Khi tạo Google Trang tính mà người khác cần điền, danh sách thả xuống có thể đơn giản hóa quy trình nhập dữ liệu.

Bạn có thể kéo các mục cho danh sách thả xuống của mình từ một dải ô khác hoặc bạn có thể nhập chúng trực tiếp. Tìm hiểu cách thực hiện cả hai, cũng như cách sửa đổi danh sách thả xuống hiện có.

Tạo danh sách thả xuống thủ công^{(Create Manual Dropdown Lists)} trong Google Trang tính

Cách nhanh nhất để tạo danh sách thả xuống Google^{(Google Sheets)} Trang tính là liệt kê các mục bên trong cài đặt xác thực dữ liệu.

Để làm điều này:

1. Chọn ô mà bạn muốn tạo danh sách thả xuống. Chọn Dữ liệu^(Data) từ menu, sau đó chọn Xác thực dữ liệu^{(Data validation)} .

2. Bên cạnh Tiêu chí, chọn Danh sách các mục^{(List of items)} . 

3. Trong trường bên cạnh lựa chọn này, hãy nhập các mục bạn muốn đưa vào danh sách thả xuống, được phân tách bằng dấu phẩy.

4. Chọn nút Lưu^(Save) , và bạn sẽ thấy rằng ô bạn đã chọn bây giờ có một danh sách thả xuống.

Tùy chọn xác thực dữ liệu

Có một số cài đặt quan trọng trong cửa sổ Xác thực dữ liệu cần lưu ý.^(Data)

Nếu bạn bỏ chọn Hiển thị danh sách thả xuống trong ô^{(Show dropdown list in cell)} , mũi tên thả xuống sẽ không xuất hiện. Tuy nhiên, khi người dùng bắt đầu nhập, các mục danh sách sẽ xuất hiện.

Trong phần Trên dữ liệu không hợp lệ^{(On invalid data)} , nếu bạn chọn Hiển thị cảnh báo^{(Show warning)} , chỉ báo cảnh báo màu đỏ sẽ xuất hiện. Điều này sẽ hiển thị một thông báo cảnh báo người dùng rằng mục đã nhập không khớp với bất kỳ mục nào trong danh sách.

Thay vào đó, nếu bạn chọn Từ chối đầu vào^{(Reject input)} , Google Trang tính^{(Google Sheets)} sẽ từ chối mục nhập và thay thế nó bằng mục đầu tiên của danh sách thả xuống.

Trong phần Giao^(Appearance) diện, nếu bạn chọn Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực^{(Show validation help text)} và nhập văn bản vào trường bên dưới văn bản đó, văn bản đó sẽ xuất hiện khi người dùng chọn ô thả xuống.

Tạo danh sách thả xuống^{(Create Dropdown)} từ một phạm vi Google Trang tính^{(Google Sheets Range)}

Một cách năng động hơn^{(dynamic way)} để tạo danh sách thả xuống của Google Trang tính^{(Google Sheets)} là sử dụng nội dung của một dải ô^{(range of cells)} để điền vào danh sách.

Để làm điều này:

1. Đầu tiên^(First) , tạo danh sách xác thực của bạn trong bất kỳ phạm vi ô nào. Chúng không nhất thiết phải nằm trong cùng một bảng tính. Bạn cũng có thể tạo và chọn các danh sách này trong các tab bảng tính khác.

2. Tiếp theo, chọn ô mà bạn muốn tạo danh sách thả xuống. Chọn Dữ liệu^(Data) từ menu, sau đó chọn Xác thực dữ liệu^{(Data validation)} .

3. Lần này, chọn Danh sách từ một phạm vi^{(List from a range)} từ danh sách Tiêu chí^(Criteria) thả xuống. Sau đó, chọn biểu tượng chọn lưới nhỏ để mở cửa sổ chọn phạm vi.

4. Chọn phạm vi bạn muốn sử dụng làm danh sách của mình và bạn sẽ thấy văn bản phạm vi xuất hiện trong trường Chọn phạm vi dữ liệu^{(Select a data range)} .

5. Chọn OK để đóng cửa sổ lựa chọn và quay lại cửa sổ xác nhận. Định cấu hình phần còn lại của các tùy chọn thả xuống mà bạn muốn, sau đó chọn nút Lưu^(Save) để hoàn tất.

6. Bây giờ, bạn sẽ thấy dữ liệu phạm vi xuất hiện dưới dạng các mục danh sách thả xuống trong ô bạn đã chọn.

7. Tiếp tục quy trình tương tự cho bất kỳ cột nào khác mà bạn muốn thêm làm danh sách thả xuống động.

Sử dụng phạm vi làm nguồn dữ liệu của bạn là một cách tuyệt vời để giữ cho bảng tính của bạn được cập nhật mà không cần phải thực hiện thủ công và cập nhật mọi danh sách thả xuống mà bạn đã tạo.

Sự thật thú vị về danh sách thả xuống của Google Trang tính^{(Google Sheets Dropdown)}

Danh sách thả xuống của Google Trang tính^{(Google Sheets)} được kết nối với các phạm vi là hữu ích nhất vì chúng làm giảm đáng kể việc duy trì tổng thể bảng tính của bạn.

Cập nhật nhiều ô với một thay đổi phạm vi^{(Update Multiple Cells with One Range Change)}

Điều này đặc biệt đúng nếu bạn có nhiều ô vẽ dữ liệu từ một phạm vi mục duy nhất. Nếu bạn muốn cập nhật hoặc thay đổi các mục danh sách đó, bạn sẽ chỉ phải thực hiện thay đổi trong một phạm vi duy nhất.

Ngay cả khi có hàng trăm ô có các mục danh sách đó, việc cập nhật phạm vi một lần sẽ cập nhật tất cả các ô thả xuống đó ngay lập tức.

Sao chép các ô đã được xác thực để tiết kiệm thời gian^{(Copying Validated Cells to Save Time)}

Bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian bằng cách sao chép các ô thả xuống đã được xác thực^{(copying validated dropdown cells)} vào bất kỳ ô nào khác. Điều này giúp tiết kiệm thời gian phải thực hiện lại quá trình chuyển qua màn hình xác nhận.

Việc sao chép các ô đã được xác thực đặc biệt hữu ích cho các danh sách lựa chọn như ngày, tháng, thời gian và các tập dữ liệu tiêu chuẩn khác.

Nhanh chóng loại bỏ xác thực tế bào^{(Quickly Remove Cell Validation)}

Giả sử^(Suppose) bạn không muốn các mục danh sách được bao gồm trong bất kỳ ô nào. Bạn có thể nhanh chóng loại bỏ chúng bằng cách bấm chuột phải vào ô, chọn Xác thực^(Validation) , sau đó chọn Loại bỏ xác thực^{(Remove validation)} trong cửa sổ Xác thực dữ liệu.

Bạn sẽ thấy mũi tên thả xuống biến mất khỏi ô và tất cả các mục thả xuống đều biến mất. Ô sẽ trở thành một ô bảng tính bình thường khác.

Sử dụng Danh sách thả xuống kép^{(Double Dropdown Lists)} trong Google Trang tính

Một cách hữu ích hơn để sử dụng danh sách thả xuống của Google Trang tính là ^{(Google Sheets)}chuyển thông tin giữa các trang tính^{(pass information between sheets)} . Bạn cũng có thể sử dụng kỹ thuật này để chuyển tiếp thông tin giữa mọi người.

Ví dụ: nếu bạn có một trang tính gốc chứa danh sách các nhiệm vụ được hoàn thành bởi một nhóm, bạn có thể lập bảng tính thứ hai dựa trên các nhiệm vụ đã hoàn thành đó.

Bạn có thể muốn hoặc không muốn tạo danh sách đầu tiên dựa trên cùng một danh sách thả xuống động như được mô tả trong phần cuối cùng.

Dù bằng cách nào, hãy chọn ô trên trang tính mà bạn muốn gửi các nhiệm vụ đã hoàn thành dưới dạng danh sách thả xuống khác và mở cửa sổ xác thực như được mô tả trong phần cuối cùng. Khi bạn chọn phạm vi dữ liệu, hãy chuyển sang bảng tính nhiệm vụ nguồn này và chọn toàn bộ cột nhiệm vụ (bao gồm cả các ô trống).

Bây giờ, trên bảng tính đích, bạn sẽ thấy dữ liệu từ cột nhiệm vụ được kéo vào. Điều này có nghĩa là nhóm thứ hai của bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ dự án của riêng họ dựa trên các nhiệm vụ đã hoàn thành từ nhóm thứ nhất.

Nhóm đầu tiên có thể tiếp tục thêm các nhiệm vụ mới hoàn thành vào bảng tính nguồn ban đầu.

Vì bạn đã bao gồm các ô trống trong phạm vi nguồn, các nhiệm vụ duy nhất mới đó sẽ xuất hiện trong danh sách thả xuống của nhóm thứ hai. 

Hãy nhớ rằng chỉ những nhiệm vụ duy nhất mới xuất hiện trong danh sách thả xuống thứ hai. Đây không phải là cách tốt nhất để chuyển các mục hàng cụ thể từ nguồn, nhưng đó là một cách tuyệt vời để nhóm thứ hai xem tất cả các mục duy nhất được người khác thêm vào bảng tính.

Bạn sẽ sử dụng danh sách ^(Will)thả xuống của^(Dropdown) Google Trang tính như thế nào?

Như bạn có thể thấy, Google Trang tính^{(Google Sheets)} cung cấp nhiều cách để bạn có thể lấy thông tin từ các ô khác để điền vào danh sách thả xuống. Hoặc, nếu nhu cầu nhập dữ liệu của bạn khá đơn giản, bạn có thể nhập thủ công vào các mục danh sách thả xuống được phân tách bằng dấu phẩy. 

Dù bằng cách nào, bạn sẽ có thể thực hiện việc nhập dữ liệu cho bất kỳ bảng tính nào của mình một cách dễ dàng và đơn giản nhất có thể.

How to Use Google Sheets Drop Down Lists

When creating Google Sheets that other people need to fіll out, a dropdown list can simplify the data-entry process.

You can pull the items for your dropdown list from another range of cells, or you can enter them directly. Learn how to do both, as well as how to modify an existing dropdown list.

Create Manual Dropdown Lists in Google Sheets

The fastest way to create a Google Sheets dropdown list is by listing the items inside the data validation settings.

To do this:

1. Select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

2. Next to Criteria, select List of items. 

3. In the field next to this selection, type out the items you want to include in the dropdown list, separated by commas.

4. Select the Save button, and you’ll see that the cell you selected now has a dropdown list.

Data Validation Options

There are a few important settings in the Data validation window to note.

If you deselect Show dropdown list in cell, the dropdown arrow will not appear. However, when the user starts typing, the list items will appear.

In the On invalid data section, if you select Show warning, a red warning indicator will appear. This displays a message warning the user that the typed item doesn’t match anything in the list.

If you select Reject input instead, Google Sheets will reject the entry and replace it with the first item of the dropdown list instead.

In the Appearance section, if you select Show validation help text and type text into the field below it, that text will appear when the user selects the dropdown cell.

Create Dropdown Lists from a Google Sheets Range

A more dynamic way to create Google Sheets dropdown lists is to use the contents of a range of cells to fill the list.

To do this:

1. First, create your validation lists in any range of cells. These don’t have to be in the same spreadsheet. You can create and select these lists in other spreadsheet tabs as well.

2. Next, select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

3. This time, select List from a range from the Criteria dropdown list. Then, select the small grid selection icon to open the range selection window.

4. Select the range you want to use as your list, and you’ll see the range text appear in the Select a data range field.

5. Select OK to close out the selection window and return to the validation window. Configure the rest of the dropdown options you’d like and then select the Save button to finish.

6. Now, you’ll see the range data appear as the dropdown list items in the cell you selected.

7. Continue this same process for any other columns you’d like to add as a dynamic dropdown list.

Using ranges as the source of your data is a great way to keep your spreadsheets updated without having to manually go through and update every dropdown list you’ve created.

Interesting Facts About Google Sheets Dropdown Lists

Google Sheets dropdown lists connected to ranges are the most useful because they dramatically reduce the overall maintenance of your spreadsheet.

Update Multiple Cells with One Range Change

This is especially true if you have many cells drawing data from a single range of items. If you want to update or change those list items, you’ll only have to make the change in a single range.

Even if there are hundreds of cells with those list items, updating the range once will update all of those dropdown cells instantly.

Copying Validated Cells to Save Time

You can also save time by copying validated dropdown cells to any other cells. This saves the time of having to step through the process of stepping through the validation screens again.

Copying validated cells is especially useful for selection lists like days, months, time, and other standard datasets.

Quickly Remove Cell Validation

Suppose you don’t want the list items included with any cell. You can quickly remove them by right-clicking the cell, selecting Validation, and then selecting Remove validation in the Data validation window.

You’ll see the dropdown arrow disappear from the cell, and all of the dropdown items disappear. The cell will become just another normal spreadsheet cell.

Using Double Dropdown Lists in Google Sheets

One more useful way to use Google Sheets dropdown lists is to pass information between sheets. You can also use this technique to relay information between people.

For example, if you have an original sheet that contains a list of tasks completed by one team, you can base a second spreadsheet on those completed tasks.

You may or may not want to create that first list based on the same dynamic dropdown lists as described in the last section.

Either way, select the cell on the sheet you want to send the completed tasks to as another dropdown list, and open the validation window as described in the last section. When you select the data range, switch to this source task spreadsheet and select the entire column of tasks (including blank cells).

Now, on the destination spreadsheet, you’ll see that the data from the tasks column is pulled in. This means your second team can perform their own project tasks based on completed tasks from the first team.

The first team can continue adding newly completed tasks to the original source spreadsheet.

Since you included the blank cells in the source range, those new unique tasks will appear in the second team’s dropdown list. 

Keep in mind that only unique tasks will appear in the second dropdown list. It isn’t the best way to pass specific row items from the source, but it is a great way for a second team to see all unique items added to a spreadsheet by other people.

How Will You Use Google Sheets Dropdown Lists?

As you can see, Google Sheets offers many ways you can pull information from other cells to fill out dropdown lists. Or, if your data entry needs are fairly simple, you can stick to manually entering in dropdown list items separated by commas. 

Either way, you should be able to make data entry for any of your spreadsheets as easy and simple as possible.

Related posts

• 14 Mẫu Google Trang tính Thực tế để Sử dụng Hàng ngày

• 10 công thức hữu ích trong Google Trang tính giúp bạn tiết kiệm thời gian

• 9 tính năng Hidden trong Google Maps Bạn nên kiểm tra

• Cách Filter trong tờ Google

• các Google App & How để sử dụng nó là gì

• Software Reporter Tool trong Chrome and How là gì để vô hiệu hóa nó

• Google Search Bar Widget Missing? Cách khôi phục nó trên Android

• 8 Google Search Tips: Luôn tìm những gì bạn là Looking cho

• Cách sử dụng Google Calendar: 10 Pro Tips

• Làm thế nào để Nhiệm vụ Sử dụng Google - Hướng dẫn Bắt đầu

• Tại sao Does Chrome Have So Nhiều tiến trình đang chạy?

• Nhìn vào Google Messages App cho Android. Có phải là bất kỳ Good?

• Làm thế nào để Turn Google SafeSearch Off

• Cách Application Launcher cho Google Drive Works

• Cách gửi Private Emails bằng Gmail

• Bạn có thể xóa tất cả các email từ Gmail cùng một lúc không?

• 7 Best Gmail Add-Ons

• Cách xóa YouTube History and Search Activity

• Làm thế nào để đến Inbox Zero trong Gmail

• Cách sử dụng nhiều Stops trong Google Maps