Mặc dù có một số công cụ bảng tính và các ứng dụng tương tự khác, chúng tôi vẫn thích làm việc cùng với chính Microsoft Excel . Điều này là do chương trình bảng tính này làm cho công việc của bạn trở nên khá tiện lợi nếu bạn biết cách sử dụng nó. Cho dù bạn là một doanh nhân nhỏ hay đang làm việc trong văn phòng công ty, bảng tính Excel giờ đây đã trở thành một nguồn tài nguyên khá hữu ích và cần thiết cho người dùng hàng ngày.

Ứng dụng này chủ yếu được sử dụng để ghi và thao tác dữ liệu số cho các mục đích khác nhau. Do các chức năng đơn giản và các tính năng dễ sử dụng, nó luôn là phương tiện chính của mọi người dùng doanh nghiệp. Trong hướng dẫn này, có 10 mẹo và thủ thuật excel hữu ích chính mà bạn phải biết.

Mẹo và Thủ thuật Microsoft Excel

Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ đề cập đến các Mẹo và Thủ thuật ^(Tricks)Excel^{(Excel Tips)} sau đây , chúng tôi nghĩ là những mẹo và thủ thuật hữu ích nhất:

1. Chọn tất cả các ô cùng một lúc
2. Chiều rộng cột tự động điều chỉnh
3. Chuyển đổi cột và hàng
4. Sử dụng lệnh bộ lọc^{(Use Filter Command)} để ẩn dữ liệu không mong muốn^{(Hide Unwanted Data)}
5. Xóa mục nhập trùng lặp
6. Xóa các bản ghi trống
7. Chèn hàng trống vào bản ghi
8. ^{(Copy Data)}Tự động ^{(Sheet Automatically)}sao chép dữ liệu sang trang tính khác
9. Chụp ảnh màn hình bằng Excel Camera
10. Liên kết các ô với địa chỉ email của bạn

Hãy để chúng tôi bắt đầu và biết từng chi tiết.

1] Chọn tất cả các ô cùng một lúc

Đôi khi bạn có thể cần thực hiện một số thay đổi lớn đối với trang tính Excel của mình . Trong trường hợp như vậy, bạn có thể chọn tất cả các ô trong trang tính của mình bằng cách sử dụng hộp vuông có sẵn ở góc trên cùng bên trái của bảng tính.

Khi bạn chọn hộp vuông, nó sẽ đánh dấu tất cả các ô trong trang tính ngay cả các ô trống. Thay vào đó, bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl+A để chọn tất cả các ô trên trang tính.

2] Chiều rộng cột tự động điều chỉnh

Trong khi làm việc trên MS Excel với một lượng lớn bản ghi dữ liệu, việc thay đổi kích thước từng ô cột theo văn bản của nó trở nên phức tạp. Để thay đổi kích thước cột một cách dễ dàng, bạn có thể sử dụng tính năng Tự^(AutoFit) động bổ sung chiều rộng cột, một tính năng có sẵn trong Excel .

Tất cả những gì bạn cần là di chuyển con trỏ chuột đến ranh giới của cột mà bạn muốn tự động điều chỉnh và sau đó nhấp đúp vào nó. Và nếu bạn phải điều chỉnh toàn bộ các cột thì hãy chọn tất cả và nhấp đúp vào ranh giới của bất kỳ cột nào.

Ngoài ra, bạn cũng có thể thay đổi kích thước chiều rộng cột bằng cách sử dụng tùy chọn Độ rộng cột^{(Autofit Column width)} tự động điều chỉnh . Để thực hiện việc này, hãy chọn cột bạn muốn điều chỉnh, sau đó điều hướng đến thanh Menu > tab Trang đầu. ^(Home)Trong phần Ô^(Cells) , nhấp vào tùy chọn Định dạng^(Format) , sau đó chọn Chiều rộng Cột Tự^{(Autofit Columns Width)} động điều chỉnh từ trình đơn thả xuống.

3] Chuyển đổi cột và hàng

Một số người tạo bảng tính Excel trong đó các trường chính đi ngang theo chiều ngang trong một hàng. Những người khác đặt dữ liệu theo chiều dọc. Đôi khi những tùy chọn này dẫn đến trường hợp bạn muốn chuyển dữ liệu Excel . Transpose là một hàm Excel cho phép bạn chuyển các cột Excel thành hàng mà không cần nhập lại dữ liệu.^(Excel)

Hàm Transpose^(Transpose) là một tính năng tuyệt vời mà bạn sẽ có trong bảng tính MS Excel . Nó trở nên rất hữu ích khi bạn cần chuyển các cột dữ liệu từ ngang sang dọc mà không cần nhập lại dữ liệu.

Trong hình trên, dữ liệu được sắp xếp dưới dạng bảng trong đó các số liệu của các đối tượng được hiển thị theo chiều dọc. Nếu chúng ta cần sắp xếp lại dữ liệu theo chiều ngang theo cách thủ công thì sẽ khá khó khăn. Nhưng với sự trợ giúp của chức năng chuyển vị, bạn có thể làm điều đó trong vài giây.

Vì vậy, trước tiên bạn cần chọn dữ liệu từ bảng và sao chép chúng. Bây giờ, hãy đặt con trỏ chuột vào nơi bạn phải chuyển dữ liệu, nhấp chuột phải và chọn tùy chọn Dán Đặc biệt^{(Paste Special)} từ trình đơn ngữ cảnh. Khi cửa sổ Paste Special mở ra, hãy kiểm tra chức năng Transpose và nhấp vào nút OK.

4] Sử dụng lệnh bộ lọc^{(Use Filter Command)} để ẩn dữ liệu không mong muốn^{(Hide Unwanted Data)}

Chức năng bộ lọc Excel^(Excel) cho phép bạn ẩn dữ liệu không mong muốn và chỉ hiển thị một số dữ liệu quan trọng nhất định trong bảng tính. Sử dụng tính năng này, bạn có thể dễ dàng lọc tên, ngày tháng và số từ tập dữ liệu hoặc bảng khổng lồ. Tuy nhiên, nó không xóa hoặc sửa đổi dữ liệu gốc. Nó trở nên rất hữu ích khi bạn chỉ cần tập trung vào một số loại thông tin đặc biệt.

Trong tập dữ liệu trên, bạn có thể thấy có một danh sách các sinh viên có điểm khác nhau, địa chỉ của họ khác nhau. Nó có thể lớn hơn nữa. Vì vậy, nếu bạn cần lọc bất kỳ dữ liệu cụ thể nào thì nó có thể khá khó khăn.

Để làm cho nó một cách dễ dàng, bạn có thể sử dụng lệnh filter. Vì vậy, tất cả những gì bạn cần chọn tiêu đề của bảng và sau đó điều hướng đến phần Chỉnh sửa^(Editing) . Trong phần tương ứng, chọn Sắp xếp & Bộ lọc^{(Sort & Filter)} , sau đó chọn công cụ Bộ lọc^(Filter) .

Nhấp^(Click) vào tùy chọn mũi tên xuống xuất hiện gần tiêu đề của mỗi cột. Nó cho phép bạn sắp xếp dữ liệu của mình theo thứ tự bảng chữ cái hoặc sắp xếp các số từ nhỏ nhất đến lớn nhất. Hơn nữa, bạn có thể sử dụng bộ lọc văn bản để lọc dữ liệu theo yêu cầu của mình.

5] Xóa mục nhập trùng lặp

Việc xác định và loại bỏ các mục trùng lặp đối với một bảng tính có một tập dữ liệu nhỏ là một công việc khá dễ dàng. Nhưng nếu nó phải được thực hiện với một tập dữ liệu lớn trong đó các cột và hàng có hàng trăm thì đó thực sự là một nhiệm vụ đầy thách thức.

Trong bảng trên, có mười bản ghi trong đó hai mục nhập hoàn toàn giống nhau và một tên chung đã được sử dụng trong ba hàng. Vì vậy, để tìm ra các mục trùng lặp, bạn cần phải chọn bảng. Sau đó, điều hướng đến menu Dữ liệu^(Data) , chọn danh mục Công cụ dữ liệu^{(Data Tools)} , sau đó nhấp vào Xóa bản sao^{(Remove Duplicates)} .

Trong hộp thoại, đánh dấu hộp kiểm gần tiêu đề Dữ liệu của tôi có. Và, trong phần cột, hãy xóa dấu của số sê-ri vì nó khác nhau đối với mỗi mục nhập. Cuối cùng, nhấp vào nút OK và bạn sẽ thấy mục nhập trùng lặp được xóa khỏi bảng.

6] Xóa các bản ghi trống

Đôi khi bạn có thể nhận thấy các ô hoặc hàng trống trong bảng tính của mình mà hầu hết là không mong muốn. Người dùng thường nhấp chuột phải vào hàng được chỉ định và xóa từng hàng một. Nhưng bạn sẽ làm gì nếu số lượng của chúng lên đến hàng trăm? Trong tình huống đó, xóa từng cái một sẽ thực sự là một công việc tẻ nhạt.

Do đó, để xóa chúng trong một lần, hãy nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+G và khi hộp thoại Đi đến xuất hiện, hãy chọn nút ^{(Go To)}Đặc biệt^(Special) . Trên trang tiếp theo, đánh dấu nút radio Blanks và nhấp vào nút OK. Bạn sẽ nhận thấy rằng tất cả các ô trống được chọn.

Bây giờ, nhấn Ctrl+minus nút dấu trừ. Khi menu bật lên xuất hiện, hãy chọn Dịch chuyển ô lên^{(Shift cells up)} và nhấp vào nút OK. Bạn sẽ thấy, tất cả các ô trống sẽ được loại bỏ và tập dữ liệu cũng được sắp xếp phù hợp.

7] Chèn hàng trống vào bản ghi

Như tôi đã nói ở trên rằng các hàng trống hầu hết là không mong muốn nhưng đôi khi nó cũng hoạt động. Vì vậy, nếu bạn cần chèn chúng, bạn có thể nhấp chuột phải vào hàng được chỉ định và thêm từng hàng một như tôi đã nêu trong khi xóa các hàng trống.

Vì vậy, để chèn các hàng trống trong mỗi bản ghi riêng biệt, hãy tạo một chuỗi số sê-ri đã đề cập. Sau đó, chọn tất cả các tập dữ liệu và sau đó nhấp vào công cụ Sắp xếp^(Sort) có sẵn trên tab Dữ liệu .^(Data)

Trong hộp thoại sau, nhấp vào trình đơn thả xuống Sắp xếp theo và sắp xếp chúng theo số sê-ri.

Nhấp vào nút OK, nó sẽ chèn một hàng trống giữa mỗi hàng riêng biệt.

8] Tự động ^{(Sheet Automatically)}sao chép dữ liệu^{(Copy Data)} sang trang tính khác

Đôi khi xảy ra trường hợp bạn cần sử dụng dữ liệu trong một trang tính khác mà bạn nhập vào trang tính đầu tiên. Để làm như vậy, bạn thường sử dụng phương pháp sao chép và dán truyền thống. Tuy nhiên, khi bạn cần thay đổi một số dữ liệu trong một trang tính thì nó cũng phải thay đổi nó trên trang tính khác. Nó trở nên phức tạp một chút khi bạn phải thay đổi cùng một dữ liệu trên cả hai trang tính một.

Trong excel, có một tùy chọn tự động sao chép dữ liệu của trang tính đầu tiên sang các trang tính khác theo quy trình thời gian thực. Tuy nhiên, để sao chép dữ liệu tự động sang các trang tính khác, trước tiên bạn cần tạo kết nối giữa chúng.
Để làm như vậy, hãy chuyển đến thanh trạng thái của trang tính đầu tiên. Sau đó, tiếp tục nhấn phím Ctrl^(Ctrl) và nhấp vào các trang tính mà bạn phải sao chép dữ liệu tự động. Đó là nó.
Bây giờ bất kỳ dữ liệu nào bạn nhập trên trang tính đầu tiên, nó sẽ tự động được sao chép trên các trang tính khác.

9] Chụp ảnh màn hình^(Screenshot) bằng Excel Camera

Người ta vẫn luôn nói rằng “Một bức tranh có giá trị bằng một ngàn lời nói”. Do đó, đôi khi bạn có thể cần thêm ảnh chụp màn hình trong trang tính Excel của mình để có thể giải thích mọi thứ theo cách tốt hơn.

Tuy nhiên, bạn không cần phải sử dụng bất kỳ ứng dụng bên thứ ba nào để chụp ảnh màn hình. Excel có một lệnh camera có sẵn giúp bạn chụp ảnh màn hình chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Để sử dụng tính năng này, trước tiên bạn phải bật lệnh camera. Vì vậy, tất cả những gì bạn cần điều hướng đến thanh công cụ truy cập nhanh và nhấp vào Tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh^{(Customize Quick Access Toolbar)} . Sau đó, nhấp vào menu thả xuống của Chọn lệnh từ^{(Choose commands from)} > All commands > Camera. Bây giờ, chọn nút Thêm^(Add) và nhấn OK.

Sau khi làm theo quy trình trên, bạn sẽ thấy biểu tượng Máy ảnh hiện đã được thêm vào thanh công cụ truy cập nhanh. ^(Camera)Bây giờ, hãy chọn các ô hoặc dữ liệu mà bạn cần hình ảnh. Sau đó, nhấp vào biểu tượng Máy ảnh^(Camera) và sau đó nhấp vào bất kỳ đâu trên trang tính. Bạn cũng có thể kéo và thay đổi kích thước hình ảnh để điều chỉnh theo yêu cầu của bạn.

10] Liên kết^(Link) các ô với địa chỉ email của bạn

Trong trang tính excel, bạn có thể dễ dàng tạo siêu liên kết đến địa chỉ Gmail của mình .

Để làm như vậy, trước tiên bạn cần chọn ô mà bạn muốn chèn liên kết. Sau đó, nhấn phím tắt Ctrl+KKhi hộp thoại nhắc trên màn hình, hãy chọn Địa chỉ E-mail^{(E-mail Address)} từ ngăn bên trái. Thêm địa chỉ email của bạn và sau đó nhấn nút OK.

Đó là nó. Tôi hy vọng những mẹo và thủ thuật này có thể hữu ích khi sử dụng trang tính Excel trên máy tính của bạn.

Microsoft Excel Tips and Tricks for beginners

In spite of having several spreadsheet tools and other similar aрplications, we still prefer to work along with the Microsoft Excel itself. This is because this spreadsheet program makes your job pretty handy if you know the way to use it. Whether you are a small businessman or working in a corporate office, Excel worksheet has now become a quite helpful and essential resource for daily users.

This application is mainly used for recording and manipulating the numerical data for various purposes. Because of its straightforward functions and easy-to-use features, it has been always the primary means of every corporate user. In this guide, there are the 10 major helpful excel tips and tricks that one must need to know.

Microsoft Excel Tips and Tricks

In this post we will cover the following Excel Tips and Tricks, which we think are the most useful ones:

1. Select all cells at once
2. Autofit Column width
3. Transpose columns and rows
4. Use Filter Command to Hide Unwanted Data
5. Remove Duplicate Entry
6. Remove the Blank Records
7. Insert Blank Rows into Record
8. Copy Data to Another Sheet Automatically
9. Take Screenshot using Excel Camera
10. Link the cells to your email address

Let us start and know each one in detail.

1] Select all cells at once

Sometimes you might need to make some massive changes to your Excel worksheet. In such a case, you can select all the cells in your worksheet using the square box that is available in the extreme top-left corner of the spreadsheet.

When you select the square box, it highlights all the cells in the worksheet even the empty cells as well. As an alternative, you can also use the Ctrl+A keyboard shortcut to select all the cells on the worksheet.

2] Autofit Column width

While working on the MS Excel with a large amount of data record, often it becomes complicated to resize each column cells according to its text. In order to resize the columns in an easy way, you can use the AutoFit column width feature that is an inbuilt feature in Excel.

All you need to move your mouse pointer to the boundary of the column you want to autofit and then double click on it. And if you have to adjust the entire columns then select them all and double click on the boundary of any column.

Alternatively, you can also resize the column width by using the Autofit Column width option. To do this, select the column you want to adjust and then navigate to the Menu bar > Home tab. In the Cells section, click on the Format option and then select Autofit Columns Width from the drop-down menu.

3] Transpose columns and rows

Some people create Excel spreadsheets where the main fields go across horizontally in a row. Others put the data vertically. Sometimes these preferences lead to a scenario where you want to transpose Excel data. Transpose is an Excel function that allows you to switch Excel columns to rows without retyping the data.

Transpose function is a great feature you will get in the MS Excel spreadsheets. It becomes very helpful when you need to switch the data columns from horizontal to vertical without retyping the data.

In the above picture, the data are arranged in a tabular form where the figures of the subjects are showing vertically. If we need to rearrange the data horizontally in a manual way then it would be quite difficult. But with the help of transpose function, you can do it in a couple of seconds.

So, you first need to select the data from the table and copy them. Now, place your mouse pointer where you have to transpose the data, do a right-click and select Paste Special option from the context menu. When the Paste Special window opens, check the Transpose function and click on the OK button.

4] Use Filter Command to Hide Unwanted Data

Excel filter function allows you to hide the unwanted data and to display only certain important data in the spreadsheet. Using this feature, you can easily filter the names, dates, and numbers from the huge dataset or table. However, it doesn’t remove or modify the original data. It becomes very useful when you need to focus only on some special kind of information.

In the above dataset, you can see there is a list of students whose marks are different, their address is different. It can be large even more. So, if you need to filter any specified data then it can be quite difficult.

To make it in an easy way, you can use the filter command. So, all you need to select the header of the table and then navigate to the Editing section. In the corresponding section, select the Sort & Filter and then choose the Filter tool.

Click on the down-arrow option that comes to appear near the header of each column. It allows you to sort your data in alphabetical order or to arrange the numbers by smallest to largest. Furthermore, you can use the text filter to filter the data as per your requirement.

5] Remove Duplicate Entry

It is quite an easy job to locate and remove duplicates entries for a spreadsheet having a small set of data. But if it has to be done with a large dataset where the columns and rows are in hundreds then it would be indeed a challenging task.

In the above table, there are ten records in which two entries are totally similar and a common name has been used in three rows. So, in order to find out the duplicate entries, you need to select the table. After that, navigate to the Data menu, select the Data Tools category, and then click Remove Duplicates.

In the dialog box, mark the checkbox near the My data has headers. And, under the columns section, remove the mark of the serial number as it is different for each entry. Finally, click on the OK button and you will see the duplicate entry gets removed from the table.

6] Remove the Blank Records

Sometimes you might have noticed the blank cells or rows in your spreadsheet that are mostly undesirable. Users commonly do a right-click on the specified row and delete them one by one. But what will you do if their numbers are in hundreds? In that situation, deleting them one by one would really be a tedious job.

Therefore, in order to delete them in one go, press Ctrl+G shortcut key and when the Go To dialog box comes to appear, select the Special button. On the following page, mark the Blanks radio button and click on the OK button. You will notice that all the blank cells get selected.

Now, press the Ctrl+minus button. When a pop-up menu appears, select Shift cells up and click on the OK button. You will see, all the blanks cells get removed and the dataset also arranged suitably.

7] Insert Blank Rows into Record

As I aforementioned that blank rows are mostly undesirable but sometimes it works as well. So, if you need to insert them, you can do a right-click on the specified row and add them one by one as I stated while removing blank rows.

So, to insert the blank rows in each separate record, make a series of the mentioned serial number. After that, select all the data set and then click on the Sort tool available on the Data tab.

In the following dialog box, click on the Sort by drop-down menu, and arrange them by serial number.

Clicking on the OK button, it will insert a blank row between each separate row.

8] Copy Data to Another Sheet Automatically

Sometimes it happens that you need to use the data in another sheet which you enter in the first sheet. To do so, you commonly use the traditional copy and paste method. But, when you need to change some data in one sheet then it again has to change it on the other sheet as well. It becomes a bit complicated when you have to change the same data on both sheets one by one.

In excel, there is an option that automatically copies the data of the first sheet into other sheets in a real-time process. However, for copying the data automatically to other sheets, you need to first make a connection between them.
To do so, go to the status bar of the first sheet. After that, keep pressing the Ctrl key and click those sheets on which you have to copy the data automatically. That’s it.
Now whatever data you enter on the first sheet, it automatically gets copied on the other sheets.

9] Take Screenshot using Excel Camera

It has always been said that “A picture is worth a thousand words”. Accordingly, sometimes you may need to add a screenshot within your Excel worksheet so that you could explain the things in a better way.

However, you don’t need to use any third-party application to capture a screenshot. Excel has an inbuilt camera command that helps you to take the screenshot in a single click.

To use this feature, you first have to enable the camera command. So, all you need to navigate to the quick access toolbar and click on the Customize Quick Access Toolbar. After that, click on the drop-down menu of Choose commands from > All commands > Camera. Now, select the Add button and hit OK.

After following the above procedure, you will notice a Camera icon is now added to the quick access toolbar. Now, select the cells or data for which you need an image. After that, click on the Camera icon and then click anywhere on the worksheet. You can also drag and resize the image to adjust according to your requirements.

10] Link the cells to your email address

In the excel worksheet, you can easily create a hyperlink to your Gmail address.

To do so, you first need to select the cell where you want to insert the link. After that, press Ctrl+K shortcut. When the dialog box prompts on the screen, select the E-mail Address from the left pane. Add your email address and then hit the OK button.

That’s it. I hope these tips and tricks may be helpful while using Excel worksheets on your computer.

Related posts

• 3 Ways ĐẾN Password Protect A Excel File

• Cách tạo Gantt Charts trong Microsoft Excel

• Làm thế nào để hiểu phân tích điều gì xảy ra trong Microsoft Excel

• Hướng dẫn Kiến thức Cơ bản về Microsoft Excel - Học Cách sử dụng Excel

• Google Trang tính và Microsoft Excel - Sự khác biệt là gì?

• Microsoft Excel đang cố gắng khôi phục lại thông tin của bạn

• Sự khác biệt giữa Microsoft Excel Online và Excel cho máy tính để bàn

• Làm thế nào để sử dụng TRUNC function trong Microsoft Excel với Examples

• Cách sử dụng MID and MIDB function trong Microsoft Excel

• Cách an toàn Password Protect An Excel File

• Làm thế nào để thêm hoặc tổng Time trong Microsoft Excel

• 11 mẹo và thủ thuật hay nhất của Microsoft Teams

• Cách tạo Ô hộp trong Microsoft Excel

• Cách in trên phong bì trong Microsoft Excel

• Microsoft To-Do trên iPhone Tips and Tricks: Sáp tăng năng suất của bạn!

• Cách tạo line graph cong trong Excel and Google Sheets

• Tải xuống ebook Microsoft Outlook Tips and Tricks và ebook

• Fix Microsoft Excel mở một Blank window

• Microsoft Excel Tutorial, cho người mới bắt đầu

• Làm thế nào để thêm một Trendline trong Microsoft Excel worksheet