Từ lâu, dữ liệu biểu đồ trong Excel không chỉ trở nên đơn giản mà còn được tự động hóa đến mức bạn có thể dễ dàng chuyển từ bảng tính dạng bảng sang một vùng toàn diện, thanh, đường hoặc biểu đồ hình tròn ngay lập tức với một vài những cú nhấp chuột. Sau đó, khi bạn chỉnh sửa dữ liệu trong bảng tính của mình, Excel sẽ tự động thực hiện các thay đổi tương ứng đối với biểu đồ và đồ thị của bạn.

Tuy nhiên, đó không phải là phần cuối của phép thuật biểu đồ của chương trình. Ví dụ: bạn có thể thay đổi loại biểu đồ hoặc đồ thị^{(chart or graph type)} tại bất kỳ điểm nào, cũng như chỉnh sửa các lược đồ màu^{(edit color)} , phối cảnh (2D, 3D, v.v.), hoán đổi trục và nhiều hơn nữa.

Nhưng, tất nhiên, tất cả bắt đầu với bảng tính.

Bố trí dữ liệu của bạn^{(Laying Out Your Data)}

Mặc dù Excel cho phép bạn sắp xếp các bảng tính của mình theo nhiều cách, nhưng khi lập biểu đồ dữ liệu, bạn sẽ nhận được kết quả tốt nhất khi sắp xếp nó sao cho mỗi hàng đại diện cho một bản ghi và mỗi cột chứa các phần tử của hoặc liên quan đến các hàng cụ thể.

Hả^(Huh) ? Lấy ví dụ bảng tính sau.

Cột ngoài cùng bên trái chứa danh sách các máy in laser. Ngoại trừ Hàng 1^{(Row 1)} chứa nhãn cột hoặc tiêu đề, mỗi hàng đại diện cho một máy in cụ thể và mỗi ô tiếp theo chứa dữ liệu về máy cụ thể đó.

Trong trường hợp này, mỗi ô chứa dữ liệu tốc độ in: Cột B, mất bao lâu để in trang đầu tiên của lệnh in^{(print job)} ; Cột C^{(Column C)} , mất bao lâu để in tất cả các trang, kể cả trang đầu tiên; Cột D^{(Column D)} , mất bao lâu để đảo toàn bộ tài liệu, không xóa trang đầu tiên.

Mặc dù đây là một bảng tính hơi cơ bản, bất kể dữ liệu của bạn phức tạp đến đâu, việc tuân theo định dạng tiêu chuẩn này sẽ giúp hợp lý hóa quy trình. Như bạn sẽ thấy ở trên, bạn có thể ánh xạ các ô trong một phần nhỏ của bảng tính của mình hoặc lập biểu đồ cho toàn bộ tài liệu hoặc trang tính.

Biểu đồ Excel điển hình bao gồm một số phần riêng biệt, như thể hiện trong hình ảnh bên dưới.

Lập biểu đồ dữ liệu của bạn^{(Charting Your Data)}

Nếu bạn chưa làm điều này trước đây, có thể bạn sẽ ngạc nhiên về việc Excel dễ dàng tạo biểu đồ cho các bảng tính của bạn. Như đã đề cập, bạn có thể ánh xạ toàn bộ trang tính hoặc bạn có thể chọn một nhóm cột và hàng^{(columns and rows)} để lập biểu đồ.

Ví^(Say) dụ, giả sử rằng trong trang tính chúng ta đang làm việc ở phần trước mà bạn chỉ muốn lập biểu đồ hai cột dữ liệu đầu tiên ( cột B và C^{(columns B and C)} ), bỏ đi cột D. Điều này đòi hỏi một quy trình hai bước đơn giản:

• Chọn dữ liệu bạn muốn lập biểu đồ, bao gồm các nhãn trong cột bên trái và tiêu đề^{(column and headers)} trong các cột bạn muốn đưa vào biểu đồ của mình, như được hiển thị bên dưới.

• Nhấn ALT+F1 .

Hoặc, để lập biểu đồ cho toàn bộ bảng tính, hãy làm theo các bước sau.

• Chọn^(Select) tất cả dữ liệu trong bảng tính, như thể hiện trong hình trên cùng bên dưới^{(image below)} . Không^{(Do not )} chọn toàn bộ trang tính, như thể hiện trong hình ảnh thứ hai bên dưới —^{(image below—select)} chỉ chọn các ô chứa dữ liệu.

• Nhấn ALT+F1 .

Excel thực hiện rất tốt việc chọn loại biểu đồ^{(chart type)} thích hợp cho dữ liệu của bạn, nhưng nếu bạn thích một loại biểu đồ khác, chẳng hạn như thanh ngang hoặc có lẽ là một bảng màu^{(color scheme)} khác , thậm chí có thể là một bố cục 3D với các tô màu và hình nền. , chương trình tạo ra tất cả các hiệu ứng này và dễ dàng đạt được hơn.

Thay đổi loại biểu đồ^{(Changing Chart Type)}

Như với mọi thứ khác trong Excel , có một số cách để sửa đổi loại biểu đồ của bạn. Tuy nhiên, dễ nhất là.

• Chọn biểu đồ.
• Trên thanh menu, bấm Thiết kế biểu đồ^{( Chart Design)} .
• Trên ruy-băng Thiết kế Biểu đồ, hãy chọn Thay đổi Loại Biểu đồ^{( Change Chart Type)} .

Thao tác này sẽ mở hộp thoại Thay đổi loại biểu đồ^{(Change Chart Type dialog)} , được hiển thị ở đây.

Như bạn có thể thấy, có rất nhiều loại biểu đồ và việc nhấp vào một trong số chúng sẽ hiển thị một số biến thể trên đầu hộp thoại^{(dialog box)} .

Ngoài việc thay đổi các loại biểu đồ từ ribbon Thiết kế Biểu đồ^{(Chart Design ribbon)} , bạn cũng có thể thực hiện một số sửa đổi khác, chẳng hạn như phối màu, bố cục hoặc áp dụng một trong nhiều kiểu biểu đồ được thiết kế trước của chương trình. Tất nhiên, kiểu biểu đồ tương tự như kiểu đoạn văn trong ^(Chart)Microsoft Word . Như trong MS Word , bạn có thể áp dụng một trong nhiều kiểu hiện có, chỉnh sửa kiểu hiện có hoặc tạo kiểu của riêng bạn.

Thêm và xóa các phần tử biểu đồ^{(Adding And Removing Chart Elements)}

Tất nhiên, các phần tử biểu đồ là các thành phần khác nhau, chẳng hạn như tiêu đề, chú giải, trục X và Y^{(X and Y axis)} , v.v. tạo nên biểu đồ của bạn. Bạn có thể thêm và xóa các phần tử này bằng cách nhấp vào biểu tượng dấu cộng xuất hiện ở bên phải của biểu đồ khi bạn chọn nó.

Bên dưới Phần tử biểu đồ^{(Chart Elements)} bay ra là Kiểu biểu đồ^{(Chart Styles)} bay ra, hiển thị khi bạn nhấp vào biểu tượng cọ vẽ^{(paintbrush icon)} ở bên phải của biểu đồ.

Bên dưới Kiểu biểu đồ, bạn sẽ tìm thấy Bộ lọc biểu đồ^{( Chart Filters)} , cho phép bạn bật và tắt (hoặc lọc) các thành phần khác nhau của biểu đồ, như được hiển thị ở đây:

Nếu những tùy chọn đó không đủ sửa đổi, có một số tùy chọn khác trong Khu vực biểu đồ định dạng ở^{(Format Chart Area)} bên phải của trang tính cho phép bạn thay đổi tất cả các khía cạnh của biểu đồ, từ điền và nền đến đường lưới, thanh 3D, lát bánh, đổ bóng - tôi có thể tiếp tục, và tiếp tục. Nhưng tôi chắc rằng bạn hiểu rõ về những thứ có sẵn.

Ví dụ: khi bạn nhấp vào Tùy chọn văn bản^{( Text Options)} , bạn sẽ nhận được một loạt các hiệu ứng khác mà bạn có thể áp dụng cho văn bản trong biểu đồ của mình. Các tùy chọn gần như không giới hạn, đến mức mà không có một số hạn chế, bạn có thể tạo ra một số biểu đồ và đồ thị trông sặc sỡ -^{(graphs –)} mà không cần cố gắng hết sức, điều này đưa tôi đến một hướng dẫn thiết kế^{(design guideline)} quan trọng .

Chỉ vì bạn có tất cả những công cụ thiết kế tuyệt vời này không có ^{(disposal doesn)}nghĩa là^{(t mean)} bạn phải sử dụng chúng… .hoặc, không quá nhiều chúng cùng một lúc. Ý tưởng là làm cho đồ họa của bạn đủ hấp dẫn để thu hút sự chú ý của khán giả, nhưng không quá bận rộn đến mức bản thân thiết kế làm giảm đi thông điệp mà bạn đang cố gắng truyền tải. Xét cho cùng, thông điệp mới là điều quan trọng, không phải năng lực thiết kế của bạn hay sức mạnh vũ phu của ^{(design prowess)}phần mềm thiết kế^{(design software)} đồ họa của bạn .

Một nguyên tắc nhỏ là, nếu nó trông quá bận rộn và mất tập trung, thì có lẽ là như vậy; câm nó xuống một số. Đừng sử dụng quá nhiều phông chữ trang trí, nếu có, vì chúng không dễ đọc. Khi sử dụng biểu đồ và đồ thị theo định hướng kinh doanh, hãy tập trung vào những gì^(what) bạn đang cố gắng nói chứ không quá chú trọng vào cách^(how) bạn nói.

Trong khi đó, việc lập biểu đồ dữ liệu dạng bảng có thể khiến nó dễ hiểu và thân thiện hơn nhiều so với cột sau cột văn bản và số^{(text and numbers)} .

Charting Your Excel Data

For some time now, charting data in Excel has become not only simple but also automated to the extent that you can easily go from a tabular spreadsheet to a comprehensive area, bar, line, or pie chart in no time with a few well-contemplated mouse clicks. Then as you edit the data in your spreadsheet, Excel automatically makes corresponding changes to your charts and graphs.

That’s not the end of the program’s charting magic, though. You can, for example, change the chart or graph type at any point, as well as edit color schemes, the perspective (2D, 3D, and so on), swap axis, and much, much more.

But, of course, it all starts with the spreadsheet.

Laying Out Your Data

While Excel allows you to arrange your spreadsheets in many ways, when charting data, you’ll get the best results laying it out so that each row represents a record and each column contains elements of or pertaining to specific rows.

Huh? Take the following spreadsheet, for example.

The far-left column contains a list of laser printers. Except for Row 1, which holds the column labels, or headers, each row represents a specific printer, and each subsequent cell holds data about that particular machine.

In this case, each cell holds print speed data: Column B , how long it took to print the first page of a print job; Column C, how long it took to print all pages, including the first page; Column D, how long it took to churn the entire document, sans the first page out.

While this is a somewhat basic spreadsheet, no matter how complex your data, sticking to this standard format helps streamline the process. As you’ll see coming up, you can map the cells in a small part of your spreadsheet or chart the entire document, or worksheet.

The typical Excel chart consists of several distinct parts, as shown in the image below.

Charting Your Data

If you haven’t done this before, you’ll probably be surprised at how easy Excel makes charting your spreadsheets. As mentioned, you can map the entire worksheet, or you can select a group of columns and rows to chart.

Say, for example, that in the worksheet we were working on in the previous section that you wanted to chart only the first two columns of data (columns B and C), leaving out column D. This entails a simple two-step procedure:

• Select the data you want to chart, including the labels in the left column and headers in the columns you wish to include in your chart, as shown below.

• Press ALT+F1.

Or, to chart the entire spreadsheet, follow these steps.

• Select all the data in the spreadsheet, as shown in the top image below. Do not select the entire sheet, as shown in the second image below—select only the cells containing data.

• Press ALT+F1.

Excel does a great job of choosing the appropriate chart type for your data, but if you prefer a different type of chart, such as, say, horizontal bars, or perhaps a different color scheme, maybe even a 3D layout with gradient fills and backgrounds, the program makes all these effects and more easy to achieve.

Changing Chart Type

As with everything else in Excel, there are several ways to modify your chart type. The easiest is, however, to.

• Select the chart.
• On the menu bar, click Chart Design.
• On the Chart Design ribbon, choose Change Chart Type.

This opens the Change Chart Type dialog box, shown here.

As you can see, there are numerous chart types, and clicking one of them displays several variations across the top of the dialog box.

In addition to changing chart types from the Chart Design ribbon, you can also make several other modifications, such as color schemes, layout, or applying one of the program’s many pre-designed chart styles. Chart styles are, of course, similar to paragraph styles in Microsoft Word. As in MS Word, you can apply one of the numerous styles as-is, edit existing styles, or create your own.

Adding And Removing Chart Elements

Chart elements are, of course, the various components, such as the title, the legend, the X and Y axis, and so on that make up your chart. You can add and remove these elements by clicking the plus symbol that appears on the right side of the chart when you select it.

Beneath the Chart Elements fly out is the Chart Styles fly out, which displays when you click the paintbrush icon to the right of the chart.

Beneath Chart Styles you’ll find Chart Filters, which lets you turn on and off (or filter) various components of your chart, as shown here:

If those aren’t enough modification options, there are a slew of others in the Format Chart Area to the right of the worksheet that lets you change all aspects of your chart, from fills and backgrounds to gridlines, to 3D bars, pie slices, drop shadows – I can go on, and on. But I’m sure you get the point as to what’s available.

When you click Text Options, for example, you get another barrage of effects you can apply to the text in your charts. The options are almost unlimited, to the extent that without some restraint, you could wind up creating some garish-looking charts and graphs – without even trying all that hard, which brings me to an important design guideline.

Just because you have all these fantastic design tools at your disposal doesn’t mean you have to use them….or, well, not so many of them at the same time. The idea is to make your graphics attractive enough to catch your audience’s attention, but not so busy that the design itself detracts from the message you’re trying to convey. It is, after all, the message that’s important, not your design prowess or the brute power of your graphics design software.

A good rule of thumb is that, if it looks too busy and distracting, it probably is; dumb it down some. Don’t use too many decorative fonts, if any, as they’re not easy to read. When using business-oriented charts and graphs, concentrate on what you’re trying to say and not so much on how you say it.

Meanwhile, charting tabular data can render it much easier to understand and much friendlier than column after column of text and numbers.

Related posts

• Cách lọc dữ liệu trong Excel

• Sử dụng chức năng “Chèn dữ liệu từ ảnh” mới của Excel Mobile

• Sử dụng các hàm tóm tắt để tóm tắt dữ liệu trong Excel

• Sử dụng Excel làm công cụ để sao chép dữ liệu từ web

• Thêm một Regression Trendline tuyến tính đến một Excel Scatter Plot

• Cách sử dụng Sparklines trong Excel

• Làm thế nào để Quay Macro trong Excel

• Cách mở nhiều phiên bản Excel

• Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Cách thêm nhận xét vào ô trang tính Excel

• Cách tìm các giá trị phù hợp trong Excel

• Cách Group Worksheets trong Excel

• Độ rộng cột tự động bổ sung và độ cao hàng trong Excel

• Cách tạo đồ thị hoặc biểu đồ đơn giản trong Excel

• Cách tạo Histogram trong Excel

• Cách sử dụng các tính năng AutoRecover và AutoBackup của Excel

• Sử dụng Excel Watch Window để theo dõi các ô quan trọng trong sổ làm việc

• Cách theo dõi các thay đổi trong Excel

• Cách tạo Drop Down List trong Excel

• Di chuyển dữ liệu từ MS Access sang Cơ sở dữ liệu SQL Server