Giữ một bản sao cá nhân của các email của bạn có thể hữu ích khi bạn cần tham khảo chúng sau này. Ví dụ: bạn có thể muốn ghi lại các mẫu tài liệu cho công việc tiếp theo của mình, lưu các dự án bạn đã làm hoặc giữ lại phản hồi bạn nhận được.

Có một số phương pháp bạn có thể sử dụng để sao lưu email công việc của mình^{(back up your work emails)} . Một trong số đó là lưu nó dưới dạng PDF^(PDF) . Nếu đó là email công việc, bạn sẽ cần kiểm tra với người giám sát hoặc bộ phận CNTT trước khi lưu trữ email của bạn chỉ để tránh bất kỳ phân đoạn pháp lý nào. 

Dù lý do của bạn là gì, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách lưu email dưới dạng PDF^(PDF) trong một vài bước đơn giản.

Cách lưu email dưới dạng tệp PDF^{(How to Save an Email as a PDF File)} 

Hướng dẫn này sẽ giải thích cách lưu email dưới dạng PDF^(PDFs) trên ứng dụng Gmail , Outlook hoặc Mail dành cho Mac .

Outlook (Windows)

Bạn có thể lưu email dưới dạng PDF^(PDF) từ Outlook vào máy tính hoặc điện thoại của mình bằng các bước sau.

1. Mở email bạn muốn lưu dưới dạng tệp PDF , sau đó chọn Tệp^(File) > In^(Print) . 

1. Chọn Microsoft Print to PDF trong menu thả xuống bên dưới phần Máy in^(Printer) . 

1. Tiếp theo, chọn In^(Print) . 

1. Chuyển đến thư mục bạn muốn lưu tệp PDF trong hộp Lưu Đầu ra In dưới dạng^{(Save Print Output As)} .

1. Bạn có thể đổi tên tệp trong trường Tên tệp^{(File Name)} , sau đó chọn Lưu^(Save) để thực hiện các thay đổi. 

Trong các phiên bản trước của Outlook (2010 trở về trước), bạn cần lưu thư email dưới dạng tệp HTML và sau đó thay đổi thành tệp PDF . 

1. Chọn Tệp^(File) > Lưu Dưới dạng^{(Save As)} trong cửa sổ email. 

1. Đi tới hộp Lưu dưới dạng^{(Save As)} và tìm thư mục bạn muốn lưu tệp PDF . Đổi tên tệp PDF trong trường Tên tệp^{(File Name)} và chọn HTML trong trình đơn thả xuống  Lưu dưới dạng .^{(Save as Type)}

1. Chọn Lưu^(Save) , mở tài liệu Word, chọn Tệp^(File) > Mở^(Open) , sau đó chọn tệp ^(file)HTML bạn đã lưu trước đó. 

1. Chọn Tệp^(File) > Lưu dưới dạng^{(Save As)} , chọn vị trí^(location) bạn muốn lưu tệp, sau đó chọn PDF trong trình đơn thả xuống  Lưu dưới dạng ^{(Save as)} .^(Type)

1. Chọn Lưu^(Save) và kiểm tra tệp PDF trong thư mục bạn đã chọn.

Lưu ý^(Note) : Nếu đang sử dụng Outlook 2007 , bạn có thể gặp khó khăn khi tìm tùy chọn lưu email dưới dạng tệp PDF . Thay vào đó, bạn có thể sao chép email, dán vào tài liệu Word , sau đó lưu tài liệu dưới dạng tệp PDF . Thư sẽ không có tiêu đề, nhưng bạn có thể nhập nó vào tài liệu Word theo cách thủ công.

Outlook (Mac)

Các bước này hơi khác nếu bạn đang sử dụng Outlook trên máy Mac^(Mac) và muốn lưu email dưới dạng tệp PDF . 

1. Mở email bạn muốn lưu dưới dạng PDF^(PDF) trong Outlook và chọn Tệp^(File) > In^(Print) . 

1. Tiếp theo, chọn Lưu dưới dạng PDF^{(Save as PDF)} trong menu PDF thả xuống.

1. Nhập tên tệp^{(file name)} cho PDF bạn muốn lưu. 

1. Chọn mũi tên bên cạnh Vị^(Where) trí và chuyển đến thư mục bạn muốn lưu tệp PDF của mình .

1. Tiếp theo, chọn Lưu^(Save) .

Ứng dụng Thư ^{(Mail App )}

Ứng dụng thư^(Mail) có sẵn cho người dùng thiết bị macOS và iOS. Bạn cũng có thể lưu thư email từ ứng dụng Thư dưới dạng tệp ^(Mail)PDF trên máy Mac^(Mac) hoặc iPhone / iPad của mình.

Mac

Nếu bạn muốn lưu email dưới dạng PDF^(PDF) để sử dụng ở nơi khác hoặc lưu trữ để tham khảo trong tương lai, hãy sử dụng các bước sau.

1. Mở ứng dụng Thư^(Mail) và chọn (các) cuộc trò chuyện email^{(email conversation)} bạn muốn lưu dưới dạng tệp PDF.

1. Chọn Tệp^(File) > Xuất dưới dạng PDF^{(Export as PDF)} để lưu email dưới dạng tệp PDF.

iOS (iPhone/iPad)

Nếu bạn sử dụng ứng dụng Thư^(Mail) trên thiết bị iOS của mình, bạn vẫn có thể lưu email dưới dạng tệp PDF .

1. Mở ứng dụng Thư^(Mail) trên iPhone / iPad của bạn, chọn email bạn muốn lưu.
2. Nhấn vào mũi tên^(arrow) dưới cùng .

1. Tiếp theo, chạm vào In^(Print) từ menu.

1. Màn hình tài liệu in sẽ xuất hiện. Bây giờ, bạn phải phóng to email bằng cách chụm ra ngoài từ giữa.

1. Khi bạn làm điều này, một màn hình mới sẽ xuất hiện, email sẽ được chuyển đổi thành PDF . Tất cả^(All) những gì bạn phải làm bây giờ là chia sẻ tệp PDF^(PDF) . Nhấn vào Chia sẻ^(Share) ở phía trên bên phải của màn hình. 

1. Tiếp theo, chạm vào Lưu vào Tệp^{(Save to Files)} trong Menu Chia sẻ^{(Share Menu)} .

1. Chọn một thư mục và nhấn vào Lưu^(Save) . 

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng ứng dụng Phím tắt^(Shortcuts) để lưu email dưới dạng tệp PDF . 

1. Mở Phím tắt^(Shortcuts) trên iPhone / iPad của bạn và nhấn vào ba dấu chấm bên cạnh phím tắt Tạo PDF .^{(Make PDF)}

1. Nhấn vào ba dấu chấm^{(three dots)} ở trên cùng bên phải của màn hình, sau đó chuyển tùy chọn Hiển thị trong Trang tính Chia sẻ^{(Show in Share Sheet)} thành Bật^(On) . 

Gmail

Nếu bạn sử dụng Gmail làm ứng dụng email mặc định, bạn có thể lưu email của mình dưới dạng tệp PDF trên máy tính hoặc thiết bị di động của mình.

các cửa sổ^(Windows)

Nếu đang sử dụng Gmail trên PC chạy Windows 10^{(Windows 10)} , bạn có thể lưu email dưới dạng tệp PDF trong một vài bước nhanh chóng. 

1. Mở email và chọn Thêm^(More) (ba dấu chấm) bên cạnh biểu tượng Trả lời^(Reply) . 

1. Tiếp theo, chọn In^(Print) . 

Lưu ý^(Note) : Nếu bạn muốn in toàn bộ chuỗi email, hãy chọn In^(Print) tất cả. 

1. Trong hộp thoại in xuất hiện, chọn Microsoft Print to PDF làm đích in. 

Lưu ý^(Note) : Chọn Ctrl + P nếu bạn không thấy hộp thoại in 

1. Chọn In^(Print) . 

Mac

Các bước để lưu email dưới dạng PDF^(PDF) trong Gmail hơi khác so với Windows trên Mac .

1. Mở email và chọn Thêm^(More) (ba dấu chấm) 

1. Chọn In^(Print) . 

1. Chọn menu thả xuống PDF , sau đó chọn ^(PDF)Lưu dưới dạng PDF^{(Save as PDF)} . 

1. Tiếp theo, chọn một thư mục^(folder) nơi bạn sẽ lưu tệp PDF của mình và sau đó chọn Lưu^(Save) .

Android

Nếu bạn có thiết bị Android và sử dụng ứng dụng Gmail , bạn có thể lưu email dưới dạng tệp PDF vào điện thoại hoặc máy tính bảng của mình. 

1. Mở cuộc trò chuyện email trong Gmail và chọn Thêm^(More) (ba chấm)> In^(Print) .

1. Tiếp theo, nhấn vào mũi tên thả xuống^{(drop-down arrow)} ở trên cùng bên phải.

1. Nhấn vào Lưu dưới dạng PDF^{(Save as PDF)} .

1. Tiếp theo, nhấn vào biểu tượng PDF hoặc Print.

1. Chọn một vị trí để lưu tệp PDF của bạn . 

iOS

Trong Gmail dành cho iOS, bạn có thể lưu hoặc in email dưới dạng tệp PDF . 

1. Mở email trong Gmail và nhấn vào Thêm^(More) (ba dấu chấm).

1. Nhấn vào In^(Print) .

1. Tiếp theo, nhấn vào AirPrint .

1. Chụm và phóng to các hình thu nhỏ của các trang bạn thấy trong màn hình Tùy chọn ^(Options)Máy in^(Printer) để chuyển đổi email của bạn sang PDF .

1. Nhấn Chia sẻ^(Share) trong màn hình xem trước PDF.

1. Tiếp theo, chạm vào Lưu vào tệp^{(Save to Files)} để lưu tệp PDF của bạn cục bộ.

Giữ những email đó làm tài liệu để sử dụng trong tương lai^{(Keep Those Emails as Documents for Future Use)}

Lưu email của bạn dưới dạng tệp PDF là một cách thuận tiện để sao lưu, chia sẻ các tin nhắn cụ thể hoặc chỉ làm cho chúng dễ dàng truy cập. 

Xem thêm hướng dẫn về cách chỉnh sửa PDF^{(edit a PDF)} , chuyển đổi PDF sang tệp Word^{(convert a PDF to a Word file)} hoặc chèn PDF của bạn vào tài liệu Word.^{(insert your PDF into a Word document.)}

Hướng^(Was) dẫn này có hữu ích không? Chia sẻ với chúng tôi trong một bình luận.

How to Save an Email as a PDF File

Keeping a personal copy of your emails can come in handy when you need to refer to them later. For exаmple, you mаy wish to document samples for your next jоb, save projects you worked on, or retain feedback you received.

There are several methods you can use to back up your work emails. One of them is to save it as a PDF. If it’s a work email, you’ll need to check with your supervisor or IT department before making archives of your email just to avoid any legal ramifications. 

Whatever your reason, we’ll show you how to save an email as a PDF in a few easy steps.

How to Save an Email as a PDF File 

This guide will explain how to save emails as PDFs on Gmail, Outlook, or Mail app for Mac.

Outlook (Windows)

You can save an email as a PDF from Outlook to your computer or phone using these steps.

1. Open the email message you want to save as a PDF file and then select File > Print. 

1. Select Microsoft Print to PDF in the drop-down menu under the Printer section. 

1. Next, select Print. 

1. Go to the folder you want to save the PDF file in the Save Print Output As box.

1. You can rename the file in the File Name field and then select Save to effect the changes. 

In previous versions of Outlook (2010 or earlier), you need to save the email message as an HTML file and then change it to a PDF file. 

1. Select File > Save As in the email message window. 

1. Go to the Save As box and find the folder where you want to save the PDF file. Rename the PDF file in the File Name field and select HTML in the Save as Type drop-down menu. 

1. Select Save, open a Word document, select File > Open, and then select the HTML file you saved earlier. 

1. Select File > Save As, choose a location you want to save the file, and then select PDF in the Save as Type drop-down menu. 

1. Select Save and check for the PDF file in the folder you selected.

Note: If you’re using Outlook 2007, you may have a hard time finding the option to save an email as a PDF file. Instead, you can copy the email message, paste it into a Word document, and then save the document as a PDF file. The message won’t have a header, but you can type it into the Word document manually.

Outlook (Mac)

The steps are slightly different if you’re using Outlook on a Mac and want to save an email as a PDF file. 

1. Open the email message you want to save as a PDF in Outlook and select File > Print. 

1. Next, select Save as PDF in the PDF drop-down menu.

1. Enter the file name for the PDF you want to save. 

1. Select the arrow next to Where and go to the folder that you want to save your PDF file.

1. Next, select Save.

Mail App 

Mail app is available for macOS and iOS device users. You can also save an email message from the Mail app as a PDF file on your Mac or iPhone/iPad.

Mac

If you want to save an email as a PDF to use elsewhere or store it for future reference, use these steps.

1. Open the Mail app and select the email conversation(s) you want to save as a PDF file.

1. Select File > Export as PDF to save the email as a PDF file.

iOS (iPhone/iPad)

If you use the Mail app on your iOS device, you can still save an email as a PDF file.

1. Open the Mail app on your iPhone/iPad, select the email message you want to save.
2. Tap the bottom arrow.

1. Next, tap Print from the menu.

1. The print document screen will appear. Now, you have to zoom in on the email message by pinching outward from the center.

1. When you do this, a new screen will appear will the email converted into a PDF. All you have to do now is share the PDF. Tap Share at the upper right side of the screen. 

1. Next, tap Save to Files in the Share Menu.

1. Select a folder and tap Save. 

Alternatively, you can use the Shortcuts app to save email messages as PDF files. 

1. Open Shortcuts on your iPhone/iPad and tap the three dots next to the Make PDF shortcut.

1. Tap the three dots at the top right side of the screen and then toggle the Show in Share Sheet option to On. 

Gmail

If you use Gmail as your default email app, you can save your email message as a PDF file on your computer or mobile device.

Windows

If you’re using Gmail on a Windows 10 PC, you can save an email message as a PDF file in a few quick steps. 

1. Open the email message and select More (three dots) next to the Reply icon. 

1. Next, select Print. 

Note: If you want to print an entire email thread, select Print all. 

1. In the print dialog that appears, select Microsoft Print to PDF as the print destination. 

Note: Select Ctrl + P if you don’t see the printing dialog 

1. Select Print. 

Mac

The steps to save an email as a PDF in Gmail are slightly different from Windows on a Mac.

1. Open the email message and select More (three dots) 

1. Select Print. 

1. Select the PDF drop-down menu and then select Save as PDF. 

1. Next, select a folder where you’ll save your PDF file and then choose Save.

Android

If you have an Android device and use the Gmail app, you can save an email message as a PDF file to your phone or tablet. 

1. Open the email conversation in Gmail and select More (three dots) > Print.

1. Next, tap the drop-down arrow at the top right side.

1. Tap Save as PDF.

1. Next, tap the PDF or Print icon.

1. Select a location to save your PDF file. 

iOS

In Gmail for iOS, you can save or print an email as a PDF file. 

1. Open the email message in Gmail and tap More (three dots).

1. Tap Print.

1. Next, tap AirPrint.

1. Pinch and zoom in over the thumbnails of the pages you see in the Printer Options screen to convert your email message to PDF.

1. Tap Share in the PDF preview screen.

1. Next, tap Save to Files to save your PDF locally.

Keep Those Emails as Documents for Future Use

Saving your email messages as PDF files is a convenient way of backing up, sharing specific messages, or just making them easily accessible. 

Check out more guides on how to edit a PDF, convert a PDF to a Word file, or insert your PDF into a Word document.

Was this guide helpful? Share with us in a comment.

Related posts

• Cách viết hoặc vẽ trên tệp PDF trong Mac và Windows

• Cách tạo tệp PDF có thể lấp đầy miễn phí

• 4 cách chỉnh sửa tệp PDF

• Cách quét nhiều trang vào một tệp PDF

• Optimize, nén và giảm PDF File size trong Windows 10

• Cách chặn trang web trên Windows bằng tệp máy chủ

• Cách gửi tệp quá lớn cho email

• Tệp CFG là gì và cách mở tệp đó trên Windows và Mac

• Cách dễ dàng chuyển đổi tệp ODT sang Word

• Cách thiết lập máy chủ email của riêng bạn

• Cách tạo tệp PDF trong Windows 11

• Một tệp thực thi là gì và cách tạo một tệp

• Cách khắc phục “Không thể lưu tệp thư viện iTunes” trong Windows 10

• Tạo tệp ISO từ một thư mục trong Windows

• Tìm hiểu xem email của bạn có bị xâm phạm dữ liệu hay không

• Cách tạo email nhóm trong Gmail và các tính năng ẩn khác

• Cách tìm tất cả tài khoản được liên kết với địa chỉ email của bạn

• Cách gửi tệp PDF sang Kindle

• Cách kết nối lại Ổ đĩa lịch sử tệp trong Windows

• Tệp bị hỏng là gì và tôi có thể sửa nó như thế nào?