Trước đây, việc cộng tác nhóm^{(team collaboration)} trên các tài liệu rất tốn thời gian và tẻ nhạt. Một người sẽ viết bản nháp, đưa bản nháp cho người khác thực hiện thay đổi, đọc lại các thay đổi và quyết định có chấp nhận chúng hay không, giao tài liệu cho người khác chỉnh sửa, v.v. Ngày nay^(Nowadays) , việc chia sẻ tài liệu trở nên dễ dàng như viết chúng và nhiều người có thể dễ dàng làm việc trên cùng một tài liệu. Bộ chương trình của Microsoft Office^{(Microsoft Office)} được thiết kế để làm việc theo nhóm, nhưng không phải ai lúc đầu cũng thấy nó theo bản năng. Đây là nơi mà một cuốn sách như Hợp tác nhóm, Sử dụng Microsoft Office để làm việc theo nhóm hiệu quả hơn^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} có thể là một viên ngọc quý thực sự. Cuốn sách này có thực hiện đúng như lời hứa của tiêu đề không? Là một người dùng Office lâu năm^{(Office user)}, Tôi đã quan tâm để tìm hiểu. Hãy xem những gì tôi đã khám phá.

Sách này được thiết kế cho doanh nghiệp

Rõ ràng ngay từ đầu cuốn sách này được thiết kế dành cho những người làm việc trong môi trường kinh doanh^{(business environment)} và đặc biệt là các doanh nghiệp. Nó cũng dành cho những người đã quen thuộc với các phiên bản Office gần đây (kể từ khi ra mắt dải băng) và những người không cần hướng dẫn về những điều cơ bản. Giả định rằng người đọc có Office 2013 và đó là những gì các hình minh họa hiển thị.

Cuốn sách bắt đầu bằng cuộc thảo luận về các khái niệm liên quan đến làm việc theo nhóm (động lực làm việc nhóm, lãnh đạo bằng ví dụ, v.v.) không may là nó khô khan như một cuốn sách giáo khoa, không bao giờ sử dụng một từ mà cả tá sẽ làm được. Tác giả dường như muốn chắc chắn rằng mọi điểm rõ ràng đều được che đậy trong những chi tiết thê lương. Tôi không nghĩ mình sẽ ở một mình đọc hết đoạn này đến đoạn khác và ước^{(paragraph and wishing)} anh ấy sẽ tiếp tục với nó.

Cộng tác trong Office

Chương đầu tiên thực sự nói về cộng tác với Office mô tả chi tiết việc sử dụng SharePoint . Sử dụng SharePoint yêu cầu đăng ký Office 365 Small Business Premium hoặc cấp cao hơn. Phần lớn phần SharePoint^{(SharePoint section)} được thiết kế cho những người quản trị trang SharePoint và tác giả đồng ý rằng người dùng không phải quản trị viên có thể thấy thông tin thú vị nhưng họ sẽ không thể làm được gì nhiều với nó. Không còn nghi ngờ gì nữa, SharePoint là một dịch vụ tuyệt vời đầy đủ tính năng và nếu một doanh nghiệp đã có đăng ký Office 365 Small Business Premium , SharePointđược tích hợp ngay trong. Mô tả về cách cấu hình đầy đủ SharePoint để phù hợp với nhu cầu cụ thể của nhóm được minh họa kỹ lưỡng và rõ ràng.

Tuy nhiên, chi phí đăng ký có thể bị cấm đối với nhiều doanh nghiệp. Và việc tập trung vào việc quản trị trang SharePoint^{(SharePoint site)} sẽ lãng phí rất nhiều dung lượng. Một doanh nghiệp đã tham gia SharePoint gần như chắc chắn sẽ có các quản trị viên được đào tạo riêng và các chính sách của riêng mình. Phần tiếp theo mô tả làm việc theo nhóm thông qua Outlook , nhưng một lần nữa, trọng tâm, ngay từ đầu, là liên kết Outlook với ^(Outlook)trang SharePoint^{(SharePoint site)} của công ty . Khi cuốn sách bắt đầu mô tả sự cộng tác thông qua OneNote , cuốn sách sẽ trở nên có giá trị hơn đối với người dùng bình thường.

Sách mô tả cách liên kết Outlook với OneNote và cách đảm bảo rằng lịch nhóm, thư và lịch được đồng bộ hóa với sổ ghi chép dùng chung. Tính năng lịch^{(calendar feature)} sẽ đặc biệt hữu ích để theo dõi các dự án khác nhau và đảm bảo không có xung đột về lịch trình.

Có một phần mô tả sự hợp tác nhóm^{(team collaboration)} với Lync , nhưng phần này sẽ chỉ quan tâm đến những người có doanh nghiệp sử dụng Máy chủ Lync^{(Lync Server)} và đã cấp phép cho nhân viên của họ sử dụng.

Đồng bộ hóa và cộng tác

Chương có tên "Theo dõi các cuộc thảo luận và ý tưởng"^{("Keeping track of discussions and ideas")} tập hợp các hướng dẫn sử dụng^{(team use)} OneNote và Lync^{(OneNote and Lync)} theo nhóm . Trọng tâm là OneNote và nó giải thích cách chia sẻ tài liệu qua Outlook và các ứng dụng Office^{(Office apps)} khác cũng như cách tạo các thư mục và danh sách được chia sẻ. Đây là nơi mà tính năng Hợp tác nhóm, Sử dụng Microsoft Office để Làm việc nhóm hiệu quả hơn^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} cuối cùng cũng trở nên hữu ích đối với hầu hết mọi người — nửa chừng cuốn sách. Bên cạnh các tác vụ cộng tác phổ biến nhất, phần này cũng bao gồm mô tả về các mẫu, tài liệu tham khảo, trang chia sẻ qua email và sử dụng bản sao lưu. Có một đề cập ngắn gọn mà mọi người không nhất thiết phải cóOutlook để nhận các mục được chia sẻ.

Có các chương dành để làm việc cộng tác với Word , Excel và PowerPoint^{(Excel and PowerPoint)} . Cuốn sách ngụ ý rằng kiểu cộng tác này chỉ có thể được thực hiện với Office 2010 hoặc các phiên bản mới hơn, điều này không hoàn toàn đúng. Các phiên bản mới hơn cho phép nhiều người làm việc trên cùng một tệp cùng một lúc. Nhưng nếu việc sử dụng đồng thời đó không cần thiết, tôi nhận thấy rằng Office 2007 (là những gì tôi sử dụng) cũng sẽ hoạt động tốt. Tác giả giả định rằng các tài liệu được chia sẻ này sẽ được cung cấp thông qua SharePoint or SkyDrive/OneDrive . Các công cụ có sẵn trên SharePoint rộng rãi và linh hoạt hơn nhiều so với các công cụ trong OneDrive . Theo dõi^(Tracking)các thay đổi đã có trong Word từ^(Word) rất lâu. Nhiều người đã từng cộng tác với các tài liệu trước đây sẽ biết nó được thực hiện như thế nào. Tuy nhiên, mô tả trong sách sẽ hữu ích cho những người mới và là một lời nhắc nhở tốt cho những cộng tác viên có kinh nghiệm hơn. Tương tự đối với các chú thích trong Excel và việc sử dụng chung PowerPoint .

Cuối cùng, SkyDrive / OneDrive

Chương cuối cùng giải thích cách cộng tác có thể được thực hiện trên SkyDrive (hiện được đặt tên là OneDrive ). Vì đây là phương pháp thiết thực nhất đối với rất nhiều người, nên tôi nghĩ nó nên được giới thiệu đầu tiên. Ở đây tại 7 Hướng dẫn^{(7 Tutorials)} , ban biên tập cộng tác qua OneDrive và Google Drive^{(OneDrive and Google Drive)} , vì vậy chúng tôi biết các kết nối có giá trị như thế nào với OneDrive . Cuốn sách thảo luận về các Ứng dụng Web Office^{(Office Web Apps)} (hiện được gọi là Office Online ) và lưu ý các tính năng và hạn chế của ứng dụng. Cuốn sách này có bản quyền năm 2012, trước khi Office Online được đổi tên và cập nhật.

Nhận định

Hợp tác nhóm, sử dụng Microsoft Office để làm việc nhóm hiệu quả hơn^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} được thiết kế cho người dùng doanh nghiệp và quản trị viên CNTT cần thiết lập Sharepoint . Phần lớn nó sẽ không liên quan đối với những người không có quyền truy cập vào máy chủ SharePoint hoặc Lync^{(SharePoint or Lync servers)} của công ty và những người không quản trị trang SharePoint . Văn phong^{(writing style)} khô khan, nhiều chữ và buồn tẻ, bản thân chất liệu cũng hơi lạc hậu. Ngay cả những người thuộc đối tượng mục tiêu^{(target audience)} cũng có thể không hài lòng với nó. Cuốn sách này không được thiết kế cho người đọc bình thường và giọng điệu của nó không mời mọi người đọc nó. Có những cuốn sách khác hay hơn giải thích sự hợp tác và chia sẻ tài liệu^{(sharing and collaboration)}, có thêm lợi thế là cung cấp các tài liệu tham khảo tốt hơn, chi tiết hơn nhiều cho Office nói chung. Không cần phải dành quá nhiều thời gian trên SharePoint , điều này không thực sự là về cộng tác mà là về quản trị nền tảng cộng tác^{(collaboration platform)} của Microsoft dành cho doanh nghiệp. Trước khi mua, chúng tôi khuyên bạn nên xem mục lục và chương mẫu^{(sample chapter)} miễn phí của nó và kiểm tra kỹ xem nó có thực sự chia sẻ những gì bạn cần tìm hiểu hay không. Nếu không, tốt nhất là bạn nên tránh xa cuốn sách này.

Book Review - Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork

It used to be that team collaboration on documents was time-consuming and tedious. One person would writе a draft, give thе draft tо sоmeone else to make changeѕ, re-read the changes and decide whether to accept thеm, hand the document to someone else to edit, and so on. Nowadays sharing doсuments is еvery bit as easy as writing them, and many people can еasily work on the same document. Microsоft Office's suite of programs is designed for teаmwork, but not everyone will find it instinctіve at first. This is where a book likе Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork could be a real gem. Does this book live up to the title's promise? As a long-time Office user, I was interested to find out. Let's see what I discovered.

This Book is Designed for Business

It's clear from the start that this book is designed for people working in a business environment and especially enterprises. It's also for people who are already familiar with recent editions of Office (since the introduction of the ribbon) and who don't need a tutorial on the basics. It's assumed that the reader has Office 2013 and that is what the illustrations show.

The book begins with a discussion of the concepts involved in teamwork (team dynamics, leadership by example, and so forth) that is unfortunately about as dry as a textbook, never using one word where a dozen will do. The author seems to want to be sure that every single obvious point is covered in dreary detail. I don't think I will be alone in reading paragraph after paragraph and wishing he'd get on with it already.

Collaboration in Office

The first chapter that actually talks about collaboration with Office describes using SharePoint in detail. Using SharePoint requires a subscription to Office 365 Small Business Premium or a higher level. Much of the SharePoint section is designed for people who administer SharePoint sites, and the author agrees that non-administrator users might find the information interesting but they won't be able to do much with it. There is no doubt that SharePoint is a wonderfully full-featured service, and if a business already has an Office 365 Small Business Premium subscription, SharePoint is built right in. The description of how to fully configure SharePoint to suit the team's particular needs is thorough and well illustrated.

However, the cost of the subscription may well be prohibitive for a lot of businesses. And the focus on administering SharePoint sites wastes a lot of space. A business that has gotten into SharePoint will almost certainly have its own trained administrators and its own policies. The next section describes teamwork through Outlook, but again, the focus, in the beginning, is on linking Outlook to a company SharePoint site. Once the book starts describing collaboration through OneNote, it becomes more valuable for the average user.

The book describes how to link Outlook to OneNote and how to make sure that team schedules, messages, and calendars are synced to shared notebooks. The calendar feature should be especially useful to keep track of various projects and ensure there are no scheduling conflicts.

There is a section describing team collaboration with Lync, but this would be of interest only to people whose businesses use Lync Server and have licensed it for use by their employees.

Sync and collaboration

The chapter called "Keeping track of discussions and ideas" brings together instructions for team use of OneNote and Lync. The focus is on OneNote, and it explains how to share documents via Outlook and other Office apps, and how to create shared folders and lists. This is where Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork finally gets down to being useful for most people—halfway through the book. Besides the most common collaborative tasks, this section also includes a description of templates, references, sharing pages via email, and using backups. There's a brief mention that people don't necessarily have to have Outlook to receive shared items.

There are chapters devoted to working collaboratively with Word, Excel and PowerPoint. The book implies that this kind of collaboration can only be done with Office 2010 or newer versions, which isn't quite true. The newer versions allow multiple people to work on the same file at the same time. But if that simultaneous use isn't necessary, I have found that Office 2007 (which is what I use) will do just as well. The author assumes that these shared documents will be made available via SharePoint or SkyDrive/OneDrive. The tools available on SharePoint are much more extensive and versatile than those in OneDrive. Tracking changes has been available in Word for a very long time. Many people who have collaborated on documents before will know how it's done. Still, the description in the book will be useful for newcomers and a good reminder for more experienced collaborators. The same goes for annotations in Excel and shared use of PowerPoint.

Finally, SkyDrive/OneDrive

The final chapter explains how collaboration can be done on SkyDrive (now named OneDrive). Since this is the most practical method for so many people, I think it should have been featured first. Here at 7 Tutorials the editorial staff collaborates via OneDrive and Google Drive, so we know how valuable connections with OneDrive can be. The book discusses the Office Web Apps (now called Office Online) and notes the apps' features and limitations. This book was copyright 2012, before Office Online was renamed and updated.

Verdict

Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork is designed for business users and IT administrators that need to set up Sharepoint. Much of it will be irrelevant for people who don't have access to corporate SharePoint or Lync servers and who don't administer SharePoint sites. The writing style is dry, wordy and dull, and the material itself is a bit out of date. Even people who are in the target audience might not be that pleased with it. This book just isn't designed for the average reader and its tone doesn't invite people to read it. There are other, better books that explain document sharing and collaboration, which have the added advantage of serving as much better, much more detailed references to Office in general. There's no need to spend so much time on SharePoint, which isn't really about collaborating but about administering Microsoft's collaboration platform for businesses. Before you buy it, we recommend that you take a look at its table of contents and its free sample chapter and double check if it truly shares what you need to learn. Otherwise, it is best to stay away from this book.

Related posts

• Đánh giá Sách - Microsoft Office 2010 Inside Out

• Đánh giá Sách - Microsoft Office 365 dành cho Dummies

• Đánh giá Sách - Microsoft Office Professional 2010 Từng bước

• Đánh giá Sách - Microsoft Office Inside Out: 2013 Edition

• Đánh giá sách - Windows 7 và Office 2010 For Dummies, Book + DVD Bundle

• Đánh giá sách - Khắc phục sự cố & Bảo trì Máy tính Tất cả Trong Một của bạn cho Người giả

• Đánh giá sách - Windows 8 Out of the Box, của Mike Halsey

• Đánh giá sách - Microsoft Office 2010 for Dummies

• Đánh giá sách - Windows 8 Step By Step, của Ciprian Rusen & Joli Ballew

• Đánh giá sách - WordPress cho Dummies

• Đánh giá Sách - Quản lý Thời gian Hiệu quả

• Đánh giá sách - Windows 7 Annoyances

• Đánh giá sách - Hướng dẫn cách sử dụng Windows 8

• Cách thay đổi PowerPoint Slide Size: Tất cả những gì bạn cần biết

• Đánh giá sách - Windows 8 for Dummies, của Andy Rathbone

• Đánh giá sách - Windows 8.1 Step By Step, của Ciprian Rusen & Joli Ballew

• Đánh giá sách - Windows 7 Up and Running

• Đánh giá sách - Windows 7, Hướng dẫn sử dụng còn thiếu

• Đánh giá sách - Windows 7 Inside Out, Phiên bản Deluxe

• Đánh giá sách - Windows 7 Plain & Simple