Hướng dẫn bắt đầu với phòng đột phá thu phóng

Zoom là một ứng dụng hội nghị(conferencing app) trên web dành cho hội nghị video and/or audio conferencing , đồng thời cũng là một trong những công cụ cộng tác tốt nhất cho các nhóm từ xa. Ứng dụng cho phép bạn tổ chức các cuộc họp không giới hạn, gọi điện không giới hạn và ghi âm các cuộc gọi hoặc cuộc họp của bạn(record your calls or meetings) .

Một trong những tính năng ít được biết đến trong Thu phóng(Zoom) mà bạn sẽ không tìm thấy trong Microsoft Teams hoặc Google MeetPhòng đột phá(Zoom Breakout Rooms) thu phóng . Phòng Breakout hoạt động(Breakout Rooms work) giống như các nhóm đột phá trong một hội thảo hoặc hội thảo(seminar or workshop) thể chất bằng cách cho phép bạn chia cuộc họp Zoom(Zoom meeting) của mình thành các phiên riêng biệt.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn quy trình thiết lập Phòng đột phá(Zoom Breakout Rooms) thu phóng để giúp bạn hiểu toàn bộ về tính năng này.

Phòng đột phá thu phóng là gì?(What Is a Zoom Breakout Room?)

Phòng đột phá(Zoom breakout) thu phóng là giao diện riêng biệt mà máy chủ của cuộc họp Thu phóng(Zoom meeting’s host) tạo theo cách thủ công hoặc tự động để chứa nhiều cuộc họp hơn trong một phiên.  

Ví dụ: nếu bạn đang tổ chức một cuộc họp đại biểu quốc gia trên Zoom , bạn có thể tạo Phòng đột phá(Breakout Rooms) cho các tỉnh hoặc quận khác nhau. Bạn có thể chuyển các đại biểu thành một số nhóm nhỏ hơn dựa trên quận hoặc tỉnh(county or province) mà họ đại diện.

Người tổ chức cuộc họp(meeting host) có thể tạo tối đa 50 phiên đột phá trong phòng họp Zoom(Zoom meeting) trung tâm . Người dùng có thể tham gia cuộc họp Thu(join a Zoom meeting) phóng và Phòng đột phá(Breakout Rooms) từ bất kỳ thiết bị tương thích nào hoặc các nền tảng chính bao gồm Windows , Mac , Linux , Android và iOS(Android and iOS) .

Trước khi tham gia phòng đột phá(breakout room) , hãy kiểm tra xem bạn có đang sử dụng thiết bị tương thích với phần mềm Zoom(Zoom software) hay không và phòng đột phá(breakout room) đã được bật trong cài đặt của bạn chưa.

Cách thiết lập phòng đột phá thu phóng(How To Setup a Zoom Breakout Room)

  1. Để bắt đầu phòng Breakout(Breakout room) trong Zoom , hãy đăng nhập vào Zoom .

  1. Nhấp vào Cài đặt(Settings ) trong phần Cá nhân( Personal ) trên ngăn bên trái.

  1. Đi tới Đang họp (Nâng cao)(In Meeting (Advanced)) trong tab Cuộc họp(Meeting ) ở phía bên phải.

  1. Nhấp vào tùy chọn Phòng đột nhập (Breakout Room) và xác minh(option and verify) rằng nó đã được bật. Nếu nó bị tắt, hãy chuyển công tắc để bật nó.

  1. Nếu bạn muốn chỉ định trước những người tham gia vào Phòng đột phá(Breakout Rooms) , hãy nhấp vào hộp kiểm Cho phép máy chủ chỉ định người tham gia vào các phòng đột phá khi lập lịch(Allow host to assign participants to breakout rooms when scheduling) cho tùy chọn này. 

  1. Để bật Phòng đột phá(Breakout Rooms) cho các thành viên của một nhóm cụ thể, hãy đăng nhập Thu phóng(Zoom) với tư cách quản trị viên và nhấp vào Quản lý người (admin and click) User Management > Group Management trong menu điều hướng.

  1. Bấm vào tên Nhóm(Group name) rồi chạm hoặc bấm vào Cài đặt(Settings) . Trong tab Cuộc họp , hãy xác minh rằng (Meeting)tùy chọn Phòng đột(Breakout Room option) nhập đã được bật. Bạn cũng có thể cho phép người tổ chức cuộc họp chỉ định trước những người tham gia vào Phòng đột phá(Breakout Rooms) .  

Lưu ý(Note) : Bạn có thể bật tính năng Phòng đột phá(Breakout Rooms feature) để sử dụng riêng bằng cách sử dụng các bước tương tự ở trên. Tuy nhiên, nếu tùy chọn Phòng đột(Breakout Room option) nhập chuyển sang màu xám, có thể nó đã bị khóa ở cấp Tài khoản hoặc Nhóm(Account or Group level) . Trong trường hợp này, bạn cần liên hệ với quản trị viên Zoom(Zoom administrator) của mình để được hỗ trợ thêm.

Cách tạo và quản lý phòng đột phá thu nhỏ(How To Create & Manage a Zoom Breakout Room)

Sau khi tùy chọn Phòng đột phá(Zoom Breakout room) được bật, bạn có thể quản lý các phòng và chỉ định trước những người tham gia vào Phòng đột phá(Breakout Rooms) .

Lưu ý(Note) : Chỉ máy chủ của cuộc họp Thu phóng(Zoom meeting) mới có thể chỉ định người tham gia vào Phòng đột phá(Breakout Rooms) . Nếu bạn là người đồng tổ chức, bạn chỉ có thể tham gia và rời khỏi phòng Breakout(Breakout room) mà người tổ chức đã chỉ định cho bạn. Máy chủ có thể tạo tối đa 50 Phòng đột phá(Breakout Rooms) với tối đa 200 người tham gia được chỉ định trước vào các phòng. 

Tuy nhiên, số lượng người tham gia trên mỗi phòng bị giới hạn ở sức chứa của cuộc họp, số lượng Phòng đột phá(Breakout Rooms) được tạo và nếu những người tham gia được chỉ định trước hoặc được chỉ định trong cuộc họp.

How To Create a Zoom Breakout Room In Windows/Mac

  1. Bắt đầu cuộc họp Thu phóng (Zoom meeting) - tức thì(– instant) hoặc đã lên lịch - và bấm Phòng đột phá(Breakout Rooms) .

  1. Chọn số lượng phòng(number of rooms) bạn muốn tạo và cách bạn muốn chỉ định những người tham gia vào các phòng. Nếu bạn chọn tự động(automatically) chỉ định người tham gia , Zoom sẽ chia đều họ thành từng phòng. Nếu bạn chọn phương pháp thủ công(manual) , bạn có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với người tham gia nào bạn muốn vào mỗi phòng.

  1. Nhấp vào Tạo phòng đột phá(Create Breakout Rooms) .

  1. Các Phòng đột phá(Breakout Rooms) sẽ được tạo, nhưng chúng sẽ không bắt đầu ngay lập tức. Bạn có thể quản lý các phòng trước khi chúng bắt đầu bằng cách nhấp vào Tùy chọn(Options) để xem thêm các tùy chọn Phòng đột phá(Breakout Room) . Chọn các tùy chọn bạn muốn sử dụng cho Phòng đột phá(Breakout Rooms) :
  • Tự động di chuyển(Move) tất cả những người tham gia vào Phòng đột phá(Breakout Rooms) .
  • Cho phép người tham gia quay lại phiên chính bất kỳ lúc nào.
  • Phòng(Rooms) Breakout tự động đóng sau x phút.
  • Thông báo cho tôi khi hết thời gian.
  • Đếm ngược(Countdown) sau khi đóng Phòng đột phá(Breakout Rooms) .

  1. Nhấp vào Mở Tất cả các Phòng(Open All Rooms) để bắt đầu Các Phòng đột phá.

  1. Nếu bạn đã chọn phương pháp Thủ(Manual method) công để chỉ định người tham gia vào Phòng đột phá(Breakout Rooms) , hãy nhấp vào Chỉ định(Assign) bên cạnh phòng bạn muốn chỉ định họ.

  1. Chọn những người tham gia bạn muốn chỉ định vào phòng đó và sau đó lặp lại hành động cho từng phòng Breakout(Breakout room) mà bạn đã tạo. Sau khi bạn chỉ định một người tham gia, nút Chỉ định(Assign button) sẽ được thay thế bằng số lượng người tham gia trong phòng.

Sau khi chỉ định người tham gia vào Phòng đột phá(Breakout Rooms) , bạn có thể sắp xếp lại những người tham gia. Bất kỳ người tham gia nào không được chỉ định vào một phòng sẽ vẫn tham gia cuộc họp lớn hơn sau khi các phòng bắt đầu. Bạn cũng có thể di chuyển hoặc hoán đổi người tham gia giữa các phòng, tạo lại các phòng, thêm các Phòng đột phá(Breakout Rooms) mới hoặc xóa các phòng.

Lưu ý(Note) : Mỗi người tham gia sẽ nhận được lời nhắc tham gia Phòng đột phá(Breakout room) và sau khi tất cả họ di chuyển đến Phòng đột phá(Breakout Rooms) tương ứng của mình , người chủ trì cuộc họp chính vẫn còn. Nếu bạn là người tổ chức, bạn có thể tham gia theo cách thủ công hoặc rời khỏi bất kỳ phòng Breakout(Breakout room) nào đang diễn ra.

  1. Máy chủ lưu trữ cũng có thể dừng các phòng sau 60 giây đếm ngược bằng cách nhấp vào Đóng tất cả các phòng(Close All Rooms) .

  1. Bạn (chủ nhà) cũng có thể phát một tin nhắn đến tất cả các Phòng đột phá(Breakout Rooms) để chia sẻ thêm thông tin hoặc cảnh báo giữ thời gian trong khi các phòng đang diễn ra. Để phát một tin nhắn, hãy đi tới Điều khiển cuộc họp(Meeting Controls) và nhấp vào biểu tượng Phòng đột phá(Breakout Rooms ) .
  2. Nhấp vào Phát một tin nhắn cho tất cả(Broadcast a message to all) .

  1. Nhấp vào nút Phát sóng(Broadcast) màu xanh lam . Thông báo sẽ xuất hiện cho tất cả những người tham gia trong các Phòng đột phá(Breakout Rooms) tương ứng của họ .

Cách chỉ định trước người tham gia vào các phòng đột phá(How To Pre-Assign Participants To Breakout Rooms)

Với tư cách là người chủ trì cuộc họp Thu phóng(Zoom meeting) , bạn có thể chỉ định trước những người tham gia vào các Phòng đột phá(Breakout Rooms) khi lên lịch cuộc họp.

Lưu ý(Note) : Người tham gia phải đăng nhập vào tài khoản Zoom của họ để được chỉ định trước vào Phòng đột phá(Breakout Room) . Những người tham gia tham gia từ ứng dụng khách web(web client) sẽ không được chỉ định trước vào Phòng đột phá(Breakout Room) . Nếu bạn đã bật đăng ký cho cuộc họp Thu phóng(Zoom meeting) và có những người tham gia bên ngoài đã đăng ký cho cuộc họp, bạn có thể chỉ định họ vào các Phòng đột phá(Breakout Rooms) trong cuộc họp.

Bạn có thể sử dụng cổng web(web portal) hoặc tệp CSV(CSV file) để chỉ định trước những người tham gia vào Phòng đột phá(Breakout Rooms) trong thu phóng(Zoom) .

Cách sử dụng Cổng thông tin điện tử để chỉ định trước người thu phóng các phòng đột phá(How To Use The Web Portal To Pre-Assign People To Zoom Breakout Rooms)

  1. Đăng nhập(Sign) vào cổng thông tin điện tử Zoom(Zoom web) , nhấp vào Cuộc họp(Meetings) và lên lịch cuộc họp.

  1. Chọn Chỉ định trước Phòng đột phá(Breakout Room pre-assign) trong Tùy chọn cuộc họp(Meeting Options) .

  1. Nhấp vào Tạo phòng(Create Rooms) .

  1. Trong cửa sổ bật lên, nhấp vào biểu tượng dấu cộng bên cạnh (plus)Phòng(Rooms ) để thêm phòng.

  1. Nếu bạn muốn đổi tên phòng Breakout(Breakout room) , hãy di chuột qua tên của phòng và nhấp vào biểu tượng bút chì(pencil ) . Tìm kiếm(Search) người tham gia theo tên hoặc địa chỉ email(name or email address) trong hộp văn bản (text box)Thêm người tham gia(Add participants) và thêm họ vào phòng Breakout(Breakout room) . Bạn có thể thêm người dùng nội bộ bằng cùng một tài khoản, thay đổi thứ tự của những người tham gia trong phòng, di chuyển hoặc xóa người tham gia(move or remove participants) và xóa một phòng Breakout(Breakout room) .

  1. Nhấp vào Lưu(Save) .

Cách sử dụng tệp CSV để chỉ định trước người để thu phóng các phòng đột phá(How To Use a CSV File To Pre-Assign People To Zoom Breakout Rooms)

  1. Đăng nhập(Sign) vào cổng thông tin điện tử Zoom(Zoom web) , nhấp vào Cuộc họp(Meetings) và lên lịch cuộc họp. 
  2. Chọn chỉ định trước Phòng Breakout(Breakout Room pre-assign ) trong phần Tùy chọn cuộc họp(Meeting Options) và nhấp vào Nhập từ CSV(Import from CSV) .

  1. Tải xuống tệp CSV mẫu(Download a sample CSV file) mà bạn có thể điền vào bằng cách nhấp vào tùy chọn Tải xuống(Download) .

  1. Mở tệp CSV và điền vào cột Tên phòng chỉ định trước(Pre-assign Room Name) với tên Phòng đột phá. Cột Địa chỉ Email(Email Address) sẽ chứa địa chỉ email của những người tham gia được chỉ định.

  1. Lưu các tập tin. Kéo(Drag) và thả nó vào cổng web Zoom(Zoom web) , và Zoom sẽ xác minh rằng địa chỉ email(email address)tài khoản Zoom(Zoom account) .
  2. Bạn có thể chỉnh sửa các nhiệm vụ mà bạn đã giao trước cho các Phòng đột phá(Breakout Rooms) trước khi bắt đầu cuộc họp. Đăng nhập vào cổng web Zoom(Zoom web) , nhấp vào Cuộc họp(Meetings ) và chọn cuộc họp bạn muốn chỉnh sửa.

  1. Nhấp vào Xem chi tiết(View Detail) trong phần Phòng đột phá.

  1. Chỉnh sửa(Edit) Phòng đột phá(Breakout Rooms) theo sở thích của bạn, sau đó bấm Lưu(Save) .

  1. Bắt đầu cuộc họp với những người tham gia được chỉ định trước Phòng đột phá(Breakout Rooms) bằng cách đi tới điều khiển cuộc họp và nhấp vào Phòng đột phá(Breakout Rooms) . Nhấp vào (Click) Mở Tất cả các Phòng(Open All Rooms) để bắt đầu Các Phòng đột phá.

Lưu ý(Note) : Bạn có thể chỉ định người tham gia theo cách thủ công bằng cách sử dụng các điều khiển Phòng đột phá(Breakout Room) trong cuộc họp được đề cập trong phần Cách tạo và quản lý Phòng đột phá thu phóng(How to Create and Manage a Zoom Breakout Room) ở trên. Bạn cũng có thể bắt đầu phiên bảng trắng(whiteboard session) trong Phòng đột phá(Breakout Rooms) và mời người tham gia xem và chú thích.

Tổ chức các cuộc họp nhóm một cách dễ dàng(Host Group Meetings Effortlessly)

Zoom Breakout Rooms là một dịch vụ miễn phí của Zoom , hoạt động cho nhiều trường hợp sử dụng, đặc biệt khi cuộc họp có nhiều người tham gia. Các cuộc họp như vậy bao gồm các nhóm tập trung, các cuộc họp lớp cho các lớp khác nhau hoặc các cuộc họp bộ phận.

Bạn đã tổ chức một cuộc họp Zoom(Zoom meeting) và sử dụng tính năng Zoom Breakout Rooms(Zoom Breakout Rooms feature) chưa? Chia sẻ kinh nghiệm của bạn trong các bình luận.



About the author

Tôi là một chuyên gia máy tính và đã làm việc với máy tính trong nhiều năm. Tôi có kinh nghiệm với cả Apple iPhone và Microsoft Windows 10. Các kỹ năng của tôi bao gồm: sử dụng máy tính để tạo, mã hóa và lưu trữ dữ liệu; tìm và sửa lỗi trong phần mềm; và khắc phục sự cố. Tôi am hiểu mọi lĩnh vực sử dụng máy tính, bao gồm Apple iOS, Microsoft Windows 10, bảo vệ chống ransomware, v.v. Tôi tin tưởng rằng các kỹ năng của tôi sẽ có giá trị đối với doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn.



Related posts