Bạn^(Are) có dự định nghỉ việc và muốn đảm bảo rằng bạn nhận được một bản sao của tất cả các email của mình trong trường hợp bạn cần tham khảo chúng vào thời điểm sau này? Hoặc có thể bạn chỉ muốn xuất chúng cho mục đích sao lưu trong trường hợp tệp Outlook PST của bạn bị hỏng , điều này xảy ra khá thường xuyên.

Trong mọi trường hợp, sao lưu email của bạn luôn là một ý kiến ​​hay. Ngay cả khi bạn đang sử dụng một dịch vụ web như Outlook.com hoặc Gmail , bạn vẫn không nên sử dụng một ứng dụng khách trên máy tính để bàn như Outlook để tải xuống tất cả thư của mình để lưu trữ cục bộ. Các dịch vụ web^(Web) và những gã khổng lồ như Microsoft và Google dường như miễn nhiễm với thất bại, nhưng bạn không bao giờ biết khi nào một điều gì đó thảm khốc có thể xảy ra.

Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách xuất email Outlook của bạn trong Outlook 2003 , 2007, 2010, 2013 và 2016. Tôi cũng sẽ đề cập đến quy trình nếu bạn đang sử dụng Outlook cho Mac . Cần lưu ý rằng Trình hướng dẫn Nhập^(Import) và Xuất^{(Export Wizard)} thực tế khá giống nhau trên tất cả các phiên bản, nhưng quá trình truy cập trình hướng dẫn đã thay đổi.

Xuất Email từ Outlook

Nếu bạn đang chạy Outlook 2003 , 2007, 2010 hoặc 2013, hãy xem bài đăng của tôi về cách xuất danh bạ Outlook^{(how to export Outlook contacts)} để xem quy trình chuyển đến trình hướng dẫn nhập / xuất. Nếu bạn đang chạy Outlook 2016 , hãy nhấp vào Tệp^(File) và Mở & Xuất^{( Open & Export)} .

Trong menu bên phải, nhấp vào nút Import/Export .

Thao tác này bây giờ sẽ hiển thị Trình hướng dẫn Import/Export Wizard , trông giống nhau trong tất cả các phiên bản của Office . Để bắt đầu, bạn muốn chọn Xuất sang tệp^{(Export to a file)} .

Trên màn hình tiếp theo, bạn phải chọn loại tệp: tệp CSV^(CSV) ( Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy^{(Comma Separated Values)} ) hoặc tệp dữ liệu Outlook^{(Outlook Data File)} ( PST ). Tôi thường sử dụng PST , để nhập trở lại Outlook dễ dàng hơn , nhưng bạn có thể chọn CSV nếu bạn muốn nhập email vào một ứng dụng email khác hoặc thậm chí vào một chương trình như Excel hoặc Word .

Trên màn hình tiếp theo, bạn phải chọn những gì bạn muốn xuất. Nếu bạn muốn nhận tất cả các email của mình, bạn thường chọn Hộp thư^(Inbox) đến và đảm bảo rằng Bao gồm các thư mục con^{(Include subfolders)} được chọn. Nếu bạn chỉ muốn một tập hợp nhỏ các email, bạn có thể nhấp vào nút Bộ lọc^(Filter) và sau đó đưa vào các tiêu chí khác nhau để giảm số lượng email cần xuất.

Nhấp vào Tiếp theo^(Next) và bây giờ bạn sẽ cần chọn một vị trí để lưu tệp CSV^(CSV) hoặc PST của mình . Có một số tùy chọn mà bạn có thể chọn từ đó đối phó với cách xử lý các bản sao.

Cuối cùng, nhấp vào Hoàn tất^(Finish) và bạn sẽ nhận được một cửa sổ hỏi bạn có muốn bảo vệ tệp PST của mình bằng mật khẩu tùy chọn hay không. Nếu bạn định sử dụng mật khẩu ở đây, hãy lưu ý rằng mật khẩu đó phải nhiều hơn 16 ký tự. Ngoài ra, hãy lưu ý rằng nó không an toàn lắm và có thể dễ dàng bị tấn công bằng cách sử dụng phần mềm phù hợp.

Đó là về nó. Bây giờ bạn sẽ có một tệp CSV^(CSV) hoặc PST với tất cả các email của bạn được lưu trữ bên trong. Bây giờ bạn có thể sao chép tệp này vào một vị trí an toàn để sao lưu.

Xuất Email từ Outlook cho Mac

Nếu bạn đang chạy phiên bản Office dành cho ^(Office)Mac , thì quy trình xuất email sẽ khác. Trên thực tế, loại tệp cũng khác nhau. Trên máy Mac^(Macs) , bạn chỉ có một tùy chọn: Tệp lưu trữ Outlook cho Mac^{(Mac Archive File)} ( .OLM ).

Bấm vào Tệp^(File) và sau đó Xuất^(Export) .

Một hộp thoại sẽ bật lên, nơi bạn có thể chọn các mục bạn muốn xuất sang tệp lưu trữ. Bạn có thể chọn từ Thư^(Mail) , Lịch^(Calendar) , Danh bạ^(Contacts) , Công việc^(Tasks) và Ghi chú^(Notes) hoặc bạn có thể chọn từ các mục trong một danh mục cụ thể.

Nhấp vào Tiếp tục^(Continue) và bạn sẽ được hỏi nơi bạn muốn lưu tệp. Đó là về nó. Không có bất kỳ tùy chọn nào khác khi xuất từ ​​Outlook trên máy Mac^(Mac) .

Khi bạn đã xuất các email của mình, bạn có thể đọc bài đăng của tôi về cách nhập chúng vào một dịch vụ email khác^{(import them to another email service)} như Gmail , nếu bạn đang có ý định chuyển đổi.

How to Export Your Emails from Microsoft Outlook to CSV or PST

Are you planning on leaving a job and want to make sure you get a copy of all your emails in case you need to refer to them at a later point? Or maybe you just want to export them for backup purposes in case your Outlook PST file becomes corrupt, which happens quite often.

In any case, backing up your emails is always a good idea. Even if you are using a web service like Outlook.com or Gmail, it’s still not a bad idea to use a desktop client like Outlook to download all your mail so that you have it stored locally. Web services and giants like Microsoft and Google may seem immune to failure, but you never know when something catastrophic can happen.

In this article, I’ll show you how to export your Outlook emails in Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 and 2016. I’ll also mention the procedure if you are using Outlook for Mac. It’s worth noting that the actual Import and Export Wizard is pretty much exactly the same across all versions, but the process of getting to the wizard has changed.

Exporting Emails from Outlook

If you are running Outlook 2003, 2007, 2010 or 2013, then check out my post on how to export Outlook contacts to see the procedure for getting to the import/export wizard. If you are running Outlook 2016, then click on File and Open & Export.

In the right-hand menu, click on the Import/Export button.

This will now bring up the Import/Export Wizard, which looks the same in all versions of Office. To get started, you want to select Export to a file.

On the next screen, you have to choose the type of file: either a CSV (Comma Separated Values) file or an Outlook Data File (PST). I normally always use PST, so that it’s easier to import back into Outlook, but you can choose CSV if you want to import the emails into another email client or even into a program like Excel or Word.

On the next screen, you have to choose what you want to export. If you want to get all your emails, you normally select Inbox and make sure that Include subfolders is checked. If you only want a small subset of emails, you can click on the Filter button and then put in various criteria to reduce the number of emails to export.

Click Next and you’ll now need to choose a location to save your CSV or PST file. There are several options that you can choose from that deal with how duplicates will be handled.

Finally, click Finish and you’ll get a window asking if you want to protect your PST file with an optional password. If you are going to use a password here, note that it should be more than 16 characters. Also, note that it’s not very secure and can easily be hacked using the right software.

That’s about it. You should now have a CSV or PST file with all your emails stored inside. You can now copy this file to a safe location for backup.

Export Emails from Outlook for Mac

If you are running the Mac version of Office, then the procedure for exporting emails is different. Actually, the file type is also different. On Macs, you only have one option: Outlook for Mac Archive File (.OLM).

Click on File and then Export.

A dialog will popup where you can choose which items you want to export to the archive file. You can choose from Mail, Calendar, Contacts, Tasks and Notes or you can choose from items in a specific category.

Click Continue and you’ll be asked where you want to save the file. That’s about it. There aren’t any other options when exporting from Outlook on a Mac.

Once you have your emails exported, you can read my post on how to import them to another email service like Gmail, if you are planning to switch.

Related posts

• Cách bật Chế độ tối trong Microsoft Outlook (Windows, Mac và Di động)

• Microsoft Outlook sẽ không mở? 10 cách để sửa chữa

• 10 công cụ để khôi phục mật khẩu Outlook PST bị mất hoặc quên

• Cách khôi phục tệp đã xóa từ tệp PST trong Outlook

• Khắc phục lỗi “Không thể khởi động Microsoft Office Outlook”

• Cách tùy chỉnh Ribbon Microsoft Office

• Cách đọc chính tả tài liệu trong Microsoft Word

• Cách gỡ cài đặt Microsoft Teams khi nó vẫn tiếp tục cài đặt lại

• Tạo hoặc tạo phím tắt cho Microsoft Office

• 13 phím tắt tốt nhất cho Microsoft Teams

• Cô Hotmail? Giải thích về dịch vụ email của Microsoft Outlook

• Cách tạo lịch đơn giản trong Microsoft Word

• Outlook Autocomplete không hoạt động hoặc đang đặt lại?

• Không thể mở siêu liên kết trong Outlook?

• Cách thiết lập biên nhận đã đọc trong Outlook

• Cần xem email của bạn từ tuần trước? Cách tìm kiếm trong Outlook theo ngày

• Cách xây dựng cơ sở dữ liệu với Microsoft Access

• Cách vẽ trong Microsoft Word

• Cách hiển thị số lượng từ trong Microsoft Word

• Cách tạo tài liệu PDF trong Microsoft Office