Đối với những người sử dụng Excel thường xuyên, số lượng công thức và hàm tích hợp sẵn để tóm tắt và thao tác dữ liệu là đáng kinh ngạc. Excel được mọi người sử dụng theo đúng nghĩa đen: từ sinh viên trong một lớp học tài chính đến các nhà quản lý quỹ đầu cơ ở Phố Wall^{(Wall Street)} . Nó cực kỳ mạnh mẽ, nhưng đồng thời cũng rất đơn giản.

Đối với những người mới bắt đầu với Excel , một trong những nhóm hàm đầu tiên bạn nên học là các hàm tóm tắt. Chúng bao gồm SUM ,  AVERAGE , MAX ,  MIN , MODE , MEDIAN , COUNT , STDEV , LARGE , SMALL và AGGREGATE^{(SMALL and AGGREGATE)} . Các hàm này được sử dụng tốt nhất trên dữ liệu số.

Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo công thức và chèn hàm vào bảng tính Excel^{(Excel spreadsheet)} . Mỗi hàm trong Excel nhận các đối số^(arguments) , là các giá trị mà các hàm cần để tính toán kết quả đầu ra.

Hiểu công thức & chức năng

Ví dụ: nếu bạn cần cộng 2 và 2 với nhau, hàm sẽ là SUM  và các đối số sẽ là số 2 và 2 . Chúng tôi thường viết nó là 2 + 2, nhưng trong Excel , bạn sẽ viết nó là =SUM(2+2) . Ở đây bạn có thể xem kết quả của phép cộng hai số theo nghĩa đen đơn giản này.

Mặc dù không có gì sai với công thức này, nhưng nó thực sự không cần thiết. Bạn chỉ có thể nhập =2+2 trong Excel và điều đó cũng sẽ hoạt động. Trong Excel , khi bạn sử dụng một hàm như SUM , việc sử dụng các đối số sẽ hợp lý hơn. Với hàm SUM , Excel mong đợi ít nhất hai đối số, sẽ là tham chiếu đến các ô trên bảng tính.

Làm cách nào để chúng tôi tham chiếu một ô bên trong công thức Excel^{(Excel formula)} ? Chà, điều đó khá dễ dàng. Mỗi hàng có một số và mỗi cột có một chữ cái. A1 là ô đầu tiên trên bảng tính ở trên cùng bên trái. B1 sẽ là ô bên phải của A1. A2 là ô ngay bên dưới A1. Đủ dễ dàng^(Easy) phải không?

Trước khi chúng tôi viết công thức mới, hãy thêm một số dữ liệu vào cột A và B^{(columns A and B)} để làm việc với. Hãy tiếp tục và nhập các số ngẫu nhiên từ A1 đến A10 và B1^{(A10 and B1)} đến B10 cho tập dữ liệu của chúng tôi. Bây giờ, hãy chuyển đến D1 và nhập^{(D1 and type)} = =SUM(A1,B1) . Bạn sẽ thấy kết quả đơn giản là giá trị của A1 + B1 .

Có một số điều cần lưu ý khi nhập công thức trong Excel . Đầu tiên, bạn sẽ nhận thấy rằng khi bạn nhập dấu ngoặc đơn mở đầu tiên ^{(opening parenthesis)}( sau tên hàm^{(function name)} , Excel sẽ tự động cho bạn biết hàm đó nhận đối số nào. Trong ví dụ của chúng tôi, nó hiển thị number1 , number2 , v.v. Bạn phân tách các đối số bằng dấu phẩy. Điều này hàm cụ thể có thể nhận vô số giá trị vì đó là cách hàm SUM hoạt^{(SUM function)} động.

Thứ hai, bạn có thể nhập tham chiếu ô^{(cell reference)} theo cách thủ công (A1) hoặc bạn có thể nhấp vào ô A1 sau khi nhập dấu ngoặc đơn đang mở. Excel cũng sẽ đánh dấu ô có cùng màu với tham chiếu ô^{(cell reference)} để bạn có thể thấy chính xác các giá trị tương ứng. Vì vậy, chúng tôi đã tổng hợp một hàng với nhau, nhưng làm thế nào chúng tôi có thể tính tổng tất cả các hàng khác mà không cần nhập lại công thức hoặc sao chép và dán? May mắn thay, Excel làm cho điều này trở nên dễ dàng.

Di chuyển con trỏ chuột^{(mouse cursor)} đến góc dưới cùng bên phải của ô D1 và bạn sẽ nhận thấy nó thay đổi từ dấu thập trắng sang dấu cộng màu đen.

Bây giờ hãy nhấp và giữ nút chuột của bạn. Kéo con trỏ xuống hàng cuối cùng có dữ liệu rồi thả ra ở cuối.

Excel đủ thông minh để biết rằng công thức nên thay đổi và phản ánh các giá trị trong các hàng khác thay vì chỉ hiển thị cho bạn cùng một A1 + B1 . Thay vào đó, bạn sẽ thấy A2+B2 , A3+B3 , v.v.

Ngoài ra còn có một cách khác để sử dụng SUM giải thích một khái niệm khác đằng sau các đối số trong Excel . Giả sử chúng ta muốn tổng hợp tất cả các giá trị từ A1 đến A12 , sau đó chúng ta sẽ làm như thế nào? Chúng ta có thể gõ một cái gì đó như =SUM(A1, A2, A3, etc) , nhưng điều đó rất tốn thời gian. Một cách tốt hơn là sử dụng một phạm vi Excel^{(Excel range)} .

Để tính tổng A1 thành A12 , tất cả những gì chúng ta phải làm là nhập =SUM(A1:A12) với dấu hai chấm phân cách hai tham chiếu ô thay vì dấu phẩy. Bạn thậm chí có thể nhập một cái gì đó như =SUM(A1:B12) và nó sẽ tính tổng tất cả các giá trị từ A1 đến A12 và B1 đến B12^{(A1 thru A12 and B1 thru B12)} .

Đây là một tổng quan rất cơ bản về cách sử dụng các hàm và công thức trong Excel , nhưng nó đủ để bạn có thể bắt đầu sử dụng tất cả các hàm tổng hợp dữ liệu.

Chức năng Tóm tắt

Sử dụng cùng một tập dữ liệu, chúng ta sẽ sử dụng phần còn lại của các hàm tóm tắt để xem chúng ta có thể tính toán loại số nào. Hãy bắt đầu với các hàm COUNT và COUNTA .

Ở đây tôi đã nhập hàm COUNT vào D2 và hàm COUNTA vào E2, sử dụng phạm vi A2: A12  làm tập dữ liệu^{(data set)} cho cả hai hàm. Tôi cũng đã thay đổi giá trị trong A9 thành chuỗi văn bản ^{(text string)} xin chào^(hello) để hiển thị sự khác biệt. COUNT chỉ đếm các ô có số trong khi COUNTA đếm các ô có chứa văn bản và số. Cả hai hàm đều không đếm ô trống. Nếu bạn muốn đếm các ô trống, hãy sử dụng hàm COUNTBLANK .

Tiếp theo là các chức năng AVERAGE , MEDIAN và MODE . Trung bình là tự giải thích, trung vị là số ở giữa trong một tập hợp số và chế độ là số phổ biến nhất hoặc các số^{(number or numbers)} trong một tập hợp số. Trong các phiên bản Excel mới hơn , bạn có MODE.SNGL  và MODE.MULT vì có thể có nhiều hơn một số là số phổ biến nhất trong một tập hợp số. Tôi đã sử dụng B2: B12 cho phạm vi trong ví dụ bên dưới.

Tiếp tục, chúng ta có thể tính MIN , MAX và STDEV^{(MAX and STDEV)} cho bộ số B2: B12 . Hàm STDEV^{(STDEV function)} sẽ tính toán mức độ phân tán của các giá trị so với giá trị trung bình. Trong các phiên bản Excel mới hơn , bạn có STDEV.P và STDEV.S , tính toán dựa trên toàn bộ tập hợp hoặc dựa trên một mẫu, tương ứng.

Cuối cùng, hai chức năng hữu ích khác là LỚN^(LARGE) và NHỎ^(SMALL) . Chúng nhận hai đối số: phạm vi ô^{(cell range)} và giá trị lớn nhất thứ k mà bạn muốn trả về. Vì vậy, nếu bạn muốn giá trị lớn thứ hai trong tập hợp, bạn sẽ sử dụng 2 cho đối số thứ hai, 3 cho số lớn thứ ba, v.v. SMALL hoạt động theo cách tương tự, nhưng cung cấp cho bạn ^(SMALL)số nhỏ nhất^{(smallest number)} thứ k .

Cuối cùng, có một chức năng được gọi là AGGREGATE , cho phép bạn áp dụng bất kỳ chức năng nào khác được đề cập ở trên, nhưng cũng cho phép bạn thực hiện những việc như bỏ qua các hàng ẩn, bỏ qua các giá trị lỗi, v.v. Bạn có thể sẽ không cần sử dụng nó thường xuyên. , nhưng bạn có thể tìm hiểu thêm về nó^{(learn more about it)} ở đây trong trường hợp bạn cần.

Vì vậy, đó là tổng quan cơ bản về một số hàm tóm tắt phổ biến nhất trong Excel . Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy gửi bình luận. Vui thích!

Use Summary Functions to Summarize Data in Excel

For those who use Excel regulаrly, the number of built-in formulas and functions to summarize and manipulate data is ѕtaggering. Excel is literally used by everyone: from students in a financial clаss to hedge fund managers on Wall Ѕtreet. It’s extremelу powerful, but at the same time very ѕimple.

For those just getting started with Excel, one of the first group of functions you should learn are the summary functions. These include SUM, AVERAGE, MAX, MIN, MODE, MEDIAN, COUNT, STDEV, LARGE, SMALL and AGGREGATE. These functions are best used on numerical data.

In this article, I’ll show you how to create a formula and insert the function into an Excel spreadsheet. Each function in Excel takes arguments, which are the values the functions needs to calculate an output.

Understanding Formulas & Functions

For example, if you need to add 2 and 2 together, the function would be SUM and the arguments would be the numbers 2 and 2. We normally write this as 2 + 2, but in Excel you would write it as =SUM(2+2). Here you can see the results of this simple addition of two literal numbers.

Even though there is nothing wrong with this formula, it really isn’t necessary. You could just type =2+2 in Excel and that would work also. In Excel, when you use a function like SUM, it makes more sense to use arguments. With the SUM function, Excel is expecting at least two arguments, which would be references to cells on the spreadsheet.

How do we reference a cell inside the Excel formula? Well, that’s pretty easy. Every row has a number and every column has a letter. A1 is the first cell on the spreadsheet at the top left. B1 would be the cell to the right of A1. A2 is the cell directly below A1. Easy enough right?

Before we write our new formula, let’s add some data in columns A and B to work with. Go ahead and type random numbers from A1 to A10 and B1 to B10 for our data set. Now go to D1 and type in =SUM(A1,B1). You should see the result is simply the value of A1 + B1.

There are a couple of things to note while typing a formula in Excel. Firstly, you’ll notice that when you type the first opening parenthesis ( after the function name, Excel will automatically tell you what arguments that function takes. In our example, it shows number1, number2, etc. You separate arguments with commas. This particular function can take an infinite number of values since that is how the SUM function works.

Secondly, either you can type in the cell reference manually (A1) or you can click on the cell A1 after you typed the open parenthesis. Excel will also highlight the cell in the same color as the cell reference so you can see the corresponding values exactly. So we summed one row together, but how can we sum all the other rows without typing the formula again or copying and pasting? Luckily, Excel makes this easy.

Move your mouse cursor to the bottom right corner of cell D1 and you’ll notice it changes from a white cross to a black plus sign.

Now click and hold your mouse button down. Drag the cursor down to the last row with the data and then let go at the end.

Excel is smart enough to know that the formula should change and reflect the values in the other rows rather than just showing you the same A1 + B1 all the way down. Instead, you’ll see A2+B2, A3+B3 and so on.

There is also another way to use SUM that explains another concept behind arguments in Excel. Let’s say we wanted to sum up all the values from A1 to A12, then how would we go about it? We could type something like =SUM(A1, A2, A3, etc), but that is very time consuming. A better way is to use an Excel range.

To sum A1 to A12, all we have to do is type =SUM(A1:A12) with a colon separating the two cell references instead of a comma. You could even type something like =SUM(A1:B12) and it will sum all values in A1 thru A12 and B1 thru B12.

This was a very basic overview of how to use functions and formulas in Excel, but it’s enough so that you can start using all of the data summation functions.

Summary Functions

Using the same set of data, we’re going to use the rest of the summary functions to see what kind of numbers we can calculate. Let’s start with the COUNT and COUNTA functions.

Here I have entered the COUNT function into D2 and the COUNTA function into E2, using A2:A12 range as the data set for both functions. I also changed the value in A9 to the text string hello to show the difference. COUNT only counts the cells that have numbers whereas COUNTA counts cells that contain text and numbers. Both functions do not count blank cells. If you want to count blank cells, use the COUNTBLANK function.

Next up are the AVERAGE, MEDIAN and MODE functions. Average is self-explanatory, median is the middle number in a set of numbers and mode is the most common number or numbers in a set of numbers. In newer versions of Excel, you have MODE.SNGL and MODE.MULT because there could be more than one number that is the most common number in a set of numbers. I used B2:B12 for the range in the example below.

Moving on, we can calculate the MIN, MAX and STDEV for the set of numbers B2:B12. The STDEV function will calculate how widely values are dispersed from the average value. In newer versions of Excel, you have STDEV.P and STDEV.S, which calculates based on the entire population or based on a sample, respectively.

Finally, another two useful functions are LARGE and SMALL. They take two arguments: the cell range and the k-th largest value you want to return. So if you want the second largest value in the set, you would use 2 for the second argument, 3 for the third largest number, etc. SMALL works the same way, but gives you the k-th smallest number.

Lastly, there is a function called AGGREGATE, which allows you to apply any of the other functions mentioned above, but also lets you do things like ignore hidden rows, ignore error values, etc. You probably won’t need to use it that often, but you can learn more about it here in case you do need it.

So that’s a basic overview of some of the most common summary functions in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• Sử dụng chức năng “Chèn dữ liệu từ ảnh” mới của Excel Mobile

• Sử dụng Excel làm công cụ để sao chép dữ liệu từ web

• Lập biểu đồ dữ liệu Excel của bạn

• Cách lọc dữ liệu trong Excel

• Sử dụng Excel để tìm ra lãi suất hiệu quả từ lãi suất danh nghĩa

• Cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel

• Cách an toàn Password Protect An Excel File

• Cách theo dõi các thay đổi trong Excel

• Cách tạo Gantt Charts trong Microsoft Excel

• Hướng dẫn cho tất cả các phần mở rộng tệp Excel & Ý nghĩa của chúng

• Thêm một Regression Trendline tuyến tính đến một Excel Scatter Plot

• Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Cách thiết lập và sử dụng định dạng MLA trong Microsoft Word

• Cách tạo Flowchart trong Word and Excel

• Cách Create and Use AutoText trong Microsoft Word

• Sử dụng Excel Watch Window để theo dõi các ô quan trọng trong sổ làm việc

• Cách tạo Histogram trong Excel

• Liên kết các ô giữa Trang tính và Sổ làm việc trong Excel

• Cách tính Variance bằng Excel

• Cách sử dụng COUNTIFS, SUMIFS, AVERAGEIFS trong Excel