng bằng cách nhập một số từ có liên quan vào trường Có từ^{(Has the words)} .

2. Phân tách các từ bằng dấu phẩy, rồi chuyển đến tùy chọn Tìm kiếm^(Search) bên dưới. Theo mặc định, tùy chọn này được đặt để tìm kiếm tất cả các thư, nhưng bạn có thể thay đổi nó để chỉ tìm kiếm các email được lọc theo một nhãn hoặc hộp thư đến cụ thể.

Phương pháp này áp dụng cho các mục đã đi vào thư mục Spam hoặc Thùng rác^(Trash) .

Sự kết luận^(Conclusion)

Các công cụ sắp xếp tự động của Gmail có thể sắp xếp email cho bạn, tuy nhiên, nếu bạn muốn thực hành hơn, bạn có thể biến các mẹo trong hướng dẫn này thành một phần thói quen hàng ngày của mình. Bạn sẽ không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn luôn ngăn nắp và hiệu quả. 

How To Sort Gmail By Sender, Subject, Or Label

If yоu have an active email account, you mоst likely receive hundreds of messages from people vyіng for your attention in your inbox. Consequentlу, sifting through each new email to pick out the important ones becomes a daunting task.

Fortunately, if you use Gmail, you have dozens of features and ways to sort, customize, and arrange your inbox and other folders to make it more manageable and give you more control over finding messages.

You can sort Gmail by sender, size, recipient, subject, label, attachments, chats, body of messages, and date.

In this guide, we’re going to show you how to organize, search, and automate your Gmail app by sorting your messages using the Sender, Label or Subject filters.

How To Sort Gmail Messages By Sender

The first step to organizing and cleaning up your Gmail inbox is by getting rid of the hundreds of promotional emails, which take up more than 90 percent of your storage space. They get mixed up with legitimate emails from your personal or business contacts, most of which may be important, and aren’t meant for the trash bin.

If you’ve tried to pick out each promotional message from your inbox, you may not have enough strength left because of the influx of messages, and you’d probably end up deleting a few important ones in the process.

Sorting Gmail by Sender will help you group emails from specific senders together, and delete them in one go while sparing the important and legitimate emails that should remain in your inbox.

It also helps you save time when searching for a specific email from a particular sender, and forwarding emails to your contacts. In short, you have more control over your inbox, and you can stay more organized and productive every day.

There are several tricks you can use to sort Gmail by sender and see all emails from every person in your contact list. We’ll walk you through different methods of doing this below.

Method 1: Sorting By a Particular Sender

1. Open Gmail and go to your inbox. Pick an email from one of the important senders on your contact list and right-click on it.

2. In the new menu, click Find emails from.

3. A list of all the emails you’ve received from that particular sender from way back will appear, including the sender’s full contact details. This way, you can quickly send them a message or even initiate a video call.

4. If you don’t see the person’s name in your inbox, do a quick search by typing his or her name in the search box, and then right-click any messages from the search results, and select Find emails from.

5. You can use multiple search criteria by clicking the downward-facing arrow next to the search box. Next, paste the email address into the “From” field, or using the “Has the words” field for a more specific search with the name of the sender you’re looking for.

6. Click the search button when you’re done to get the email from that particular sender.

Note: You can create filters for your searches, by clicking Create filter, and automatically apply certain actions the next time you get emails that match the criteria.

Method 2: Sort Gmail Emails From Any Sender

1. Go to the Google search bar and click on the small downward-facing arrow on your right to display the options for locating messages.

2. Specify the parameters to find your emails that include or exclude specific words. It comes in handy when you can remember only a portion of the conversation, as it finds the emails in whole, not just in subjects.

Note: If you want, you can filter the search results to include only messages with attachments. There are other options like Date within that limit the search results to specific dates or time frames.

3. Once you find the sender you want, click Find emails from to populate the list of messages.

Method 3: Sort Gmail Emails Using The Wildcard Functionality

This method helps when you need to free up email storage space and retrieve the emails you need from the hundreds of messages in your inbox.

If you have emails from former colleagues (with the same domain name) that you’d like displayed at the same time use the wildcard functionality. This is represented by an asterisk character (*), which finds multiple records with the same information.

1. Open your Gmail account. In the search bar, type an asterisk (*) followed by the company’s domain name, for example, *@helpdeskgeek.com.

2. You can also replace any other part of the email address with the wildcard, for example, elsie@*.com, elsie@helpdeskgeek.*, or e.*@helpdeskgeek.com. Any of these will work.

Gmail is part of the Google family of services, but unlike the search engine where you can limit the search results to specific words or phrases using parentheses or quotation marks, you can’t do the same in Gmail. Instead, it will return inexact matches if you try to use these in the built-in search feature.

However, you can use parentheses to search for emails with multiple independent keywords, for example (Christmas party). It’ll retrieve every email that contains each of the keywords in the subject line, while typing (Christmas OR party) will bring up all emails with either of the keywords in the subject line.

Sorting Gmail By Sender Using The Gmail Mobile App

On your Android or Ios device, you can sort your emails in Gmail by sender using the steps below.

1. Open the Gmail app, sign in if you haven’t already, and then tap on the search bar at the top.

2. Type the email address of the sender you’re looking for and click the Search icon (small magnifying glass icon on the on-screen keyboard).

Note: The mobile app doesn’t let you use additional search criteria to filter your results further. In this case, you can use the desktop app and apply the first method.

How To Sort Gmail By Label

In Gmail, labels are the color-coded, text-based identifiers that help you find the email you want faster. On the sidebar, you’ll see items like Inbox, Drafts, Trash, Spam and others, which are already set up for you, and behave like tags or folders.

You can look for messages with specific labels in Gmail and use them to sort your inbox as described below.

1. Select an email message in your inbox to open it. You’ll see several icons just above the message, and pick the one that looks like a tag to show a list of labels.

2. Click Create New to create a new label.

3. Enter the name of the new label, and click the blue Create button.

You can also label multiple emails simultaneously by selecting their checkboxes before clicking the label icon at the top, and then sort them by the label you want from the list.

Now that you know how to apply the labels to your email messages, you can sort your emails by labels. Click the label tag in the email message or from the sidebar and you’ll see all the emails in a specific label.

Sorting Emails Using Smart Labels

Smart Labels organize your emails into five separate categories namely: Primary, Social, Promotions, Updates, and Forums.

This helps keep your inbox clean and decluttered instead of having all emails from newsletters, notifications, promotions, and others showing up on your inbox all at once. Gmail sorts this out for you automatically, so you don’t need to modify any rule for every sender or set it up yourself.

1. To configure the Smart Labels tabs in Gmail, click Settings from the navigation bar.

2. Click Configure Inbox.

3. Choose the message categories you’d like displayed as inbox tabs.

4. Click Save for the changes to take effect.

You can also allow messages from starred senders to show on the Primary tab of your inbox, even though they go to other tabs. For example, if you get a promotional message, you can star it and it’ll appear among your Primary inbox. 

This way, you can spot your important messages and easily follow up on them later.

How To Sort Gmail By Subject

1. If you prefer to sort your emails by subject, instead of sender or labels, you can do that easily by typing some relevant words in the Has the words field.

2. Separate the words by commas, and then go to the Search option below. By default, this option is set to search all messages, but you can change it to search only emails filtered to a particular label or inbox.

This method applies to items that went into the Spam or Trash folder.

Conclusion

Gmail’s automated sorting tools can sort your emails for you, but, if you want to be more hands-on, you can make the tips in this guide part of your daily routine. You’ll not only save time but also stay organized and productive. 

Related posts

• Tạo ứng dụng Gmail dành cho máy tính để bàn với 3 ứng dụng email này

• Cách xuất hoặc tải xuống tất cả email Gmail

• Cách thiết lập cài đặt Gmail IMAP trong Outlook

• Cách khôi phục email đã xóa từ Gmail

• Cách xóa tài khoản Gmail

• Cách quét nhiều trang vào một tệp PDF

• Cách chặn ai đó trên Gmail một cách dễ dàng

• Cách tạo Folder or Label mới trong Gmail

• Đánh giá sách - Hướng dẫn cách sử dụng Windows 8

• Đánh dấu tất cả Thư trong Gmail của bạn là “Đã đọc” trong một lần

• Cách khôi phục tài khoản Facebook bị tấn công

• Cách cập nhật Raspberry Pi

• 7 Mẹo tối ưu hóa kỹ thuật SEO cho bất kỳ trang web nào

• Cài đặt các Plugin GIMP: Hướng dẫn Cách thực hiện

• Sử dụng Netstat để xem các cổng nghe và PID trong Windows

• 8 trong số các ý tưởng công nghệ tốt nhất để đối phó với sự cô lập bản thân

• Cách quét mã QR trên iPhone và Android

• Cách sử dụng Chromebook của bạn làm màn hình thứ hai

• Cách tự động cập nhật phần mềm PC của bạn

• Cách xóa thư mục Windows.old trong Windows 7/8/10