Nếu bạn đã quen sử dụng các phiên bản Excel cũ hơn , thì các tùy chọn định dạng có điều kiện trong Excel 2007 , 2010 và 2013 sẽ khiến bạn ngạc nhiên. Vậy tại sao bạn lại muốn sử dụng định dạng có điều kiện? Chà, đây là một vài lý do tại sao tôi thích sử dụng tính năng này của Excel :

1. Để làm cho dữ liệu của bạn hấp dẫn hơn về mặt trực quan.

2. Để làm cho bảng tính của bạn dễ hiểu hơn trong nháy mắt.

3. Để xác định một số dạng số nhất định để giúp giải quyết vấn đề^{(problem solving)} .

4. Để hỗ trợ bạn đưa ra kết luận từ dữ liệu của bạn.

5. Để hiển thị trực quan cho người dùng cái gì là "tốt" hoặc "xấu" bằng cách sử dụng màu xanh lá cây và màu đỏ.

Giờ đây, bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để định dạng mọi ô trong một phạm vi dựa trên tiêu chí của riêng bạn (và có rất nhiều tùy chọn định dạng để bạn lựa chọn). Ví dụ: nếu bạn có một bảng lợi nhuận^{(profit sheet)} và bạn muốn đánh mã màu cho tất cả lợi nhuận lớn hơn 200 đô la là màu xanh lá cây và tất cả lợi nhuận dưới 200 đô la là màu vàng và tất cả các khoản lỗ là màu đỏ, thì bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để nhanh chóng thực hiện tất cả công việc cho bạn .

Định dạng có điều kiện trong Excel

Định dạng có điều kiện cho phép bạn định dạng một lượng lớn dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng - trong khi vẫn có thể phân biệt các loại dữ liệu khác nhau. Bạn có thể tạo quy tắc cho các tùy chọn định dạng sẽ cho phép Microsoft Excel tự động định dạng cho bạn. Bạn thực sự chỉ phải làm theo ba bước đơn giản.

Bước 1:^{(Step 1:)} Chọn các ô bạn muốn định dạng.

Bước 2:^{(Step 2:)} Nhấp vào nút Định dạng có điều kiện trong ^{(Conditional Formatting)}menu Trang chủ^{(Home menu)} , phần Kiểu^{(Styles section)} .

Bước 3:^{(Step 3:)} Chọn quy tắc của bạn. Có Quy tắc ô tô sáng^{(Highlight Cells Rules)} và Quy tắc Top/Bottom Rules  ở trên cùng cho phép bạn thực hiện so sánh với các giá trị. Đối với ví dụ này, chúng tôi đã áp đặt ba quy tắc. Đầu tiên là bất kỳ giá trị nào lớn hơn 200 đô la đều có màu xanh lục.

Cần lưu ý rằng chỉ phần Quy tắc ô tô sáng^{(Highlight Cells Rules section)} cũng có thể được sử dụng để so sánh một tập dữ liệu với một tập dữ liệu khác. Mọi thứ khác sẽ chỉ sử dụng một tập dữ liệu mà bạn đã đánh dấu và so sánh các giá trị với nhau. Ví dụ: khi sử dụng quy tắc Lớn hơn^{(Greater Than rule)} , tôi có thể so sánh các giá trị từ A1 đến A20 với một số cụ thể hoặc tôi có thể so sánh A1 với A20 so với B1 đến B20 .

Logic tương tự đã được áp dụng cho các quy tắc thứ hai và thứ ba. Quy tắc thứ hai là bất kỳ thứ gì từ $ 0 đến $ 200 đều được định dạng màu vàng. Quy tắc thứ ba là bất kỳ thứ gì nhỏ hơn $ 0 đều được định dạng màu đỏ. Đây là một phần của bảng tính đã hoàn thành trông như thế nào.

Nếu bạn không thích các tùy chọn định dạng này, Excel có nhiều tùy chọn Định dạng có điều kiện^{(Conditional Formatting)} mới khác nhau mà bạn có thể sử dụng. Ví dụ: bạn có thể chèn các biểu tượng như mũi tên màu ( Bộ biểu tượng^{(Icon Sets)} ), biểu đồ thanh như trong ví dụ thứ hai ( Thanh dữ liệu^{(Data Bars)} ) hoặc thậm chí một loạt các màu được chọn tự động như trong ví dụ trước ( Thang màu^{(Color Scales)} ). Ba tùy chọn này chỉ so sánh các giá trị từ cùng một tập dữ liệu. Nếu bạn chọn A1 đến A20 , nó sẽ chỉ so sánh các giá trị đó với nhau.

Nếu sau đó bạn quyết định rằng bạn không muốn các ô của mình được định dạng có điều kiện, tất cả những gì bạn phải làm là xóa định dạng. Để thực hiện việc này, hãy chọn nút Định dạng có Điều kiện và chọn ^{(Conditional Formatting button and select)} Xóa Quy tắc^{(Clear Rules)} . Sau đó, chọn xem bạn muốn xóa các quy tắc chỉ khỏi các ô đã chọn hay khỏi toàn bộ trang tính.

Ngoài ra, nếu bạn đã tạo một số quy tắc, bạn có thể quên các quy tắc bạn đã áp dụng cho những ô nào. Vì bạn có thể áp dụng nhiều quy tắc cho cùng một tập hợp ô nên nó có thể trở nên khá khó hiểu, đặc biệt nếu ai đó đã tạo bảng tính. Để xem tất cả các quy tắc, hãy nhấp vào nút Định dạng có điều kiện^{(Conditional Formatting button)} và sau đó nhấp vào Quản lý quy tắc.^{(Manage Rules.)}

Khi bạn áp dụng nhiều quy tắc cho cùng một phạm vi ô, các quy tắc sẽ được đánh giá theo thứ tự từ mức độ ưu tiên cao hơn đến mức độ ưu tiên thấp hơn. Theo mặc định, quy tắc mới nhất được thêm vào sẽ có mức độ ưu tiên cao hơn. Bạn có thể thay đổi điều đó bằng cách nhấp vào quy tắc, sau đó sử dụng các nút mũi tên lên và xuống để thay đổi thứ tự. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào menu thả xuống ở trên cùng và xem các quy tắc chỉ cho lựa chọn hiện tại hoặc cho từng trang tính trong sổ làm việc.

Ngoài ra còn có một hộp kiểm được gọi là Stop If True , tôi sẽ không đi vào chi tiết ở đây vì nó khá phức tạp. Tuy nhiên, bạn có thể đọc bài đăng này từ Microsoft giải thích nó rất chi tiết.

Tùy chọn định dạng có điều kiện mới Excel 2010^{(New Conditional Formatting Options Excel 2010)}

Mọi thứ đều giống nhau trong Excel 2010 khi nói đến Định dạng^{(Conditional Formatting)} có điều kiện đã được bao gồm trong Excel 2007 . Tuy nhiên, có một tính năng mới thực sự làm cho nó mạnh hơn nhiều.

Trước đó tôi đã đề cập rằng phần Quy tắc ô tô sáng^{(Highlight Cells Rules)} cho phép bạn so sánh một tập dữ liệu này với một tập dữ liệu khác trên cùng một bảng tính. Trong năm 2010, bây giờ bạn có thể tham chiếu một trang tính khác trong cùng một sổ làm việc. Nếu bạn cố gắng thực hiện việc này trong Excel 2007 , nó sẽ cho phép bạn chọn dữ liệu từ một trang tính khác, nhưng sẽ cung cấp cho bạn thông báo lỗi^{(error message)} khi bạn cố gắng nhấp vào OK ở cuối.

Trong Excel 2010 , bây giờ bạn có thể làm điều này, nhưng nó hơi phức tạp nên tôi sẽ giải thích từng bước. Giả sử tôi có hai trang tính và trên mỗi trang tính, tôi có dữ liệu từ B2 đến B12 cho một cái gì đó như lợi nhuận. Nếu tôi muốn xem giá trị nào trong B2 đến B12 từ trang 1^{(sheet 1)} lớn hơn giá trị B2 đến B12 của trang 2^{(sheet 2)} , trước tiên tôi sẽ chọn các giá trị B2 đến B12 trong trang 1^{(sheet 1)} và sau đó nhấp vào Great Than trong Quy tắc ô tô sáng.

Bây giờ hãy nhấp vào nút tham chiếu ô^{(cell reference button)} mà tôi đã hiển thị ở trên. Hộp sẽ thay đổi và biểu tượng con trỏ^{(cursor icon)} sẽ trở thành dấu thập trắng. Bây giờ, hãy tiếp tục và nhấp vào trang tính 2^{(sheet 2)} và chọn  CHỈ^(ONLY)  ô B2. KHÔNG chọn toàn bộ phạm  vi B2 đến B12 .^(NOT)

Bạn sẽ thấy rằng hộp bây giờ có giá trị là =Sheet2!$B$2 . Chúng ta sẽ cần thay đổi điều này thành =Sheet2!$B2 . Về cơ bản, chỉ cần loại bỏ $  đứng trước số 2. Điều này sẽ giữ cho cột cố định, nhưng cho phép số hàng^{(row number)} tự động thay đổi. Vì bất kỳ lý do gì, nó sẽ không chỉ cho phép bạn chọn toàn bộ phạm vi.

Bấm vào^(Click) nút tham chiếu ô^{(cell reference button)} một lần nữa và sau đó bấm OK. Bây giờ các giá trị trong trang tính 1^{(sheet 1)} lớn hơn trang tính 2^{(sheet 2)} sẽ được định dạng theo các tùy chọn định dạng bạn đã chọn.

Hy vọng^(Hopefully) rằng tất cả đều có ý nghĩa! Khi nhìn vào Excel 2013 , dường như không có bất kỳ tính năng mới nào khi nói đến định dạng có điều kiện. Mẹo cuối cùng, nếu bạn cảm thấy rằng các quy tắc mặc định không phù hợp với những gì bạn đang cố gắng hoàn thành, bạn có thể nhấp vào  tùy chọn Quy tắc mới ^{(New Rule)} và bắt đầu^{(option and start)} lại từ đầu. Điều tuyệt vời khi tạo quy tắc mới là bạn có thể sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng, điều này rất mạnh mẽ.

Mặc dù bề ngoài định dạng có điều kiện trông tương đối dễ dàng và đơn giản nhưng nó có thể trở nên khá phức tạp tùy thuộc vào dữ liệu và nhu cầu của bạn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy gửi bình luận. Vui thích!

Format Cells using Conditional Formatting in Excel

If you are υsed to using older verѕions of Excel, thе сonditional formatting options in Excel 2007, 2010, and 2013 will amaze yoυ. So why would you want to bother using conditional formatting? Well, here are a couple of reasons why I love using this feature of Excel:

1. To make your data more visually appealing.

2. To make your spreadsheets easier to understand at a glance.

3. To identify certain types of numbers for help in problem solving.

4. To assist you in drawing conclusions from your data.

5. To visually display to the user what is “good” or “bad” by using green and red.

Now, you can use conditional formatting to format every cell in a range based on your own criteria (and there are a lot of formatting options to choose from). For example, if you have a profit sheet and you want to color code all profits greater than $200 as green and all profits less than $200 as yellow and all losses as red, then you can use conditional formatting to quickly do all the work for you.

Conditional Formatting in Excel

Conditional formatting enables you to format significant amounts of data quickly and easily – while still being able to distinguish different types of data. You can create rules for the formatting options that will allow Microsoft Excel to auto-format for you. You really only have to follow three simple steps.

Step 1: Select the cells you want to format.

Step 2: Click the Conditional Formatting button under the Home menu, Styles section.

Step 3: Select your rules. There are Highlight Cells Rules and Top/Bottom Rules at the top that let you do comparisons with values. For this example, we imposed three rules. The first was that any value greater than $200 was green.

It’s worth noting that only the Highlight Cells Rules section can also be used to compare a dataset to another dataset. Everything else will just use the one dataset that you have highlighted and compare the values against each other. For example, when using the Greater Than rule, I can compare values from A1 to A20 against a specific number or I can compare A1 to A20 against B1 to B20.

The same logic was applied to the second and third rules. The second rule was that anything between $0 and $200 was formatted yellow. The third rule was that anything less than $0 was formatted red. Here is what a portion of the finished spreadsheet looks like.

If you do not like these formatting options, Excel has many different new Conditional Formatting options that you can use from. For example, you can insert icons like colored arrows (Icon Sets), bar charts like in the second example (Data Bars), or even a range of automatically selected colors like in the last example (Color Scales). These three options only compare values from the same dataset. If you select A1 to A20, it’ll only compare those values against each other.

If you later decide that you don’t want your cells to be conditionally formatted, all you have to do is clear the formatting. To do this, select the Conditional Formatting button and select Clear Rules. Then, select whether you want to clear the rules from only the selected cells or from the entire worksheet.

Also, if you have created several rules, you might forget what rules you have applied to what cells. Since you can apply many rules to the same set of cells, it can become quite confusing especially if someone else created the spreadsheet. To see all the rules, click on the Conditional Formatting button and then click on Manage Rules.

When you have more than one rule applied to the same range of cells, the rules are evaluated in order from higher precedence to lower precedence. By default, the newest rule added will have the higher precedence. You can change that by clicking on the rule and then using the up and down arrow buttons to change the order. Also, you can click the dropdown at the very top and see the rules for only the current selection or for each sheet in the workbook.

There is also a checkbox called Stop If True, which I won’t go into detail here because it’s quite complicated. However, you can read this post from Microsoft that explain it in great detail.

New Conditional Formatting Options Excel 2010

Just about everything is the same in Excel 2010 when it comes to Conditional Formatting that was included in Excel 2007. However, there is one new feature that really makes it much more powerful.

Earlier I had mentioned that the Highlight Cells Rules section lets you compare one set of data to another set of data on the same spreadsheet. In 2010, you can now reference another worksheet in the same workbook. If you try to do this in Excel 2007, it will let you select the data from another worksheet, but will give you an error message when you try to click OK at the end.

In Excel 2010, you can now do this, but it’s a bit tricky so I’m going to explain it step by step. Let’s say I have two worksheets and on each sheet I have data from B2 to B12 for something like profit. If I want to see which values in B2 to B12 from sheet 1 are greater than the B2 to B12 values of sheet 2, I would first select the B2 to B12 values in sheet 1 and then click on Great Than under Highlight Cells Rules.

Now click on the cell reference button that I have shown above. The box will change and the cursor icon will become a white cross. Now go ahead and click on sheet 2 and select ONLY cell B2. Do NOT select the entire range of B2 to B12.

You’ll see that the box now has a value of =Sheet2!$B$2. We’re going to need to change this to =Sheet2!$B2. Basically, just get rid of the $ that comes before the 2. This will keep the column fixed, but allow the row number to change automatically. For whatever reason, it won’t just let you select the entire range.

Click the cell reference button again and then click OK. Now the values in sheet 1 that are greater than sheet 2 will be formatted according to the formatting options you chose.

Hopefully, that all makes sense! When looking at Excel 2013, there doesn’t seem to be any new features when it comes to conditional formatting. As a last tip, if you feel that the default rules don’t match what you are trying to accomplish, you can click the New Rule option and start from scratch. What’s great about creating a new rule is that you can use a formula to determine which cells to format, which is very powerful.

Even though conditional formatting looks relatively easy and simple on the surface, it can become quite complex depending on your data and your needs. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• Liên kết các ô giữa Trang tính và Sổ làm việc trong Excel

• Sử dụng Excel Watch Window để theo dõi các ô quan trọng trong sổ làm việc

• Cách ẩn Trang tính, Ô, Cột và Công thức trong Excel

• Sử dụng Format Painter trong Word để sao chép và dán định dạng

• Thêm một Regression Trendline tuyến tính đến một Excel Scatter Plot

• Cách sử dụng các tính năng AutoRecover và AutoBackup của Excel

• Lập biểu đồ dữ liệu Excel của bạn

• Cách thêm nhận xét vào ô trang tính Excel

• Cách tạo đồ thị hoặc biểu đồ đơn giản trong Excel

• Cách tính Variance bằng Excel

• Sử dụng chức năng “Chèn dữ liệu từ ảnh” mới của Excel Mobile

• 13 OneNote Tips & Tricks Để tổ chức ghi chú của bạn tốt hơn

• Cách thêm thanh lỗi trong Excel

• Làm thế nào để Quay Macro trong Excel

• Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Hướng dẫn cho tất cả các phần mở rộng tệp Excel & Ý nghĩa của chúng

• Cách tạo Drop Down List trong Excel

• Cách lọc dữ liệu trong Excel

• Cách sử dụng COUNTIFS, SUMIFS, AVERAGEIFS trong Excel

• Cách tạo Gantt Charts trong Microsoft Excel