Bộ xử lý Word^(Word) đã đi một chặng đường dài kể từ đầu những năm 1980 khi Microsoft lần đầu tiên phát hành Microsoft Word cho MS-DOS . Tính năng đột phá của nó là nó được thiết kế để sử dụng với chuột. Các phiên bản Microsoft Word ngày nay bao gồm các tính năng mà người dùng thậm chí không thể tưởng tượng được vào thời đó, bao gồm cả việc sử dụng khả năng AutoText của Microsoft Word để tạo nội dung nhanh hơn và ít mắc lỗi hơn. 

Nếu bạn sử dụng Word nhiều, rất có thể có những cụm từ, khối văn bản hoặc hình ảnh mà bạn sử dụng thường xuyên. Các tính năng AutoCorrect^{(AutoCorrect)} và AutoText của Word được tạo ra để giúp bạn chèn các mục nhập lặp đi lặp lại đó một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cho bạn. Ví dụ có thể là thêm chữ ký của bạn vào cuối thư hoặc chèn ngôn ngữ soạn sẵn vào các tài liệu như hợp đồng hoặc yêu cầu đề xuất. 

Sự khác biệt giữa AutoCorrect^{(Difference Between AutoCorrect)} và AutoText

Trong Microsoft Word , AutoCorrect cho phép bạn tạo các đoạn văn bản có thể sử dụng lại — tối đa 255 ký tự. Sau đó, những đoạn mã đó có sẵn cho bạn không chỉ trong Word mà còn trong tất cả các ứng dụng Office của bạn như Outlook và PowerPoint .

^(AutoText)Mặt khác, AutoText mạnh mẽ hơn nhiều. Nó được tạo ra để kiểm soát các khối văn bản lớn hơn nhiều. Các mục^(AutoText) nhập Văn bản tự động mà bạn tạo được lưu cùng với mẫu Word của bạn và ^(Word)không^(not) khả dụng trong các ứng dụng Office khác mà bạn sử dụng. Cả Tự^{(AutoCorrect)} động sửa và Văn^(AutoText) bản tự động đều có sẵn trong các phiên bản Microsoft Word trên máy tính để bàn và trực tuyến .

Cách tạo và sử dụng tự động sửa

Để định cấu hình và sử dụng mục nhập Tự^{(AutoCorrect)} động sửa , hãy mở tài liệu có văn bản bạn muốn chuyển đổi thành đoạn mã có thể sử dụng lại. Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi đang định cấu hình AutoCorrect để chèn một khối văn bản ngắn khi chúng tôi nhập -123 .

1. Chọn tối đa 255 ký tự văn bản mà bạn muốn sử dụng lại bằng cách nhập một chuỗi ký tự ngắn.

1. Đi tới Tệp^{(File )} > Tùy chọn^{(Options )} > Kiểm^{(Proofing )} lỗi và chọn nút Tùy chọn Tự sửa^{(AutoCorrect Options)} .

1. Đảm bảo hộp kiểm Thay thế văn bản khi bạn nhập^{(Replace text as you type)} được chọn.

1. Tiếp theo, trong phần Thay thế^(Replace) , nhập các ký tự bạn muốn được thay thế bằng khối văn bản bạn đã chọn ở Bước 1^{(Step 1)} . Trong trường hợp này, chúng tôi đang sử dụng các ký tự -123 . Văn bản bạn đã chọn ở Bước 1^{(Step 1)} sẽ xuất hiện trong Với^(With) .

1. Cuối cùng, chọn Thêm^(Add) , sau đó chọn OK , và sau đó OK một lần nữa. 

Sử dụng mục nhập tự động sửa

Bây giờ, để sử dụng mục nhập Tự^{(AutoCorrect)} động sửa bạn đã tạo bằng cách làm theo các bước ở trên, chỉ cần nhập -123 vào tài liệu Word của bạn và các ký tự đó sẽ được thay thế bằng khối văn bản bạn đã chọn ở Bước 1^{(Step 1)} . 

Cách tạo và sử dụng văn bản tự động

Nếu bạn muốn tự động chèn các khối văn bản dài hơn 255 ký tự hoặc bao gồm hình ảnh, hãy sử dụng AutoText thay vì AutoCorrect .

Tạo một mục nhập văn bản tự động mới

Một lần nữa^(Again) , hãy bắt đầu bằng cách mở một tài liệu có văn bản bạn muốn tạo thành một đoạn mã có thể sử dụng lại.

1. Chọn khối văn bản, bao gồm cả hình ảnh, bạn muốn chuyển đổi thành một mục Văn bản tự động.

1. Nhấn Alt + F3 . Thao tác đó sẽ khởi chạy hộp thoại Tạo Khối Công trình Mới , nơi bạn sẽ có một số tùy chọn.^{(Create New Building Block )}
2. Điền^(Fill) thông tin, đảm bảo bao gồm một tên và mô tả duy nhất. 

1. Chọn OK . 

Sử dụng mục nhập văn bản tự động Microsoft Word^{(Microsoft Word AutoText Entry)} 

Bây giờ, để sử dụng mục^(AutoText) nhập Văn bản tự động mà bạn vừa tạo, hãy làm theo các bước sau.

1. Chọn tab Chèn trên thanh công cụ.^(Insert)
2. Chọn Phần nhanh^{(Quick Parts )} rồi chọn Văn bản tự động^{( AutoText)} .
3. Chọn mục^(AutoText) nhập Văn bản tự động mà bạn muốn, và mục nhập đó sẽ được chèn vào tài liệu Word của bạn .

Sử dụng mục nhập văn bản tự động thông qua tự động sửa^{(AutoCorrect)}

Ngoài ra, bạn có thể chèn mục^(AutoText) nhập Văn bản tự động mà bạn đã tạo bằng cách nhập tên của mục nhập. Phương pháp này về cơ bản là sử dụng chức năng AutoCorrect . Ví dụ: sử dụng mục^(AutoText) nhập Văn bản tự động ở trên, bạn có thể bắt đầu nhập “ Tận^(Leverage) dụng các khung nhanh nhẹn” và bạn sẽ thấy một chú giải công cụ xuất hiện cho biết “( Nhấn ENTER^{(Press ENTER)} để chèn).”

Khi bạn nhấn Enter , toàn bộ khối^(AutoText) Văn bản tự động sẽ được chèn vào tài liệu của bạn.

Nếu bạn không thấy chú giải công cụ “( Nhấn ENTER^{(Press ENTER)} để chèn)”, bạn cần bật Hiển thị Đề xuất Tự động Hoàn^{(Show AutoComplete Suggestions)} thành . Bạn có thể làm điều đó bằng cách đi tới Tệp^{(File )} > Tùy chọn^{(Options )} > Nâng cao^{(Advanced )} và chọn hộp bên cạnh Hiển thị Đề xuất Tự động Hoàn^{(Show AutoComplete Suggestions)} thành .

Thêm mục nhập văn bản tự động vào Thanh công cụ truy cập nhanh^{(Quick Access Toolbar)}

Nếu bạn muốn cắt giảm số lượng hành động bạn phải thực hiện để chèn Văn bản Tự động Microsoft Word^{(Microsoft Word AutoText)} , bạn có thể thêm mục nhập vào thanh công cụ Truy nhập Nhanh^{(Quick Access)} . 

1. Chọn mũi tên thả xuống của thanh công cụ Quick Access^{(Quick Access toolbar)} và chọn More Commands .

1. Trong hộp chọn lệnh từ^{(Choose commands from )} thả xuống, hãy chọn Tất cả lệnh^{(All Commands)} . 

1. Tìm Văn^(AutoText) bản tự động trong danh sách ở bên trái và chọn nút Thêm^{(Add )} để thêm văn bản vào danh sách ở bên phải.

1. Chọn OK .
2. Bây giờ bạn sẽ thấy rằng nút Văn bản tự động đã được thêm vào Thanh ^(AutoText)công cụ truy cập nhanh^{(Quick Access Toolbar)} . 

1. Để chèn mục^(AutoText) nhập Văn bản tự động, hãy chọn nút Văn^(AutoText) bản tự động , sau đó chọn mục^(AutoText) nhập Văn bản tự động mà bạn muốn chèn vào tài liệu của mình.

Sử dụng mục nhập văn bản tự động thông qua^(Via) lối tắt^(Shortcut)

Một cách khác để chèn mục^(AutoText) nhập Văn bản tự động là tạo một phím tắt.

1. Nhấp chuột phải vào^{(Right-click)} bất kỳ đâu trên ruy-băng của thanh công cụ và chọn Tùy chỉnh ruy-băng…^{(Customize the Ribbon…)}

1. Chọn nút Customize ở cuối hộp thoại.
2. Trong danh sách Danh^(Categories) mục ở bên trái, chọn Khối xây dựng^{(Building Blocks)} .
3. Trong danh sách Khối xây dựng^{(Building Blocks)} ở bên phải, hãy chọn khối xây dựng mà bạn muốn tạo phím tắt.
4. Đặt con trỏ vào trường Nhấn phím tắt mới^{(Press new shortcut key)} và nhập phím tắt bạn muốn sử dụng. Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi đang sử dụng Alt + Ctrl + Shift + L làm phím tắt. 

1. Chọn nút Gán^(Assign) .
2. Chọn Đóng^{(Close )} và sau đó chọn OK . 
3.  Bây giờ, khi bạn quay lại tài liệu Word của mình , bạn có thể sử dụng phím tắt bạn vừa tạo để chèn mục^(AutoText) nhập Văn bản tự động.

Thông minh hơn^{(Be Smarter)} và nhanh hơn^(Faster) với các thủ thuật^(Tricks) bạn đã học

Ngay cả khi bạn không thực sự là một người thiên về chi tiết, những mẹo trên sẽ giúp bạn có vẻ như vậy! Bạn sẽ tiết kiệm thời gian và ít mắc lỗi hơn khi soạn tài liệu Word nếu bạn tận dụng được các tính năng này. Nếu bạn muốn, hãy thực hiện thêm một bước nữa và tạo một số macro trong Word^{(create some macros in Word)} cho bất kỳ chuỗi hành động nào bạn thực hiện nhiều lần.

How to Create and Use AutoText in Microsoft Word

Word processors have come a long way sіnce the еarly 1980s when Microsoft fіrst releasеd Microsoft Word for MS-DOS. Its groundbreaking feature was that it was designed to be used with a mousе. Today’s versions of Microsoft Word include features users couldn’t even imagine back then, including using Microsoft Word’s AutoText capability in order to create content faster and with fewer mistakes. 

If you use Word a lot, chances are there are phrases, blocks of text, or graphics that you use frequently. Word’s AutoCorrect and AutoText features are made to help you insert those repetitive entries quickly, saving you time. Examples might be adding your signature at the end of a letter or inserting boilerplate language into documents like contracts or requests for proposals. 

The Difference Between AutoCorrect and AutoText

In Microsoft Word, AutoCorrect allows you to create reusable text snippets—up to 255 characters. Those snippets are then available to you not only in Word but in all your Office apps like Outlook and PowerPoint, too.

AutoText, on the other hand, is much more robust. It’s made to control much larger blocks of text. AutoText entries that you create are saved with your Word template and are not available in the other Office apps you use. Both AutoCorrect and AutoText are available in the desktop and online versions of Microsoft Word.

How to Create and Use AutoCorrect

To configure and use an AutoCorrect entry, open a document with text you want to convert into a reusable snippet. In the example below, we’re configuring AutoCorrect to insert a short block of text when we type -123.

1. Select up to 255 characters of text that you want to reuse by typing a short series of characters.

1. Go to File > Options > Proofing and select the AutoCorrect Options button.

1. Make sure the Replace text as you type checkbox is checked.

1. Next, in the Replace section, type the characters you want to be replaced with the block of text you selected in Step 1. In this case, we’re using the characters -123. The text you selected in Step 1 will appear under With.

1. Finally, select Add, then OK, and then OK again. 

Using an AutoCorrect Entry

Now, to use the AutoCorrect entry you created by following the steps above, just type -123 into your Word document, and those characters will be replaced with the block of text you selected in Step 1. 

How to Create and Use AutoText

If you want to automatically insert blocks of text that are longer than 255 characters or that include images, use AutoText instead of AutoCorrect.

Creating a New AutoText Entry

Again, begin by opening a document that has the text you want to make into a reusable snippet.

1. Select the block of text, including images, you want to convert into an AutoText entry.

1. Press Alt+F3. That will launch a Create New Building Block dialog box where you’ll have a few options.
2. Fill out the information, making sure to include a unique name and description. 

1. Select OK. 

Using a Microsoft Word AutoText Entry 

Now, to use the AutoText entry you just created, follow these steps.

1. Select the Insert tab on the toolbar.
2. Select Quick Parts and then AutoText.
3. Select the AutoText entry you want, and it will be inserted into your Word document.

Using an AutoText Entry via AutoCorrect

Alternatively, you can insert the AutoText entry you created by typing the name of the entry. This method is essentially using the AutoCorrect functionality. For example, using the AutoText entry above, you could begin to type “Leverage agile frameworks,” and you’ll see a tooltip appear that says, “(Press ENTER to insert).”

When you press Enter, the full AutoText block will be inserted into your document.

If you don’t see the “(Press ENTER to insert)” tooltip, you’ll need to enable Show AutoComplete Suggestions. You can do that by going to File > Options > Advanced and check the box next to Show AutoComplete Suggestions.

Adding an AutoText Entry to the Quick Access Toolbar

If you want to cut down on the number of actions you must take to insert the Microsoft Word AutoText, you can add the entry to the Quick Access toolbar. 

1. Select the Quick Access toolbar dropdown arrow and select More Commands.

1. In the Choose commands from dropdown box, select All Commands. 

1. Find AutoText in the list on the left, and select the Add button to add it to the list on the right.

1. Select OK.
2. Now you’ll see that an AutoText button has been added to the Quick Access Toolbar. 

1. To insert an AutoText entry, select the AutoText button, and then select the AutoText entry you want to insert into your document.

Using an AutoText Entry Via a Shortcut

Another way to insert an AutoText entry is by creating a keyboard shortcut.

1. Right-click anywhere on the toolbar ribbon and select Customize the Ribbon…

1. Select the Customize button at the bottom of the dialog box.
2. In the Categories list on the left, select Building Blocks.
3. In the Building Blocks list on the right, select the building block for which you want to create a keyboard shortcut.
4. Place your cursor in the Press new shortcut key field and type the keyboard shortcut you want to use. In the example below, we’re using Alt+Ctrl+Shift+L as the keyboard shortcut. 

1. Select the Assign button.
2. Select Close and then OK. 
3.  Now, when you’re back in your Word doc, you can use the keyboard shortcut you just created to insert the AutoText entry.

Be Smarter and Faster with the Tricks You Learned

Even if you’re not truly a detail-oriented person, the tips above will make it seem like you are! You’ll save time and make fewer errors as you compose a Word document if you avail yourself of these features. If you like, take it one step further and create some macros in Word for any series of actions you take repeatedly.

Related posts

• Cách thiết lập và sử dụng định dạng MLA trong Microsoft Word

• Cách tải Microsoft Word miễn phí

• Microsoft Word không phản hồi? 8 cách để khắc phục nó

• Cách tạo và sử dụng công thức trong bảng trong Word

• Cách in trên phong bì trong Microsoft Word

• Làm thế nào để Thực hiện một Booklet trong Word

• 7 phần bổ trợ Microsoft Word tốt nhất

• Làm thế nào để Add or Remove Comments trong Word

• Cách làm chủ Slide Master trong Microsoft PowerPoint

• Cách tạo Flowchart trong Word and Excel

• Cách tạo Greeting Card với MS Word

• Chuyển văn bản Caps Lock trở lại bình thường trong MS Word

• Cách tạo Breakout Rooms trong Microsoft Teams

• Microsoft Outlook không phản hồi? 8 bản sửa lỗi cần thử

• Làm thế nào để hiểu phân tích điều gì xảy ra trong Microsoft Excel

• Cách sắp xếp văn bản trong Word

• Thêm trang bìa vào tài liệu Word

• Ẩn văn bản và hiển thị văn bản ẩn trong Word

• Thêm nhanh mục lục vào tài liệu Word

• Cách Create and Use AutoText entries trong Microsoft Word