Google Drive đã nổi lên như một trong những cách tốt nhất và phổ biến nhất để chia sẻ tệp giữa khách hàng, đồng nghiệp và bạn bè mà không yêu cầu họ tải xuống trực tiếp.

Một thập kỷ trước, bạn sẽ gửi những tệp này dưới dạng tệp đính kèm email hoặc liên kết từ một trang web như Megaupload hoặc MediaFire . Tất cả chúng ta hãy vui mừng vì những ngày đó đang ở phía sau chúng ta.

Một tính năng phổ biến trên các trang web cũ đã được chuyển sang các trang web chia sẻ phổ biến hiện nay, như Pastebin , là khả năng làm mất hiệu lực liên kết của bạn hoặc hủy chia sẻ tệp của bạn sau một khoảng thời gian nhất định. Đây không phải là điều chúng tôi có thể làm qua email. Tuy nhiên, đó là một tính năng mà nhiều người không biết trong Google Drive .

Một số tệp nhạy cảm sẽ không tồn tại trên Internet mãi mãi. Trong bài viết này, hãy nói về cách bạn có thể đặt ngày hết hạn cho quyền truy cập tệp được chia sẻ của mình trong Google Drive .

Hạn chế của việc hết hạn truy cập tệp được chia sẻ trong Google Drive

Điều quan trọng cần biết là tính năng này chỉ khả dụng cho các tài khoản thuộc tổ chức G Suite trả phí . Điều này có nghĩa là tài khoản Google chuẩn hoặc tài khoản sử dụng phiên bản G Suite kế thừa miễn phí không thể sử dụng hết hạn truy cập tệp được chia sẻ.

Người dùng không thuộc tổ chức G Suite trả phí vẫn có thể chia sẻ tệp với họ khi hết hạn nhưng yêu cầu này phải được đáp ứng để đặt thời hạn truy cập tệp được chia sẻ trong Google Drive. Nếu bạn làm việc cho một công ty chỉ định cho bạn tài khoản email của riêng bạn thông qua miền Gmail tùy chỉnh, thì rất có thể bạn có quyền truy cập vào tính năng này thông qua tài khoản đó.^(Gmail)

Cách thiết lập thời hạn truy cập tệp được chia sẻ trong Google Drive

Đương nhiên, bước đầu tiên của quá trình này là thực sự chia sẻ tệp với ai đó. Để chia sẻ một trong các tệp của bạn trong Google Drive, cách dễ nhất là truy cập tệp, sau đó tìm nút Chia sẻ^(Share) lớn màu xanh lam ở góc trên cùng bên phải — bạn không thể bỏ lỡ.

Nhấp^(Click) vào nó và một hộp đèn sẽ bật lên cho phép bạn nhập danh sách địa chỉ email để chia sẻ tệp của bạn.

Nhấp vào nút OK để gửi (các) lời mời chia sẻ tệp của bạn khi bạn đã sẵn sàng. Sau đó, bạn sẽ muốn mở lại cùng một tệp này và nhấp lại vào nút Chia sẻ^(Share) màu xanh lam hoặc nhấp chuột phải vào tệp và nhấp vào Chia sẻ^(Share) . Lần này, nhấp vào Nâng cao^(Advanced) ở góc dưới cùng bên phải của hộp đèn.

Tại đây, nếu bạn di chuột qua hàng của bất kỳ người dùng nào mà bạn đang chia sẻ tệp, biểu tượng bộ hẹn giờ sẽ xuất hiện với nội dung “ Đặt thời hạn^{(Set expiration)} ” khi bạn di chuột qua. Nếu bạn không thấy biểu tượng này, điều đó có thể là bạn đang không sử dụng tài khoản trong một tổ chức G Suite tương thích . Nếu bạn làm, hãy nhấp vào nó.

Một lý do khác mà bạn có thể không nhìn thấy nó là do Google đã cập nhật giao diện GUI^(GUI) cho Google Drive . Thay vào đó, bạn có thể phải nhấp vào menu nhỏ bên cạnh tên của họ, sau đó nhấp vào Cấp quyền truy cập tạm thời^{(Give temporary access)} .

Bây giờ bạn sẽ thấy một cửa sổ như bên dưới. Hình ảnh trên cùng là phiên bản Google Drive mới hơn và rất có thể là những gì bạn sẽ gặp phải.

Điều này sẽ làm cho các tùy chọn hết hạn truy cập xuất hiện. Nhấp vào menu thả xuống sẽ hiển thị các ngày phổ biến là 7 ngày và 30 ngày hoặc bạn có thể nhấp vào Ngày tùy chỉnh…^{(Custom date…)} để đặt ngày hết hạn của riêng bạn.

Đặt ngày tùy chỉnh sẽ cho phép bạn chọn một ngày từ chế độ xem lịch. Vấn đề duy nhất là bạn không thể chọn thời gian, chỉ ngày — tệp sẽ hết hạn một phút trước nửa đêm vào bất kỳ ngày nào bạn chọn.

Khi bạn hài lòng với cách bạn đã định cấu hình hết hạn truy cập tệp được chia sẻ của mình, hãy nhấp vào Lưu thay đổi^{(Save changes)} và sau đó nhấp vào Hoàn tất^(Done) . Đó là nó!

Một điều quan trọng cần ghi nhớ là người dùng vẫn có thể giữ tệp của bạn quá ngày hết hạn một cách hiệu quả bằng cách tải xuống. Để ngăn chặn điều này, bạn sẽ muốn đặt quyền truy cập của họ thành chỉ cho phép họ xem tệp (không chỉnh sửa tệp) và bật tùy chọn “ Tắt tùy chọn tải xuống, in và sao chép cho người nhận xét và người xem^{(Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers)} ”.

Nếu bạn có tài khoản thuộc tổ chức G Suite không kế thừa, thì việc hết hạn quyền truy cập tệp được chia sẻ là một trong nhiều đặc quyền chưa được sử dụng mà bạn có thể tận dụng. Thao tác này chỉ diễn ra trong vài giây, vì vậy đừng để những tệp nhạy cảm đó tồn tại mãi mãi!

Trong trường hợp G Suite không đủ an toàn hoặc không đáp ứng được các tiêu chuẩn của bạn, chúng tôi cũng có một hướng dẫn tuyệt vời về cách thiết lập bộ nhớ đám mây cá nhân của riêng bạn^{(how to set up your own personal cloud storage)} . Kiểm tra nó để kiểm soát hoàn toàn việc chia sẻ đám mây của bạn.

Set an Expiration Date on Shared Google Drive Files

Google Drive haѕ emerged as оne of the best and most popular ways of sharing files between clients, coworkers, and friends without requiring them tо make a direct download.

A decade ago, you’d be sending these files as an email attachment or link from a site like Megaupload or MediaFire. Let’s all rejoice that those days are behind us.

A popular feature on those sites of old that has carried over into today’s popular sharing sites, like Pastebin, is the ability to invalidate your link or unshare your file after a set period of time. This isn’t something we can do via email. However, it’s a feature that many people aren’t aware of in Google Drive.

Some sensitive files shouldn’t live on the Internet forever. In this article, let’s talk about how you can set an expiration date on your shared file access in Google Drive.

Limitations of Shared File Access Expiration in Google Drive

It’s important to know that this feature is only available for accounts under a paid G Suite organization. This means that standard Google accounts or accounts using the free legacy version of G Suite can’t utilize shared file access expiration.

Users who are not under a paid G Suite organization can still have files shared to them with an expiration, but this requirement must be met to set the expiration of shared file access in Google Drive. If you work for a company that assigns you your own email account through a custom Gmail domain, there’s a good chance that you have access to this feature through that account.

How to Set Up Shared File Access Expiration in Google Drive

Naturally, the first step of this process is to actually share a file with someone. To share one of your files in Google Drive, the easiest way is to access the file and then look in the top-right corner for the large blue Share button—you can’t miss it.

Click on it and a lightbox will pop up that will allow you to type in a list of email addresses to share your file with.

Click the OK button to send out your invitation(s) to share your file when you’re ready. After, you’ll want to reopen this same file and again click on the blue Share button or right-click on the file and click on Share. This time, click on Advanced in the bottom-right corner of the lightbox.

Here, if you hover over the row of any of the users you’re sharing the file with, a timer icon will appear that reads “Set expiration” when you hover it. If you don’t see this icon, it could mean that you aren’t using an account under a compatible G Suite organization. If you do, click on it.

Another reason you may not see it is because Google has updated the GUI interface for Google Drive. Instead, you may have to click on the little drop down next to their name and then click on Give temporary access.

Now you’ll see a window like the two below. The top image is the newer version of Google Drive and most likely what you’ll encounter.

This should cause the access expiration options to appear. Clicking on the dropdown menu will reveal common dates of 7 days and 30 days, or you can click on Custom date… to set your own expiration date.

Setting a custom date will allow you to select a day from a calendar view. The only catch is that you’re not able to select a time, only a date—the file will expire a minute before midnight on any day that you select.

Once you’re happy with how you’ve configured your shared file access expiration, click Save changes and then Done. That’s it!

An important thing to keep in mind is that users will still be able to effectively keep your file past its expiration date by downloading it. To prevent this, you’ll want to set their access to only allow them to view the file (not edit it) and enable the “Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers” option.

If you have an account under a non-legacy G Suite organization, shared file access expiration is one of the many underused perks that you can put to great use. This only takes a matter of seconds, so don’t let those sensitive files hang around forever!

In the case that G Suite isn’t secure enough or up to your standards, we’ve alternatively got a great guide on how to set up your own personal cloud storage. Check it out for complete control over your cloud sharing.

Related posts

• Cách sử dụng Google Backup and Sync để sao lưu ổ cứng của bạn

• Cách sửa lỗi Google Drive “Đã vượt quá hạn ngạch tải xuống”

• Cách tạo ổ lưu trữ dùng chung cho hệ thống khởi động kép

• Cách tự động sao lưu tệp vào Google Drive hoặc OneDrive để ngăn mất dữ liệu

• Cách quét vào Google Drive bằng điện thoại của bạn

• Gán các chữ cái trên Drive cho các thư mục trong Windows

• Cách thiết lập trang web của bạn trên Google Analytics

• Tìm các liên kết ngược, chuyển hướng và IP được chia sẻ của miền

• Cách thay đổi màu nền trên Google Documents

• Cách thiết lập xác thực phản hồi trong Google Biểu mẫu

• Cách tải xuống trình cài đặt Google Chrome ngoại tuyến (độc lập)

• Tạo một ổ đĩa flash USB có thể khởi động nhiều hệ điều hành

• Cách Ngừng Quảng cáo được Cá nhân hóa và Kết quả Tìm kiếm trong Google và Facebook

• Cách thay đổi ký tự ổ đĩa trong Windows

• Cách khắc phục Google Discover không hoạt động trên Android

• Cách bảo vệ bằng mật khẩu ổ USB flash

• Khắc phục sự cố ổ cứng bị lỗi

• Cách mở tệp HTML trong Google Chrome

• Cách sử dụng ứng dụng Google Jamboard

• Cách sử dụng các công cụ tìm kiếm ảnh mạnh mẽ có sẵn trên Google Photos