Khi bạn đang làm việc với các tập dữ liệu lớn, sẽ rất hữu ích nếu bạn biết cách lọc trong Google Trang tính^{(Google Sheets)} .

Có hai cách để làm điều này. Bạn có thể sử dụng các chế độ xem bộ lọc trong menu Google Trang tính^{(Google Sheets menu)} , cho phép bạn tùy chỉnh các cách cụ thể để lọc dữ liệu trong trang tính mà bạn có thể sử dụng lại. Một phương pháp năng động hơn để lọc dữ liệu trong Google Trang tính^{(Google Sheets)} là sử dụng chức năng FILTER .

Trong bài viết này, bạn sẽ học cách sử dụng cả hai phương pháp.

Tạo Chế độ xem bộ lọc^{(Filter View)} trong Google Trang tính

Trong phương pháp này, bạn sẽ học cách áp dụng một bộ lọc sẽ chỉ hiển thị cho bạn dữ liệu từ một tập dữ liệu lớn mà bạn muốn xem. Chế độ xem bộ lọc này sẽ ẩn tất cả các dữ liệu khác. Bạn cũng có thể kết hợp các thông số bộ lọc để có các chế độ xem bộ lọc nâng cao hơn.

Cách tạo chế độ xem bộ lọc^{(How to Create a Filter View)}

Ví dụ: hãy tưởng tượng bạn có một tập hợp dữ liệu bao gồm các giao dịch mua sản phẩm của khách hàng. Dữ liệu bao gồm tên, địa chỉ, email, số điện thoại, v.v.

Đối với ví dụ này, giả sử bạn muốn chỉ xem những khách hàng từ Playa Vista , CA và chỉ những khách hàng có địa chỉ email “.gov”. 

1. Để tạo bộ lọc này, hãy chọn biểu tượng Tạo bộ lọc^{(Create a Filter)} trong menu. Biểu tượng này trông giống như một cái phễu. 

2. Bạn sẽ thấy các biểu tượng bộ lọc nhỏ xuất hiện ở phía bên phải của mỗi tiêu đề cột. Chọn biểu tượng hình phễu này ở đầu trường Địa chỉ khách hàng^{(Customer Address)} để tùy chỉnh bộ lọc cho trường này. 

3. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ nơi bạn có thể tùy chỉnh các tùy chọn bộ lọc. Chọn mũi tên ở bên trái của Lọc theo giá trị^{(Filter by values)} . Chọn Xóa^(Clear) để bỏ chọn tất cả các mục nhập trong trường đó. 

Lưu ý^(Note) : Đây là một bước quan trọng vì nó đặt lại chế độ xem từ hiển thị tất cả các bản ghi thành không hiển thị. Điều này chuẩn bị cho Excel để áp dụng bộ lọc bạn sẽ tạo trong các bước tiếp theo.

4. Nhập văn bản vào trường bên dưới mà bạn muốn lọc trường. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng “Playa Vista” và chọn biểu tượng tìm kiếm để chỉ xem những bản ghi có chứa văn bản đó. Chọn^(Select) tất cả các bản ghi hiển thị trong danh sách kết quả. Điều này tùy chỉnh bộ lọc của bạn để chỉ những mục bạn chọn mới được hiển thị trong bảng tính.

4. Khi bạn chọn nút OK , bạn sẽ thấy dữ liệu trong trang tính của mình được lọc để chỉ những khách hàng từ Playa Vista mới được hiển thị.

5. Để lọc trên trường thứ hai, hãy chọn biểu tượng bộ lọc ở đầu trường đó. Lặp lại quá trình trên để tạo bộ lọc. Xóa tất cả các mục nhập, nhập văn bản “gov” để lọc ra bất kỳ địa chỉ email nào không chứa “gov”, chọn các mục nhập đó và chọn OK .

Bây giờ bạn đã tùy chỉnh bộ lọc của mình để chỉ các bản ghi trong tập dữ liệu mà bạn quan tâm mới được hiển thị. Để bạn không phải lặp lại quá trình này mỗi khi mở bảng tính, đã đến lúc lưu bộ lọc.

Lưu và Xem Chế độ xem Bộ lọc^{(Saving and Viewing Filter Views)}

Khi thiết lập xong bộ lọc, bạn có thể lưu bộ lọc đó dưới dạng chế độ xem bộ lọc mà bạn có thể bật bất kỳ lúc nào.

Để lưu chế độ xem bộ lọc, chỉ cần chọn mũi tên thả xuống bên cạnh biểu tượng bộ lọc và chọn Lưu dưới dạng chế độ xem bộ lọc^{(Save as filter view)} . 

Bạn sẽ thấy một trường màu xám đậm mở ra ở đầu bảng tính. Điều này sẽ hiển thị cho bạn phạm vi đã chọn mà bộ lọc áp dụng và tên của trường. Chỉ cần^(Just) chọn trường bên cạnh Tên^(Name) và nhập tên bạn muốn áp dụng cho bộ lọc đó. 

Chỉ cần nhập tên và nhấn Enter .

Bạn sẽ nhận thấy ở phía bên phải của thanh màu xám có biểu tượng bánh răng. Chọn biểu tượng này để xem các tùy chọn bộ lọc. 

Các tùy chọn có sẵn bao gồm:

• Đổi tên bộ lọc
• Cập nhật phạm vi mà bộ lọc áp dụng cho
• Nhân bản bộ lọc để cập nhật nó mà không ảnh hưởng đến bộ lọc ban đầu
• Xóa bộ lọc 

Bạn có thể tắt bộ lọc bạn đã bật bất kỳ lúc nào chỉ bằng cách chọn lại biểu tượng bộ lọc.

Lưu ý rằng khi bật bất kỳ bộ lọc nào, biểu tượng bộ lọc sẽ chuyển sang màu xanh lục. Khi bạn tắt các bộ lọc, biểu tượng này sẽ trở lại màu đen. Đây là một cách nhanh chóng để xem toàn bộ tập dữ liệu hoặc nếu bất kỳ bộ lọc nào đã xóa dữ liệu khỏi chế độ xem hiện tại.

Sau đó, nếu bạn muốn bật lại bất kỳ bộ lọc nào bạn đã tạo, chỉ cần chọn mũi tên thả xuống bên cạnh biểu tượng bộ lọc. Bạn sẽ thấy các bộ lọc bạn đã lưu xuất hiện trong menu. Chỉ cần^(Just) chọn bộ lọc đó để bật nó bất cứ khi nào bạn muốn.

Thao tác này sẽ lọc lại chế độ xem bằng cách sử dụng cài đặt bộ lọc mà bạn đã định cấu hình.

Sử dụng chức năng FILTER

Một tùy chọn khác để lọc trong Google Trang tính^{(Google Sheets)} là sử dụng chức năng FILTER .

Hàm FILTER cho phép bạn lọc tập dữ liệu dựa trên bất kỳ số lượng điều kiện nào bạn chọn. 

Chúng ta hãy xem cách sử dụng chức năng LỌC^(FILTER) bằng cách sử dụng cùng một ví dụ về Giao dịch mua^{(Customer Purchases)} của khách hàng như phần cuối cùng.

Cú pháp của hàm FILTER như sau:

BỘ LỌC (phạm vi, điều kiện1, [điều kiện2,…])^{(FILTER(range, condition1, [condition2, …]))}

Chỉ phạm vi và một điều kiện để lọc là bắt buộc. Bạn có thể thêm bao nhiêu điều kiện bổ sung tùy thích, nhưng chúng không bắt buộc.

Các tham số của hàm FILTER như sau:

• dải ô^(range) : Phạm vi ô^{(range of cells)} bạn muốn lọc
• điều kiện1^(condition1) : Cột hoặc các hàng bạn muốn sử dụng để lọc kết quả 
• conditionX : Các cột hoặc hàng khác mà bạn cũng muốn sử dụng để lọc kết quả

Hãy nhớ rằng phạm vi bạn sử dụng cho các điều kiện của mình cần có cùng số hàng với toàn bộ phạm vi.

Ví dụ: nếu bạn muốn tạo bộ lọc giống như phần đầu tiên của bài viết này, bạn sẽ sử dụng hàm FILTER^{(FILTER function)} sau .

=FILTER(F1:J20,SEARCH(“Playa Vista”,H1:H20),SEARCH(“gov”,I1:I20))

Thao tác này lấy các hàng và cột từ bảng dữ liệu ban đầu (F1: J20 ) và sau đó sử dụng chức năng ^(J20)TÌM KIẾM^(SEARCH) được nhúng để tìm kiếm địa chỉ và các cột email cho các phân đoạn văn bản mà chúng tôi quan tâm.

Chức năng TÌM KIẾM^(SEARCH) chỉ cần thiết nếu bạn muốn tìm kiếm một đoạn văn bản. Nếu bạn quan tâm hơn đến kết hợp chính xác, bạn chỉ có thể sử dụng điều này làm câu lệnh điều kiện thay thế:

I1:I20=”[email protected] ”

Bạn cũng có thể sử dụng các toán tử có điều kiện khác, như> hoặc <nếu bạn muốn lọc các giá trị lớn hơn hoặc nhỏ hơn một giới hạn cố định.

Sau khi nhấn Enter , bạn sẽ thấy kết quả của hàm FILTER dưới dạng bảng kết quả.

Như bạn có thể thấy, chỉ các cột trong phạm vi bạn đã chọn trong tham số đầu tiên của hàm được trả về. Vì vậy, điều quan trọng là phải đặt hàm FILTER trong một ô có đủ chỗ (đủ cột) cho tất cả các kết quả xuất hiện.

Sử dụng Bộ lọc trong Google Trang tính

Bộ lọc trong Google Trang tính^{(Google Sheets)} là một cách rất hiệu quả để tìm hiểu các bộ dữ liệu rất lớn^{(very large sets of data)} trong Google Trang tính^{(Google Sheets)} . Chức năng FILTER cung cấp cho bạn sự linh hoạt trong việc giữ tập dữ liệu gốc tại chỗ nhưng xuất kết quả ở nơi khác.

Tính năng bộ lọc tích hợp trong Google^{(Google Sheets)} Trang tính cho phép bạn sửa đổi chế độ xem tập dữ liệu đang hoạt động theo bất kỳ cách nào bạn quan tâm tại bất kỳ thời điểm cụ thể nào. Bạn có thể lưu, kích hoạt, hủy kích hoạt hoặc xóa các bộ lọc theo cách bạn muốn.

Bạn có mẹo thú vị nào để cung cấp cho việc sử dụng các bộ lọc trong Google Trang tính^{(Google Sheets)} không? Chia sẻ^(Share) những điều đó trong phần bình luận bên dưới.

How to Filter in Google Sheets

When you’rе working with large datasets, it’ѕ useful to know how tо filter in Googlе Sheets.

There are two ways to do this. You can use filter views in the Google Sheets menu, which lets you customize specific ways to filter the data in the sheet that you can reuse. A more dynamic method to filter data in Google Sheets is using the FILTER function.

In this article, you’ll learn how to use both methods.

Create a Filter View in Google Sheets

In this method, you’ll learn how to apply a filter that will show you only data from a large dataset that you want to see. This filter view will hide all other data. You can also combine filter parameters for more advanced filter views as well.

How to Create a Filter View

As an example, imagine you have a set of data that includes product purchases made by customers. The data includes names, addresses, emails, phone numbers, and more.

For this example, let’s say you want to see only customers from Playa Vista, CA, and only customers who have a “.gov” email address. 

1. To create this filter, select the Create a Filter icon in the menu. This icon looks like a funnel. 

2. You’ll see small filter icons appear on the right side of each column header. Select this funnel icon at the top of the Customer Address field to customize the filter for this field. 

3. This will open a window where you can customize the filter options. Select the arrow to the left of Filter by values. Select Clear to deselect all entries in that field. 

Note: This is an important step because it resets the view from showing all records to showing none. This prepares Excel to apply the filter you’re going to create in the next steps.

4. Type the text in the field below that you want to filter the field by. In this example, we’ll use “Playa Vista” and select the search icon to see only those records that contain that text. Select all of the records that show up in the results list. This customizes your filter so that only the items you select will be displayed in the spreadsheet.

4. Once you select the OK button, you’ll see the data in your sheet filtered so that only customers from Playa Vista are displayed.

5. To filter on a second field, select the filter icon at the top of that field. Repeat the process above to create the filter. Clear all entries, type the “gov” text to filter out any email addresses that don’t contain “gov,” select those entries, and select OK.

Now you’ve customized your filter so that only the records in the dataset you care about are displayed. So that you don’t have to repeat this process every time you open the spreadsheet, it’s time to save the filter.

Saving and Viewing Filter Views

When you’re done setting up your filter, you can save it as a filter view that you can enable at any time.

To save a filter view, just select the dropdown arrow next to the filter icon and select Save as filter view. 

You’ll see a dark gray field open at the top of the spreadsheet. This will show you the selected range that the filter applies to and the name of the field. Just select the field next to Name and type the name you’d like to apply to that filter. 

Just type the name and press Enter.

You’ll notice on the right side of the gray bar that there’s a gear icon. Select this icon to see filter options. 

Available options include:

• Rename the filter
• Update the range that the filter applies to
• Duplicate the filter to update it without affecting the original filter
• Delete the filter 

You can turn off the filter you’ve enabled at any point simply by selecting the filter icon again.

Note that when any filter is enabled, the filter icon will turn green. When you disable the filters, this icon will turn back to black. This is a quick way to see the entire dataset or if any filter has removed data from the current view.

Later, if you want to re-enable any of the filters you’ve created, just select the dropdown arrow next to the filter icon. You’ll see the filters you’ve saved appear in the menu. Just select that filter to enable it whenever you like.

This will filter the view again using the filter settings you’ve configured.

Using the FILTER Function

Another option to filter in Google Sheets is using the FILTER function.

The FILTER function lets you filter a dataset based on any number of conditions you choose. 

Let’s take a look at using the FILTER function using the same Customer Purchases example as the last section.

The syntax of the FILTER function is as follows:

FILTER(range, condition1, [condition2, …])

Only the range and one condition for filtering are required. You can add as many additional conditions as you like, but they aren’t required.

The parameters of the FILTER function are as follows:

• range: The range of cells you want to filter
• condition1: The column or rows that you want to use to filter results 
• conditionX: Other columns or rows you’d also like to use to filter results

Keep in mind that the range you use for your conditions needs to have the same number of rows as the entire range.

For example, if you want to create the same filter as the first part of this article, you’d use the following FILTER function.

=FILTER(F1:J20,SEARCH(“Playa Vista”,H1:H20),SEARCH(“gov”,I1:I20))

This grabs the rows and columns from the original table of data (F1:J20) and then uses an embedded SEARCH function to search the address and email columns for the text segments that we’re interested in.

The SEARCH function is only needed if you want to look for a text segment. If you’re more interested in an exact match, you can just use this as the condition statement instead:

I1:I20=”[email protected]”

You can also use other conditional operators, like > or < if you want to filter values greater than or less than a fixed limit.

Once you press Enter, you’ll see the results of the FILTER function as a results table.

As you can see, only the columns in the range you selected in the first parameter of the function are returned. So it’s important to place the FILTER function in a cell where there’s room (enough columns) for all of the results to appear.

Using Filters in Google Sheets

Filters in Google Sheets are a very powerful way to dig through very large sets of data in Google Sheets. The FILTER function gives you the flexibility of keeping the original dataset in place but outputting the results elsewhere.

The built-in filter feature in Google Sheets lets you modify the active dataset view in whatever way you’re interested at any given moment. You can save, activate, deactivate, or delete filters however you like.

Do you have any interesting tips to offer for using filters in Google Sheets? Share those in the comments section below.

Related posts

• Làm thế nào để sắp xếp hoặc Filter bởi Color trong Google Sheets

• Làm thế nào để sử dụng Google Sheets Drop Down Lists

• 9 tính năng Hidden trong Google Maps Bạn nên kiểm tra

• các Google App & How để sử dụng nó là gì

• Cách chèn chữ ký trong Google Docs

• Nhìn vào Google Messages App cho Android. Có phải là bất kỳ Good?

• Làm thế nào để Turn Google SafeSearch Off

• Cách yêu cầu một doanh nghiệp trên Google

• Làm thế nào để sử dụng SUMIF trong Google Sheets

• Protection tăng cường nào trong Google Chrome and How để kích hoạt nó

• Cách Export and Import Chrome Bookmarks

• 20 Best Gmail Add-ons and Extensions cho Email Power Users

• Không nhận được Gmail Notifications? 10 Ways để sửa chữa

• Làm thế nào để sử dụng Google Family Calendar để Giữ Family của bạn On Time

• Làm thế nào để Thực hiện một Google Form: Một Complete Guide

• Google Search Bar Widget Missing? Cách khôi phục nó trên Android

• Cách xảy ra lỗi Fix SSL Security Certificate trong Chrome

• Làm thế nào để không giới thiệu Email trong Gmail

• Cách tạo Business Card bằng Google Drive

• Tại sao Does Chrome Have So Nhiều tiến trình đang chạy?