Google Tài liệu^{(Google Docs)} có rất nhiều tính năng tuyệt vời, nhưng trong một số trường hợp, thỉnh thoảng có một vài thứ mà mọi người cần mà Google Tài liệu không^{(Google Docs doesn)} có theo mặc định.

Có một số tiện ích bổ sung của Google Tài liệu^{(Google Doc)} mà bạn có thể bật, sẽ mở rộng cơ sở các tính năng có sẵn trong Google Tài liệu^{(Google Docs)} . Sau đây là mười trong số những cái tốt nhất.

Công cụ đánh dấu^{(Highlight Tool)}

Khi bạn đang chỉnh sửa tài liệu hoặc cộng tác theo bất kỳ cách nào khác, khả năng đánh dấu văn bản là vô giá. 

Có một cách để đánh dấu trong Google Tài liệu^{(Google Docs)} theo mặc định. Để làm như vậy, bạn cần chọn văn bản bạn muốn đánh dấu, chọn biểu tượng đánh dấu^{(highlight icon)} trong ruy-băng và chọn màu đánh dấu^{(highlight color)} bạn muốn sử dụng.

Điều này tạo ra một hiệu ứng nổi bật^{(highlight effect)} tốt cho văn bản bạn đã chọn. Tuy nhiên, quá trình này thực hiện một vài bước và các tùy chọn bị hạn chế.

Tiện ích bổ sung Google Doc của ^{(Google Doc)}Công cụ Đánh dấu^{(Highlight Tool)} giúp quá trình đánh dấu hoạt động hiệu quả hơn nhiều.

Sau khi cài đặt công cụ, bạn sẽ cần hoàn thành một vài bước thiết lập. Để thực hiện việc này, trong Google Tài liệu, hãy chọn ^{(Google Docs select)} Tiện ích bổ sung^(Add-ons) từ menu, chọn Công cụ đánh dấu^{(Highlight Tool)} và chọn Cài đặt^(Settings) .

Bật Tự động quét các bộ tô sáng khi bắt đầu^{(Automatically scan for highlighter sets on start)} .

Chọn dấu X ở góc để đóng cửa sổ. Cuối cùng, khởi động công cụ tô^{(highlighter tool)} sáng bằng cách chọn  Tiện ích bổ sung^(Add-ons) từ menu, chọn Công cụ^{(Highlight Tool)} tô sáng và chọn Bắt đầu^(Start) .

Thao tác này sẽ khởi chạy Công cụ đánh dấu^{(Highlight Tool)} . 

Để bắt đầu với việc đánh dấu, chỉ cần chọn văn bản bạn muốn đánh dấu bằng bất kỳ màu nào và chọn Thư viện Bút^{(Highlighter Library)} đánh dấu trong cửa sổ Công cụ Đánh dấu.

Chọn Bộ mới^{(New Set)} trong cửa sổ đầu tiên. Đặt tên cho tập hợp và áp dụng màu thích hợp. Cho màu nhãn nếu bạn thích. Khi bạn hoàn tất, hãy chọn Lưu^(Save) . 

Khi bạn tạo tập hợp màu đánh dấu, chúng sẽ xuất hiện trong cửa sổ Công cụ đánh dấu^{(Highlight Tool window)} ở phía bên phải của màn hình.

Ý tưởng là bạn có thể nhanh chóng chọn văn bản bạn muốn đánh dấu và chọn từ bất kỳ bộ màu đánh dấu nào bạn đã tạo. Thao tác này sẽ làm nổi bật văn bản đã chọn có màu đó.

Ý tưởng là bạn có thể tạo một tập hợp lớn bao gồm nhiều màu nổi bật mà bạn thích. Sau đó, bạn có thể nhanh chóng đánh dấu văn bản đã chọn bất kỳ màu nào trong số đó bằng cách nhấp vào bất kỳ bộ màu nào bạn thích trong cửa sổ đó.

Nó tăng tốc quá trình đánh dấu^{(highlight process)} và làm cho nó đơn giản hơn nhiều.

Khối mã^{(Code Blocks)}

Một tiện ích bổ sung tuyệt vời khác của Google Doc là Code Blocks . 

Nếu bạn thường xuyên cần ghi lại mã, một trong những cách tốt nhất để làm điều đó là sử dụng trình xử lý văn bản^{(word processor)} có thể xử lý và định dạng các ngôn ngữ mã cụ thể.

Theo mặc định, Google Docs không^{(Google Docs doesn)} thực sự xử lý tốt việc định dạng mã. Bạn cần phải định dạng các khối mã theo cách thủ công bằng cách chọn các loại phông chữ khác nhau, thêm màu nền^{(background color)} , v.v. Nhưng tại sao tất cả những thứ đó lại hoạt động khi bạn có thể sử dụng một tiện ích bổ sung mà tất cả những thứ đó đều giúp ích cho bạn?

Sau khi cài đặt tiện ích bổ sung Code Blocks , bạn có thể truy cập nó bằng cách chọn menu Tiện ích bổ sung^(Add-ons) , chọn Code Blocks , sau đó chọn Bắt đầu^(Start) .

Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ mới ở bên phải cho phép bạn chọn ngôn ngữ mã^{(code language)} và chủ đề định dạng bạn muốn sử dụng.

Bây giờ tất cả những gì bạn cần làm là dán mã của bạn vào tài liệu, đánh dấu toàn bộ khối mã, sau đó chọn nút Định dạng^(Format) trong cửa sổ Khối mã.

Điều này tạo ra mã được định dạng tuyệt vời được nhúng bên trong tài liệu Google^{(Google doc)} của bạn .

Addon này xử lý một loạt ngôn ngữ ấn tượng và bao gồm một loạt các chủ đề định dạng mã tuyệt vời.

Tài liệu có thể điền^{(Fillable Document)}

Một cách sử dụng rất phổ biến của Google Documents^{(Google Docs)} là tạo các mẫu biểu mẫu mà người khác có thể điền vào. Thật không may, Google Docs không^{(Google Docs doesn)} có bất kỳ tính năng tốt nào cho phép bạn dễ dàng tạo một tài liệu có thể điền vào.

Rất may, có một tiện ích bổ sung của Google Tài liệu có^{(Google Doc add-on)} tên là Tài liệu^{(Fillable Document)} có thể lấp đầy cho phép bạn thực hiện điều đó.

Giống như các tiện ích bổ sung khác, sau khi cài đặt nó, bạn cần chọn nó từ mục menu Tiện ích bổ sung và chọn ^{(Add-ons menu item and select)} Bắt đầu^(Start) . 

Khi bạn chạy addon lần đầu tiên, bạn cần chọn Bắt đầu thiết lập^{(Start setup)} để bắt đầu. Đối với Bước 1^{(Step 1)} , bạn sẽ cần chọn bảng tính mà bạn muốn lưu trữ dữ liệu từ biểu mẫu có thể điền của mình.

Bạn có thể tạo bảng tính mới hoặc chọn^{(spreadsheet or choose)} từ bảng tính hiện có. Chọn Tiếp theo^(Next) để tiếp tục. Trong bước thứ hai, bạn sẽ chọn để chọn hoặc tạo thư mục đích^{(destination folder)} .  

Trong bước cuối cùng, bạn sẽ cần tạo một mẫu email để gửi biểu mẫu có thể điền của bạn đến người nhận. Bước này là tùy chọn. 

Sau khi thiết lập xong, bạn có thể sử dụng cửa sổ Tài liệu^{(Document window)} có thể điền ở bên phải để tạo tất cả các trường cho tài liệu có thể điền của mình. Chỉ cần^(Just) chọn biểu tượng + bên cạnh Danh sách Trường^{(Field List)} . Bạn cũng có thể chọn Tạo trường mới^{(Create New Field)} . Sau đó, bạn có thể chèn các trường đó vào tài liệu bằng cách chọn biểu tượng Chèn Trường^{(Insert Field)} . . 

Các trường đó hiển thị bên trong tài liệu với các trình giữ chỗ có ký hiệu $ phía trước.

Bạn có thể xem phiên bản web của biểu mẫu bằng cách chọn Mở Biểu mẫu Web^{(Open Web Form)} trong cửa sổ Tài liệu^{(Document window)} có thể điền .

Khi bạn tạo xong biểu mẫu của mình, chỉ cần chọn Xuất bản biểu mẫu^{(Publish Form)} . Chọn tab Chia sẻ^(Sharing) để cung cấp danh sách địa chỉ email để gửi biểu mẫu có thể điền của bạn.

Chọn Xuất bản Biểu mẫu^{(Publish Form)} để hoàn tất và gửi email.

Mail Merge

Tiện ích bổ sung Kết hợp Thư^{(Mail Merge)} là một tiện ích bổ sung mạnh mẽ của Google Tài liệu^{(Google Doc)} cho phép bạn sử dụng các giá trị từ bảng tính Google Trang tính và chèn^{(Google Sheets spreadsheet and inserts)} các giá trị đó vào tài liệu mẫu. 

Tại sao điều này lại hữu ích? Nếu bạn coi một doanh nghiệp mà chủ sở hữu cần gửi hóa đơn cho hàng trăm khách hàng, thì tiện ích bổ sung này sẽ cho phép họ tạo tài liệu "^{(” document)} mẫu" hóa đơn chính^{(master invoice)} , nhưng điền vào các trường cụ thể bằng cách sử dụng các hàng dữ liệu từ bảng tính.

Điều này tạo ra nhiều chứng từ hóa đơn nếu cần để xử lý tất cả dữ liệu từ bảng tính ban đầu. Để sử dụng tiện ích bổ sung này, bạn chỉ cần chọn Kết hợp Thư^{(Mail Merge)} từ menu Tiện ích bổ sung^(Add-ons) và chọn Bắt đầu^(Start) .

Thao tác này sẽ mở ra cửa sổ Kết hợp Thư^{(Mail Merge window)} ở bên phải.

Sử dụng cửa sổ này để chọn bảng tính chứa dữ liệu bạn muốn hợp nhất. Sau đó, bạn có thể chọn từng trường mà bạn muốn sử dụng để hợp nhất vào mẫu tài liệu^{(document template)} .

Bạn cũng có thể chọn Hiển thị Cài đặt Email^{(Show Email Settings)} để tùy chỉnh mẫu tiêu đề email^{(email header template)} nếu bạn muốn tự động gửi hàng loạt tài liệu cho nhiều người dùng. 

Nếu bạn muốn sử dụng tính năng gửi email hàng loạt^{(batch email feature)} , hãy đảm bảo thiết lập cài đặt SMTP cho tiện ích bổ sung để sử dụng cài đặt SMTP chính xác cho tài khoản email^{(email account)} của bạn .

Ảnh miễn phí Pixabay^{(Pixabay Free Images)}

Một tiện ích bổ sung hữu ích khác của Google Doc^{(Google Doc add-on)} là Hình ảnh miễn phí Pixabay^{(Pixabay Free Images)} . Đây là một trong những tiện ích bổ sung dễ sử dụng nhất, vì nó chỉ đơn giản là một tìm kiếm hình ảnh^{(image search)} miễn phí cho những hình ảnh mà bạn có thể sử dụng trong tài liệu của riêng mình.

Để sử dụng nó, chỉ cần chọn Tiện ích bổ sung^(Add-ons) từ menu, chọn Hình ảnh miễn phí Pixabay^{(Pixabay Free Images)} và chọn Tìm kiếm hình ảnh^{(Search Images)} . 

Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ ở bên phải mà bạn có thể sử dụng để tìm kiếm hình ảnh miễn phí sử dụng trong tài liệu Google^{(Google document)} của mình . 

Chỉ cần chọn hình ảnh miễn phí để đặt nó vào tài liệu của bạn ở bất kỳ nơi nào bạn hiện có con trỏ.

Biến Doc^{(Doc Variables)}

Một thay thế cho tiện ích bổ sung Kết hợp Thư hoặc ^{(Mail Merge)}tiện ích bổ sung Tài liệu có^{(Document add-on)} thể điền là tiện ích bổ sung Biến tài liệu^{(Doc Variables)} . 

Tiện ích bổ sung này là hoàn hảo nếu bạn muốn có nhiều người điền vào một tài liệu với các giá trị riêng của họ. Tiện ích bổ sung cung cấp một biểu mẫu cộng tác mà người dùng có thể sử dụng để nhập dữ liệu vào các biến bạn đã tạo trong tài liệu.

Sau khi bạn đã cài đặt tiện ích bổ sung, việc tạo một tài liệu mẫu rất dễ dàng. Chỉ cần chọn ^{(Just select)} Tiện ích bổ sung^(Add-ons) từ menu, chọn Biến tài liệu^{(Doc Variables)} , chọn Chèn biến^{(Insert Variable)} và chọn loại biến bạn muốn nhúng vào tài liệu. 

Sau khi bạn chọn loại biến, chỉ cần đặt tên cho nó và chọn^{(name and select)} xem nó là một trường đơn lẻ hay bao gồm^{(field or covers)} nhiều dòng.

Chọn OK^{(Select OK)} và bạn sẽ thấy biến hiển thị^{(variable show)} trong tài liệu với biểu tượng “$” phía trước nó.

Bạn có thể gửi tài liệu cho ai đó để điền vào và tất cả những gì họ phải làm là chọn Bắt đầu^(Start) từ menu Bổ trợ^(Add-on) .

Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ ở bên phải với các trường cho tất cả các biến bạn đã tạo cho tài liệu. 

Người mà bạn gửi biểu mẫu đến sau đó chỉ cần điền các biến và nhấn mũi tên màu xanh là xong. Thao tác này sẽ tự động điền vào tài liệu với tất cả thông tin mà người đó đã nhập.

Đây là một cách tuyệt vời để tạo một biểu mẫu dễ điền hoặc chỉ là một tài liệu mẫu mà mọi người có thể dễ dàng điền chỉ bằng cách điền vào biểu mẫu bổ trợ.

Trình dọn dẹp văn bản^{(Text Cleaner)}

Nếu bạn chỉnh sửa nhiều tài liệu, tiện ích bổ sung Google Doc Text Cleaner có thể tự động hóa công việc của bạn.

Cài đặt tiện ích bổ sung này cho phép bạn truy cập vào các chỉnh sửa nhanh từ menu. Chỉ cần chọn ^{(Just select)} Tiện ích bổ sung^(Add-ons) từ menu, chọn Trình dọn dẹp văn bản^{(Text Cleaner)} và chọn bất kỳ chỉnh sửa nhanh nào có sẵn.

Ví dụ: bạn có thể thực hiện bất kỳ hành động nào trên toàn bộ tài liệu:

• Xóa ngắt dòng
• Bỏ ngắt đoạn
• Sửa lỗi ngắt dòng khó
• Xóa^(Remove) nhiều khoảng trắng khỏi câu
• Xóa các tab
• Sửa các dấu ngoặc kép thông minh

Nếu bạn muốn truy cập vào nhiều công cụ chỉnh sửa hơn, hãy chọn Định cấu hình^(Configure) . Một cửa sổ mới sẽ mở ra, nơi bạn có thể tùy chỉnh các tính năng của Text Cleaner .

Màn hình này không chỉ cho phép bạn tùy chỉnh tất cả các chỉnh sửa mà nó sẽ thực hiện cho bạn, mà nếu bạn chọn mọi thứ bạn muốn và chọn Lưu và xóa ngay bây giờ^{(Save and clean now)} , nó sẽ thực hiện tất cả các chỉnh sửa cùng một lúc trên tài liệu.

Công cụ này, giống như tất cả các công cụ khác được liệt kê trong bài viết này, nâng cao những gì bạn có thể làm với Google Tài liệu^{(Google Docs)} . Nó giúp bạn thực hiện những điều đáng ngạc nhiên với tài liệu của mình dễ dàng hơn nhiều.

10 Best Google Doc Add-ons To Create Amazing Documents

Google Docs has a lot of great features, but in some cases thеre are a few things people occasionally need that Google Docs doesn’t have by defaυlt.

There are a number of Google Doc add-ons you can enable that’ll extend the base of features available in Google Docs. The following are ten of the best ones.

Highlight Tool

When you’re editing a document or collaborating in any other way, the ability to highlight text is invaluable. 

There is a way to highlight in Google Docs by default. To do so, you need to select the text you want to highlight, select the highlight icon in the ribbon, and choose the highlight color you want to use.

This creates a good highlight effect for the text you’ve selected. However the process takes a few steps and the options are limited.

The Highlight Tool Google Doc add-on makes the process of highlighting much more functional.

After you install the tool, you’ll need to complete a few setup steps. To do this, in Google Docs select Add-ons from the menu, select Highlight Tool, and select Settings.

Enable Automatically scan for highlighter sets on start.

Select the X in the corner to close the window. Finally, start the highlighter tool by selecting  Add-ons from the menu, select Highlight Tool, and select Start.

This will launch the Highlight Tool. 

To get started with highlighting, just select the text you want to highlight in any color, and select the Highlighter Library in the Highlight Tool window.

Select New Set in the first window. Give the set a name, and apply an appropriate color. Give the color a label if you like. When you’re done, select Save. 

As you create highlight color sets, those will appear in the Highlight Tool window on the right side of the screen.

The idea is that you can quickly select the text you want to highlight, and select from any of the highlight color sets you’ve created. This will highlight the selected text that color.

The idea is that you can create a large set of as many highlight colors you like. Then you can quickly highlight selected text any of those colors by just clicking whatever color set you like in that window.

It speeds up the highlight process and makes it much simpler.

Code Blocks

Another great Google Doc add-on is Code Blocks. 

If you often need to document code, one of the best ways to do that is by using a word processor that can handle and format specific code languages.

By default, Google Docs doesn’t really handle code formatting very well. You need to format code blocks manually by selecting different font types, adding background color, and more. But why do all that work when you can use an add-on that does it all for you?

Once you install the Code Blocks add-on, you can access it by selecting the Add-ons menu, selecting Code Blocks, and then selecting Start.

This will open a new window on the right that lets you choose the code language and the formatting theme you want to use.

Now all you need to do is paste your code into the document, highlight the entire block of code, and then selecting the Format button in the Code Blocks window.

This creates amazingly formatted code embedded inside your Google doc.

This addon handles an impressive array of language, and includes a nice range of excellent code formatting themes.

Fillable Document

A very common use of Google Docs is to create form templates that other people can fill out. Unfortunately, Google Docs doesn’t have any good features that allow you to easily create a fillable document.

Thankfully, there’s an Google Doc add-on called Fillable Document that lets you do just that.

Like other add-ons, once you install it you need to select it from the Add-ons menu item and select Start. 

When you first run the addon, you’ll need to select Start setup to get started. For Step 1 you’ll need to select the spreadsheet where you want to store data from your fillable form.

You can create a new spreadsheet or choose from an existing one. Select Next to continue. In the second step, you’ll select to choose or create the destination folder.  

In the last step you’ll need to create an email template for sending your fillable form to recipients. This step is optional. 

Once you’re done with setup, you can use the Fillable Document window on the right to create all of the fields for your fillable document. Just select the + icon next to Field List. You can also select Create New Field. You can then insert those fields into the document by selecting the Insert Field icon. . 

Those fields show up inside the document with placeholders that have the $ symbol in front of them.

You can see the web version of the form by selecting Open Web Form in the Fillable Document window.

When you’re done creating your form, just select Publish Form. Select the Sharing tab to provide a list of email addresses to send your fillable form to.

Select Publish Form to finish and send out the emails.

Mail Merge

The Mail Merge add-on is a powerful Google Doc add-on that lets you use values from a Google Sheets spreadsheet and inserts those into a template document. 

Why is this useful? If you consider a business where the owner needs to send out invoices to hundreds of customers, this add-on would let them create a master invoice “template” document, but fill in specific fields using rows of data from a spreadsheet.

This generates as many invoice documents as needed to process all of the data from the original spreadsheet. To use this add-on, you just select Mail Merge from the Add-ons menu, and select Start.

This opens the Mail Merge window on the right.

Use this window to select the spreadsheet that contains the data you want to merge. You can then select each field that you want to use to merge to the document template.

You can also select Show Email Settings to customize the email header template if you want to automate sending the batch of documents to multiple users. 

If you do want to use the batch email feature, make sure to set up the SMTP settings for the addon to use the correct SMTP settings for your email account.

Pixabay Free Images

Another useful Google Doc add-on is Pixabay Free Images.  This is one of the easiest add-ons to use, since it’s simply a free image search for images you can use in your own document.

To use it, just select Add-ons from the menu, select Pixabay Free Images, and select Search Images. 

This will open a window on the right that you can use to search for free images to use in your Google document. 

Just select the free image to place it into your document wherever you currently have the cursor.

Doc Variables

An alternative to the Mail Merge add-on or the Fillable Document add-on is the Doc Variables add-on. 

This add-on is perfect if you want to have multiple people fill out a document with their own values. The add-on provides a collaborative form users can use to enter data into the variables you’ve created in the document.

Once you’ve installed the add-on, creating a templated document is easy. Just select Add-ons from the menu, select Doc Variables, select Insert Variable, and choose the type of variable you want to embed into the document. 

Once you select the variable type, just give it a name and select whether it’s a single field or covers multiple lines.

Select OK and you’ll see the variable show up in the document with the “$” symbol in front of it.

You can send the document to someone to fill out, and all they have to do is select Start from the Add-on menu.

This opens a window to the right with fields for all of the variables you’ve created for the document. 

The person you sent the form to then just needs to fill out the variables and press the blue arrow to finish. This will automatically fill out the document with all of the information the person entered.

This is a great way to create an easy-to-fill-out form, or just a templated document people can easily fill out just by filling out the add-on form.

Text Cleaner

If you edit a lot of documents, the Text Cleaner Google Doc add-on can automate your work.

Installing this add-on gives you access to quick edits from the menu. Just select Add-ons from the menu, select Text Cleaner, and select any of the available quick edits.

For example, you can perform any actions on the entire document:

• Remove line breaks
• Remove paragraph breaks
• Fix hard line breaks
• Remove multiple spaces from sentences
• Remove tabs
• Fix smart quotes

If you want access to more editing tools, then select Configure. A new window will open where you can customize Text Cleaner features.

This screen not only lets you customize all of the edits it’ll do for you, but if you select everything you want and select Save and clean now, it’ll perform all edits at once on the document.

This tool, like all of the others listed in this article, enhances what you can do with Google Docs. It makes it much easier to do surprising things with your documents.

Related posts

• 7 Best Gmail Add-Ons

• 20 Best Gmail Add-ons and Extensions cho Email Power Users

• Cách chuyển PDF sang định dạng Google Doc

• 8 Tiện ích bổ sung Trình chỉnh sửa PDF của Google Chrome tốt nhất

• Làm thế nào để sử dụng Google Sheets Drop Down Lists

• Google Exposure Notifications cho COVID Protection là gì?

• Protection tăng cường nào trong Google Chrome and How để kích hoạt nó

• Làm thế nào để sắp xếp hoặc Filter bởi Color trong Google Sheets

• Cách chèn chữ ký trong Google Docs

• 9 tính năng Hidden trong Google Maps Bạn nên kiểm tra

• Cách sử dụng nhiều Stops trong Google Maps

• 8 Google Search Tips: Luôn tìm những gì bạn là Looking cho

• Cách Application Launcher cho Google Drive Works

• Cách thiết lập Voicemail trên Google Voice

• Metric and Dimension trong Google Analytics là gì?

• các Google App & How để sử dụng nó là gì

• Nhìn vào Google Messages App cho Android. Có phải là bất kỳ Good?

• Google My Activity: Tại sao bạn nên quan tâm

• Cách sử dụng Google Calendar: 10 Pro Tips

• Làm thế nào để Thực hiện một Google Form: Một Complete Guide