Theo đúng nghĩa của nó, Google Drive^{(Google Drive)} đã là một dịch vụ cực kỳ hữu ích, nhưng một khi bạn phát huy sức mạnh của các thành phần máy tính để bàn của nó, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết. 

Nếu bạn đang sử dụng máy tính để bàn thì thực sự không có lý do gì để không^{(not )} cài đặt các thành phần Google Drive dành cho máy tính để bàn. Nếu bạn vẫn cần thuyết phục, đây là những lý do tốt nhất theo chúng tôi tại sao bạn nên cho Google Drive Desktop một cơ hội.

Google Drive “Máy tính để bàn” là gì?

Thực ra không có một sản phẩm cụ thể nào được gọi là Google Drive “Máy tính để bàn”. Thay vào đó^(Rather) , có một số phương pháp bạn có thể sử dụng để Google Drive hoạt động mà không cần kết nối internet đang hoạt động.

Đầu tiên là Tiện ích mở rộng ngoại tuyến của Google Tài liệu dành cho Chrome^{(Google Docs Offline Extension for Chrome)} . Tiện ích mở rộng chính thức này của Google , sau khi được kích hoạt, cho phép bạn làm việc trên các tài liệu Google Drive của mình cho dù bạn có internet hay không. Thành thật mà nói, đó là một tính năng cần thiết và bạn hoàn toàn nên bật tính năng này.

Phần thứ hai của bộ thành phần máy tính để bàn là Google Backup and Sync . Thao tác này sẽ tự động đồng bộ hóa bản sao của một số thư mục chính, chẳng hạn như ảnh và video, với Google Drive của bạn . Nó cũng tạo một thư mục kiểu DropBox trên máy tính của bạn, nơi nội dung Google Drive của bạn được đồng bộ hóa với. Mọi thứ^(Anything) bạn sao chép vào thư mục đó sẽ được đồng bộ hóa với đám mây!

Bây giờ chúng ta đã trình bày cách đưa Google Drive vào máy tính để bàn của bạn, hãy cùng xem những lý do mà nó sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. 

Bạn có thể tiếp tục làm việc khi Internet không hoạt động

Các bộ năng suất dựa trên đám mây cực kỳ hữu ích trong một thế giới mà mọi người cần làm việc từ nhiều thiết bị và cộng tác với một nhóm đồng nghiệp từ xa^{(remote colleagues)} . Tuy nhiên, ngay khi internet bị ngắt vì bất kỳ lý do gì, bạn sẽ mất quyền truy cập vào công việc của mình! Mặc dù việc mất kết nối Internet có thể tương đối hiếm khi xảy ra tại nhà, nhưng đó là một vấn đề thường xuyên xảy ra đối với người dùng Internet di động.

Đó cũng là một vấn đề lớn nếu bạn cần phải đi lại nhiều. Trên máy bay, bạn không thể sử dụng WiFi . Trên xe lửa và tàu điện ngầm có thể không có lễ tân. Chưa kể rằng bạn có thể không truy cập internet trong một thời gian ở một quốc gia khác. Vì vậy, luôn có sẵn các tệp công việc của bạn để luôn làm việc hiệu quả.

Chia sẻ tệp lớn thật dễ dàng

Ngay cả trong thời đại băng thông rộng, hầu hết các dịch vụ email đều có một số giới hạn khá nghiêm trọng về kích thước tệp đính kèm có thể có. Không phải là một tình huống tuyệt vời khi bạn cần chia sẻ hình ảnh, âm thanh chất lượng cao hoặc các phương tiện lớn khác.

Với thư mục Google Drive được đồng bộ hóa trên máy tính, bạn có thể dễ dàng chia sẻ các tệp lớn bằng cách chỉ cần lưu trữ chúng vào một thư mục được chỉ định trên máy tính của mình. Bất kỳ ai bạn đã cấp quyền đều có thể đồng bộ hóa nó với máy tính của họ hoặc truy cập nó trên đám mây. Google Drive xử lý tất cả phần còn lại.

Lưu trữ các bản sao lưu của bạn có thể giúp bạn tiếp tục công việc^(Business)

Nếu bạn đang sử dụng Sao lưu^(Backup) và đồng bộ hóa^(Sync) , bạn có thể lưu bất kỳ thứ gì bạn muốn vào thư mục cục bộ^{( local folder)} của mình và đồng bộ hóa nó. Giả sử rằng bạn có đủ bộ nhớ. Điều đó có thể bao gồm bất kỳ loại tệp nào. 

Ví dụ: bạn có thể đồng bộ hóa hình ảnh sao lưu ổ cứng và chỉ cần đặt phần mềm sao lưu nhắm mục tiêu đến một thư mục được đồng bộ hóa trên ổ đĩa của bạn. Vì bạn có thể chỉ định thư mục nào sẽ đồng bộ hóa trên mỗi máy tính Windows hoặc macOS^{(Windows or macOS)} của mình , bạn không phải lo lắng về việc có các tệp không liên quan trên mỗi máy. Vì vậy, nếu máy tính của bạn bị đánh cắp hoặc ổ cứng của bạn bị xóa sạch, bạn có thể lấy lại dữ liệu của mình bất kể trường hợp nào.

Nó làm cho việc hợp tác trở nên dễ dàng

Không có người nào là một hòn đảo và hầu hết công việc (từ xa hoặc cách khác) được thực hiện như một nhóm ngày nay. Google Drive cùng với các thành phần phụ như Google Tài liệu , giúp làm ^{(Google Docs)}việc cùng nhau trên các tài liệu^{(work together on documents)} một cách liền mạch . Bạn có thể để lại nhận xét về tài liệu, luôn xem phiên bản mới nhất bất cứ khi nào bạn đồng bộ hóa hoặc kết nối và thậm chí giao nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên khác trong nhóm mà bạn chia sẻ mục.

Nói về điều này, Google Drive có cài đặt chia sẻ mạnh mẽ, có nghĩa là bạn và đồng nghiệp của bạn chỉ có thể chia sẻ nội dung với những cá nhân cần quyền truy cập.

Quét và lưu trữ tài liệu như một nhóm

Giấc mơ về một văn phòng không giấy vẫn chỉ là vậy - một giấc mơ. Điều đó có nghĩa là nhiều tài liệu giấy vẫn cần được số hóa. Thực ra có một cách khá hay mà bạn có thể yêu cầu nhóm của mình số hóa chung tài liệu giấy bằng cách sử dụng công nghệ này của Google .

Ứng dụng Google Drive dành cho thiết bị di động có trình quét tài liệu tích hợp sẵn^{(built-in document scanner)} . Mỗi thành viên trong nhóm của bạn chỉ cần một điện thoại thông minh, ứng dụng Google Drive và quyền truy cập vào thư mục Google Drive được chia sẻ . Sau đó, họ có thể tạo bản quét tài liệu tại hiện trường và lưu vào thư mục đó.

Nếu bạn đã đồng bộ hóa thư mục đó với máy tính, điều đó có nghĩa là tất cả dữ liệu được quét đó sẽ tự động tải xuống và tích lũy trên máy đó. Sẵn sàng để được sử dụng cho bất kỳ mục đích nào bạn có cho nó.

Nâng cấp bộ nhớ với Google One

Mặc dù bất kỳ ai cũng có thể sử dụng các thủ thuật năng suất này miễn phí, nhưng tài khoản Google Drive tiêu chuẩn chỉ có 15GB bộ nhớ. Một nhóm bộ nhớ được chia sẻ trên các dịch vụ như Google Drive và Gmail . Điều đó^(Which) có nghĩa là một trong những cách hiệu quả nhất để tăng năng suất từ ​​Google Drive dành cho máy tính để bàn là nâng cấp tổng bộ nhớ của bạn bằng Google One . 

Mặc dù điều này sẽ khiến bạn mất một vài đô la, nhưng nó thực sự là một trong những bộ nhớ đám mây rẻ nhất mà bạn có thể nhận được. Với $ 1,99 một tháng, bạn có thể nhận được thêm 100GB dung lượng lưu trữ lên tới $ 299,99 một tháng cho 30TB dung lượng. 

Điều này mở ra nhiều khả năng, bao gồm các bản sao lưu lớn dễ dàng và các dự án dựa trên nhóm cần nhiều dung lượng lưu trữ đám mây nhanh và đáng tin cậy. Chuyển sang một công cụ đám mây chẳng hạn như Google Drive và tích hợp nó với hệ thống máy tính để bàn của bạn là một lợi ích năng suất, nếu bạn sẵn sàng mở ra một số suy nghĩ đột phá.

5 Ways Google Drive Desktop Can Keep You More Productive

Google Drive is already an incredibly useful service in its own right, but once you bring the power of its desktop components into play you’ll be more productive than ever. 

If you’re using a desktop computer then there really is no reason not to install the Google Drive desktop components. If you still need convincing, these are the best reasons according to us why you should give Google Drive Desktop a chance.

What Is Google Drive “Desktop”?

There isn’t actually a specific product called Google Drive “Desktop”. Rather, there are several methods you can use to get Google Drive to work without an active internet connection.

The first is the Google Docs Offline Extension for Chrome. This official Google extension, once activated, lets you work on your Google Drive documents whether you have internet or not. It’s quite frankly an essential feature and you should absolutely enable this.

The second part of the desktop component suite is Google Backup and Sync. This syncs copies of certain key folders, such as photos and videos, to your Google Drive automatically. It also creates a DropBox-style folder on your computer where your Google Drive contents are synced to. Anything you copy into that folder will be synced to the cloud!

Now that we’ve covered how to get Google Drive onto your desktop, let’s look at the reasons it will make you more productive. 

You Can Keep Working When The Internet Is Down

Cloud-based productivity suites are incredibly useful in a world where people need to work from multiple devices and in collaboration with a team of remote colleagues. However, as soon as the internet goes down for any reason, you lose access to your work! While internet connection losses may be relatively rare at home, it’s a frequent problem for mobile internet users.

It’s also a major issue if you need to travel a lot. On airplanes you can’t use WiFi. On trains and in the subway there may be no reception. Not to mention that you may not have internet access for a while in a different country. So having your work files available at all times is absolutely needed to stay productive.

Sharing Large Files Is Easy

Even in the age of broadband, most email services have some pretty severe limits on the size a file attachment can be. Not a great situation when you need to share high-quality images, audio, or other large media.

With a synced Google Drive folder on your computer, you can easily share large files by simply storing them on a designated folder on your computer. Anyone you’ve given permission to can sync it to their own computer or access it in the cloud. Google Drive handles all the rest.

Storing Your Backups Can Keep You In Business

If you’re using Backup and Sync, you can save just about anything you want in your local folder and have it synced. Assuming that you have enough storage. That can include any type of file. 

For example, you can sync hard drive backup images and simply set your backup software to target a synced folder on your drive. Since you can specify which folders to sync on each of your Windows or macOS computers, you don’t have to worry about having irrelevant files on each machine. So if your computer is stolen or your hard drive is wiped, you can get your data back no matter what.

It Makes Collaboration Dead Easy

No person is an island and most work (remote or otherwise) is done as a team these days. Google Drive along with subcomponents such as Google Docs, makes it seamless to work together on documents. You can leave comments on documents, always see the latest version whenever you sync or connect and even assign specific tasks to other team members with whom you share items.

Speaking of which, Google Drive has robust sharing settings, which means you and your co-workers can share content only with individuals who need access.

Scan And Archive Documents As a Team

The dream of a paperless office is still just that  – a dream. Which means that plenty of paper documentation still needs to be digitized. There’s actually a pretty cool way you can get your team to collectively digitize paper documentation using this Google technology.

The Google Drive mobile app has a built-in document scanner. Each member of your team simply needs a smartphone, the Google Drive app and access to a shared Google Drive folder. Then they can create scans of documents in the field and save it to that folder.

If you have that folder synced to a computer, that means that all that scanned data will automatically download and accumulate on that machine. Ready to be used for whatever purpose you have for it.

Storage Upgrades With Google One

While anyone can use these productivity tricks for free, a standard Google Drive account only comes with 15GB of storage. A storage pool is shared across services like Google Drive and Gmail. Which means one of the most impactful ways to get a productivity boost from Google Drive desktop is to upgrade your total storage using Google One. 

While this will cost you a few bucks, it’s actually some of the cheapest cloud storage you can get. For $1.99 a month, you can get an additional 100GB of storage all the way up to $299.99 a month for 30TB of storage. 

This opens up a wealth of possibilities, including easy large backups and team-based projects that need lots of fast, reliable cloud storage. Shifting to a cloud tool such as Google Drive and integrating it with your desktop system is a productivity bonanza, if you’re willing to open up to some out-of-the-box thinking.

Related posts

• Dropbox so với Google Drive: Cách chọn cái cho bạn

• 5 cách để tải Lịch Google trên máy tính để bàn của bạn

• Google Drive không hoạt động trên Chromebook? 11 cách sửa chữa

• Cách đồng bộ hóa Content trên tất cả các thiết bị có Google Drive cho Desktop

• 6 Ways đến Animate VẪN Photos Online Or với Apps

• Trợ lý Google dành cho Chromebook: Cách thiết lập và sử dụng nó

• Apple Wallet so với Google Pay - Cái nào tốt nhất?

• 35 Cờ Google Chrome tốt nhất dành cho Android

• Các cách tốt nhất để chuyển các tệp lớn trực tuyến

• Google Meet VS Zoom: Better cho bạn là gì?

• 8 lựa chọn thay thế cho Google Maps và khi nào sử dụng chúng

• Máy tính bảng có thể thực sự thay thế máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay không?

• Google Search Console là gì và cách sử dụng nó

• Samsung Pay so với Google Pay: Ứng dụng Wallet và Thanh toán di động nào tốt nhất?

• Cách Mendeley Desktop có thể tăng cường kỹ năng nghiên cứu của bạn

• Lưu và Khôi phục Bố cục / Vị trí Biểu tượng Màn hình trên Windows

• AnyDesk vs. TeamViewer vs. Splashtop vs. LogMeIn: Battle of the Remote Desktop Apps

• Cách sử dụng Google Adsense cho người mới bắt đầu

• 3 Ways Để cập nhật cửa hàng Google Play [Cập nhật lực lượng]

• ToDoist Desktop App cho Windows: A Full Review