Phần mềm đăng ký^{(Subscription software)} là một khái niệm tương đối mới. Mặc dù các thỏa thuận cấp phép luôn nói rõ rằng bạn không thực sự sở hữu phần mềm mà bạn tin rằng bạn đã mua, nhưng mọi người luôn có xu hướng bỏ qua điều đó (nếu họ đọc EULA ). Vì vậy, khái niệm về phần mềm mà bạn không có bản sao thực và bạn phải trả phí để sử dụng hàng tháng, đã dấy lên một số lỗi khi nó được giới thiệu lần đầu tiên. Microsoft đã tham gia rất nhiều vào phần mềm đăng ký^{(subscription software)} với Office 365 và nó ngày càng trở nên phổ biến, đặc biệt là để sử dụng cho doanh nghiệp^{(business use)} . Office 365 cho Dummies, Phiên bản thứ hai^{(Office 365 for Dummies, Second Edition)} , đặt ra để chỉ ra lý do tại sao mô hình đăng ký^{(subscription model)}là một sự lựa chọn tuyệt vời cho kinh doanh. Liệu nó có thành công trong sứ mệnh của mình? Đọc bài đánh giá này để tìm câu trả lời:

Thuyết phục những người hoài nghi

Cuốn sách bắt đầu với sự giải thích dài dòng và rất kỹ lưỡng về điện toán đám mây và phần mềm đăng ký^{(cloud computing and subscription software)} . Các tác giả đã làm rất tốt việc nhận ra những phản đối có thể xảy ra và giải quyết chúng một cách rõ ràng và thực tế. Tôi phải thừa nhận rằng tôi đã bắt đầu đọc cuốn sách này với tư cách là một người hoài nghi, điều mà tôi nghĩ là tự nhiên đối với một người có máy tính đầu tiên là máy tính lớn của IBM^{(IBM mainframe)} vào những năm 60. 🙂 Nhưng khi tôi đọc tiếp, tôi nhận thấy Office 365 For Dummies, Second Edition đã nhanh chóng bắt đầu thay đổi ý định của tôi.

Mặc dù tiêu đề không nói như vậy (in nhỏ trên bìa) cuốn sách này nhắm thẳng đến người dùng doanh nghiệp, và nó cũng nhanh chóng hiểu rõ tại sao phần mềm thuê bao và điện toán đám mây^{(subscription software and cloud computing)} lại có những lợi thế to lớn đối với các doanh nghiệp. Kinh nghiệm của bản thân tôi với tư cách là người thông thạo máy tính duy nhất trong một bộ phận lớn đã ủng hộ ý tưởng rằng việc để các chuyên gia tại Microsoft đảm nhận việc nâng cấp, vá lỗi và bảo trì phần mềm một cách liền mạch trong nền sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.

Bây giờ, đã được chứng minh, Microsoft không có một thành tích^{(spotless record)} tốt khi nói đến những thứ lộn xộn (Tôi sẽ không đi lạc ở đây khi nói về máy tính của mẹ tôi với Windows ME , mặc dù nó đã đóng một phần lớn trong cách tiếp cận ban đầu gây hoài nghi đối với Office 365 ) nhưng cuốn sách này thực hiện rất tốt công việc giải thích tại sao bất kể họ đã tung ra bản lồng tiếng như thế nào trong quá khứ, vẫn tốt hơn nếu Microsoft duy trì phần mềm kinh doanh^{(business software)} quan trọng của bạn hơn là chuyển nó sang một số người IT^{(IT person)} làm việc quá sức , người có thể có hoặc có thể không có cùng trình độ kỹ năng. Ngoài ra, với Office 365Không ai đăng ký trong công ty sẽ phải ngồi xuống và hình dung lại mọi thứ^{(re-image everything)} khi công ty áp dụng phiên bản Office mới hơn . Chỉ cần đăng nhập^{(Just sign)} là xong, sẵn sàng hoạt động.

Có một mô tả tốt về các gói Office 365 khác nhau có sẵn, vì vậy những người đăng ký tiềm năng có thể biết họ sẽ nhận được gì với số tiền của mình.

Nghiêm túc mà nói, nếu bạn vẫn không tin rằng điện toán đám mây và phần mềm đăng ký^{(cloud computing and subscription software)} đáng xem xét, thì việc đọc kỹ phần đầu của cuốn sách này sẽ giúp bạn thuyết phục được một cách lâu dài. Nó chắc chắn đã thuyết phục tôi.

Vào đám mây

Sau phần chào hàng của chuyên gia về khái niệm, Office 365 for Dummies, Second Edition giải thích cẩn thận cách một doanh nghiệp có thể chuyển sang sử dụng Office 365 và điện toán đám mây^{(cloud computing)} mà không gặp quá nhiều căng thẳng và đau khổ^{(stress and anguish)} . Một lần nữa^(Again) , trọng tâm là thuyết phục người đọc về lợi ích của một động thái như vậy, và một lần nữa, các tác giả thực hiện một công việc cẩn thận và kỹ lưỡng. Họ xem xét các lợi ích và tính năng của Office 365 và giải thích lý do tại sao việc di chuyển lại có ý nghĩa.

Không chỉ điện toán đám mây và phần mềm đăng ký^{(subscription software)} mà các doanh nghiệp sẽ phải thay đổi suy nghĩ của mình. Vì một số phiên bản của Office 365 bao gồm các phương pháp tiếp cận mới như ứng dụng trò chuyện nội^{(in-house chat application)} bộ, ứng dụng giống Pinterest có tên là Delve và khả năng tạo các trang giống như Facebook trong toàn công ty (trong số những thứ khác), các tác giả của Office 365 cho Dummies, Second Edition^{(Office 365 for Dummies, Second Edition)} đi rất nhiều thời gian để giải thích tại sao những loại ứng dụng truyền thông xã hội đó có thể có tác dụng rất có lợi cho doanh nghiệp. Có thể khó đối với những người quản lý đã quen với việc nói với mọi người rằng họ không được gây rối trên các trang mạng xã hội vào giờ làm việc của công ty^{(company time)}để hiểu tại sao các trang web truyền thông xã hội riêng tư của từng công ty thực sự có thể thúc đẩy năng suất và sự cộng tác của công ty^{(productivity and company collaboration)} , nhưng tôi tin rằng các tác giả đã làm rất tốt khi đưa ra trường hợp thiết lập những điều này trên tài khoản Office 365 của công ty . Tuy nhiên, quyết định cực kỳ đáng tiếc của Microsoft^(Microsoft) khi đặt tên cho ứng dụng trò chuyện của họ là Yammer có thể gây ra một số vấn đề cho những người biết tất cả về yamtering là gì. 🙂

Các chương quảng cáo chiêu hàng giới thiệu có mục đích chung được theo sau bởi các chương quảng cáo chiêu hàng giới thiệu cho các thành phần riêng lẻ của Office 365 . Trong mỗi trường hợp, các tác giả cẩn thận đưa ra trường hợp cho tính ưu việt của cách tiếp cận của Office 365 so với cách tiếp cận mua giấy phép truyền thống và họ đã làm rất tốt. Mỗi thành phần ( SharePoint , Exchange , Skype for Business , OneNote , Word , Excel và Powerpoint) có chương riêng nêu chi tiết những ưu điểm của riêng nó. Và sau đó là phần giới thiệu về những điều cơ bản của việc sử dụng từng thành phần, những điều này sẽ đủ để giúp mọi người bắt đầu và sử dụng. Tuy nhiên, để có cái nhìn chi tiết hơn về tất cả các tính năng của từng thành phần, bạn sẽ phải tìm một tài liệu tham khảo khác. Thành thật mà nói, nếu mỗi thành phần có một lời giải thích đầy đủ, bạn sẽ phải lấy cuốn sách này bằng một chiếc xe nâng.

Một lần nữa, nếu bạn hoài nghi về bất kỳ điều gì trong số đó, bạn có thể thấy rằng khi bạn đọc qua các lý do tại sao mỗi thành phần có thể là một bộ tăng năng suất^{(productivity booster)} thực sự , bạn sẽ thấy mọi thứ theo một cách khác.

Bắt đầu kinh doanh

Phần giới thiệu, chào hàng và phần tổng quan chiếm hơn một nửa cuốn sách. Sau đó, Office 365 for Dummies, Second Edition giải thích chính xác những gì cần làm để chuẩn bị cho việc chuyển từ phần mềm nội bộ^{(in-house software)} sang điện toán đám mây. Không chỉ là vấn đề của một ngày bạn sử dụng giấy phép công ty^{(company license)} cho Office và ngày hôm sau bạn đăng nhập vào Office 365 . Có những bước nhất định phải được thực hiện để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ nhất có thể. Chúng được sắp xếp theo thứ tự từng bước^{(step order)} . Và có thông tin cho các nhà phát triển, những người có thể muốn tùy chỉnh giao diện để sử dụng cho một doanh nghiệp cụ thể^{(specific business use)} . SharePoint, với tư cách là xương sống của hệ thống, cóchương phát triển^{(development chapter)} của riêng nó. Tất nhiên, những người không quan tâm đến thông tin đó có thể bỏ qua nó.

Một lần nữa, các tác giả giải thích lý do tại sao mỗi bước là cần thiết để thành công và tại sao chuẩn bị thích hợp là chìa khóa để làm cho Office 365 hoạt động cho doanh nghiệp của bạn. Một lần nữa^(Again) , những người nghĩ rằng "Chúng tôi không thể sử dụng cái đó, chúng tôi không cần nó" có thể nghĩ rằng " Này^(Hey) , cái đó sẽ hiệu quả với chúng tôi, hãy thử xem." Vì có các phiên bản Office 365 khác nhau với các thành phần khác nhau và giá cả khác nhau, nên biết trước những gì bạn muốn trong gói đăng ký của mình là chìa khóa quan trọng (mặc dù bạn có thể thay đổi gói đăng ký^{(subscription package)} của mình bất kỳ lúc nào để phù hợp với nhu cầu của công ty).

Chương "Đáp ứng các yêu cầu của Office 365"^{("Meeting Office 365 Requirements")} đưa ra những điều cần thiết về thiết bị, băng thông internet^{(internet bandwidth)} và các kỹ năng cá nhân. Và các tác giả rất trung thực về những ưu và khuyết điểm của việc di chuyển lên đám mây. Đó không phải là tất cả các trò chơi và trò chơi thú vị^{(fun and games)} , và họ trả lời trước về điều đó. Chương này thực sự nên được đọc. Chương tiếp theo hướng dẫn người đọc quyết định kế hoạch nào sẽ hoạt động tốt nhất. Điều đó cũng nên được yêu cầu đọc vì điện toán đám mây có thể là một trải nghiệm hoàn toàn mới cho người đọc và có tất cả thông tin về tất cả các kế hoạch là một điểm cộng.

Có các chương về chuẩn bị cho việc di chuyển, triển khai Office 365 (bao gồm các bước cần thiết để mọi người sẵn sàng sử dụng) và quản lý Office 365 (bao gồm Exchange , Skype for Business và SharePoint^{(Business and SharePoint)} ). Một lần nữa, đây không phải là một hướng dẫn tham khảo^{(reference guide)} đầy đủ và đầy đủ , nhưng nó sẽ giúp mọi người vượt qua rào cản và sử dụng hàng ngày^{(day use)} .

Hàng chục và hàng chục

Một trong những phần hay nhất của cuốn sách For Dummies là chương cuối cùng hoặc các chương^{(chapter or chapters)} được gọi là " Phần của hàng chục"^{(The Part of Tens")} . Trong trường hợp này, có ba phần như vậy. Một cho "mười dấu hiệu đã đến lúc bạn chuyển sang Office 365 ", một cho mười lý do tại sao Office 365 có thể có giá trị đáng kinh ngạc đối với tổ chức của bạn và một cho mười mẹo để tăng năng suất. Bên cạnh việc đọc giải trí, những chương đó còn làm tốt việc bán giá trị của sản phẩm, điều này giống như phủ sương trên bánh vậy.

Ưu nhược điểm và hơn thế nữa

Đây là những gì tôi cảm thấy là những điểm tốt và xấu về Office 365 cho Dummies, Phiên bản thứ hai:^{(Office 365 for Dummies, Second Edition:)}

Ưu điểm:^(Pros:)

• Như với hầu hết các cuốn sách For Dummies , được viết bởi những người biết họ đang nói về điều gì
• "Quảng cáo chiêu hàng" tuyệt vời cho sản phẩm mà tôi có thể nói với sự đảm bảo là rất tốt để thuyết phục những người hoài nghi
• Tiến trình logic từ chủ đề này sang chủ đề khác, mỗi chủ đề được xây dựng dựa trên các chủ đề trước đó, đó là lý do tại sao cuốn sách này nên được đọc từ đầu đến cuối thay vì từng phần
• Đủ^(Enough) thông tin cơ bản để giúp bạn thiết lập và sử dụng từng thành phần
• Rất nhiều liên kết hữu ích đến các tiện ích bổ sung và thông tin bổ sung (Tôi đã xem xét ấn bản Kindle^{(Kindle edition)} )

Nhược điểm:^(Cons:)

• Tên sách^{(book title)} phải nói rõ rằng cuốn sách này chủ yếu dành cho khách hàng doanh nghiệp
• Một trong những công việc tôi làm để kiếm sống là chỉnh sửa bản sao, và tôi phải nói rằng tôi đã rất khó chịu vì những lỗi ngữ pháp trong cuốn sách. Có thể tôi kén chọn hơn những người khác vì những gì tôi làm, nhưng những câu như " Tôi có thể^(Can) làm công việc của mình dễ dàng hơn hay không" thật khó chịu (đối với hồ sơ, nó sẽ dễ dàng hơn^{(more easily)} ). Và ồ, chúng tôi có thể xóa từ "chức năng" khỏi ngôn ngữ tiếng Anh^{(English language)} được không^(please) ? Nó có thể thay thế bằng công nghệ và trong hầu hết mọi trường hợp đều có thể được thay thế bằng thứ gì đó tốt hơn.

LƯU Ý:^{(TO KEEP IN MIND:)} Nếu những gì bạn muốn là thông tin chi tiết về cách sử dụng tất cả các thành phần của Office 365 , thì đây không phải là cuốn sách. Tuy nhiên, bất kỳ cuốn sách tham khảo^{(reference book)} tốt nào cho Office sẽ đi vào chi tiết thích hợp Nếu bạn cần nhiều hơn cuốn sách này cung cấp.

Nhận định

Office 365 for Dummies, Second Edition đã làm rất tốt khi chứng minh cho tôi thấy rằng thành kiến ​​của tôi đối với phần mềm đăng ký^{(subscription software)} là không có cơ sở. Bây giờ tôi có thể thấy rằng mô hình đăng ký^{(subscription model)} có lợi thế rõ ràng cho người dùng doanh nghiệp. Cuốn sách thực sự không đi sâu vào những lợi thế cho người dùng gia đình, đó là lý do tại sao tôi tin rằng tiêu đề lẽ ra phải nói rõ trọng tâm của nó là gì.

Nó cũng cho tôi thấy rằng có những lợi thế khi sử dụng các thành phần truyền thông xã hội trong môi trường kinh doanh. Thật đáng tiếc^(Pity) những người chủ cũ của tôi không bao giờ đọc cuốn sách này. 🙂

Đây là một bài đọc hay và nếu bạn là một phần của doanh nghiệp phụ thuộc vào Office , bạn chắc chắn nên chú ý đến nội dung.

Book Review: Office 365 for Dummies, Second Edition

Subscription software is a relatively new conсept. Even though licеnsing agreements have always made it quite clear that you don't аctually own the software that you believe you have bought, people hаve аlways tendеd to ignore that (if they read the EULA at all). So the notion of software that you have no рhysical copy of, and that you have to pay a fee to use every month, raised some hackles when it was first introduced. Microsoft got into subsсription software in a big way with Office 365, and it has been increasing in pоpularity, espeсially for business use. Office 365 for Dummies, Second Edition , sets out to show why the subscription model is an excellent choice for business. Does it succeed in its mission? Read this review to find the answer:

Convincing the skeptics

The book begins with a lengthy and very thorough explanation of cloud computing and subscription software. The authors do a great job of recognizing the possible objections and dealing with them in a clear and factual way. I must admit that I began reading this book as a skeptic, which I think is natural for someone whose first computer was an IBM mainframe back in the 60s. 🙂 But as I read on, I found Office 365 For Dummies, Second Edition quickly began to change my mind.

Although the title does not say so (it is in small print on the cover) this book is aimed squarely at business users, and it also quickly became clear why subscription software and cloud computing have huge advantages for businesses. My own experience as the only computer literate person in a large department backed up the idea that it's a lot easier to let the professionals at Microsoft take care of software upgrades, patches and maintenance seamlessly in the background.

Now, granted, Microsoft doesn't have a spotless record when it comes to messing things up (I'm not going to stray off the path here by talking about my mother's computer with Windows ME, although it did play a large part in my initially skeptical approach to Office 365) but this book does a very good job of explaining why no matter how much they've flubbed the dub in the past, it's still better to have Microsoft maintaining your critical business software than to turn it over to some overworked IT person who may or may not have the same level of skill. Plus, with Office 365 subscriptions nobody in the company is going to have to sit down and re-image everything when the company adopts a newer version of Office. Just sign in and there it is, ready to go.

There's a good description of the various Office 365 plans available, so potential subscribers can see what they'll get for their money.

Seriously, if you remain unconvinced that cloud computing and subscription software are worth considering, a careful read of the first part of this book will go a long way toward convincing you. It certainly convinced me.

Entering the cloud

After the expert sales pitch for the concept, Office 365 for Dummies, Second Edition carefully explains how a business can move into Office 365 and cloud computing without too much stress and anguish. Again, the emphasis is on persuading the reader of the benefits of such a move, and again, the authors do a careful and thorough job. They review the benefits and features of Office 365 and explain why making the move makes sense.

It's not just cloud computing and subscription software that businesses will have to change their minds about. Since some versions of Office 365 include such new approaches as an in-house chat application, a Pinterest-like app called Delve, and the ability to create company-wide Facebook-like pages (among other things), the authors of Office 365 for Dummies, Second Edition go to great lengths to explain why those kinds of social-media apps can have a very beneficial effect for businesses. It may be difficult for managers who are accustomed to telling people they can't mess around on social media sites on company time to understand why company-specific private social media sites can actually boost productivity and company collaboration, but I believe the authors do a good job of laying out the case for setting these things up on the company's Office 365 account. Granted, Microsoft's extremely unfortunate decision to name their chat app Yammer might cause a few problems for people who know what yammering is all about. 🙂

The general-purpose introductory sales-pitch chapters are followed by introductory sales-pitch chapters for the individual components of Office 365. In each case, the authors carefully lay out the case for the superiority of Office 365's approach over the traditional buy-licenses approach, and they do a good job. Each component (SharePoint, Exchange, Skype for Business, OneNote, Word, Excel, and Powerpoint) gets its own chapter detailing its own advantages. And then there is an introduction to the basics of using each component, which should be enough to get people up and running. However, for a more detailed look at all the features of each component, you'll have to find a different reference. Honestly, if each component got a full explanation you'd have to pick up this book with a forklift.

Again, if you are skeptical about any of that, you may find that by the time you've read through the reasons why each component can be a true productivity booster you'll see things in a different light.

Getting down to business

The introductions, the sales pitches and the overviews take up more than half the book. Then Office 365 for Dummies, Second Edition explains exactly what needs to be done to prepare for a move from in-house software to cloud computing. It's not just a matter of one day you use the company license for Office and the next day you sign into Office 365. There are definite steps that have to be taken in order to assure the smoothest possible transition. These are laid out in step by step order. And there is information for developers who may want to customize the interface for a specific business use. SharePoint, as the backbone of the system, gets a development chapter all its own. Of course, people who aren't interested in that information can just skip it.

Once again, the authors explain why each step is essential to success, and why proper preparation is the key to making Office 365 work for your business. Again, people who go into it thinking "We can't possibly use that, we have no need for it" may come out thinking "Hey, that would work for us, let's give it a try." Since there are different versions of Office 365 with different components and different prices, knowing ahead of time what you want in your subscription is key (although you can change your subscription package at any time to suit your company's needs).

The chapter "Meeting Office 365 Requirements" lays out what is necessary in terms of equipment, internet bandwidth and individual skills. And the authors are very honest about the pros and cons of moving to the cloud. It's not all fun and games, and they're upfront about that. This chapter really should be required reading. The next chapter guides the reader through deciding which plan will work best. That too should be required reading because cloud computing may be an entirely new experience for the reader, and having all the information about all the plans is a plus.

There are chapters on preparing for the move, implementing Office 365 (which includes the steps necessary to get everyone ready for it), and managing Office 365 (including Exchange, Skype for Business and SharePoint). Again, this is not a complete and exhaustive reference guide, but it should get people over the hump and into day to day use.

Tens and tens

One of the best parts of a For Dummies book is the final chapter or chapters called " The Part of Tens". In this case, there are three such parts. One for "ten signs it's time for you to move to Office 365," one for ten reasons why Office 365 can be of incredible value to your organization, and one for ten tips to increasing productivity. Besides being entertaining reading, those chapters do a good job of selling the value of the product, which is kind of like frosting on the cake.

Pros and cons and more

Here's what I feel are the good and bad points about Office 365 for Dummies, Second Edition:

Pros:

• As with most For Dummies books, well written by people who know what they're talking about
• Excellent "sales pitch" for the product that I can say with assurance is good for convincing the skeptics
• Logical progression from one topic to another, each building on the previous topics, which is why this book should be read from beginning to end rather than piece by piece
• Enough basic information to get you up and running with each component
• Plenty of useful links to add-ons and additional information (I reviewed the Kindle edition)

Cons:

• The book title should make it clear that this is primarily for business clients
• One of the things I do for a living is copy editing, and I must say I was irritated by grammatical mistakes in the book. Maybe I'm pickier than other people because of what I do, but things like "Can I do my job easier or not" were annoying (for the record, it should be more easily ). And oh, can we delete the word "functionality" from the English language, please ? It's technobabble and in almost every single instance can be replaced by something better.

TO KEEP IN MIND: If what you want is detailed information about using all the components of Office 365, this is not the book. However, any good reference book for Office will go into the proper detail If you need more than this book provides.

Verdict

Office 365 for Dummies, Second Edition did a great job of proving to me that my bias against subscription software was unfounded. I can now see that the subscription model has clear advantages for business users. The book really didn't go into the advantages for home users, which is why I believe the title should have made it clear what its focus is.

It also showed me that there are advantages to using social-media components in a business setting. Pity my former employers never read this book. 🙂

It was a good read, and if you're part of a business that depends on Office, you should definitely pay attention to the content.

Related posts

• Đánh giá Sách - Microsoft Office 2010 Inside Out

• Đánh giá Sách - Microsoft Office 365 dành cho Dummies

• Đánh giá sách - Hợp tác nhóm, Sử dụng Microsoft Office để làm việc nhóm hiệu quả hơn

• Đánh giá Sách - Microsoft Office Professional 2010 Từng bước

• Đánh giá Sách - Microsoft Office Inside Out: 2013 Edition

• Đánh giá sách - Dạy bản thân bằng cách nhìn trực quan Windows 8

• Đánh giá Sách - Microsoft Excel 2010 Từng bước

• Đánh giá sách - Windows 8.1 Inside Out, của Tony Northrup

• Đánh giá sách - Windows 8.1 Step By Step, của Ciprian Rusen & Joli Ballew

• Đánh giá sách - Windows 7 từng bước

• Đánh giá sách - Hướng dẫn cuối cùng về Windows 7

• Đánh giá sách - Evernote for Dummies

• Đánh giá sách - Windows 7 Inside Out

• Đánh giá sách - Windows 7, Hướng dẫn sử dụng còn thiếu

• Cách chọn hoặc tô sáng văn bản bằng Windows

• Đánh giá sách - Windows 8 Out of the Box, của Mike Halsey

• Đánh giá sách - Office 2013: Sổ tay hướng dẫn còn thiếu

• Đánh giá sách - Hướng dẫn cách sử dụng Windows 8

• Đánh giá sách - Bí mật Windows 8

• Đánh giá Sách - Microsoft Office 2010 Plain & Simple