Nền tảng lập trình VBA chạy xuyên suốt gần như tất cả các sản phẩm ^{(VBA programming)}Microsoft Office là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất mà mọi người có thể sử dụng để nâng cao việc sử dụng các sản phẩm đó.

Hướng dẫn VBA cho người mới bắt đầu này sẽ chỉ cho bạn cách thêm menu Nhà phát triển vào ứng dụng ^(Developer)Office của bạn , cách vào cửa sổ trình soạn thảo VBA cũng như cách hoạt động của các câu lệnh và vòng lặp ^(VBA)VBA cơ bản để bạn có thể bắt đầu sử dụng VBA trong Excel , Word , Powerpoint , Outlook và OneNote .

Hướng dẫn VBA này sử dụng phiên bản mới nhất của các sản phẩm ^(VBA)Microsoft Office . Nếu bạn có phiên bản cũ hơn, bạn có thể thấy một số khác biệt nhỏ so với ảnh chụp màn hình.

Cách kích hoạt và sử dụng VBA Editor^{(How To Enable & Use The VBA Editor)}

Trong bất kỳ sản phẩm Office nào được sử dụng trong hướng dẫn này, bạn có thể nhận thấy rằng bạn không có menu Nhà phát triển^(Developer) được tham chiếu . Menu nhà phát triển chỉ có sẵn trong Excel , Word , Outlook và Powerpoint . OneNote không cung cấp công cụ để chỉnh sửa mã VBA từ bên trong ứng dụng, nhưng bạn vẫn có thể tham chiếu API OneNote^{(OneNote API)} để tương tác với OneNote từ các chương trình Office khác. 

Bạn sẽ học cách thực hiện việc này trong hướng dẫn VBA nâng cao^{(Advanced VBA)} sắp tới của chúng tôi .

• Để bật menu Nhà phát triển^(Developer) trong bất kỳ sản phẩm văn phòng nào, hãy chọn menu Tệp^(File) và chọn Tùy chọn^(Options) từ menu điều hướng bên trái. 
• Bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên của menu Tùy chọn^(Options) . Chọn Tùy chỉnh ruy-băng^{(Customize Ribbon)} từ menu điều hướng bên trái.

Danh sách bên trái bao gồm tất cả các menu và lệnh menu có sẵn trong ứng dụng Office đó . Danh sách bên phải là những thứ hiện đang có sẵn hoặc đã được kích hoạt.

• Bạn sẽ thấy Nhà phát triển^(Developer) trong danh sách ở bên phải, nhưng nó sẽ không được kích hoạt. Chỉ cần^(Just) chọn hộp kiểm để kích hoạt menu Nhà phát triển^(Developer) .

• Nếu bạn không thấy Nhà phát triển^(Developer) khả dụng ở bên phải, hãy thay đổi bên trái Chọn lệnh^{(Choose commands)} từ menu thả xuống thành Tất cả lệnh^{(All Commands)} . Tìm Nhà phát triển^(Developer) từ danh sách và chọn Add>> ở giữa để thêm menu đó vào Ruy-băng^(Ribbon) .
• Chọn OK khi bạn hoàn tất.
• Sau khi menu Nhà phát triển^(Developer) hoạt động, bạn có thể quay lại cửa sổ ứng dụng chính của mình và chọn Nhà phát triển^(Developer) từ menu trên cùng. 
• Sau đó chọn Mã Chế độ xem^{(View Code)} từ nhóm Điều khiển^(Controls) trong ruy-băng để mở cửa sổ trình soạn thảo VBA .

• Thao tác này sẽ mở ra cửa sổ trình soạn thảo VBA , nơi bạn có thể nhập mã sẽ học trong vài phần tiếp theo.

• Hãy thử thêm menu Nhà phát triển^(Developer) vào một vài ứng dụng Office mà bạn sử dụng hàng ngày. Khi bạn đã thấy thoải mái khi mở cửa sổ trình soạn thảo VBA , hãy tiếp tục đến phần tiếp theo của hướng dẫn này.

Mẹo lập trình VBA chung cho người mới bắt đầu^{(General VBA Programming Tips for Beginners)}

Bạn sẽ nhận thấy khi trình chỉnh sửa VBA mở ra, các tùy chọn điều hướng trong bảng điều khiển bên trái trông khác với ứng dụng Office này^(Office) với ứng dụng Office khác.

Điều này là do các đối tượng có sẵn nơi bạn có thể đặt mã VBA phụ thuộc vào những đối tượng có trong ứng dụng. Ví dụ: trong Excel , bạn có thể thêm mã VBA vào sổ làm việc hoặc các đối tượng trang tính. Trong Word , bạn có thể thêm mã VBA vào tài liệu. Trong Powerpoint , chỉ với các mô-đun.

Vì vậy, đừng ngạc nhiên bởi các menu khác nhau. Cấu trúc và cú pháp của mã VBA giống nhau trên tất cả các ứng dụng. Sự khác biệt duy nhất là các đối tượng bạn có thể tham chiếu và các hành động bạn có thể thực hiện trên các đối tượng đó thông qua mã VBA .

Trước khi chúng ta đi sâu vào các đối tượng và hành động khác nhau mà bạn có thể thực hiện thông qua mã VBA , trước tiên hãy xem cấu trúc và cú pháp VBA phổ biến nhất mà bạn có thể sử dụng khi viết mã VBA .

Đặt mã VBA ở đâu^{(Where To Put VBA Code)}

Khi đang ở trong trình chỉnh sửa VBA , bạn cần sử dụng hai hộp thả xuống ở đầu cửa sổ chỉnh sửa để chọn đối tượng bạn muốn đính kèm mã và thời điểm bạn muốn mã chạy.

Ví dụ: trong Excel , nếu bạn chọn Trang tính^(Worksheet) và Kích hoạt^(Activate) , mã sẽ chạy bất cứ khi nào trang tính được mở. 

Các hành động trang tính khác mà bạn có thể sử dụng để kích hoạt mã VBA của mình bao gồm khi trang tính thay đổi, khi trang tính bị đóng (hủy kích hoạt), khi tính toán trang tính được chạy và hơn thế nữa.

Khi bạn thêm mã VBA trong trình chỉnh sửa, hãy luôn đảm bảo đặt mã VBA của bạn trên đối tượng và sử dụng đúng hành động mà bạn muốn sử dụng để kích hoạt mã đó.

Câu lệnh VBA IF^{(VBA IF Statements)}

Câu lệnh IF hoạt động trong VBA giống như nó hoạt động trong bất kỳ ngôn ngữ lập trình nào khác.

Phần đầu tiên của câu lệnh IF xem một điều kiện hoặc tập hợp các điều kiện là đúng. Các điều kiện này có thể được kết hợp bởi toán tử AND hoặc OR để liên kết chúng với nhau.

Một ví dụ sẽ là kiểm tra xem điểm trong bảng tính cao hơn hay thấp hơn điểm “đạt” và gán trạng thái đạt hoặc không đạt cho một ô khác.

If Cells(2, 2) > 75 Then Cells(2, 3) = “Pass” Else Cells(2, 3) = “Fail”

Nếu bạn không muốn toàn bộ câu lệnh trên một dòng, bạn có thể chia nó thành nhiều dòng bằng cách thêm ký hiệu “_” vào cuối dòng.

If Cells(2, 2) > 75 Then _
Cells(2, 3) = “Pass”  Else _
Cells(2, 3) = “Fail”

Sử dụng kỹ thuật này thường có thể làm cho mã dễ đọc và gỡ lỗi hơn nhiều.

VBA cho các vòng tiếp theo^{(VBA For Next Loops)}

Câu lệnh IF rất phù hợp cho các phép so sánh đơn lẻ, như ví dụ ở trên về việc xem xét một ô đơn lẻ. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn lặp qua toàn bộ phạm vi ô và thực hiện cùng một câu lệnh IF trên mỗi ô?

Trong trường hợp này, bạn cần một vòng lặp FOR . 

Để làm điều này, bạn cần sử dụng độ dài của một dải ô và lặp lại độ dài đó theo số hàng chứa dữ liệu.

Để làm điều này, bạn cần xác định phạm vi và biến ô, và lặp qua chúng. Bạn cũng sẽ cần xác định bộ đếm để có thể xuất kết quả ra hàng thích hợp. Vì vậy, mã VBA của bạn trước tiên sẽ có dòng này.

Dim rng As Range, ô As Range ^{(Dim rng As Range, cell As Range)}
Dim rowCounter as Integer

Xác định kích thước phạm vi như sau. 

Set rng = Range(“B2:B7”)
rowCounter = 2

Cuối cùng, bạn có thể tạo vòng lặp FOR của mình để bước qua mọi ô trong phạm vi đó và thực hiện so sánh.

For Each cell In rng
   If cell.Value > 75 Then _
   Cells(rowCounter, 3) = "Pass" Else _
   Cells(rowCounter, 3) = "Fail"

   rowCounter = rowCounter + 1

Next cell

Khi tập lệnh VBA^{(VBA script)} này được chạy, bạn sẽ thấy kết quả trong bảng tính thực tế.

VBA trong khi vòng lặp^{(VBA While Loops)}

Vòng lặp^(Loop) While cũng lặp qua một loạt câu lệnh, giống như vòng lặp FOR , nhưng điều kiện của vòng lặp để tiếp tục là điều kiện còn lại đúng.

Ví dụ: bạn có thể viết cùng một vòng lặp FOR ở trên, dưới dạng vòng lặp WHILE , bằng cách sử dụng biến rowCounter như sau.

While rowCounter < rng.Count + 2
   If Cells(rowCounter, 2) > 75 Then _
   Cells(rowCounter, 3) = "Pass" Else _
   Cells(rowCounter, 3) = "Fail"
   rowCounter = rowCounter + 1
Wend

Lưu ý: giới hạn kết thúc rng.Count + 2 là bắt buộc vì bộ đếm hàng bắt đầu ở số 2 và cần kết thúc ở hàng 7 nơi dữ liệu kết thúc. Tuy nhiên, số lượng của phạm vi (B2: B7) chỉ là 6 và vòng lặp While sẽ chỉ kết thúc khi bộ đếm LỚN^(GREATER) hơn bộ đếm - vì vậy giá trị rowCounter cuối cùng cần phải là 8 (hoặc rng.Count + 2).

Bạn cũng có thể thiết lập vòng lặp While như sau:

While rowCounter <= rng.Count + 1

Bạn chỉ có thể tăng số lượng phạm vi (6) lên 1, bởi vì khi biến rowCounter đến cuối dữ liệu (hàng 7), vòng lặp có thể kết thúc.

Vòng lặp Do While và Do Until của VBA^{(VBA Do While and Do Until Loops)}

Vòng lặp Do While và Do Until gần giống với vòng lặp While, nhưng hoạt động hơi khác một chút.

• Vòng lặp While^{(While Loop)} kiểm tra xem một điều kiện có đúng ở đầu vòng lặp hay không.
• Vòng lặp Do-While^{(Do-While Loop)} kiểm tra xem một điều kiện có đúng không sau khi thực hiện các câu lệnh trong vòng lặp.
• Vòng lặp Do-Until^{(Do-Until Loop)} kiểm tra xem một điều kiện có còn sai hay không sau khi thực hiện vòng lặp.

Trong trường hợp này, bạn sẽ viết lại vòng lặp While ở trên như sau, như một vòng lặp Do-While.

Do
   If Cells(rowCounter, 2) > 75 Then _
   Cells(rowCounter, 3) = "Pass" Else _
   Cells(rowCounter, 3) = "Fail"
   
   rowCounter = rowCounter + 1
Loop While rowCounter < rng.Count + 2

Trong trường hợp này, logic không thay đổi nhiều, nhưng nếu bạn muốn đảm bảo so sánh logic diễn ra sau khi tất cả các câu lệnh được chạy (cho phép tất cả chúng chạy bất kể điều gì ít nhất một lần), thì Do-While hoặc vòng lặp Do-Until là lựa chọn phù hợp.

Tuyên bố trường hợp lựa chọn VBA^{(VBA Select Case Statements)}

Loại câu lệnh logic cuối cùng mà bạn cần hiểu để bắt đầu cấu trúc mã VBA của mình là câu lệnh ^(VBA)Chọn trường hợp^{(Select Case)} .

Với ví dụ trên, giả sử bạn muốn có một phương pháp chấm điểm không chỉ vượt qua thất bại. Thay vào đó, bạn muốn gán điểm chữ cái từ A đến F.

Bạn có thể thực hiện việc này với câu lệnh Chọn trường hợp^{(Select Case)} sau:

For Each cell In rng
   
   Select Case cell

   Case 95 To 100
      Cells(rowCounter, 3) = "A"
   Case 85 To 94
      Cells(rowCounter, 3) = "B"
   Case 75 To 84
      Cells(rowCounter, 3) = "C"
   Case 65 To 74
      Cells(rowCounter, 3) = "D"
   Case 0 To 64
      Cells(rowCounter, 3) = "F"
   End Select

   rowCounter = rowCounter + 1

Next cell

Bảng tính kết quả sau khi tập lệnh VBA này chạy trông giống như bên dưới.

Bây giờ bạn đã biết mọi thứ bạn cần biết để bắt đầu sử dụng VBA trong các ứng dụng Microsoft Office của mình .

The Best VBA Guide (For Beginners) You’ll Ever Need

The VBA programming platform that runs throughout nearly all Microsoft Office products is one of the most powerful tools anyone can use to enhance their use of those products.

This VBA guide for beginners will show you how to add the Developer menu to your Office application, how to enter the VBA editor window, and how basic VBA statements and loops work so that you can get started using VBA in Excel, Word, Powerpoint, Outlook, and OneNote.

This VBA guide uses the latest version of Microsoft Office products. If you have an earlier version you may see some slight differences from the screenshots.

How To Enable & Use The VBA Editor

In any of the Office products used in this guide, you may notice that you don’t have the referenced Developer menu. The developer menu is only available in Excel, Word, Outlook, and Powerpoint. OneNote doesn’t offer a tool to edit VBA code from inside the application, but you can still reference the OneNote API to interact with OneNote from other Office programs. 

You’ll learn how to do this in our upcoming Advanced VBA guide.

• To enable the Developer menu in any office product, select the File menu, and select Options from the left navigation menu. 
• You’ll see an Options menu pop-up. Select Customize Ribbon from the left navigation menu.

The left list includes all available menus and menu commands available in that Office application. The list on the right are those that are currently available or activated.

• You should see Developer in the list on the right, but it will not be activated. Just select the checkbox to activate the Developer menu.

• If you don’t see Developer available on the right, then change the left Choose commands from dropdown to All Commands. Find Developer from the list and select Add>> in the center to add that menu to the Ribbon.
• Select OK when you’re done.
• Once the Developer menu is active, you can go back to your main application window and select Developer from the top menu. 
• Then select View Code from the Controls group in the ribbon to open the VBA editor window.

• This will open the VBA editor window where you can type the code you’ll learn in the next few sections.

• Try adding the Developer menu to a few of the Office applications you use every day. Once you’re comfortable opening the VBA editor window, continue on to the next section of this guide.

General VBA Programming Tips for Beginners

You’ll notice when the VBA editor opens, the navigation options in the left panel look different from one Office application to the other.

This is because the available objects where you can place VBA code depend on what objects there are in the application. For example, in Excel, you can add VBA code to workbook or sheet objects. In Word, you can add VBA code to documents. In Powerpoint, only to modules.

So, don’t be surprised by the different menus. The structure and syntax of the VBA code is the same across all applications. The only difference are the objects you can reference and the actions you can take on those objects through the VBA code.

Before we dive into the different objects and actions you can take on them via VBA code, let’s first look at the most common VBA structure and syntax you can use when you write VBA code.

Where To Put VBA Code

When you’re in the VBA editor, you need to use the two dropdown boxes at the top of the editing window to choose which object you want to attach the code to, and when you want the code to run.

For example, in Excel, if you choose Worksheet and Activate, the code will run whenever the worksheet is opened. 

Other worksheet actions you can use to trigger your VBA code include when the worksheet changes, when it’s closed (deactivated), when the worksheet calculation is run, and more.

When you add VBA code in the editor, always make sure to place your VBA code on the object and using the correct action that you want to use to trigger that code.

VBA IF Statements

An IF statement works in VBA just like it works in any other programming language.

The first part of the IF statement looks at whether a condition or set of conditions is true. These conditions can be joined by an AND or OR operator to link them together.

One example would be to check if a grade in a spreadsheet is above or below a “passing” grade, and assigning the pass or fail status to another cell.

If Cells(2, 2) > 75 Then Cells(2, 3) = “Pass” Else Cells(2, 3) = “Fail”

If you don’t want the entire statement on a single line, you can split it into multiple lines by adding a “_” symbol at the end of the lines.

If Cells(2, 2) > 75 Then _
Cells(2, 3) = “Pass”  Else _
Cells(2, 3) = “Fail”

Using this technique can often make code much easier to read and debug.

VBA For Next Loops

IF statements are great for single comparisons, like the example above of looking at a single cell. But what if you want to loop through an entire range of cells and do the same IF statement on each?

In this case you’d need a FOR loop. 

To do this, you’d need to use the length of a range, and loop through that length by the number of rows that contain data.

To do this, you need to define the range and cell variables, and loop through them. You’ll also need to define a counter so you can output the results to the appropriate row. So your VBA code would first have this line.

Dim rng As Range, cell As Range
Dim rowCounter as Integer

Define the range size as follows. 

Set rng = Range(“B2:B7”)
rowCounter = 2

Finally, you can create your FOR loop to step through every cell in that range and do the comparison.

For Each cell In rng
   If cell.Value > 75 Then _
   Cells(rowCounter, 3) = "Pass" Else _
   Cells(rowCounter, 3) = "Fail"

   rowCounter = rowCounter + 1

Next cell

Once this VBA script is run, you see the results in the actual spreadsheet.

VBA While Loops

A While Loop also loops through a series of statements, just like the FOR loop, but the condition of the looping to continue is a condition remaining true.

For example, you could write the same FOR loop above, as a WHILE loop, by simply using the rowCounter variable as follows.

While rowCounter < rng.Count + 2
   If Cells(rowCounter, 2) > 75 Then _
   Cells(rowCounter, 3) = "Pass" Else _
   Cells(rowCounter, 3) = "Fail"
   rowCounter = rowCounter + 1
Wend

Note: the rng.Count + 2 terminating limit is required because the row counter starts at 2 and needs to end on row 7 where the data ends. However, the count of the range (B2:B7) is only 6, and the While loop will only end once the counter is GREATER than the counter – so the last rowCounter value needs to be 8 (or rng.Count + 2).

You could also set up the While loop as follows:

While rowCounter <= rng.Count + 1

You can only increment the range count (6) by 1, because once the rowCounter variable reaches the end of the data (row 7), the loop can finish.

VBA Do While and Do Until Loops

Do While and Do Until loops are nearly identical to While loops, but work slightly different.

• The While Loop checks whether a condition is true at the beginning of the loop.
• The Do-While Loop checks whether a condition is true after executing the statements in the loop.
• The Do-Until Loop checks whether a condition is still false after executing the loop.

In this case you would rewrite the While loop above as follows, as a Do-While loop.

Do
   If Cells(rowCounter, 2) > 75 Then _
   Cells(rowCounter, 3) = "Pass" Else _
   Cells(rowCounter, 3) = "Fail"
   
   rowCounter = rowCounter + 1
Loop While rowCounter < rng.Count + 2

In this case the logic doesn’t change very much, but if you want to make sure the logic comparison takes place after all of the statements are run (allowing them all to run no matter what at least once), then a Do-While or Do-Until loop is the right option.

VBA Select Case Statements

The final type of logical statement you’ll need to understand to start structuring your VBA code are Select Case statements.

Given the example above, let’s say you want to have a grading method that isn’t just pass fail. Instead, you want to assign a letter grade from A through F.

You could do this with the following Select Case statement:

For Each cell In rng
   
   Select Case cell

   Case 95 To 100
      Cells(rowCounter, 3) = "A"
   Case 85 To 94
      Cells(rowCounter, 3) = "B"
   Case 75 To 84
      Cells(rowCounter, 3) = "C"
   Case 65 To 74
      Cells(rowCounter, 3) = "D"
   Case 0 To 64
      Cells(rowCounter, 3) = "F"
   End Select

   rowCounter = rowCounter + 1

Next cell

The resulting spreadsheet after this VBA script runs looks like the one below.

Now you know everything you need to know to start using VBA in your Microsoft Office applications.

Related posts

• Hướng dẫn VBA nâng cao cho MS Excel

• 13 phím tắt tốt nhất cho Microsoft Teams

• Cách tạo Macro hoặc tập lệnh VBA trong Excel

• Nhà xuất bản của Microsoft là gì? Hướng dẫn cho người mới bắt đầu

• Cách sửa lỗi không xác định dấu trang trong Word

• Cách sắp xếp theo ngày trong Excel

• Cách thiết lập biên nhận đã đọc trong Outlook

• Sử dụng Công cụ Tìm kiếm Mục tiêu Phân tích Giả sử của Excel

• Cách sửa một hàng trong Excel

• Cách thay đổi phông chữ mặc định trong ứng dụng Office

• Khắc phục thông báo lỗi “Không thể xác minh giấy phép” của MS Office

• Cách xóa dòng trống trong Excel

• Microsoft 365 là gì?

• Cách chuyển bài thuyết trình Powerpoint thành video

• Cách sử dụng Tính năng Nói ô trong Excel

• 9 cách mở tài liệu Word mà không cần Word

• Cách Chụp và Chèn Ảnh chụp màn hình bằng OneNote

• 5 chức năng của Google Sheets Script mà bạn cần biết

• Cách sửa lỗi # N / A trong công thức Excel như VLOOKUP

• Cách thay đổi kích thước trang chiếu trong PowerPoint để có bản trình bày tốt hơn