Hầu hết mọi nền tảng họp ảo — Zoom, Skype , Microsoft Teams , v.v. — đều cho phép bạn ghi lại các cuộc họp và cuộc gọi. Các bản ghi này bao gồm âm thanh, video, hoạt động chia sẻ màn hình^{(screen sharing)} và đôi khi là bản ghi bằng văn bản. 

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách ghi lại cuộc họp Microsoft Teams^{(Microsoft Teams meeting)} , truy cập bản ghi và chia sẻ nó với những người khác.

Ai có thể ghi lại các cuộc họp nhóm của Microsoft^{(Record Microsoft Teams Meetings)} ?

Trước tiên, bạn phải có một trong các giấy phép sau để ghi lại các cuộc họp Nhóm^(Teams) : Office 365 Enterprise E1 , E3, E5, F3, A1, A3, A5, M365 Business , Business Premium hoặc Business Essentials .

Thứ hai, quản trị viên CNTT của tổ chức bạn phải bật tính năng ghi âm. Giả sử họ đã làm như vậy, việc ghi lại cuộc họp Nhóm^(Teams) rất đơn giản. Đáng ngạc nhiên là bạn không cần phải là người tổ chức cuộc họp để ghi lại cuộc họp trong Nhóm^(Teams) . Miễn là người dùng ở trong cùng một tổ chức với người tổ chức cuộc họp, họ sẽ có thể bắt đầu và dừng ghi, ngay cả khi người tổ chức không có mặt trong cuộc họp. 

Đừng lo; cả khách từ các tổ chức khác, người dùng bên ngoài hoặc người dùng ẩn danh đều không thể ghi lại các cuộc họp Nhóm .^(Teams)

Cách bắt đầu và dừng ghi cuộc họp nhóm^{(Teams Meeting)}

Chức năng ghi âm khả dụng trên các nền tảng của Nhóm . ^(Teams)Vì vậy, cho dù bạn đang sử dụng ứng dụng máy tính để bàn Windows hoặc iOS Teams , Teams trong trình duyệt hay ứng dụng Microsoft Teams cho Android hoặc iPhone, bạn đều có thể bắt đầu và dừng ghi. Để bắt đầu ghi, hãy làm theo các bước sau:

1. Đầu tiên, chọn Thêm^{(More )} ( biểu tượng ba chấm^{(three dots icon)} ) từ các điều khiển cuộc họp.

1. Sau đó chọn Bắt đầu ghi^{(Start Recording )} ( biểu tượng nút ghi^{(record button icon)} ) từ danh sách thả xuống.

Một thông báo sẽ thông báo cho những người tham gia cuộc họp rằng cuộc họp đang được ghi lại. Nếu bạn đã bật ghi âm cuộc họp, thông báo sẽ bao gồm thông tin đó.

1. Dừng ghi bằng cách chọn Thêm^(More) và sau đó Dừng ghi^{(Stop recording)} . Các tùy chọn ghi âm trong danh sách này bao gồm chọn Dừng phiên âm^{(Stop transcription)} trong khi tiếp tục ghi âm. 

1. Xác nhận lựa chọn của bạn.

Một lần nữa, một thông báo sẽ xuất hiện.

Ngay sau khi quá trình ghi được dừng, nó sẽ được xử lý.

Cách Đặt Cuộc họp để Ghi lại Tự động^{(How to Set a Meeting to Record Automatically)}

Bạn cũng có thể đặt một cuộc họp đã lên lịch để ghi lại tự động. Cho dù^(Whether) đối với kênh Nhóm^(Teams) hay không, khi lên lịch cuộc họp Nhóm^(Teams) , bạn sẽ thấy liên kết đến Tùy chọn cuộc họp^{(Meeting options)} trong lịch hẹn.

Chọn liên kết Tùy chọn cuộc họp^{(Meeting options)} để mở một trang có nhiều tùy chọn mà bạn có thể định cấu hình trước. Sau đó, sử dụng nút bật tắt để đặt cuộc họp được ghi tự động. 

Cách tìm bản ghi^(Recordings) các cuộc họp^{(Teams Meetings)} nhóm và quản lý ngày hết hạn^{(Manage Expiration Dates)}

Khi Microsoft đã xử lý bản ghi cuộc họp, bản ghi cuộc họp sẽ được lưu để bạn có thể truy cập.

Lưu ý:^{(Note: )} Cho đến tháng 8 năm 2021^{(August 2021)} , các bản ghi Microsoft Teams đã được lưu vào Microsoft Stream . Điều này không còn là trường hợp nữa.

Tìm các cuộc họp kênh ở đâu^{(Where to Find Channel Meetings)}

Trong Microsoft Teams , nếu bạn tạo một cuộc họp từ một nhóm hoặc thêm một kênh khi lên lịch cuộc họp, thì đó được gọi là cuộc họp kênh^{(channel meeting)} . Các cuộc họp kênh^(Channel) sẽ xuất hiện trong kênh mà chúng đã được lên lịch. Bất kỳ thành viên nào trong nhóm đều có thể tham gia cuộc họp đó. 

Khi quá trình ghi của cuộc họp kênh dừng, bản ghi sẽ được lưu vào trang Sharepoint cho kênh đó. Một liên kết đến video đã quay sẽ xuất hiện trong cuộc trò chuyện trên kênh.

Nơi tìm Bản ghi của các cuộc họp khác^{(Where to Find Recordings of Other Meetings)}

Bản ghi của tất cả các loại cuộc họp khác được lưu vào OneDrive . Một liên kết đến bản ghi cuộc họp sẽ xuất hiện trong cuộc trò chuyện ngay khi có sẵn.

Chọn bản ghi cuộc họp sẽ mở nó trong một tab trình duyệt mới.

Bản ghi cuộc họp hết hạn ^{(Expiration of Meeting Recordings )}

Nếu quản trị viên CNTT của tổ chức bạn đã đặt chính sách hết hạn cho các bản ghi cuộc họp, bạn sẽ thấy thông báo có liên kết để xem hoặc thay đổi ngày hết hạn. 

1. Chọn liên kết “Xem hoặc thay đổi ngày hết hạn tại đây”.
2. Bản ghi sẽ mở trong một tab trình duyệt mới.
3. Chọn biểu tượng Thông tin^(Info) để mở ngăn chi tiết cho bản ghi.
4. Trong trường Ngày hết hạn^{(Expiration date)} , bạn có thể chọn kéo dài ngày hết hạn thêm 7, 30 hoặc 60 ngày, chọn một ngày cụ thể hoặc xóa hoàn toàn ngày hết hạn.

Một cách khác để truy cập bản ghi và quản lý ngày hết hạn là truy cập Tệp của tôi^{(My Files)} trong trang OneDrive hoặc Sharepoint của bạn . Tìm bản ghi cuộc họp và chọn Hiển thị hành động^{(Show actions)} (biểu tượng ba chấm) ở bên phải tệp. Sau đó chọn Chi tiết^(Details) . Điều đó sẽ mở ngăn chi tiết nơi bạn có thể điều chỉnh ngày hết hạn.

Cách chia sẻ bản ghi cuộc họp nhóm Microsoft^{(Microsoft Teams Meeting)}

Các bước để chia sẻ bản ghi cuộc họp Microsoft Teams tùy thuộc vào người bạn muốn chia sẻ bản ghi.

Chia sẻ bản ghi kênh với các thành viên trong nhóm^{(Sharing a Channel Recording with Team Members)}

Để truy cập bản ghi cuộc họp kênh, các thành viên trong nhóm có thể đi tới thư mục Bản ghi trong tab ^(Recordings)Tệp^(Files) của kênh.

Chia sẻ bản ghi các cuộc họp của các nhóm khác^{(Sharing Recordings of Other Teams Meetings)}

Đối với tất cả các cuộc họp Nhóm khác, bản ghi được lưu vào thư mục ^(Teams)Bản ghi^(Recordings) của người tổ chức cuộc họp trong thư mục OneDrive cá nhân của họ . Bất kỳ ai được mời tham gia cuộc họp sẽ thấy liên kết đến bản ghi âm trong cuộc trò chuyện cuộc họp. 

Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp, bạn có thể chia sẻ bản ghi với những người không được mời tham gia cuộc họp. Định vị tệp trong thư mục Bản ghi của bạn trong OneDrive và chọn chia sẻ tệp hoặc sao chép liên kết tới tệp mà bạn có thể dán vào email hoặc tin nhắn trò chuyện.

Nếu bạn không phải là người tổ chức cuộc họp, bạn có thể chia sẻ bản ghi âm hoặc liên kết tới nó với những người khác, nhưng người tổ chức cuộc họp sẽ phải chấp thuận hành động chia sẻ của bạn.

Sử dụng Nhóm^(Teams) làm Trình ghi màn hình — Ý tưởng^{(Screen Recorder—Good Idea)} hay?

Mặc dù chắc chắn có thể sử dụng tính năng ghi cuộc họp trong Teams như một trình ghi màn hình, nhưng Microsoft cung cấp một công cụ tốt hơn để ghi lại màn hình. Đọc hướng dẫn của chúng tôi về cách sử dụng Microsoft Stream để ghi lại màn hình của bạn^{(guide on using Microsoft Stream to record your screen)} .

How to Record a Microsoft Teams Meeting

Almost everу virtual meeting platform—Zoom, Skype, Microsoft Teams, etc.—lets you record meetings and calls. These recordings include audio, video, screen sharing activity, and sometimes written transcripts. 

In this tutorial, we’ll walk you through how to record a Microsoft Teams meeting, access the recording, and share it with others.

Who Can Record Microsoft Teams Meetings?

First, you must have one of the following licenses to record Teams meetings: Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3, A5, M365 Business, Business Premium, or Business Essentials.

Second, your organization’s IT admins must have enabled recording. Assuming they have done so, making a Teams meeting recording is simple. Surprisingly, you don’t have to be the meeting organizer to record a meeting in Teams. As long as a user is in the same organization as the meeting organizer, they’ll be able to start and stop a recording, even if the organizer isn’t present in the meeting. 

Don’t worry; neither guests from other organizations, external users, nor anonymous users can record Teams meetings.

How to Start and Stop a Teams Meeting Recording

Recording functionality is available across Teams platforms. So whether you’re using the Windows or iOS Teams desktop application, Teams in a browser, or the Microsoft Teams app for Android or iPhone, you can start and stop a recording. To begin recording, follow these steps:

1. First, select More (three dots icon) from the meeting controls.

1. Then select Start Recording (record button icon) from the dropdown list.

A notification will alert meeting participants that the meeting is being recorded. If you have enabled meeting transcriptions, the notification will include that information.

1. Stop the recording by selecting More and then Stop recording. Recording options in this list include choosing to Stop transcription while continuing the recording. 

1. Confirm your selection.

Once again, a notification will appear.

As soon as the recording is stopped, it will be processed.

How to Set a Meeting to Record Automatically

You can also set a scheduled meeting to record automatically. Whether for a Teams channel or not, when you schedule a Teams meeting, you’ll see a link to Meeting options in the calendar appointment.

Select the Meeting options link to open a page with many options you can configure in advance. Then, use the toggle button to set the meeting to record automatically. 

How to Find Recordings of Teams Meetings and Manage Expiration Dates

Once Microsoft has processed the meeting recording, it will be saved so you can access it.

Note: Until August 2021, Microsoft Teams recordings were saved to Microsoft Stream. That is no longer the case.

Where to Find Channel Meetings

In Microsoft Teams, if you create a meeting from a team or add a channel when scheduling a meeting, that’s called a channel meeting. Channel meetings will appear in the channel for which they were scheduled. Any member of the team can join that meeting. 

Once a channel meeting’s recording stops, the recording is saved to the Sharepoint site for that channel. A link to the recorded video will appear in the channel conversation.

Where to Find Recordings of Other Meetings

Recordings of all other kinds of meetings are saved to OneDrive. A link to the meeting recording will appear in the meeting chat as soon as it’s available.

Selecting the meeting recording will open it in a new browser tab.

Expiration of Meeting Recordings 

If your organization’s IT admin has set an expiration policy for meeting recordings, you’ll see a message with a link to view or change the expiration date. 

1. Select the “View or change the expiration date here” link.
2. The recording will open in a new browser tab.
3. Select the Info icon to open the details pane for the recording.
4. In the Expiration date field, you can opt to extend the expiration date by 7, 30, or 60 days, select a specific date, or remove expiration altogether.

Another way to access recordings and manage expiration dates is to go to My Files in your OneDrive or Sharepoint site. Locate the meeting recording and select Show actions (the three dots icon) to the right of the file. Then select Details. That will open the details pane where you can adjust the expiration date.

How to Share a Microsoft Teams Meeting Recording

The steps for sharing a Microsoft Teams meeting recording depend on who you want to share the recording with.

Sharing a Channel Recording with Team Members

To access a recording of a channel meeting, team members can go to the Recordings folder in the Files tab of the channel.

Sharing Recordings of Other Teams Meetings

For all other Teams meetings, the recording is saved to the meeting organizer’s Recordings folder in their personal OneDrive directory. Anyone invited to the meeting will see the link to the recording in the meeting chat. 

If you’re the meeting organizer, you can share the recording with people who weren’t invited to the meeting. Locate the file in your Recordings folder in OneDrive, and choose to share the file or copy a link to the file that you can paste into an email or chat message.

If you weren’t the meeting organizer, you could share the recording or a link to it with others, but the meeting organizer will have to approve your share action.

Using Teams As a Screen Recorder—Good Idea?

While it’s certainly possible to use the meeting recording feature in Teams as a screen recorder, Microsoft provides a better tool for screen recording. Read our guide on using Microsoft Stream to record your screen.

Related posts

• Microsoft Teams là gì và nó hoạt động như thế nào?

• 13 phím tắt tốt nhất cho Microsoft Teams

• Cách gỡ cài đặt Microsoft Teams khi nó vẫn tiếp tục cài đặt lại

• Microsoft Outlook sẽ không mở? 10 cách để sửa chữa

• Cách tạo tài liệu PDF trong Microsoft Office

• Cách thêm danh sách thả xuống trong Microsoft Word

• Cách sử dụng Công cụ Ảnh chụp màn hình Microsoft Word

• Các tính năng mới tốt nhất trong Microsoft Office 2019

• Cách tạo lịch nhóm trong Microsoft 365

• Nhà xuất bản của Microsoft là gì? Hướng dẫn cho người mới bắt đầu

• Cách hủy đăng ký Microsoft 365 của bạn

• Cách sửa lỗi Microsoft Office 25090

• Làm cho OpenOffice Writer có giao diện và chức năng giống Microsoft Word hơn

• Cách sửa lỗi không xác định dấu trang trong Word

• Cách hiển thị số lượng từ trong Microsoft Word

• Cô Hotmail? Giải thích về dịch vụ email của Microsoft Outlook

• 4 Ways Để chạy Microsoft Teams Poll trong các cuộc họp

• Cách tạo lịch đơn giản trong Microsoft Word

• Cách xây dựng cơ sở dữ liệu với Microsoft Access

• Cách cài đặt lại Microsoft Office Picture Manager