Ứng dụng Automator là một trong những viên ngọc ẩn trong macOS mà không quá nhiều người dùng Mac biết đến. Công cụ này cho phép bạn tạo các phím tắt tùy chỉnh ( Tác vụ nhanh ^(Actions),^(Quick) Quy trình công việc^(Workflows) và Ứng dụng^(Apps) ) giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và tẻ nhạt^{(automate repetitive and tedious tasks)} .

Chúng tôi sẽ khám phá ngắn gọn một số chức năng của ứng dụng Automator và chỉ cho bạn cách tạo tự động hóa cho các công việc đơn giản hàng ngày.

1. Chụp ảnh màn hình

macOS có nhiều phím tắt để chụp ảnh màn hình và ghi âm. Tuy nhiên, tạo ứng dụng Ảnh chụp màn hình^(Screenshot) độc lập bằng ứng dụng Automator là một cách thú vị khác để chụp ảnh màn hình máy Mac của bạn.

1. Đi tới Finder > Applications và chọn Automator .

1. Bấm đúp vào Ứng dụng^{(Application)} khi được yêu cầu chọn loại tài liệu. Bạn cũng có thể chọn Ứng dụng^{(Applications)} và chọn Chọn^(Choose) . 

1. Trong tab Tác vụ , chọn ^(Actions)Thư viện^(Library) , cuộn xuống cuối danh sách tác vụ và bấm đúp vào Chụp ảnh chụp màn hình^{(Take Screenshot)} .

Tốt hơn^(Better) , hãy nhập ảnh chụp màn hình vào hộp tìm kiếm và nhấp đúp vào Chụp ảnh chụp màn hình^{(Take Screenshot)} .

Bạn cũng có thể kéo và thả hành động Chụp ảnh màn hình^{(Take Screenshot)} vào phần trống của cửa^(Automator) sổ Trình tự động hóa.

1. Trong cửa sổ “Chụp ảnh màn hình”, chọn Toàn màn hình^{(Full Screen)} nếu bạn muốn chụp toàn bộ màn hình hoặc Tương tác^{(Interactive)} để chụp một phần nhất định.

1. Chọn hộp kiểm Định thời gian^(Timed) nếu bạn muốn ảnh chụp màn hình được chụp vài giây sau khi chạy tự động hóa. Chỉ định khoảng thời gian trễ trong hộp thoại "thời gian trễ thứ hai".

Bỏ chọn tùy chọn Chỉ màn hình chính^{(Main Monitor Only)} nếu bạn có một màn hình khác được nối với máy Mac^(Mac) và bạn muốn chụp tất cả các màn hình được kết nối. Đánh dấu tùy chọn sẽ chỉ chụp màn hình chính / chính của bạn khi bạn chạy quy trình làm việc của Automator .

1. Tiếp theo, chọn nơi bạn muốn lưu ảnh chụp màn hình. Theo mặc định, Automator lưu ảnh chụp màn hình vào khay nhớ tạm. Để lưu nó ở nơi khác trên máy Mac^(Mac) của bạn , hãy mở rộng tùy chọn thả xuống Save To và chọn nơi lưu trữ.

1. Chọn Chạy^(Run) ở góc trên bên phải để thử tự động hóa.

1. Sau đó, nhấn Command + S để lưu quá trình tự động hóa. Ngoài ra, chọn Tệp^(File) trên thanh menu và chọn Lưu^(Save) .

Đảm bảo bạn lưu quy trình làm việc với tên mô tả sẽ cho phép bạn nhớ chức năng của nó, đặc biệt nếu bạn có nhiều quy trình làm việc của Automator .

1. Đi tới thư mục bạn đã lưu dòng công việc Automator và nhấp đúp vào ứng dụng để khởi chạy dòng công việc ảnh chụp màn hình.

Điều đó sẽ ngay lập tức chụp toàn bộ màn hình của bạn và lưu nó vào vị trí đã đặt. Nếu bạn chọn một ảnh chụp màn hình tương tác, bạn sẽ được nhắc chọn một cửa sổ / ứng dụng hoặc một phần của màn hình mà bạn muốn chụp.

Chúng tôi khuyên bạn nên ghim ứng dụng Automator vào ^(Automator)Dock để dễ dàng truy cập. Bây giờ bạn có thể tiến hành chụp ảnh màn hình bằng một trackpad hoặc một cú nhấp chuột.

2. Thoát tất cả các ứng dụng

Bạn cũng có thể tạo lối tắt cho ứng dụng Automator để đóng tất cả các ứng dụng (hoặc các ứng dụng đã chọn) bằng cách nhấp vào nút. Điều này tốt hơn và nhanh hơn rất nhiều so với việc đóng nhiều ứng dụng theo cách thủ công khi bạn cần tắt máy Mac^(Mac) hoặc giải phóng bộ nhớ.

1. Mở ứng dụng Automator và chọn Quick Action làm loại tài liệu.

1. Trong tab “Tác vụ”, mở rộng thư mục Thư viện^(Library) , chọn Tiện ích^(Utilities) và bấm đúp vào Thoát tất cả ứng dụng^{(Quit All Applications)} trong danh mục phụ.

1. Di chuyển^(Move) cửa sổ Thoát Tất cả Ứng dụng^{(Quit All Applications)} để định cấu hình quy trình làm việc. Đảm bảo bạn chọn hộp Yêu cầu lưu thay đổi^{(Ask to save changes)} để không bị mất dữ liệu chưa lưu.

Điều đó sẽ nhắc Automator hiển thị cửa sổ bật lên xác nhận yêu cầu bạn lưu tất cả các thay đổi khi bạn chạy tác vụ nhanh.

1.  Nếu có một ứng dụng bạn muốn tiếp tục mở khi thực hiện thao tác nhanh, hãy chọn nút Thêm^(Add) để thêm ứng dụng vào quyền miễn trừ “Không thoát”.

Bạn có thể chọn nút Thêm ứng dụng hiện tại^{(Add current applications)} để thêm tất cả các ứng dụng hiện đang hoạt động vào danh sách miễn trừ.

1. Nhấn Command + S để lưu hành động nhanh. Hoặc, chọn Tệp^(File) trên thanh menu và chọn Lưu^(Save) .

1. Đặt tên mô tả cho thao tác nhanh, chọn vị trí / thư mục lưu trữ, chọn Ứng dụng^{(Application)} làm “Định dạng tệp” và chọn Lưu^(Save) .

Máy Mac^(Mac) của bạn sẽ tự động đóng tất cả các ứng dụng đang hoạt động khi bạn mở phím tắt. Đối với các ứng dụng có dữ liệu hoặc công việc chưa được lưu, bạn sẽ nhận được thông báo lưu tệp của mình trước khi đóng ứng dụng.

3. Đặt^(Set) và áp dụng^(Apply) một khối lượng máy tính cố định^{(Fixed Computer)}

( Hầu như^(Almost) ) mọi người đều có “mức âm lượng hoàn hảo” trong đó âm thanh đầu ra (hoặc đầu vào) không quá thấp cũng không quá cao. Tùy từng thời điểm trong ngày mà mỏ từ 50-60%. Nếu bạn chia sẻ máy Mac^(Mac) của mình với những người khác và họ luôn gây rối với cài đặt âm thanh của bạn, bạn có thể đặt lại đầu ra và đầu vào âm lượng theo sở thích của mình chỉ bằng một nút bấm.

Đó là một giải pháp thay thế tốt hơn là chuyển đến Tùy chọn ^{(Preferences)}Hệ thống^(System) mỗi khi bạn cần thay đổi cài đặt âm lượng.

1. Mở Automator và chọn Ứng dụng^{(Application)} làm loại Tài liệu.

1. Trong tab “Hành động”, chọn Tiện ích^(Utilities) trong thư mục “Thư viện” và chọn Đặt Khối lượng Máy tính^{(Set Computer Volume)} .

1. Các công cụ sẽ chụp và hiển thị cài đặt âm lượng hiện tại của bạn trong cửa sổ dưới cùng. Điều chỉnh các thanh trượt theo sở thích của bạn và nhấn Command + S để lưu các thay đổi.

1. Khởi chạy ứng dụng bạn đã tạo bất cứ khi nào bạn cần đặt lại cài đặt âm lượng của máy Mac về mức bạn muốn.

4. Đặt âm lượng nhạc

Bạn cũng có thể tạo ứng dụng Automator để đặt âm lượng riêng cho ứng dụng Music . Vì vậy, nếu bạn có âm lượng ưa thích để nghe nhạc vào buổi sáng, thì đây là cách tạo phím tắt hoàn nguyên âm lượng phát lại nhạc trong ứng dụng Nhạc^(Music) .

1. Khởi chạy Automator , chọn Ứng dụng^{(Applications)} làm loại tài liệu, chọn tab Tác vụ , nhập ^(Actions)âm lượng nhạc^{(music volume)} vào thanh tìm kiếm và chọn Đặt Âm lượng Nhạc^{(Set Music Volume)} .

1. Điều chỉnh thanh trượt đến mức âm lượng ưa thích của bạn. Hoặc, chọn Âm lượng iTunes Hiện tại^{(Current iTunes Volume)} để áp dụng mức âm lượng đầu ra hiện tại trong ứng dụng Nhạc^(Music) .

1. Nhấn Command + S để lưu lối tắt ứng dụng Automator . Đảm bảo bạn đặt tên mô tả cho ứng dụng và lưu nó ở vị trí mà bạn có thể dễ dàng truy cập hoặc ghi nhớ. Chọn Lưu^(Save) để tiếp tục.

Đó là nó; macOS sẽ điều chỉnh âm lượng của ứng dụng Nhạc bất cứ khi nào bạn khởi chạy ứng dụng “ ^(Music)Đặt âm^{(Set Music)} lượng nhạc”. Khi mở ứng dụng lần đầu tiên, bạn sẽ nhận được lời nhắc cấp quyền truy cập phím tắt Automator vào “ ^(Automator)Âm nhạc^(Music) ”. Chọn OK để tiếp tục.

5. Kết hợp các tệp PDF

macOS có một số công cụ tích hợp để hợp nhất các tài liệu PDF thành một tệp duy nhất^{(merging PDF documents into a single file)} . Tuy nhiên, ứng dụng Automator khá nhanh và nó cung cấp nhiều tùy chọn và kiểu để hợp nhất các tài liệu PDF .

1. Mở Automator và chọn Quick Actions làm loại tài liệu.

1. Nhập pdf vào thanh tìm kiếm và chọn Kết hợp các trang PDF^{(Combine PDF Pages)} .

1. Chọn cách bạn muốn kết hợp các trang PDF . Các trang^{(Appending pages)} nối sẽ thêm tất cả các trang của tài liệu PDF thứ cấp vào cuối tài liệu PDF chính mà không cần sắp xếp lại thứ tự trang. Giả sử Tài liệu 1^{(Say Document 1)} có 5 trang trong khi Tài liệu 2^{(Document 2)} có 7. Tài liệu PDF kết quả sẽ có 12 trang — 5 trang đầu tiên từ Tài liệu 1^{(Doc 1)} và các trang 6-12 từ Tài liệu 2^{(Doc 2)} .

^{(Shuffling pages)}Mặt khác, xáo trộn các trang sẽ tạo một tệp mới với các trang từ mỗi tài liệu theo thứ tự xen kẽ. Đó là; trang 1 từ Tài liệu 1^{(Doc 1)} , trang 2 từ Tài liệu 2^{(Doc 2)} , trang 3 từ Tài liệu 1^{(Doc 1)} , trang 4 từ Tài liệu 2^{(Doc 2)} , v.v. Bạn nhận được sự trôi dạt.

1. Tiếp theo, mở rộng thư mục “Thư viện” trên thanh bên, chọn Tệp & Thư mục^{(Files & Folders)} và nhấp đúp vào Di chuyển Mục của Trình tìm kiếm^{(Move Finder Items)} .

1. Trong phần "Tới" thả xuống, hãy chọn nơi bạn muốn lưu tệp PDF kết quả .

1. Nhấn Command + S , nhập tên mô tả vào hộp thoại và chọn Lưu^(Save) .

Để sử dụng Tác vụ nhanh^{(Quick Action)} để kết hợp hoặc hợp nhất nhiều tệp PDF^(PDF) , hãy chọn và kiểm soát khi nhấp vào tệp, chọn Tác vụ nhanh^{(Quick Actions)} và chọn tác vụ Automator mà bạn đã tạo.

Automator sẽ kết hợp các tệp dựa trên phương pháp kết hợp bạn đã chọn (ở bước # 3) và lưu tài liệu PDF kết quả vào vị trí được chỉ định.

Sửa đổi^(Modify) ứng dụng Automator^{(Automator App)} hoặc Hành động nhanh^{(Quick Action)}

Bạn luôn có thể chỉnh sửa quy trình làm việc / hướng dẫn được chỉ định cho Hành động nhanh hoặc Ứng dụng^{(Application)} được tạo qua Automator .

Chỉnh sửa các tác vụ nhanh và ứng dụng tự động hóa^{(Edit Quick Actions and Automator Apps)}

1. Mở Automator và chọn Open a Existing Document .

1. Điều hướng đến thư mục chứa mục đó và chọn Tác vụ nhanh^{(Quick Action)} hoặc Ứng dụng^(App) bạn muốn chỉnh sửa. Chọn Mở^(Open) để tiếp tục.

Thực hiện^(Make) các điều chỉnh đối với Tác vụ nhanh^{(Quick Action)} hoặc Ứng dụng^(App) và nhấn Command + S để lưu các thay đổi.

Nếu bạn không thể tìm thấy vị trí của Hành động nhanh^{(Quick Action)} , hãy chuyển đến Tùy chọn hệ thống^{(System Preferences)} > Tiện ích mở rộng^(Extensions) và kiểm tra danh mục Finder hoặc Touch Bar trên thanh bên. Giữ phím Control khi bấm vào ^{(Control-click)}Hành động nhanh^{(Quick Action)} và chọn Hiển thị trong Trình tìm kiếm^{(Show in Finder)} .

Nhấp đúp vào^{(Double-click)} hành động bạn muốn chỉnh sửa và thay đổi cấu hình trong ứng dụng Automator .

Thực hiện công việc dễ dàng hơn

Ứng dụng Automator có hàng trăm tùy chọn tùy chỉnh, tất cả những tùy chọn này chúng tôi không thể đề cập trong bài đăng này. Bạn có thể sử dụng Automator để đổi tên hàng loạt tệp^{(use Automator to bulk rename files)} , lưu hình ảnh từ các trang web trong Safari , v.v. Tham quan ứng dụng Automator , khám phá các tùy chọn / loại tự động hóa và kiểm tra các tác vụ hàng ngày mà bạn có thể tự động hóa.

Nhân tiện, chúng tôi đã tạo và thử nghiệm các tùy chọn tự động hóa trong hướng dẫn này trên MacBook Pro chạy macOS Monterey . Nếu bạn không tìm thấy bất kỳ Tác vụ nhanh^{(Quick Actions)} hoặc Ứng dụng^(Apps) nào được đề cập ở trên trong ứng dụng Automator , hãy cập nhật máy Mac^(Mac) của bạn và kiểm tra lại.

5 Cool Things You Can Do With Automator App on macOS

The Automator app is one hidden gem in macOS that not too many Mac users are aware of. The tool lets you create custom shortcuts (Quіck Actions, Workflows, and Apps) thаt help automate repetitive and tedious tasks.

We’ll briefly explore some functionalities of the Automator app and show you how to create automations for simple everyday tasks.

1. Capture Screenshots

macOS has a variety of keyboard shortcuts for capturing screenshots and recordings. However, creating a standalone Screenshot app using the Automator app is another interesting way to screenshot your Mac’s display.

1. Go to Finder > Applications and select Automator.

1. Double-click Application when asked to choose a document type. You could also select Applications and select Choose. 

1. In the Actions tab, select Library, scroll to the bottom of the actions list, and double-click Take Screenshot.

Better yet, type screenshot in the search box and double-click Take Screenshot.

You can also drag and drop the Take Screenshot action to the blank section of the Automator window.

1. In the “Take Screenshot” window, select Full Screen if you want to capture the entire screen or Interactive to capture a certain portion.

1. Select the Timed checkbox if you want the screenshot captured some seconds after running the automation. Specify the delay duration in the “second delay” dialog box.

Uncheck the Main Monitor Only option if you have another monitor hooked to your Mac and you want to capture all connected displays. Leaving the option checked will only capture your primary/main monitor when you run the Automator workflow.

1. Next up, select where you want the screenshot saved. By default, Automator saves screenshots to the clipboard. To save it elsewhere on your Mac, expand the Save To drop-down option and choose the storage destination.

1. Select Run in the top-right corner to try out the automation.

1. Afterward, press Command + S to save the automation. Alternatively, select File on the menu bar and select Save.

Ensure you save the workflow with a descriptive name that’ll allow you to remember its function, especially if you have multiple Automator workflows.

1. Head to the folder you saved the Automator workflow and double-click the app to launch the screenshot workflow.

That’ll immediately capture your entire screen and save it to the set location. If you choose an interactive screenshot, you’ll be prompted to select a window/app or a portion of the screen you want to capture.

We recommend pinning the Automator app to the Dock for easy access. Now you can proceed to capture screenshots with a single trackpad or mouse click.

2. Quit All Applications

You can also create an Automator app shortcut that closes all applications (or selected apps) at the click of a button. This is a lot better and faster than manually closing multiple apps when you need to shut down your Mac or free up memory.

1. Open the Automator app and select Quick Action as the document type.

1. In the “Actions’ tab, expand the Library folder, select Utilities, and double-click Quit All Applications in the sub-category.

1. Move the Quit All Applications window to configure the workflow. Ensure you leave the Ask to save changes box checked, so you don’t lose unsaved data.

That’ll prompt Automator to display a confirmation pop-up asking you to save all changes when you run the quick action.

1.  If there’s an app you want to keep open when you run the quick action, select the Add button to add the app to the “Do not quit” exemption.

You can select the Add current applications button to add all currently active apps to the exemption list.

1. Press Command + S to save the quick action. Or, select File on the menu bar and select Save.

1. Give the quick action a descriptive name, select a storage location/folder, choose Application as the “File Format,” and select Save.

Your Mac will automatically close all active applications when you open the shortcut. For apps with unsaved work or data, you’ll get a notification to save your files before closing the app.

3. Set and Apply a Fixed Computer Volume

(Almost) everyone has a “perfect volume level” where the sound output (or input) is neither too low nor too high. Depending on the time of the day, mine is between 50-60%. If you share your Mac with other people and they always mess with your sound settings, you can reset volume output and input to your preference at the click of a button.

That’s a better alternative than heading to the System Preferences every time you need to change volume settings.

1. Open Automator and select Application as the Document type.

1. In the “Actions” tab, select Utilities in the “Library” folder, and select the Set Computer Volume.

1. The tools will capture and display your current volume settings in the bottom window. Adjust the sliders to your preference and press Command + S to save the changes.

1. Launch the app you created whenever you need to reset your Mac’s volume settings to your preferred levels.

4. Set Music Volume

You can also create an Automator app that sets a volume specifically for the Music app. So if you have a preferred volume for listening to music in the morning, here’s how to create a shortcut that reverts music playback volume in the Music app.

1. Launch Automator, select Applications as the document type, select the Actions tab, type music volume in the search bar, and select Set Music Volume.

1. Adjust the slider to your preferred volume level. Or, select Current iTunes Volume to adopt the current volume output level in the Music app.

1. Press Command + S to save the Automator app shortcut. Make sure you give the app a descriptive name and save it in a location you can easily access or remember. Select Save to proceed.

That’s it; macOS will adjust the Music app’s volume whenever you launch the “Set Music Volume” app. When you open the app for the first time, you’ll get a prompt to grant the Automator shortcut access to “Music.” Select OK to continue.

5. Combine PDF Files

macOS has several built-in tools for merging PDF documents into a single file. However, the Automator app is quite fast, and it provides more options and styles for merging PDF documents.

1. Open Automator and select Quick Actions as the document type.

1. Type pdf in the search bar and select Combine PDF Pages.

1. Select how you want the PDF pages combined. Appending pages will add all pages of the secondary PDF document to the end of the primary PDF document without rearranging the page order. Say Document 1 has 5 pages while Document 2 has 7. The resulting PDF document will have 12 pages—the first 5 pages from Doc 1 and pages 6-12 from Doc 2.

Shuffling pages, on the other hand, will create a new file with pages from each document in alternating order. That is; page 1 from Doc 1, page 2 from Doc 2, page 3 from Doc 1, page 4 from Doc 2, etc. You get the drift.

1. Next, expand the “Library” folder on the sidebar, select Files & Folders, and double-click Move Finder Items.

1. In the “To” drop-down section, select where you want the resulting PDF file saved.

1. Press Command + S, enter a descriptive name in the dialog box, and select Save.

To use the Quick Action to combine or merge multiple PDF files, select and control-click the files, select Quick Actions, and select the Automator action you created.

Automator will combine the files based on the combination method you chose (in step #3) and save the resulting PDF document in the specified location.

Modify an Automator App or Quick Action

You can always edit the workflow/instructions assigned to a Quick Action or Application created via Automator.

Edit Quick Actions and Automator Apps

1. Open Automator and select Open an Existing Document.

1. Navigate to the folder where the item is located and select the Quick Action or App you want to edit. Select Open to proceed.

Make adjustments to the Quick Action or App and press Command + S to save the changes.

If you can’t find the location of a Quick Action, go to System Preferences > Extensions and check the Finder or Touch Bar categories on the sidebar. Control-click the Quick Action and select Show in Finder.

Double-click the action you want to edit and change the configurations in the Automator app.

Make Tasks Easier

The Automator app has hundreds of customization options, all of which we cannot possibly cover in this post. You can use Automator to bulk rename files, save images from webpages in Safari, and lots more. Take a tour of the Automator app, explore the automation options/types, and check for everyday tasks you can automate.

By the way, we created and tested the automation options in this tutorial on a MacBook Pro running macOS Monterey. If you don’t find any of the Quick Actions or Apps mentioned above in the Automator app, update your Mac and check again.

Related posts

• Zapier SMS: 5 Cool Things Bạn có thể làm

• 13 điều thú vị bạn có thể làm với Google Chromecast

• 5 điều thú vị bạn có thể làm với RAM cũ

• Tìm kiếm trực quan trên Bing: 10 điều thú vị bạn có thể làm với nó

• Phải làm gì khi máy Mac của bạn bị đóng băng? 9 điều nên thử

• 5 cách để tải tệp lên Google Drive

• Làm cách nào để mở Terminal trên Mac? (3 cách)

• Cách xóa cookie trên Firefox trong Windows and macOS

• Làm thế nào để thay đổi search engine trên Chrome cho Windows, hệ điều hành MacOS, Android, và iOS

• Tập lệnh tự động hóa MacOS tốt nhất mà bạn nên cài đặt

• Cách đăng xuất Facebook trên bất kỳ thiết bị nào bạn đã đăng nhập vào

• Đánh giá CleanMyMac X: Nó có phải là ứng dụng dọn dẹp tốt nhất cho MacOS không?

• Tra cứu DNS qua HTTPS hoặc DNS bảo mật là gì? Bật nó trong Google Chrome!

• Cách thay đổi ngôn ngữ trên Facebook: Tất cả những gì bạn cần biết

• Cách tạo trình chiếu trên máy Mac bằng ứng dụng Ảnh

• Cách xóa các tin nhắn Skype (Windows, Android, iPhone, Mac)

• iPhone trở nên nóng? 8 bản sửa lỗi để làm dịu mọi thứ

• Google Chrome dành cho Mac: Cách tải xuống!

• Cách thay đổi PowerPoint Slide Size: Tất cả những gì bạn cần biết

• Làm thế nào để thay đổi ngôn ngữ trong Firefox trên Windows and Mac