Todoist là một trong những dịch vụ việc cần làm trực tuyến hữu ích nhất cho phép bạn làm việc hiệu quả nhất có thể với quỹ thời gian hạn hẹp của mình. 

Mặc dù trước đây chúng ta đã thảo luận về việc sử dụng Todoist cùng với phương pháp Hoàn thành công việc (GTD)^{(Todoist alongside the Getting Things Done (GTD) methodology)} , nhưng nhiều người không nhận ra rằng Todoist cho phép bạn sắp xếp danh sách của mình bằng bảng Kanban . 

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng bảng Kanban trong Todoist và cách nó có thể nâng cao hơn nữa việc quản lý thời gian^{(time management)} và năng suất của bạn.

Cách sử dụng bảng Kanban trong Todoist

Nếu bạn đã sử dụng Trello trước đây^{(used Trello before)} , thì bạn sẽ biết phương pháp “danh sách ” Kanban hữu ích như thế nào . Nó cho phép bạn sắp xếp từng giai đoạn của một dự án hoặc một quy trình trong các danh sách riêng lẻ. Sau đó, bạn có thể trượt các mục từ quy trình làm việc đó trong toàn bộ quy trình khi mỗi tác vụ trên mục đó được hoàn thành.

Mỗi dự án trong Todoist sử dụng định dạng bố cục mà bạn chọn khi tạo dự án lần đầu. Mặc định là định dạng danh sách mà bạn có thể đã sử dụng nếu bạn đã sử dụng Todoist trong một thời gian.

Để tạo bảng Kanban đầu tiên , bạn cần tạo một dự án mới. Bên cạnh Dự án^(Projects) trong menu bên trái, chọn biểu tượng dấu cộng. 

Trong hộp thoại Thêm dự án^{(Add project)} , sau khi bạn đặt tên và màu, chỉ cần thay đổi Dạng xem^(View) thành Bảng^(Board) . Chọn Thêm^(Add) .

Thao tác này sẽ tạo dự án mới trong menu bên trái. Nhưng bây giờ, thay vì sử dụng định dạng danh sách, bạn sẽ thấy rằng dự án được trình bày bằng cách sử dụng định dạng bảng Kanban .

Lúc đầu, nó sẽ không giống như một tấm bảng, bởi vì bạn sẽ cần xây dựng nó bằng cách xác định “các phần”. 

Trước khi bạn bắt đầu làm điều này, điều quan trọng là phải suy nghĩ về quy trình làm việc hoặc “các bước” trong dự án của bạn.

Cách bố trí bảng Kanban trong dự án của bạn^{(Kanban Board)}

Hãy suy nghĩ về kế hoạch dự án của bạn. Hoặc, nếu bạn đã tạo bảng Kanban mới này cho một dự án tại nhà, thì hãy nghĩ về các bước bạn sẽ cần thực hiện từ đầu đến cuối dự án của mình.

Trong ví dụ này, chúng ta sẽ xây dựng một bảng để tạo một trang web kinh doanh mới. Suy nghĩ về các giai đoạn lớn hơn của dự án đó, chúng tôi sẽ tạo các phần cho từng giai đoạn đó.

• Chuẩn bị tài khoản và tài nguyên để xây dựng trang web^{(building the website)}
• Toàn bộ quy trình thiết kế trang web
• Nhận tài chính kinh doanh và thiết lập cửa hàng trực tuyến
• Chuẩn bị tiếp thị và quảng cáo
• Khởi chạy trang web

Với những giai đoạn chính trong dự án của bạn, hãy đặt tên mô tả cho từng phần.

Điền^(Fill) vào trường tiêu đề dưới mỗi phần và chọn Thêm phần^{(Add section)} . 

Tiếp tục điều này cho từng bước hoặc lĩnh vực chính trong dự án của bạn. Đây không cần phải là các bước thực tế trong dự án. Nhưng chúng phải chứa tất cả các lĩnh vực trọng tâm chính theo một cách hợp lý nào đó có ý nghĩa đối với bạn.

Khi bạn đã hoàn tất, bảng Kanban trống của bạn trong Todoist sẽ trông giống như bên dưới.

Bây giờ đã đến lúc điền vào bảng của bạn với các mục nhỏ hơn trong kế hoạch dự án của bạn. Hãy coi đây là những dự án phụ đóng gói các cột mốc quan trọng. 

Để thêm phần này dưới một phần, chỉ cần chọn Thêm nhiệm vụ^{(Add task)} để thêm thẻ dự án con đó.

Bạn chưa cần thêm bất kỳ chi tiết nào. Ngay bây giờ, bạn chỉ cần phác thảo dự án và các bước chính. Bạn sẽ có thể thêm các mục bổ sung sau khi chúng xuất hiện. Bạn cũng sẽ có thể thêm danh sách phụ và lịch trình sau đó cho từng danh sách này.

Chỉ cần chọn Thêm nhiệm vụ^{(Add task)} là bạn đã hoàn thành việc đặt tên cho từng tác vụ. Khi bạn hoàn thành, bạn nên có một bảng sơ bộ chứa toàn bộ kế hoạch dự án ban đầu của bạn.

Khi bạn đã thiết lập tất cả các dự án con này, bạn đã sẵn sàng đi sâu vào từng dự án đó và chia nhỏ chúng thành các nhiệm vụ cụ thể hơn.

Làm việc với thẻ bảng Kanban Todoist^{(Todoist Kanban Board Cards)}

Nếu bạn chọn từng thẻ dự án con này, bạn sẽ thấy mọi thứ bạn có thể thiết lập để lập kế hoạch cho những điều này.

Quan trọng nhất, bạn có thể lập kế hoạch thành các nhiệm vụ phụ. Để thực hiện việc này, hãy chọn Thêm nhiệm vụ phụ^{(Add sub-task)} .

Viết ra nhiệm vụ trong trường mô tả. Chọn Lịch biểu^(Schedule) nếu bạn đã sẵn sàng thực hiện nhiệm vụ trên lịch của mình hoặc bạn có thể để nó lên kế hoạch sau.

Chọn biểu tượng nhận xét ở bên phải của nhiệm vụ để thêm bất kỳ nhận xét hoặc ghi chú nào sẽ giúp ích cho bạn khi bạn bắt đầu làm việc với nhiệm vụ đó.

Khi bạn đã thiết lập xong nhiệm vụ, chỉ cần chọn Thêm nhiệm vụ^{(Add task)} .

Khi bạn đã thiết lập xong tất cả các nhiệm vụ, bạn nên lên kế hoạch cho dự án con của mình khá tốt.

Chọn tab Nhận xét^(Comments) để thêm bất kỳ ghi chú hoặc nhận xét nào liên quan đến nhiệm vụ mà bạn muốn đưa vào. Những điều này áp dụng cho toàn bộ tiểu dự án nói chung và không áp dụng cho bất kỳ nhiệm vụ phụ nào.

Nếu bạn đang làm việc với một nhóm, tab Hoạt động^(Activity) sẽ rất hữu ích vì bạn có thể xem ai đang làm việc gì và khi nào.

Như bạn có thể thấy, phương pháp Todoist Kanban cho phép bạn lập kế hoạch và tổ chức toàn bộ dự án bằng cách sử dụng ít không gian hơn và ở định dạng hợp lý hơn.

Sử dụng Kanban cho GTD

Một điều cuối cùng cần tiếp tục là sử dụng bố cục Kanban cho cách tiếp cận GTD để quản lý thời gian.

Sử dụng bảng Kanban Todoist^{(Todoist Kanban)} cho việc này được thiết kế riêng cho quy trình công việc GTD . Điều này là do lý tưởng nhất là trong GTD , bạn sẽ có một dự án được thiết lập cho các khung thời gian sau:

• Bàn thắng
• Thói quen
• Dài hạn / Tạm dừng
• Tháng tiếp theo
• Tháng này
• Tuần tới
• Tuần này

Bạn có thể thiết lập bảng Kanban trong Todoist với This Week ở phía ngoài cùng bên trái, sau đó tất cả các khung thời gian khác đổ vào đó. Cái này sẽ trông giống như thế này.

Bây giờ, hãy thêm các nhiệm vụ vào danh sách khung thời gian chính xác, di chuyển chúng từ phải sang trái khi chúng đến gần hơn khi bạn định giao chúng cho chính mình.

Sau đó, bạn có thể chỉ định ngày đến hạn khi thêm chúng vào Tuần này^{(This Week)} và thêm mục đó vào lịch biểu của mình trong khi lập kế hoạch hàng tuần. 

Như bạn có thể thấy, bảng Kanban của Todoist^{(Todoist Kanban)} hữu ích cho nhiều thứ và chúng cung cấp cho bạn cái nhìn tổng thể hơn về toàn bộ kế hoạch hoặc lịch trình của bạn. Bất kể bạn muốn sử dụng nó như thế nào, lập kế hoạch thời gian GTD hoặc lập kế hoạch dự án, bảng Kanban đều đáng thử.

How Todoist Kanban Boards Can Improve Productivity

Todoist is one of the most functional online to-do services that allows you to be as productive as possible with your limited time. 

While we’ve previously discussed using Todoist alongside the Getting Things Done (GTD) methodology, many people don’t realize that Todoist lets you lay out your lists using Kanban boards. 

In this article, we’ll show you how to use Kanban boards in Todoist, and how it can further enhance your time management and productivity.

How to Use Kanban Boards in Todoist

If you’ve used Trello before, then you know just how useful the Kanban “lists” approach is. It lets you lay out each phase of a project or a process in individual lists. Then, you can slide items from that workflow across the process as each task on the item gets completed.

Each project in Todoist uses the layout format that you select when you first create the project. The default is the list format you’re probably used to if you’ve used Todoist for a while.

To create your first Kanban board, you’ll need to create a new project. Next to Projects in the left menu, select the plus icon. 

In the Add project dialog box, once you set the name and the color, just change the View to Board. Select Add.

This will create the new project in the left menu. But now, instead of using the list format, you’ll see that the project is laid out using the Kanban board format.

At first, it won’t look like a board, because you’ll need to build it by defining “sections”. 

Before you start doing this, it’s important to put some thought into the workflow or “steps” in your project.

How to Lay Out Your Project’s Kanban Board

Give some thought to your project plan. Or, if you’ve created this new Kanban board for an at-home project, then think about the steps you’ll need to go through from start to finish of your project.

In this example, we’re going to build a board for creating a new website business. Thinking through the larger stages of that project, we’ll create sections for each of those stages.

• Preparing accounts and resources for building the website
• The entire website design process
• Getting the business finances and online shop set up
• Preparing marketing and advertising
• Launching the website

With these major stages of your project in mind, name each of the sections something descriptive.

Fill in the title field under each section and select Add section. 

Continue this for each step or major area of your project. These don’t need to be the actual steps in the project. But they should contain all of the major focus areas in some logical way that makes sense to you.

Once you’re done, your empty Kanban board in Todoist should look like below.

Now it’s time to fill out your board with the smaller items in your project plan. Think of these as the sub-projects that package up major milestones. 

To add this under a section, just select Add task to add that sub-project card.

You don’t need to add any details yet. Right now, you’re just outlining the project and major steps. You’ll be able to add additional items later as they come up. You’ll also be able to add sublists and schedules later for each of these as well.

Just select Add task as you’re finished naming each one. When you’re done you should have a preliminary board that contains your entire initial project plan.

Once you have all of these sub-projects set up, you’re ready to dive into each of those and break them down further into more specific tasks.

Working With Todoist Kanban Board Cards

If you select each of these sub-project cards, you’ll see everything you can set up to plan these out.

Most importantly, you can plan these out into sub-tasks. To do this, select Add sub-task.

Write out the task in the description field. Select Schedule if you’re ready to put the task on your calendar, or you can leave it to plan out later.

Select the comment icon on the right of the task to add any comments or notes that’ll help you once you get started working on that task.

Once you’re done setting up the task, just select Add task.

Once you’re through setting up all of the tasks, you should have your sub-project pretty well planned out.

Select the Comments tab to add any task-related notes or comments you’d like to include. These apply to the entire subproject as a whole and not any of the subtasks.

If you’re working with a team, the Activity tab comes in handy because you can see who’s working on what, and when.

As you can see, the Todoist Kanban approach lets you plan and organize an entire project using less space and in a more logical format.

Using Kanban for GTD

One last thing to touch on is using the Kanban layout for the GTD approach to time management.

Using Todoist Kanban boards for this is tailor-made for GTD workflows. This is because ideally in GTD you’ll have a project set up for the following timeframes:

• Goals
• Routines
• Long Term / On Hold
• Next Month
• This Month
• Next Week
• This Week

You can set up a Kanban board in Todoist with This Week on the furthest left, and then all of the other time frames flowing into it. This would look something like this.

Now, add the tasks under the correct time frame list, moving them from right to left as they get closer to when you’re going to assign them to yourself.

You can then just assign a due date as you add them into This Week, and add that item to your schedule during weekly planning. 

As you can see, Todoist Kanban boards are useful for many things, and they give you a more holistic view of your entire plan or schedule. No matter how you want to use it, GTD time planning, or project planning, Kanban boards are worth trying.

Related posts

• Todoist GTD Tips để tăng cường Productivity của bạn

• 4 Tiện ích miễn phí để tinh chỉnh chuột của bạn và tăng năng suất

• Các cách hàng đầu để tăng cường tín hiệu WiFi và cải thiện hiệu suất

• Cách xây dựng và cải thiện khi có mặt trực tuyến

• Đường cong Harman là gì (Và nó cải thiện chất lượng âm thanh tai nghe như thế nào)?

• Cách Find Birthdays trên Facebook

• 8 Ways để phát triển Facebook Page Audience của bạn

• Cách Download and Install Peacock trên Firestick

• Discord Không Opening? 9 Ways để Fix

• 4 Ways Để tìm Internet tốt nhất Options (ISPs) trong khu vực của bạn

• Làm thế nào để sửa chữa một Steam “Pending giao dịch” Lỗi

• DVI vs HDMI vs DisplayPort - Những gì bạn cần biết

• Computer Randomly Turn của bạn có tự mình không?

• Cách chia Clip trong Adobe Premiere Pro

• 3 cách để Hãy Photo or Video trên Chromebook

• Làm thế nào để Mute Someone trên Discord

• Flat Panel Display Technology Demystified: TN, IPS, VA, OLED trở lên

• Cách Insert Emoji trong Word, Google Docs and Outlook

• Cách Search Facebook Friends bằng Location, Job hoặc School

• Cách thay đổi ngôn ngữ trên Netflix