Có lẽ chúng ta đang sử dụng nhiều giấy hơn bao giờ hết, mặc dù việc xử lý các tài liệu kỹ thuật số dễ dàng hơn, nhanh hơn và rẻ hơn. Vì vậy, hãy quét những di tích giấy đó vào máy tính Windows của bạn và tái chế giấy.

Tôi nên sử dụng loại tệp nào?^{(What File Type Should I Use?)}

Hầu hết các ứng dụng quét có thể lưu tệp ở một hoặc nhiều định dạng: 

• BMP: Còn được gọi là bitmap, đây là một loại tệp hình ảnh cũ hơn hiếm khi được sử dụng.
• TIFF: Loại tệp ^(TIFF:) TIFF và TIF tốt nhất khi bạn cần độ phân giải cao. Sử dụng cái này nếu bạn muốn tạo bản in quét chất lượng cao. 
• JPEG: Nhiều người quen thuộc với định dạng tệp JPEG hoặc JPG . Nó cho phép lưu các bản quét với kích thước tệp nhỏ hơn. Tuy nhiên, có một số giảm chất lượng.
• PNG: Tương đối mới so với các loại khác, loại tệp PNG dẫn đến kích thước tệp lớn hơn một chút so với ^(PNG)JPG^(JPGs) , nhưng chất lượng gần như tương đương với tệp gốc. Nếu nghi ngờ, hãy chọn PNG .
• PDF: Loại tệp tài liệu di động của Adobe được sử dụng tốt nhất cho văn bản được quét mà bất kỳ ai cũng có thể đọc được trên màn hình hoặc trên giấy. Đó là một lựa chọn tồi để quét ảnh^{(scanning pictures)} vì kích thước tệp sẽ lớn và nó không dịch sang web tốt.

Quét tài liệu vào Windows bằng Ứng dụng quét Windows^{(Scan Documents into Windows with Windows Scan App)}

Phần tốt nhất của hầu hết các máy in là máy quét^(scanner) . Đây cũng là cách phổ biến nhất để quét tài liệu vào Windows . Cách thức hoạt động của nó sẽ khác một chút từ máy quét này sang máy quét khác.

Máy quét, giống như máy in tất cả trong một, có mặt phẳng hoặc khay nạp tài liệu (đôi khi cả hai).

1. Để bắt đầu một quá trình quét mới, hãy đặt tài liệu úp xuống mặt phẳng hoặc mặt úp trong khay nạp tài liệu. Hướng chính xác phụ thuộc vào kiểu máy in của bạn.

1. Mở ứng dụng Microsoft Scan^{(Microsoft Scan App)} . Máy in tất cả trong một sẽ được hiển thị trong Máy quét^(Scanner) . Để Nguồn^{(Source )} ở dạng Tự động định cấu hình^{(Auto-configured)} . Chọn loại tệp mong muốn trong menu thả xuống Loại tệp^{(File type )} . 

1. Chọn Hiển thị thêm^{(Show more)} trong menu Loại tệp^{(File type )} thả xuống. 

Bạn có thể đặt nơi tệp kết quả sẽ được lưu bằng cách chọn Quét^(Scans) . Nếu bạn để nó ở Scans , nó có thể sẽ chuyển đến thư mục Pictures > Scans của bạn . Nó sẽ tạo thư mục Quét^(Scans) nếu thư mục này không tồn tại.

1. Chọn nút Quét^{(Scan )} để bắt đầu quét. 

1. Có một cửa sổ tiến trình quét. Tùy thuộc vào kích thước của mục được quét, quá trình này có thể mất vài giây đến vài phút.

1. Khi quá trình quét kết thúc, nó sẽ hiển thị cho bạn tên tệp, như được hiển thị trong hình chữ nhật màu vàng. Để xem tệp đã quét ngay lập tức, hãy chọn nút Xem^{(View )} . Nó sẽ mở trong trình xem ảnh mặc định cho loại tệp. Nếu không, hãy chọn Đóng^(Close) .

Quét sang Windows bằng Windows Fax và Quét^{(Scan to Windows with Windows Fax and Scan)}

Có, Windows Fax và Scan vẫn khả dụng. Mặc dù là phần mềm cũ hơn nhưng nó cho phép kiểm soát nhiều hơn quá trình quét. 

1. Để bắt đầu một quá trình quét mới, hãy đặt tài liệu úp xuống mặt phẳng hoặc mặt úp trong khay nạp tài liệu. Chọn Quét mới^{(New Scan )} để bắt đầu quá trình.

1. Trong cửa sổ Quét mới^{(New Scan )} , có một số tùy chọn quét. Bạn có thể thay đổi sang một máy quét khác, tạo cấu hình quét và chọn giữa Phẳng^(Flatbed) và Bộ nạp tài liệu^{(Document Feeder)} làm nguồn. Bạn cũng có thể đặt định dạng màu dưới dạng màu, đen trắng hoặc thang độ xám. Sau đó, chọn loại tệp, DPI và điều chỉnh độ sáng và độ tương phản. Chọn nút Xem trước^{(Preview )} để xem quá trình quét sẽ như thế nào, sau đó thay đổi cài đặt nếu cần. 

1. Khi đã sẵn sàng, hãy nhấp vào Quét^(Scan) . Tùy thuộc vào cài đặt, quá trình quét có thể mất một chút thời gian.

1. Tài liệu đã quét được hiển thị trong vùng xem trước lớn. Đánh dấu^(Highlight) bản quét sẽ được lưu bằng cách nhấp một lần vào nó, sau đó chọn Lưu dưới dạng^{(Save as)} .

1. Điều hướng đến nơi bạn muốn lưu bản quét trong Windows . Bước này cho phép bạn chọn một định dạng tệp khác. Chọn từ TIFF , BMP , GIF hoặc PNG , sau đó chọn Lưu^(Save) .

Quét tài liệu vào Windows bằng iPhone^{(Scan Documents into Windows with an iPhone)}

Bạn không cần một ứng dụng đặc biệt dành cho iPhone của Apple^(Apple) để quét tài liệu. Nó được tích hợp vào iOS như một phần của ứng dụng Ghi chú^(Notes) . Để chia sẻ với Windows , bạn cần có tài khoản Teams hoặc OneDrive và đã đăng ký tài khoản đó trên iPhone. Nếu không, bạn cũng có thể gửi email cho chính mình.

1. Mở ứng dụng Ghi chú^(Notes) .

1. Chọn biểu tượng ghi chú mới.

1. Chọn biểu tượng máy ảnh, sau đó chọn Quét tài liệu^{(Scan Documents)} .

1. Hướng máy ảnh vào tài liệu để quét và có được hình ảnh rõ ràng nhất có thể. Khi đã sẵn sàng, hãy nhấn vào vòng tròn để quét.

1. Sẽ có một hình chữ nhật xung quanh hình ảnh được quét. Chạm^(Tap) và giữ các hình tròn ở mỗi góc để vừa hình chữ nhật với tài liệu cần quét. Khi giữ một vòng tròn, nó sẽ phóng to và cung cấp chế độ xem phóng đại của góc đó để quét chính xác. Khi đã sẵn sàng, hãy chọn Keep Scan để tiếp tục.

1. Một tài liệu khác có thể được quét và thêm vào cùng một ghi chú bằng cách làm theo các bước 4 và 5. Khi quét xong, hãy nhấn Lưu^(Save) .

1. Có một cơ hội khác để xác nhận quá trình quét là tốt. Nếu tốt, hãy nhấn vào Xong^(Done) .

1. Chọn menu ba chấm.

1. Trong menu trượt trong, chọn Chia sẻ Ghi chú^{(Share Note)} .

1. Chọn OneDrive hoặc Nhóm^{(Teams )} để chia sẻ bản quét dưới dạng tệp PDF . Bây giờ, hãy mở OneDrive hoặc Teams trên thiết bị Windows của bạn và truy xuất tệp đã quét.

Quét tài liệu vào Windows bằng Google Drive^{(Scan Documents into Windows with Google Drive)}

Các phiên bản Android cũ hơn có thể quét tài liệu trực tiếp từ ứng dụng máy ảnh. Trong các phiên bản gần đây, tính năng quét đã được chuyển sang ứng dụng Google Drive . 

1. Mở ứng dụng Google Drive và chọn nút dấu cộng ( + ) gần góc dưới cùng bên phải.

1. Trong menu trượt trong, chọn Quét^(Scan) .

1. Định vị camera điện thoại để chụp tài liệu theo ý muốn, sau đó nhấn vào nút quét có dấu kiểm để chụp.

1. Nó tự động chọn loại tài liệu PDF . Để quét các trang khác, hãy chọn biểu tượng dấu cộng ở dưới cùng bên trái, được hiển thị ở đây với một hình chữ nhật màu vàng xung quanh nó. Khi đã sẵn sàng, hãy chọn Lưu^(Save) .

1. Trong màn hình Lưu vào Drive^{(Save to Drive )} , bạn có thể thay đổi tiêu đề tài liệu, tài khoản sẽ sử dụng và thư mục để lưu bản quét. Nó mặc định là Ổ của tôi^{(My Drive)} . 

Để lưu vào một thư mục khác trong Drive , hãy nhấn vào Drive của tôi^{(My Drive )} và điều hướng đến vị trí mong muốn và nhấn vào Chọn^(Select) . Ứng dụng quay lại màn hình Lưu vào Drive^{(Save to Drive )} . Nhấn vào Lưu^(Save) .

1. Nếu bạn có ứng dụng Google Drive trên máy tính Windows của mình , ứng dụng này sẽ đồng bộ hóa gần như ngay lập tức và bạn có thể tải tệp trong Windows File Explorer trong thư mục Google Drive . Để gửi bản quét đến máy tính Windows của bạn , hãy chọn menu ba chấm cho tài liệu.

1. Chọn Chia sẻ^(Share) .

1. Gửi email qua Outlook hoặc chia sẻ nó với OneDrive hoặc OneNote . Sau đó, nó có thể truy cập trên thiết bị Windows của bạn thông qua một trong các ứng dụng đó.

Quét tài liệu vào Windows bằng ứng dụng Office^{(Scan Documents into Windows with the Office App)}

Bạn có thể sử dụng ứng dụng Microsoft Office làm ứng dụng quét trên thiết bị Android và iOS. Microsoft cũng có ứng dụng Lens hoạt động theo cách tương tự. Nếu bạn có giấy phép Microsoft 365 , hãy sử dụng ứng dụng Office vì nó có thể làm được nhiều việc hơn là chỉ quét.

1. Mở ứng dụng Office và chọn nút dấu cộng để nhận menu Quick Capture .

1. Trong menu mới, chọn Quét^(Scan) .

1. Đặt máy ảnh trên tài liệu. Office sẽ tự động phát hiện các cạnh của nó. Nhấn vào vòng tròn màu trắng để chụp nó.

1. Nếu cần, hãy điều chỉnh các đường viền bằng cách giữ ngón tay của bạn trên bất kỳ tay cầm nào và di chuyển nó xung quanh. Chọn Xác nhận^(Confirm) .

1. Chọn Xong^{(Done )} để bắt đầu lưu quá trình quét.

1. Các tùy chọn^(Options) cho phép chọn định dạng tệp. Nó có thể là tài liệu hình ảnh, PDF hoặc Word . Bạn có thể thay đổi Kích thước tệp^{(File Size)} , nhưng lưu ý rằng chất lượng cũng sẽ thay đổi. Để lưu vào Windows , hãy chọn OneDrive của bạn . Nó sẽ đồng bộ với OneDrive > thư mục Documents trên máy tính Windows của bạn.

Chuyển tài liệu đã quét sang Windows bằng ứng dụng Office^{(Transfer Scanned Documents into Windows with the Office App)}

Chương trình quét Office có một tính năng tiện dụng khác khi bạn muốn quét tài liệu và truy cập tài liệu đó trên máy tính không phải của bạn. Hành động Transfer Files có thể làm điều đó và bạn thậm chí không cần cổng USB^(USB) hoặc cáp.

1. Trong ứng dụng Office, hãy nhấn vào nút Hành động^{(Actions )} .

1. Cuộn xuống phần Chia sẻ tệp^{(Share files )} và chọn Truyền tệp^{(Transfer Files)} .

1. Trong trình duyệt trên máy tính, truy cập transfer.office.com , đăng nhập, sau đó chọn Gửi^(Send) .

1. Trên điện thoại, nhấn Sẵn sàng để quét^{(Ready to Scan)} .

1. Khi trang web chuyển tiền mở ra, nó sẽ hiển thị một mã QR. 

1. Quét mã QR bằng điện thoại.

1. Điện thoại (bên trái) và trang web (bên phải) sẽ hiển thị một mã. Nếu mã khớp, hãy chọn Ghép nối^{(Pair )} trên điện thoại và trình duyệt web.

1. Trên điện thoại, hãy chọn tệp hoặc các tệp bạn muốn chuyển, sau đó chọn dấu kiểm gần phía trên bên phải của màn hình. Bạn sẽ thấy rằng trình duyệt web chỉ đang chờ đợi.

1. Khi quá trình chuyển diễn ra, tệp sẽ được tải xuống thư mục tải xuống mặc định của trình duyệt. Bạn cũng sẽ thấy nó trong trình duyệt web. Nếu bạn muốn tải xuống lại, hãy di chuột qua Đã nhận^{(Received )} và nó sẽ trở thành nút tải xuống. Nếu bạn quên điều gì đó, hãy quay lại điện thoại và chọn Gửi thêm tệp^{(Send More Files)} .

1. Hãy nhớ^(Remember) truy cập trình duyệt của máy tính và chọn Đã kết nối,^{(Connected, )} sau đó Ngắt kết nối Điện thoại^{(Disconnect Phone )} để giữ an toàn cho điện thoại của bạn.

Có một số chương trình quét dành cho Windows , iOS và Android , nhưng tại sao không sử dụng các ứng dụng quét tích hợp mà chúng tôi đã đề cập? Chúng đã ở đó và chúng tôi chắc chắn rằng bạn sẽ thích sử dụng các phương pháp này để tiết kiệm tệp và thời gian.

How Do You Scan a Document to Your Windows Computer

We probably usе more paper now than ever, even though it’s eаsier, faster, and cheaрer to deal with digital documentѕ. So scаn those paper relicѕ into your Windows сomputer and recycle the paper.

What File Type Should I Use?

Most scan apps can save the file in one or more formats: 

• BMP: Also known as bitmap, this is an older image file type that’s seldom used.
• TIFF: TIFF and TIF file types are best when you need high resolution. Use this one if you want to make high-quality prints of the scan. 
• JPEG: Many people are familiar with the JPEG or JPG file format. It allows for saving scans with a smaller file size. However, there is some loss of quality.
• PNG: Relatively new compared to the others, PNG filetype results in file size a bit larger than JPGs, yet the quality is almost the same as the original file. If in doubt, choose PNG.
• PDF: Adobe’s portable document file type is best used for scanned text that needs to be readable by anyone on a screen or paper. It’s a bad choice for scanning pictures as the file size will be large, and it doesn’t translate to the web well.

Scan Documents into Windows with Windows Scan App

The best part of most printers is the scanner. It’s also the most common way to scan documents into Windows. How this works will differ a little from scanner to scanner.

Scanners, like those on all-in-one printers, have a flatbed or document feeder (sometimes both).

1. To start a new scan, place the document face down on the flatbed or facedown in the document feeder. The exact orientation depends on your model of printer.

1. Open the Microsoft Scan App. The all-in-one printer will be shown under Scanner. Leave the Source as Auto-configured. Choose the desired file type in the File type dropdown. 

1. Select Show more under the File type dropdown. 

You can set where the resulting file will be saved by selecting Scans. If you leave it at Scans, it’s likely going to your Pictures > Scans folder. It will create the Scans folder if one doesn’t exist.

1. Select the Scan button to start the scanning. 

1. There’s a scanning progress window. Depending on the size of the scanned item, this may take a few seconds to a few minutes.

1. When the scan is finished, it will show you the file name, as shown in the yellow rectangle. To view the scanned file immediately, select the View button. It will open in the default image viewer for the file type. Otherwise, choose Close.

Scan to Windows with Windows Fax and Scan

Yes, Windows Fax and Scan is still available. Although it’s older software, it does allow for more control over the scan. 

1. To start a new scan, place the document face down on the flatbed or facedown in the document feeder. Select New Scan to begin the process.

1. In the New Scan window, there are several scanning options. You can change to a different scanner, create scanning profiles, and choose between Flatbed and Document Feeder as the source. You also can set the color format as color, black and white, or grayscale. Then select the file type, DPI, and adjust the brightness and contrast. Select the Preview button to see what the scan will look like, then change the settings as needed. 

1. When ready, click Scan. Depending on the settings, the scan may take a little time.

1. The scanned document is shown in the large preview area. Highlight the scan to be saved by single-clicking on it, then select Save as.

1. Navigate to where you’d like to save the scan in Windows. This step allows you to select a different file format. Choose from TIFF, BMP, GIF, or PNG, then choose Save.

Scan Documents into Windows with an iPhone

You don’t need a special app for the Apple iPhone to scan documents. It’s built into iOS as part of the Notes app. To share to Windows, you’ll need either a Teams or OneDrive account and have that registered on the iPhone. If you don’t, you can email it to yourself as well.

1. Open the Notes app.

1. Select the new note icon.

1. Select the camera icon and then Scan Documents.

1. Point the camera at the document to scan and get the image as clear as possible. When ready, tap the circle to take the scan.

1. There will be a rectangle around the scanned image. Tap and hold the circles at each corner to fit the rectangle to the document to be scanned. When holding a circle, it enlarges and gives a magnified view of that corner for precision scanning. When ready, select Keep Scan to proceed.

1. Another document can be scanned and added to the same note by following steps 4 and 5. When done scanning, tap Save.

1. There’s another chance to confirm the scan is good. If it’s good, tap Done.

1. Select the three-dots menu.

1. In the slide-in menu, select Share Note.

1. Select either OneDrive or Teams to share the scan as a PDF file. Now open OneDrive or Teams on your Windows device and retrieve the scanned file.

Scan Documents into Windows with Google Drive

Older Android versions could scan documents directly from the camera app. In recent versions, scanning has been moved into the Google Drive app. 

1. Open the Google Drive app and select the plus button (+) near the bottom-right corner.

1. In the slide-in menu, select Scan.

1. Position the phone camera to capture the document as you’d like, then tap the scan button with the checkmark to make the capture.

1. It automatically chooses the PDF document type. To scan more pages, select the plus icon in the bottom left, shown here with a yellow rectangle around it. When ready, select Save.

1. In the Save to Drive screen, you can change the document title, which account to use, and what folder to save the scan. It defaults to My Drive. 

To save to another folder within Drive, tap My Drive and navigate to the desired spot and tap Select. The app returns to the Save to Drive screen. Tap Save.

1. If you have the Google Drive app on your Windows computer, it will sync almost immediately, and you can get the file in Windows File Explorer under the Google Drive folder. To send the scan to your Windows computer, select the three-dots menu for the document.

1. Select Share.

1. Email it through Outlook, or share it to OneDrive or OneNote. Then it’s accessible on your Windows device through one of those apps.

Scan Documents into Windows with the Office App

You can use the Microsoft Office app as a scanning app on Android and iOS devices. Microsoft also has the Lens app that works in the same manner. If you have a Microsoft 365 license, go with the Office app because it can do much more than just scanning.

1. Open the Office app and select the plus-sign button to get the Quick Capture menu.

1. In the new menu, select Scan.

1. Position the camera over the document. Office will automatically detect the edges of it. Tap the white circle to capture it.

1. If needed, adjust the borders by holding your finger on any of the handles and moving it around. Select Confirm.

1. Select Done to begin saving the scan.

1. Options allow for selecting the file format. It can be an image, PDF, or Word document. You can change the File Size, but note that quality will also change. To save to Windows, select your OneDrive. It will sync with OneDrive > Documents folder on your Windows computer.

Transfer Scanned Documents into Windows with the Office App

The Office scan program has another handy feature when you want to scan a document and access it on a computer that isn’t yours. The Transfer Files action can do that, and you don’t even need a USB port or cable.

1. In the Office app, tap the Actions button.

1. Scroll down to the Share files section and select Transfer Files.

1. In a browser on the computer, go to transfer.office.com, sign in, and then select Send.

1. On the phone, tap Ready to Scan.

1. When the transfer website opens it will show a QR code. 

1. Scan the QR code with the phone.

1. The phone (on the left) and the website (on the right) will show a code. If the code matches, select Pair on the phone and web browser.

1. On the phone, select the file or files you want to transfer and then select the checkmark near the top-right of the screen. You’ll see that the web browser is just waiting.

1. When the transfer happens, the file will get downloaded to the browser’s default download folder. You’ll also see it in the web browser. Should you want to download it again, mouse over Received and it becomes a download button. If you forgot something, go back to the phone and select Send More Files.

1. Remember to go to the computer’s browser and select Connected, then Disconnect Phone to keep your phone secure.

There are several scan programs for Windows, iOS, and Android, but why not use the built-in scan apps we’ve covered? They’re already there, and we’re sure you’ll enjoy using these methods to save files and time.

Related posts

• Cách theo dõi Máy tính Windows và Hoạt động của Người dùng

• Cách di chuyển hồ sơ và email Thunderbird của bạn sang một máy tính Windows mới

• Cách chặn kết nối từ xa với máy tính Windows hoặc Mac

• Cách tìm kiểu máy tính của bạn trong Windows

• Cách kết nối AirPods với máy tính Windows 11

• Truyền video và nhạc tới Xbox Console của bạn từ Windows 10

• Cách thiết lập hệ thống sao lưu tự động cho Windows

• Cách kết nối máy tính với điểm phát sóng di động

• Bật Chế độ trò chơi để làm mượt hiệu suất trong Windows 10

• Cách xóa thư mục Windows.old trong Windows 7/8/10

• Làm thế nào để biết nếu máy tính của bạn đang được theo dõi

• Tạo Báo cáo tình trạng hệ thống trong Windows 7 để kiểm tra lỗi

• Cách thiết lập và sử dụng hộp cát trình duyệt trên Windows

• Cách ngăn chặn việc tắt máy tính Windows

• Gỡ cài đặt và cài đặt lại IE trong Windows 7

• Đánh giá sách - Hướng dẫn cách sử dụng Windows 8

• Bật Micrô, Âm thanh đầu vào và Kết hợp âm thanh nổi trong Windows

• Cách mở tệp JAR trên Windows

• Làm thế nào để biết bạn đã cài đặt phiên bản Windows nào

• Cách Gọi Điện Từ Máy Tính Miễn Phí