Khi nhiều biến dữ liệu được cung cấp trong một dự án, thì thời gian và lưới không gian của các biến đó phải giống hệt nhau. Như vậy, bạn phải kiểm soát dữ liệu người khác nhập vào. Đó là lúc bạn cần Xác thực dữ liệu^{(Data Validation)} . Microsoft Excel làm cho công việc này trở nên đơn giản.

Cách sử dụng Xác thực Dữ liệu^{(Data Validation)} cho Ô Excel^{(Excel Cells)}

Tính năng xác thực dữ liệu trong Excel cho phép người dùng kiểm soát những gì có thể được nhập vào một ô hoặc cung cấp danh sách xác định trước các mục nhập có thể chấp nhận để loại bỏ các sai sót hoặc lỗi có thể xảy ra. Nó được áp dụng thông qua các quy tắc được xác định trong tab ' Dữ liệu^(Data) ' của Excel , dưới menu ruy-băng. Quá trình bao gồm:

1. Nhập chi tiết xác thực dữ liệu
2. Tùy chỉnh thông báo đầu vào
3. Tùy chỉnh cảnh báo lỗi

Một trong những cách sử dụng xác thực dữ liệu phổ biến nhất là tạo danh sách thả xuống.

1] Nhập chi tiết xác thực dữ liệu

Mở tệp Microsoft Excel^{(Microsoft Excel)} , chọn các ô bạn muốn giới hạn.

Chuyển đến tab ' Dữ liệu^(Data) ' nằm trên menu Ruy-băng.

Trong tùy chọn ' Công cụ Dữ liệu^{(Data Tools)} ', hãy chọn ' Xác thực Dữ liệu^{(Data Validation)} '.

Khi cửa sổ Xác thực dữ liệu^{(Data Validation)} mở ra, bạn sẽ thấy một số điều khiển. Bạn có thể đảm bảo rằng chỉ các số được thêm vào hoặc một độ dài văn bản cụ thể, chẳng hạn như số điện thoại.

Trong trường hợp ví dụ của chúng tôi, chúng ta hãy chọn ' Thời gian^(Time) ' để chọn thời gian chúng tôi mở cửa.

Chỉ định Thời gian bắt đầu và Thời gian ^{(Start Time)}kết^(Time) thúc .

2] Tùy chỉnh thông báo đầu vào

Bây giờ, chuyển sang tab ' Tin nhắn đầu vào '.^{(Input Message)}

Tùy chỉnh thông báo đầu vào mà bạn muốn xuất hiện khi nhập một thứ gì đó khác với những gì đã được chỉ định.

3] Tùy chỉnh cảnh báo lỗi

Chuyển sang tab ' Cảnh báo Lỗi '.^{(Error Alert)}

Nhập^(Enter) thông báo bạn muốn xuất hiện hoặc chỉ cần chọn giữ các giá trị mặc định.

Cuối cùng, nhấn nút 'OK'.

Bây giờ, khi một trong các ô được chọn, mọi người sẽ thấy lời nhắc thông báo đầu vào nơi có thể nhập thời gian.

Tuy nhiên, khi thời gian đã nhập nằm ngoài phạm vi, một thông báo lỗi sẽ được hiển thị.

Tóm lại, Xác thực dữ liệu^(Data) có thể hiển thị thông báo cho người dùng cho họ biết điều gì được phép và điều gì không được phép!

Đọc tiếp theo^{(Read next)} : Cách ghi Macro để tạo Nút tắt cho Nhiều Định dạng trong Word và Excel .

How to apply Data Validation to Cells in Microsoft Excel

When multiple data variables are acсommodаted in a proјect, the time and spatial grids of those variables must be identical. As such, you must control the data other people enter. That’s when you need Data Validation. Microsoft Excel makes this job simple.

How to use Data Validation for Excel Cells

Data validation feature in Excel lets a user control what can be entered into a cell or provide a predefined list of acceptable entries to eliminate possible mistakes or errors. It is applied via rules defined in Excel’s ‘Data’ tab, under the ribbon menu. The process involves:

1. Enter Data Validation Details
2. Customize Input Message
3. Customize Error Alert

One of the most common data validation uses is to create a drop-down list.

1] Enter Data Validation Details

Open the Microsoft Excel file, select the cells you would like to limit.

Go to the ‘Data’ tab located on the Ribbon menu.

Under the ‘Data Tools’ select ‘Data Validation’ option.

When the Data Validation window opens, you’ll see several controls. You can make sure that only numbers are added or a particular text length, like a phone number.

In the case of our example, let us select ‘Time’ to choose between the times we are open.

Specify the Start Time and the End Time.

2] Customize Input Message

Now, switch to ‘Input Message’ tab.

Customize the input message that you would like to appear when something different is entered against what has been specified.

3] Customize Error Alert

Switch to the ‘Error Alert’ tab.

Enter the message you would like to appear or simply choose to keep the defaults.

In the end, hit the ‘OK’ button.

Now, when one of the cells is selected, everyone will see the input message reminder where timings can be entered.

However, when the timing entered is outside the range, an error message will be displayed.

In short, Data validation can display a message to a user telling them what is allowed and what is not!

Read next: How to record a Macro to create Shortcut Button for Multiple Formats in Word and Excel.

Related posts

• Cách khóa ô trong Microsoft Excel

• Cách sử dụng HLOOKUP function trong Microsoft Excel

• Cách trích xuất tên miền từ URLs trong Microsoft Excel

• Microsoft Excel đang cố gắng khôi phục lại thông tin của bạn

• Làm thế nào để thêm một Trendline trong Microsoft Excel worksheet

• Microsoft Excel Tips and Tricks cho người mới bắt đầu

• Fix Excel đang chờ ứng dụng khác hoàn thành OLE action

• Cách xóa Password khỏi Excel File

• Use PDF Data Connector Trong Excel để nhập dữ liệu PDF vào bảng tính

• Làm cách nào để khóa Or Unlock Cells bằng Excel? (2021)

• Làm thế nào để xóa Multiple Rows trong Microsoft Excel trong một đi

• Sử dụng chức năng “Chèn dữ liệu từ ảnh” mới của Excel Mobile

• Cách đổi tên Data Series trong Excel graph or chart

• Cách ẩn Formula trong tờ Microsoft Excel

• Microsoft Excel gây High CPU usage khi chạy trên Windows 10

• Cách tạo Gantt Charts trong Microsoft Excel

• Fix Microsoft Excel mở một Blank window

• Làm cách nào để sửa Runtime Error 1004 trong Microsoft Excel?

• Cách lọc dữ liệu trong Excel

• Cách sử dụng MATCH function Microsoft Excel