Khi Microsoft lần đầu tiên giới thiệu dải băng cho Office Suite của họ , nó đã gây ra khá nhiều sự chia rẽ giữa những người dành cả ngày để sử dụng phần mềm năng suất. Một số người yêu thích nó và những người khác thích hệ thống menu cổ điển khá cũ như chính giao diện người dùng đồ họa. 

Cuối cùng, dải băng đã chiến thắng trong cuộc chiến và dường như nó sẽ ở lại đây. May mắn thay^(Luckily) , ngay cả khi bạn không phải là người hâm mộ, bạn thực sự có thể tùy chỉnh ribbon Microsoft Office để phù hợp hơn với quy trình làm việc và nhu cầu của mình.

Phiên bản nào chúng tôi đang sử dụng

Chúng tôi đang sử dụng Office 365 như một phần của Microsoft 365 . Điều này có nghĩa là phiên bản mà các hướng dẫn này dựa trên là phiên bản Office mới nhất tại thời điểm viết bài. Sẽ có một số khác biệt (nếu có) về cách tùy chỉnh ruy-băng hoạt động, vì tất cả các phiên bản Office hiện nay về cơ bản là thống nhất.

Tuy nhiên, có một ngoại lệ chính cho điều này. Phiên bản Office Live của dịch vụ không cung cấp tùy chỉnh ruy-băng hoặc thực tế là bất kỳ ruy-băng nào. Giống như các ứng dụng web Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày của Google , Office^(Docs) Live là ^(Slides)một^{(Office Live)} phiên bản cắt giảm của các ứng dụng dành cho máy tính để bàn. Vì vậy, các hướng dẫn và thông tin bên dưới chỉ áp dụng cho các phiên bản Microsoft Office dành cho máy tính để bàn hiện tại.

Cách Ribbons hoạt động nói chung

Ruy-băng được dùng để tổ chức các chức năng phần mềm theo kiểu chung của chúng. Vì vậy, các chức năng thường được sử dụng kết hợp với nhau đều dùng chung một dải băng. Trong một ứng dụng như Microsoft Word , bạn sẽ thấy một dải ruy-băng để thiết kế, bố trí, tham chiếu học thuật, v.v.

Theo mặc định , Microsoft đã làm rất tốt việc cung cấp các dải băng và các chức năng của dải băng sẽ làm hài lòng hầu hết mọi người. Nếu bạn chỉ làm các bảng tính cơ bản hoặc thỉnh thoảng viết bài luận, thì có rất ít lý do để sửa chữa những gì chưa bị hỏng.

Tuy nhiên, nếu bạn đang thực hiện các nhóm công việc cụ thể, giống nhau hàng ngày, bạn có thể tăng tốc quy trình làm việc của mình bằng cách điều chỉnh chính xác dải băng Microsoft Office nào trong tầm tay bạn.

Ruy-băng được chia nhỏ thành các nhóm lệnh liên quan. Ví dụ: dải băng Trang chủ^(Home) có một nhóm có tên là “Phông chữ”. Điều này có các lệnh liên quan đến định dạng phông chữ tất cả ở một nơi.

Do đó, việc tùy chỉnh dải băng Microsoft Office có hai dạng chính:

• Thêm và xóa toàn bộ ruy-băng.
• Tùy chỉnh các nhóm và lệnh xuất hiện trên một dải băng nhất định.

Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện cả hai trong Microsoft Office một cách dễ dàng, bắt đầu với cách thêm hoặc xóa toàn bộ dải băng.

Cách thêm hoặc xóa toàn bộ tab ruy-băng^{(Or Remove Entire Ribbon Tabs)} trong Microsoft Office

Theo mặc định, Office không đặt tất cả các dải có trong mỗi ứng dụng trên màn hình của bạn. Trên thực tế, có toàn bộ các tab ribbon mà bạn có thể không biết chỉ cần một vài cú nhấp chuột. 

Để truy cập giao diện tùy chỉnh ruy-băng, tất cả những gì bạn phải làm là nhấp chuột phải vào bất kỳ phần trống nào của ruy-băng, sau đó chọn Tùy chỉnh ruy-băng^{(Customize the Ribbon)} . Bạn sẽ thấy cửa sổ này:

Ở đây bạn sẽ thấy hai cột. Ở bên trái, chúng ta có các lệnh có thể được thêm vào các tab và nhóm ruy-băng. 

Những điều này không liên quan ngay bây giờ, vì vậy chúng ta hãy chuyển sự chú ý của chúng ta sang cột bên phải trong Tùy chỉnh ruy-băng^{(Customize the Ribbon)} .

Trình đơn thả xuống bên dưới tên của cột này có thể được sử dụng để xem tất cả các tab, chỉ các tab chính hoặc chỉ các tab công cụ. Hiện tại, chúng ta hãy để nó trên các Tab chính^{(Main Tabs)} . Như bạn có thể thấy, có một mục nhập cho mỗi tab bạn có thể thấy trên màn hình chính của ứng dụng Office mà bạn đang sử dụng.

Ở đây chúng tôi đang sử dụng Word , vì vậy một ví dụ điển hình là tab Xem lại. ^{(Review )}Nếu bạn bỏ chọn hộp bên trái của mục nhập và sau đó chọn OK , dải băng xem lại sẽ biến mất khỏi cửa sổ chính của Word.

Hãy tiếp tục và chọn hoặc bỏ chọn bất kỳ hộp nào bạn muốn. Sau đó chọn OK khi hoàn tất và ứng dụng của bạn sẽ chỉ có các tab bạn thực sự cần.

Cách tùy chỉnh các tab ruy-băng riêng lẻ^{(Individual Ribbon Tabs)}

Bây giờ bạn đã biết cách xóa các tab, đã đến lúc đi sâu vào nội dung của từng tab riêng lẻ. Đầu tiên^(First) , nhấp chuột phải vào bất kỳ phần trống nào của ruy-băng, sau đó chọn Tùy chỉnh ruy-băng^{(Customize the Ribbon)} .

Bây giờ, hãy chọn một tab để tùy chỉnh. Trong trường hợp này, tab đó sẽ là Trang chủ^(Home) . Chọn dấu cộng nhỏ ở bên trái Trang chủ^(Home) . Điều đó sẽ mở rộng danh sách các nhóm trong tab đó.

Bây giờ hãy chọn một nhóm. Trong trường hợp này, chúng tôi chọn Clipboard . Sau khi được chọn, hãy chọn nút Xóa^(Remove) giữa hai cột. Clipboard sẽ bị xóa khỏi tab Trang chủ .^(Home)

Bạn cũng có thể thêm nhóm vào các tab. Trước tiên^(First) , hãy đảm bảo rằng menu Chọn lệnh từ thả xuống^{(Choose commands from dropdown)} được đặt thành Tab chính^{(Main Tabs)} . Đây là tùy chọn, nhưng nó giúp bạn dễ dàng tìm ra nhóm và lệnh nào thuộc về đâu. 

Hãy mở rộng tab Vẽ^{( Draw)} ở cột bên trái. Chọn Công cụ vẽ^{(Drawing Tools )} rồi chọn Thêm^(Add) . 

Công cụ Vẽ^{(Drawing Tools)} hiện đã được thêm vào Tab Trang chủ^{(Home Tab)} .

Cũng có thể thêm các lệnh riêng lẻ, nhưng chúng sẽ phải được thêm vào các nhóm tùy chỉnh, vì vậy hãy xem cách chúng được tạo tiếp theo.

Thêm tab & nhóm tùy chỉnh

Tùy chỉnh cơ bản cuối cùng mà chúng tôi sẽ làm là tạo tab và nhóm tùy chỉnh. Quay lại Cửa sổ Ruy-băng Tùy chỉnh^{(Customize Ribbon Window)} .

Bây giờ chọn Tab mới^{(New Tab)} . Bạn sẽ thấy một tab mới xuất hiện với một nhóm mới bên dưới nó. 

Chọn Đổi tên^(Rename) để đặt tên tùy chỉnh cho tab của bạn và nhóm.

Bây giờ bạn có thể sử dụng hướng dẫn trong các phần trên để thêm nhóm vào tab này. Tất nhiên, bạn cũng có thể thêm các nhóm tùy chỉnh vào các tab hiện có. Bạn cũng có thể thêm các lệnh riêng lẻ vào các nhóm tùy chỉnh của mình từ cột bên trái của các lệnh được liệt kê.

Bằng cách này, bạn sẽ xây dựng một giao diện hoàn toàn tùy chỉnh cho ứng dụng Office mà bạn lựa chọn.

Nhập^(Importing) & Xuất Tùy chỉnh ruy-băng^{(Exporting Ribbon Customizations)}

Sẽ khá là xui xẻo nếu bạn đã dành một thời gian dài để tinh chỉnh ruy-băng của mình một cách hoàn hảo chỉ để mất những cài đặt đó. Cho dù đó là lỗi ổ cứng, sở hữu nhiều máy tính hay mua một máy tính mới, bạn có thể xuất và nhập các tùy chỉnh của mình một cách dễ dàng.

Trên cửa sổ Tùy chỉnh ruy-băng^{(Customize the Ribbon)} , hãy chọn menu thả xuống Import/Export và lưu tùy chỉnh hiện tại của bạn hoặc tải tùy chỉnh đã lưu trước đó. 

Nó là dễ dàng như vậy.

Đặt lại các tùy chỉnh của bạn

Thật tuyệt vời khi bạn có thể thay đổi mọi khía cạnh của ribbon Office , nhưng cũng hơi quá dễ dàng để làm mọi thứ rối tung lên. Tin tốt là việc lấy lại các tùy chỉnh mặc định của bạn rất dễ dàng. Nếu bạn có tầm nhìn xa để lưu cấu hình của mình, thì bạn chỉ cần tải lại tệp tùy chỉnh đó. 

Mặt khác, nếu bạn chỉ muốn quay lại cách mọi thứ ban đầu, hãy chọn menu thả xuống đặt lại trong cửa sổ tùy chỉnh. Sau đó, chọn chỉ đặt lại tab đã chọn hoặc tất cả chúng. 

Bây giờ bạn đã biết tất cả những điều cơ bản về tùy chỉnh ribbon của Microsoft Office . ^{(Microsoft Office)}Hãy ra ngoài và biến nó thành của riêng bạn.

How to Customize the Microsoft Office Ribbon

When Microsoft first introduced the ribbon to their Office Suite, it caused quite a bit of division amongst those who spend all day using productivity software. Some people loved it and others preferred the classic menu system that’s pretty much as old as the graphical user interface itself. 

In the end, the ribbon won the war and seems to be here to stay. Luckily, even if you’re not a fan, you can actually customize the Microsoft Office ribbon to better fit your workflow and needs.

Which Versions We’re Using

We’re using Office 365 as part of Microsoft 365. This means that the version these instructions are based on are for the latest version of Office at the time of writing. There should be few (if any) differences in how ribbon customization works, since all versions of Office are now essentially unified.

There is however one major exception to this. The Office Live version of the service does not offer ribbon customization or, indeed, any ribbon at all. Like Google’s Docs, Sheets and Slides web applications, Office Live is a very cut-down version of the desktop apps. So the instructions and information below apply to current desktop versions of Microsoft Office only.

How Ribbons Work In General

Ribbons are meant to organize software functions by their general type. So functions that are usually used in conjunction with each other all share the same ribbon. In an application like Microsoft Word you’ll see a ribbon for design, layout, academic referencing and so on.

By default Microsoft has done a great job of providing ribbons and ribbon functions that will satisfy most people. If you’re only doing basic spreadsheets or writing the occasional essay, there’s little reason to fix what’s not broken.

If you’re doing the same, highly-specific sets of tasks on a daily basis however, you can speed up your workflow by tuning exactly which Microsoft Office ribbons are at your fingertips.

Ribbons are further subdivided into groups of related commands. For example, the Home ribbon has a group named “Font”. This has the commands that relate to font formatting all in one place.

Customization of the Microsoft Office ribbon therefore takes two main forms:

• Adding and removing entire ribbons.
• Customizing the groups and commands that appear on a given ribbon.

We’re going to show you how to do both in Microsoft Office with ease, starting with how to add or remove entire ribbons.

How To Add Or Remove Entire Ribbon Tabs In Microsoft Office

By default, Office does not put all of the ribbons that are in each application on your screen. There are actually entire ribbon tabs you might not know about that are just a few clicks away. 

To access the ribbon customization interface, all you have to do is right-click on any blank part of the ribbon then select Customize the Ribbon. You’ll see this window:

Here you’ll see two columns. On the left, we have the commands that can be added to ribbon tabs and groups. 

These aren’t relevant right now, so let’s turn our attention to the right column under Customize the Ribbon.

The dropdown below the name of this column can be used to see all the tabs, only main tabs or just tool tabs. For now, let’s just leave it on Main Tabs. As you can see, there’s an entry for each of the tabs you can see on the main screen of the Office app you’re using.

Here we’re using Word, so a good example is the Review tab. If you uncheck the box to the left of the entry and then select OK, the review ribbon will disappear from Word’s main window.

Go ahead and check or uncheck whichever boxes you want to. Then select OK when done and your app will only have the tabs you actually need.

How To Customize Individual Ribbon Tabs

Now that you know how to remove tabs, it’s time to dig into the contents of each individual tab. First, right-click on any blank part of the ribbon then select Customize the Ribbon.

Now, let’s choose a tab to customize. In this case that tab will be Home. Select the small plus to the left of Home. That will expand the list of groups within that tab.

Now select a group. In this case we’re selecting Clipboard. Once selected, select the Remove button between the two columns. Clipboard will be removed from the Home tab.

You can also add groups to tabs. First make sure the Choose commands from dropdown is set to Main Tabs. This is optional, but it does make it easier to figure out which groups and commands belong where. 

Let’s expand the Draw tab in the left-hand column. Select Drawing Tools then select Add. 

The Drawing Tools has now been added to the Home Tab.

It’s possible to add individual commands as well, but these will have to be added to custom groups, so let’s see how those are created next.

Adding Custom Tabs & Groups

The last basic customization we’re going to do is the creation of a custom tab and groups. Go back to the Customize Ribbon Window.

Now select New Tab. You’ll see a new tab appear with one new group under it. 

Select Rename to give your tab and group a custom name.

Now you can use the instructions in the above sections to add groups to this tab. Of course you can also add custom groups to existing tabs as well. You can also add individual commands to your custom groups from the left column of listed commands.

In this way you’ll build a completely custom interface for your Office app of choice.

Importing & Exporting Ribbon Customizations

It would be pretty bad luck if you spent a long time perfectly fine-tuning your ribbon only to lose those settings. Whether it’s hard drive failure, owning more than one computer or buying a new one, you can export and import your customizations with ease.

On the Customize the Ribbon window, select the Import/Export dropdown and either save your current customization or load a previously saved one. 

It’s as easy as that.

Resetting Your Customizations

It’s awesome that you can change just about every aspect of the Office ribbon, but it’s also a little too easy to completely mess things up. The good news is that getting your default customizations back is easy. If you had the foresight to save your configuration, then you can simply reload that customization file. 

If, on the other hand, you just want to go back to the way things were out of the box, select the reset dropdown in the customization window. Then either choose to reset only the selected tab or all of them. 

Now you know all the basics about Microsoft Office ribbon customization. Go forth and make it your own.

Related posts

• Microsoft Outlook sẽ không mở? 10 cách để sửa chữa

• Cách tạo tài liệu PDF trong Microsoft Office

• Cách hiển thị số lượng từ trong Microsoft Word

• Cách xuất email của bạn từ Microsoft Outlook sang CSV hoặc PST

• Làm cho OpenOffice Writer có giao diện và chức năng giống Microsoft Word hơn

• Cách thêm chú thích cuối trang trong Word

• Cách Chụp và Chèn Ảnh chụp màn hình bằng OneNote

• Cách xóa trang trong Microsoft Word

• Google Trang trình bày và Microsoft PowerPoint - Sự khác biệt là gì?

• Cách in trên phong bì trong Microsoft Word

• Cách bật Chế độ tối trong Microsoft Outlook (Windows, Mac và Di động)

• Google Docs và Microsoft Word - Sự khác biệt là gì?

• Khắc phục lỗi “Không thể khởi động Microsoft Office Outlook”

• Cách ghi lại cuộc họp nhóm Microsoft

• Cách gỡ cài đặt Microsoft Teams khi nó vẫn tiếp tục cài đặt lại

• Cách sửa lỗi không xác định dấu trang trong Word

• Cách cài đặt lại Microsoft Office Picture Manager

• Tạo hoặc tạo phím tắt cho Microsoft Office

• Cách tạo kết hợp thư trong Microsoft Word

• Cách sử dụng Công cụ Ảnh chụp màn hình Microsoft Word