Cách xóa hoàn toàn siêu dữ liệu cá nhân khỏi tài liệu Microsoft Office

Mọi thứ bạn làm đều tạo ra dữ liệu ở đâu đó. Dữ liệu đó khi được thu thập và phân tích sẽ trở thành thông tin. Thông tin đó có thể cho ai đó biết nhiều hơn về bạn mà bạn có thể muốn họ biết.

Thông tin được thu thập theo thời gian có thể cho ai đó biết mọi thứ(someone everything) về bạn và có thể được sử dụng để giúp đỡ hoặc làm hại bạn. Dữ liệu này được gọi là siêu dữ liệu.

Siêu dữ liệu là gì?

Siêu dữ liệu(Metadata) là dữ liệu về dữ liệu. Bạn có ghét(Don) nó khi mọi người sử dụng một từ để định nghĩa từ đó không? Dữ liệu(Data) là những dữ kiện hoàn toàn khách quan. Nó không thể được tranh chấp một cách hợp lý. Một là một và không là không. Nhiệt độ là những gì nó là. Ngày hôm nay là ngày hôm nay. Bạn sẽ có được điểm.

Siêu dữ liệu(Metadata) là thông tin về một phần dữ liệu. Hãy minh họa điều này bằng ví dụ viết một lá thư trong Microsoft Word .

Bạn đánh máy một lá thư để gửi đến các cơ quan chức năng về một điều gì đó đang diễn ra tại nơi làm việc là trái đạo đức, thậm chí có thể là vi phạm pháp luật. Vâng, chúng tôi đã có kịch tính ngay lập tức.

Chữ cái là thông tin được tạo ra từ các ký tự bạn đã nhập theo một thứ tự nhất định. Các ký tự bạn đã nhập được tạo ra bởi một loạt các ký tự đơn và số 0. Các số một và số không là dữ liệu tạo nên thông tin trong bức thư.

Khi các chữ cái và số 0 được chuyển thành chữ cái, sẽ có dữ liệu khác về chữ cái đó được tạo ra. Một số siêu dữ liệu đó bao gồm thời điểm bạn nhập bức thư, ai đã gõ bức thư, lần cuối cùng được lưu, phiên bản Word được tạo ra, tất cả đều là dữ liệu về dữ liệu hoặc siêu dữ liệu.

Siêu dữ liệu làm gì?

Trong Microsoft Office , hầu hết siêu dữ liệu ở đó chỉ vì lợi ích của bạn. Nó có thể giúp bạn tìm phiên bản mới nhất của tài liệu hoặc xem ai đã tạo ra tài liệu đó để bạn có thể đặt câu hỏi cho họ về nó. Nó giúp theo dõi các chỉnh sửa hoặc nhận xét trên tài liệu.

Nó cũng được sử dụng bởi chương trình Office(Office program) và các chương trình khác để làm việc với tài liệu. Ví dụ, Windows Explorer sử dụng thông tin để phân loại và sắp xếp tài liệu.

Tại sao tôi muốn xóa siêu dữ liệu(Metadata) ?

Hãy quay lại bức thư bạn đang gửi cho các nhà chức trách về một điều gì đó sơ sài đang diễn ra tại nơi làm việc. Bạn đang làm điều này một cách ẩn danh vì bạn sợ bị quả báo, hoặc bạn không muốn dính líu gì đến việc đưa sự việc lên cơ quan chức năng(’ attention) . Nó đang thổi còi.

Bạn cố gắng tìm kiếm một địa chỉ e-mail tạm thời và gửi nó từ một máy tính công cộng ở thư viện để theo dõi các dấu vết của bạn. Do siêu dữ liệu, tài liệu có thể có thông tin có thể được sử dụng để liên kết lại với bạn. Nó thậm chí có thể vẫn có tên của bạn gắn liền với nó.

Thậm chí tệ hơn, những thay đổi bạn đã thực hiện đối với tài liệu, mặc dù không còn hiển thị với bạn nữa, vẫn có thể có trong tài liệu. Nếu bạn đã viết một đoạn văn về điều gì đó cụ thể đối với bạn nhưng sau đó đã xóa đoạn văn đó đi vì nó có thể được sử dụng để nhận dạng bạn, thì đó vẫn có thể là một phần của tệp dưới dạng siêu dữ liệu.

Làm cách nào để tôi có thể xem siêu dữ liệu Office?

Sau đây là danh sách các phương pháp để xem siêu dữ liệu nào được đính kèm vào tệp Word(Word) , Excel hoặc PowerPoint của bạn . Siêu dữ liệu(Metadata) xung quanh e-mail được gửi từ Outlook phức tạp hơn nhiều và nằm ngoài phạm vi của bài viết này.

Xem siêu dữ liệu(View Metadata) trong Word , Excel hoặc PowerPoint

Khi mở tài liệu, sổ làm việc hoặc bản trình bày mà bạn muốn kiểm tra:

Nhấp vào Tệp(File ) ở góc trên cùng bên trái.

Trên màn hình Thông tin(Info ) , bạn sẽ thấy nhiều thông tin như Kích thước(Size) , Trang(Pages) , Từ(Words) , Tổng thời gian chỉnh sửa , (Total Editing Time)Sửa lần(Modified) cuối , Đã tạo(Created) và Những người có liên quan trong số các dữ liệu khác.

Dưới dữ liệu đó, nhấp vào Hiển thị Tất cả Thuộc tính(Show All Properties) để xem thêm dữ liệu.
LƯU Ý: (NOTE:) Hãy chú ý(Pay attention) đến dữ liệu Mẫu(Template) . Nếu bạn đã sử dụng một mẫu có tên của bạn hoặc tên công ty(company name) trong tên tệp của nó, mẫu đó có thể được theo dõi cho bạn.

Xem siêu dữ liệu trong Windows Explorer

Mở Windows Explorer và điều hướng đến nơi bạn đã lưu tệp.

Nhấp chuột phải(Right-click) vào tệp và nhấp(file and click) vào Thuộc tính(Properties) .

Trong cửa sổ Thuộc tính(Properties window) , bấm vào tab Chi tiết(Details) . Bạn sẽ thấy tất cả siêu dữ liệu trong danh sách ngắn gọn và súc tích.

Xem tất cả siêu dữ liệu(View All Metadata) cho các tệp Word , Excel hoặc PowerPoint

Ngôn ngữ đánh dấu(Markup Language) mở rộng ( XML ) là tài liệu defacto để lưu trữ siêu dữ liệu trong máy tính. Nó đi kèm với tất cả các loại tệp và tệp Microsoft Office cũng không ngoại lệ.

Việc xem các tài liệu XML này dễ dàng một cách đáng ngạc nhiên. Hãy làm điều này với một tệp Word(Word file) .

  1. Mở Windows Explorer và điều hướng đến nơi bạn đã lưu tệp.
  2. Tạo một bản sao của tệp để bạn không vô tình làm hỏng tệp gốc.
  3. Chọn tệp sao chép(copy file) và nhấn vào nút F2 trên bàn phím của bạn hoặc nhấp chuột phải vào tệp và chọn (file and select) Đổi tên(Rename) .

Thay đổi phần mở rộng của tệp từ .docx thành .zip . Có, mỗi loại tệp Office(Office filetype) kết thúc bằng x là một tệp nén chứa các tài liệu XML. Bạn sẽ nhận được cảnh báo về việc làm này. Nhấp vào (Yes) .

Nhấp chuột phải vào tệp và chọn Trích xuất tất cả…(Extract All…)

Trong cửa sổ mở ra, nó sẽ hỏi bạn nơi bạn muốn lưu các tệp đã giải nén và bạn có muốn hiển thị các tệp đã giải nén khi hoàn tất hay không. Các giá trị mặc định là tốt. Nhấp vào Trích xuất(Extract) .

Sau khi giải nén xong, bạn sẽ thấy ba thư mục và một tệp XML(XML file) . Khám phá các tệp này để xem thông tin nào được lưu trữ ở đó. Nếu bạn nhấp đúp vào tệp XML(XML file) , tệp này có thể sẽ mở trong Internet Explorer .

Nó trông sẽ kỳ quặc, nhưng bạn sẽ có thể biết hầu hết các thông tin có nghĩa là gì. Có hai tệp XML có thể chứa tên của bạn: core.xml trong thư mục docProps và (docProps)document.xmlpeople.xml , cả hai đều trong thư mục word .

Cách xóa siêu dữ liệu(Delete Metadata) khỏi Microsoft Word , Excel hoặc PowerPoint

Phải mất một thời gian dài để đến được đây, nhưng nếu bạn định làm điều gì đó như thế này, bạn nên biết chính xác tại sao. Hãy bắt đầu với nó.

Xóa siêu dữ liệu(Delete Metadata) trong Word , Excel hoặc PowerPoint

Nhấp vào Tệp(File ) ở góc trên cùng bên trái.

Trên trang Thông tin(Info ) , nhấp vào Kiểm tra(Check for Issues) sự cố ở bên trái, gần giữa trang.

Nhấp vào Kiểm tra tài liệu(Inspect Document) . Cửa sổ Người kiểm tra Tài liệu(Document Inspector ) sẽ mở ra.

 Đảm(Make) bảo rằng tất cả các hộp kiểm trong Trình kiểm tra tài liệu(Document Inspector) đã được chọn , sau đó nhấp vào nút Kiểm tra(Inspect) .

Sau khi hoàn tất Trình kiểm tra tài liệu(Document Inspector) , bạn sẽ thấy thông tin(see information) về loại dữ liệu mà nó tìm thấy. Dấu kiểm màu xanh lá cây trong một vòng tròn có nghĩa là nó không tìm thấy dữ liệu nào thuộc loại đó. Dấu chấm than(exclamation mark) màu đỏ có nghĩa là nó đã tìm thấy dữ liệu thuộc loại đó. Bên cạnh mô tả của loại dữ liệu đó, bạn sẽ thấy nút Xóa tất cả(Remove All) .

Nhấp(Click) vào đó để xóa tất cả dữ liệu thuộc loại đó. Có thể có một số nút trong số này, vì vậy hãy cuộn xuống để đảm bảo bạn nhận được tất cả chúng.

Sau khi bạn đã xóa siêu dữ liệu, bạn có thể muốn nhấp vào nút Phục hồi(Reinspect ) , chỉ để đảm bảo rằng nó không bỏ sót bất kỳ điều gì(t miss anything) .

Lưu tài liệu của bạn ngay bây giờ để đảm bảo dữ liệu không bị nhập lại.

Cách chắc chắn(Certain) Siêu dữ liệu(Metadata) đã bị Xóa

Thực hiện các bước ở trên để Xem tất cả siêu dữ liệu trong Word, Excel hoặc PowerPoint(View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint) . Khi kiểm tra các tệp core.xml, document.xml và people.xml, bạn sẽ thấy rằng không có dữ liệu cá nhân nào trong tài liệu nữa.

Nếu bạn thay đổi lại phần mở rộng từ .zip thành .docx, bạn sẽ có thể mở lại tệp bình thường trong Word .

Cách xóa siêu dữ liệu(Delete Metadata) trong Windows Explorer

Đây là một phương pháp tốt nếu bạn muốn loại bỏ siêu dữ liệu khỏi một số tệp một cách nhanh chóng. Làm điều này cho 2 hoặc nhiều tệp có thể được thực hiện trong vài giây.

Mở Windows Explorer và điều hướng(Windows Explorer and navigate) đến tệp bạn muốn xóa siêu dữ liệu. Nhấp chuột phải(Right-click) vào tệp và nhấp(file and click) vào Thuộc tính(Properties) .

Trong cửa sổ Thuộc tính(Properties window) , nhấp vào tab Chi tiết(Details) , sau đó nhấp vào Xóa Thuộc tính và Thông tin Cá nhân(Remove Properties and Personal Information) .

Bạn có thể xóa thông tin theo hai cách. Bạn có thể xóa siêu dữ liệu khỏi tệp gốc hoặc tạo bản sao của tệp mà không có bất kỳ siêu dữ liệu nào.

Xóa siêu dữ liệu khỏi tệp gốc

Chọn Xóa các thuộc tính sau khỏi tệp này:(Remove the following properties from this file:) sau đó chỉ chọn các hộp bạn muốn hoặc nhấp vào nút Chọn Tất cả(Select All ) . Sau đó bấm OK .

Tạo bản sao không có siêu dữ liệu

Thao tác này sẽ tạo một bản sao của tệp và thêm từ Sao chép(Copy) vào cuối tên tệp. Bản sao đó sẽ không có bất kỳ siêu dữ liệu nào được liên kết với nó.

Trong cửa sổ Loại bỏ Thuộc tính(Remove Properties) , chọn Tạo bản sao với tất cả các thuộc tính có thể bị xóa(Create a copy with all possible properties removed) , sau đó nhấp vào nút OK .

So sánh các thuộc tính của bản gốc và bản sao để thấy sự khác biệt.

Trong Rõ ràng?

Điều này có nghĩa là bạn đang rõ ràng? Bạn không thể được xác định bây giờ từ tài liệu? Điều đó khó nói. Những gì bạn làm với tài liệu tiếp theo sẽ xác định điều đó.

Bất kỳ quá trình xử lý kỹ thuật số nào khác đối với tài liệu, chẳng hạn như gửi qua email, có thể thêm siêu dữ liệu trở lại chuỗi. Một lựa chọn khả thi là in tài liệu và gửi(document and mail) nó qua đường bưu điện. Rất khó để lấy siêu dữ liệu từ giấy.



About the author

Tôi là kỹ sư phần mềm với hơn 10 năm kinh nghiệm thiết kế, xây dựng và bảo trì các ứng dụng dựa trên Windows. Tôi cũng là một chuyên gia thành thạo về xử lý văn bản, xử lý bảng tính và thuyết trình. Tôi có thể viết mô tả rõ ràng và ngắn gọn về mã, giải thích các khái niệm phức tạp cho các nhà phát triển mới làm quen và khắc phục sự cố nhanh chóng cho khách hàng.



Related posts