Thực hiện lặp đi lặp lại các hành động giống nhau không chỉ nhàm chán mà còn có thể gây lãng phí thời gian và làm giảm năng suất^{(productivity)} của bạn . Điều này đặc biệt đúng đối với những người dùng Excel mới bắt đầu^{(beginner Excel users)} , những người có thể không nhận ra rằng việc tự động hóa các tác vụ thông thường bằng cách ghi macro rất dễ dàng. Nhưng macro Excel là gì? 

Macro Excel^(Excel) cho phép bạn tự động hóa nhiều tác vụ phổ biến mà bạn sẽ thực hiện, từ chèn công thức đến định dạng dữ liệu. Bạn không cần phải là một lập trình viên để tạo chúng, vì Excel có thể ghi lại các hành động của bạn khi bạn thực hiện chúng. Nếu bạn muốn biết cách ghi macro trong Excel , bạn cần làm theo các bước bên dưới.

Macro Excel là gì?^{(What Is an Excel Macro?)}

Macro Excel là một tập hợp các hướng dẫn được ghi lại, được tạo theo cách thủ công trong VBA^{(created manually in VBA)} (Visual Basic for Applications ) hoặc được ghi tự động bằng công cụ Trình ghi Macro^{(Macro Recorder )} của Excel . Macro cho phép bạn lưu bất kỳ hành động phổ biến nào, chẳng hạn như xóa cột trống, thay đổi định dạng văn bản hoặc chèn công thức mới vào sổ làm việc.

Sau đó, các hành động đã lưu này có thể được chạy bằng cách nhấp vào nút hoặc bằng cách sử dụng một phím tắt cụ thể. Mỗi macro có một phím tắt cụ thể mà bạn có thể sử dụng để nhanh chóng lặp lại hành động.

Nếu bạn sử dụng Excel để ghi macro, bạn sẽ giảm thời gian tạo hoặc chỉnh sửa bảng tính, tăng tốc quy trình làm việc của bạn trong quá trình này.

Cách ghi Macro trong Excel^{(How to Record a Macro in Excel)}

Cách dễ nhất để tạo macro mới trong Microsoft Excel là ghi macro bằng công cụ Macro Recorder , bạn có thể sử dụng công cụ này trong Excel trên Windows hoặc Mac . Rất tiếc, không thể ghi macro trong Excel Online . 

1. Để ghi một macro mới trong Excel , hãy mở một sổ làm việc mới hoặc hiện có. Trong tab Nhà phát triển^(Developer) trên thanh ribbon, hãy chọn nút Ghi Macro^{(Record Macro)} . Hoặc, nhấn các Alt + T + M + R trên bàn phím của bạn.

1. Trong cửa sổ Ghi Macro^{(Record Macro)} , bạn có thể đặt tên cho macro của mình để xác định mục đích của nó trong hộp Tên Macro^{(Macro name)} , cũng như cung cấp mô tả cho những người dùng khác trong hộp Mô tả^{(Description )} . Bạn cũng có thể thêm một phím tắt (chẳng hạn như Ctrl + T ) để gán macro mới cho một phím tắt.

1. Trong menu thả xuống Store macro trong^{(Store macro in)} menu thả xuống, bạn có thể đặt nơi bạn muốn lưu macro sau khi nó được ghi lại, chẳng hạn như This Workbook (để lưu nó vào sổ làm việc đang mở), New Workbook (để lưu nó vào một sổ làm việc mới ), hoặc Sổ làm việc Macro Cá nhân^{(Personal Macro Workbook )} (để cho phép bạn sử dụng nó trong nhiều sổ làm việc). Chọn nút OK để bắt đầu ghi khi bạn đã xác nhận các lựa chọn của mình.

1. Sau khi bạn chọn OK , Excel Macro Recorder sẽ ở chế độ ghi. Mỗi hành động bạn thực hiện, từ nhấp vào nút đến chỉnh sửa ô, sẽ được ghi lại. Thực hiện các hành động bạn muốn ghi lại dưới dạng macro tại thời điểm này, sau đó chọn nút Dừng ghi^{(Stop Recording )} trong tab Nhà phát triển^(Developer) khi bạn đã hoàn tất.

Chạy, Chỉnh sửa hoặc Xóa Macro Microsoft Excel Hiện tại^{(Running, Editing or Deleting Existing Microsoft Excel Macros)}

Tùy thuộc vào vị trí lưu bạn đã chọn trong cửa sổ Ghi Macro , ^{(Record Macro)}Macro đã ghi của bạn sẽ sẵn sàng chạy trong sổ làm việc đang mở của bạn hoặc trong một sổ làm việc mới mở.

1. Để chạy, chỉnh sửa hoặc xóa macro bạn đã tạo, hãy chọn Developer > Macros từ thanh ribbon.

1. Trong cửa sổ Macro , danh sách các macro có sẵn để chạy trong sổ làm việc đang mở của bạn sẽ được liệt kê. Để chạy macro, hãy chọn macro từ danh sách, sau đó chọn nút Chạy^(Run) . Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt bạn đã chọn khi tạo macro để chạy macro thay thế.

1. Thay vào đó, để thực hiện các thay đổi đối với macro đã ghi, hãy chọn nút Chỉnh sửa^{(Edit )} . Thao tác này sẽ mở trình soạn thảo VBA trong Excel^{(Excel VBA)} , cho phép người dùng nâng cao chỉnh sửa mã VBA^{(edit the VBA code)} và thay đổi cách macro chạy. Người mới bắt đầu sử dụng VBA^{(VBA beginners)} có thể thấy dễ dàng hơn khi chỉ cần xóa macro và ghi lại.

1. Để xóa macro, hãy chọn macro từ danh sách, sau đó chọn nút Xóa^{(Delete )} .

1. Excel sẽ yêu cầu bạn xác nhận rằng bạn muốn xóa macro. Chọn Có^(Yes) để xác nhận điều này. Sau khi xóa, bạn sẽ cần ghi lại macro bằng cách sử dụng các bước được liệt kê ở trên.

Lưu tệp Excel với macro đã ghi^{(Saving Excel Files with Recorded Macros)}

Sổ làm việc Excel^(Excel) thường được lưu ở định dạng tệp XLSX^{(XLSX file format )} (hoặc XLS cho sổ làm việc được tạo trong Excel 2007 trở lên). Loại tệp này hỗ trợ hầu hết dữ liệu Excel , nhưng loại trừ mọi macro Excel đã lưu .

Để lưu tệp Excel^(Excel) với các macro đã ghi, thay vào đó, bạn sẽ cần sử dụng định dạng tệp XLSM .

1. Để lưu tệp Excel^(Excel) dưới dạng sổ làm việc hỗ trợ macro, hãy chọn File > Save As > Browse . 

1. Trong cửa sổ Save As , chọn Excel Macro-Enabled Workbook (*.xlsm) từ trình đơn thả xuống. Chọn một vị trí để lưu tệp, sau đó chọn nút Lưu^(Save) để lưu tệp đó.

1. Khi bạn mở tệp Excel hỗ trợ macro trên một PC hoặc Mac khác , trước tiên bạn có thể cần phải cho phép Excel chạy bất kỳ macro nào được bao gồm. Chọn nút Bật Macro^{(Enable Macros)} để thực hiện việc này.

Chia sẻ tệp Excel với Macro đã ghi^{(Sharing Excel Files with Recorded Macros)}

Macro Excel^(Excel) rất hữu ích, nhưng chúng cũng bao gồm các rủi ro bảo mật tiềm ẩn. Nếu bạn mở tệp Excel^(Excel) chứa macro từ một nguồn mà bạn không nhận ra hoặc tin cậy, thì bạn đang cho phép tệp đó chạy mã nguy hiểm trên PC của mình.

Do đó, các nhà cung cấp email trực tuyến như Gmail tự động chặn người dùng gửi tệp XLSM ( sổ làm việc Excel hỗ trợ macro ) cho người dùng khác. Nếu điều này xảy ra, bạn có thể sử dụng các dịch vụ chia sẻ tệp như Google Drive để chia sẻ tệp trực tuyến với những người dùng khác.

Nếu bạn muốn chia sẻ tệp Excel hỗ trợ macro của mình với một người dùng khác ở gần, thì bạn cũng có thể xem các phương pháp truyền tệp cục bộ^{(local file transfer methods)} để chia sẻ tệp đó với PC hoặc Mac khác hoặc với các thiết bị khác như điện thoại thông minh.

Các tệp Excel^(Excel) hỗ trợ macro có thể bị đóng gói với vi-rút hoặc phần mềm độc hại khác, vì vậy nếu bạn mở tệp Excel^(Excel) mà bạn không tin tưởng, bạn có thể cần phải quét phần mềm độc hại^{(scan for malware)} sau đó để đảm bảo rằng PC của bạn không bị xâm phạm. Hoặc quét chính tệp^{(scan the file itself)} trước khi mở.

Mẹo và thủ thuật Excel nâng cao^{(Advanced Excel Tips and Tricks)}

Ghi macro chỉ là một thủ thuật Excel^{(Excel trick)} có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, nhưng có những tính năng Excel khác cũng có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Người^(Power) dùng thành thạo có thể quan tâm đến việc sử dụng Excel để thu thập dữ liệu trực tuyến^{(using Excel to scrape data online)} , trong khi các nhà phân tích dữ liệu có thể tò mò về cách sử dụng COUNTIFS, SUMIFS và AVERAGEIFS^{(how to use COUNTIFS, SUMIFS and AVERAGEIFS)} để phân tích dữ liệu mở rộng.

Nếu bạn thích làm việc theo nhóm hoặc đang gặp khó khăn với một công thức Excel phức tạp, bạn cũng có thể ^(Excel)cộng tác trên bảng tính Excel^{(collaborate on Excel spreadsheets)} bằng cách sử dụng sổ làm việc được chia sẻ. Tuy nhiên, bạn có thể thấy rằng Google Trang tính là một lựa chọn tốt hơn^{(Google Sheets is a better option)} để cộng tác trực tuyến với nhiều chức năng và tính năng giống nhau.

How to Record a Macro in Excel

Performing the same actions over and over again isn’t just boring, but it can also be a waste of time аnd a drain on your productivity. This is especially true for beginner Excel users, who might not realise that it’s easy to automate common tasks by recording a macro. But what is an Excel macro? 

Excel macros allow you to automate many of the common tasks you’ll perform, from inserting formulas to formatting data. You don’t need to be a programmer to create them, as Excel can record your actions as you perform them. If you want to know how to record a macro in Excel, you’ll need to follow the steps below.

What Is an Excel Macro?

An Excel macro is a recorded set of instructions, created manually in VBA (Visual Basic for Applications) or recorded automatically using Excel’s Macro Recorder tool. A macro allows you to save any number of common actions, such as deleting blank columns, changing text formatting, or inserting new formulae into a workbook.

These saved actions can then be run with the click of a button or by using a specific keyboard shortcut. Each macro has a specific shortcut that you can use to quickly repeat the action.

If you use Excel to record a macro, you’ll reduce the time it takes to create or edit a spreadsheet, speeding up your workflow in the process.

How to Record a Macro in Excel

The easiest way to create a new macro in Microsoft Excel is to record it using the Macro Recorder tool, which you can use in Excel on Windows or Mac. Unfortunately, it isn’t possible to record a macro in Excel Online. 

1. To record a new macro in Excel, open a new or existing workbook. In the Developer tab on the ribbon bar, select the Record Macro button. Alternatively, press the Alt + T + M + R keys on your keyboard.

1. In the Record Macro window, you can set a name for your macro to identify its purpose in the Macro name box, as well as provide a description for other users in the Description box. You can also add a shortcut key (such as Ctrl + T) to assign the new macro to a keyboard shortcut.

1. In the Store macro in drop-down menu, you can set where you’d like to save the macro once it’s recorded, such as This Workbook (to save it to the open workbook), New Workbook (to save it to a new workbook), or Personal Macro Workbook (to allow you to use it in multiple workbooks). Select the OK button to begin recording once you’ve confirmed your choices.

1. Once you select OK, the Excel Macro Recorder will be in recording mode. Each action you perform, from clicking a button to editing a cell, will be recorded. Perform the actions you wish to record as a macro at this point, then select the Stop Recording button in the Developer tab once you’re done.

Running, Editing or Deleting Existing Microsoft Excel Macros

Depending on the save location you selected in the Record Macro window, your recorded Macro will be ready to run in your open workbook or in a newly opened workbook.

1. To run, edit, or delete the macro you’ve created, select Developer > Macros from the ribbon bar.

1. In the Macro window, a list of available macros to run in your open workbook will be listed. To run the macro, select it from the list, then select the Run button. You can also use the keyboard shortcut you selected when you created the macro to run it instead.

1. To make changes to the recorded macro instead, select the Edit button. This will open the Excel VBA editor, allowing advanced users to edit the VBA code and change how the macro runs. VBA beginners may find it easier to simply delete the macro and record it again.

1. To delete the macro, select it from the list, then select the Delete button.

1. Excel will ask you to confirm that you want to delete the macro. Select Yes to confirm this. Once deleted, you’ll need to record the macro again using the steps listed above.

Saving Excel Files with Recorded Macros

Excel workbooks are typically saved in the XLSX file format (or XLS for workbooks created in Excel 2007 and older). This file type supports most Excel data, but excludes any saved Excel macros.

To save an Excel file with recorded macros, you’ll need to use the XLSM file format instead.

1. To save an Excel file as a macro-enabled workbook, select File > Save As > Browse. 

1. In the Save As window, select Excel Macro-Enabled Workbook (*.xlsm) from the drop-down menu. Choose a location to save the file, then select the Save button to save it.

1. When you open the macro-enabled Excel file on another PC or Mac, you may need to authorize Excel to run any included macros first. Select the Enable Macros button to do this.

Sharing Excel Files with Recorded Macros

Excel macros are useful, but they also include potential security risks. If you open an Excel file containing macros from a source that you don’t recognize or trust, then you’re allowing that file to run dangerous code on your PC.

Because of this, online email providers like Gmail automatically block users from sending XLSM (macro-enabled Excel workbook) files to other users. If this happens, you may be able to use file sharing services like Google Drive to share it online with other users.

If you want to share your macro-enabled Excel file with another user nearby, then you could also look at local file transfer methods to share it with another PC or Mac, or with other devices like smartphones.

Macro-enabled Excel files can be packaged with viruses or other malware, so if you open an Excel file that you don’t trust, you may need to scan for malware afterwards to ensure that your PC isn’t compromised. Or scan the file itself before opening it.

Advanced Excel Tips and Tricks

Recording a macro is just one Excel trick that can help you save time, but there are other Excel features that can make you more productive as well. Power users might be interested in using Excel to scrape data online, while data analysts might be curious about how to use COUNTIFS, SUMIFS and AVERAGEIFS for extensive data analysis.

If you prefer to work as a team, or you’re struggling with a complicated Excel formula, you can also collaborate on Excel spreadsheets using a shared workbook. You may find that Google Sheets is a better option for online collaboration, however, with many of the same functions and features.

Related posts

• Thêm một Regression Trendline tuyến tính đến một Excel Scatter Plot

• Cách tạo Histogram trong Excel

• Cách an toàn Password Protect An Excel File

• Cách tạo Flowchart trong Word and Excel

• Cách Create Labels trong Word từ Excel Spreadsheet

• Định dạng ô bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel

• Cách lọc dữ liệu trong Excel

• Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Cách ẩn Trang tính, Ô, Cột và Công thức trong Excel

• Sử dụng Excel làm công cụ để sao chép dữ liệu từ web

• Cách tạo Gantt Charts trong Microsoft Excel

• Cách Tìm và Tính Phạm vi trong Excel

• Làm thế nào để hiểu phân tích điều gì xảy ra trong Microsoft Excel

• Sử dụng Excel để tìm ra lãi suất hiệu quả từ lãi suất danh nghĩa

• Sử dụng các hàm tóm tắt để tóm tắt dữ liệu trong Excel

• Hướng dẫn Kiến thức Cơ bản về Microsoft Excel - Học Cách sử dụng Excel

• Cách sử dụng Sparklines trong Excel

• Cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel

• Cách sử dụng hàm YEARFRAC trong Excel

• Làm thế nào để Automatically Backup một Word Document để onedrive