^{(Google Docs)}Trò chuyện trên Google Tài liệu là một công cụ rất hiệu quả để cộng tác trên tài liệu với các nhóm. Nó cung cấp khả năng cho các biên tập viên đánh dấu và nhận xét về các chỉnh sửa, nó cho phép các nhóm thảo luận về

 từ ngữ phù hợp của tài liệu và nó cho phép nhân viên điền vào biểu mẫu^{(filling out forms)} đặt câu hỏi mà người quản lý của họ có thể trả lời.

Tất cả những công dụng tuyệt vời này đối với trò chuyện trên Google Documents^{(Google Docs)} chỉ hoạt động tốt nếu những người sử dụng tài liệu hiểu cách hoạt động của hệ thống nhận xét.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về tất cả các tính năng nhận xét và cộng tác có sẵn bên trong Google Tài liệu^{(Google Docs)} .

Cách hoạt động của tính năng Nhận xét trên Google Tài liệu

Bên trong Google Documents^{(Google Docs)} , bạn không chỉ cộng tác trên các tài liệu một cách mù quáng. Bạn thực sự có thể thấy nhiều người dùng truy cập tài liệu trong thời gian thực.

Cách hoạt động của điều này là bất cứ khi nào người khác truy cập vào tài liệu, bạn sẽ thấy biểu tượng tài khoản Google của họ xuất hiện ở đầu cửa sổ Google Documents^{(Google Docs)} .

Khi những người dùng khác đặt con trỏ chuột vào bên trong tài liệu, bạn sẽ thấy tên Tài khoản Google^{(Google Account)} của họ xuất hiện ngay phía trên con trỏ. 

Điều này rất hữu ích để xem các vùng của tài liệu mà các thành viên khác trong nhóm của bạn đang làm việc. Điều này có thể giúp tránh thực hiện các chỉnh sửa xung đột trong cùng một tài liệu.

Nếu bạn thấy ai đó chỉnh sửa một phần của tài liệu không chính xác hoặc thực hiện các thay đổi mà bạn không đồng ý, bạn có thể thêm nhận xét trực tiếp cho người đó.

Ở bên phải biểu tượng người dùng ở đầu tài liệu, bạn sẽ thấy biểu tượng một người đang nói chuyện bên trong vòng tròn màu trắng. Khi bạn chọn mục này, nó sẽ mở ra một khu vực nhận xét chung.

Chỉ cần nhập nhận xét của bạn và nhấn Enter . Tất cả những người hiện đang xem tài liệu sẽ có thể xem tất cả các bình luận trong khu vực bình luận chung.

Bạn biết khi ai đó cập nhật nhận xét mới vào khu vực nhận xét bằng dấu chấm màu đỏ xuất hiện trên đầu biểu tượng này.

Khi mỗi người trả lời, nhận xét mới sẽ xuất hiện bên dưới nhận xét trước đó trong chuỗi nhận xét.

Nhấn X ở bên phải tên trong hộp nhận xét hoặc chọn biểu tượng nhận xét để làm cho cửa sổ nhận xét biến mất một lần nữa.

Tạo một cuộc trò chuyện mới trên Google Documents

Để tạo một cuộc trò chuyện mới trên Google Tài liệu , chỉ cần đánh dấu bất kỳ văn bản nào trong tài ^{(Google Docs)}liệu Google Tài^{(Google Docs)} liệu. Khi làm điều này, bạn sẽ thấy một biểu tượng nhận xét nhỏ xuất hiện ở bên phải của văn bản được đánh dấu đó. 

Khi di chuột qua biểu tượng đó, bạn sẽ thấy dòng chữ “Thêm nhận xét”.

Khi bạn chọn biểu tượng này, nó sẽ mở ra một cửa sổ nhận xét, nơi bạn có thể chia sẻ suy nghĩ của mình về văn bản trong tài liệu mà bạn đã đánh dấu.

Khi bạn viết xong bình luận của mình, chỉ cần chọn nút Bình luận^(Comment) và bạn sẽ thấy hộp bình luận chuyển thành bình luận vĩnh viễn.

Có một số tùy chọn đi kèm với các nhận xét như thế này.

Quản lý nhận xét

Khi bạn chọn ba dấu chấm ở bên phải của một nhận xét, bạn sẽ thấy ba tùy chọn.

• Chỉnh sửa^(Edit) : Thực hiện bất kỳ cập nhật nào cho nhận xét của bạn hoặc thêm câu trả lời cho nhận xét đó nếu bạn muốn.
• Xóa^(Delete) : Xóa nhận xét và phần đánh dấu của nhận xét đó khỏi tài liệu.
• Liên kết đến nhận xét này^{(Link to this comment)} : Nhận liên kết URL mà bạn có thể chia sẻ với mọi người nếu bạn muốn họ xem nhận xét cụ thể này.

Liên kết bình luận rất hiệu quả để giúp mọi người tìm thấy bình luận chính xác, đặc biệt là bên trong các tài liệu có số lượng bình luận lớn trong đó.

Bạn có thể dán liên kết vào cuộc trò chuyện IM, SMS trên điện thoại di động hoặc email. 

Khi người nhận chọn liên kết, liên kết đó sẽ đưa họ trực tiếp đến tài liệu nơi nhận xét đã được chèn. Họ có thể trả lời nhận xét hoặc chọn Giải quyết^(Resolve) .

Việc giải quyết một nhận xét làm cho nó biến mất khỏi chuỗi nhận xét. Có vẻ như bình luận đã bị xóa, nhưng thực ra nó chỉ bị ẩn khỏi lề phải.

Nếu bạn muốn xem tất cả các nhận xét đã được đăng lên tài liệu, chỉ cần chọn biểu tượng nhận xét màu đen ở phía trên bên phải của tài liệu.

Điều này hiển thị cho bạn tất cả các nhận xét đã được đăng vào tài liệu cùng với tất cả các thông tin sau về nhận xét.

• Ngày^(Date) và giờ bình luận được đăng
• Tất cả các câu trả lời cho nhận xét
• Bất kỳ văn bản tài liệu nào đã được chọn khi nhận xét được đưa ra
• Một liên kết để mở lại các nhận xét đã giải quyết
• Một liên kết để trả lời các bình luận

Chọn Bình luận^(Comment) để thêm bình luận mới vào chuỗi bình luận. Chọn Thông báo^{(Notifications)} để thay đổi cài đặt email sao cho bạn chỉ nhận được thông báo khi ai đó trả lời nhận xét của bạn hoặc hoàn toàn không có thông báo.

Chỉnh sửa và giải quyết các chỉnh sửa

Trò chuyện trên Google Tài liệu^{(Google Docs)} đặc biệt hữu ích để đưa ra các đề xuất chỉnh sửa tài liệu mà không thực sự đưa ra chúng. 

Theo mặc định, Google Documents^{(Google Docs)} cho phép bạn thực hiện các chỉnh sửa đối với tài liệu và các chỉnh sửa có hiệu lực ngay lập tức. Để chỉ chuyển chế độ chỉnh sửa sang các thay đổi được đề xuất, hãy chọn mũi tên thả xuống ở bên phải của từ Chỉnh sửa^(Editing) ở trên cùng bên phải của tài liệu.

Chọn Đề xuất^(Suggesting) từ ​​danh sách thả xuống.

Khi bạn thực hiện các chỉnh sửa đối với tài liệu, văn bản trong tài liệu sẽ bị gạch bỏ với văn bản thay thế được hiển thị bên cạnh. Mỗi chỉnh sửa sẽ mở ra một nhận xét mới ở bên phải với mô tả về chỉnh sửa đã được thực hiện.

Mục đích của tính năng này là để người chỉnh sửa cuối cùng hoặc người viết ban đầu có thể thực hiện các chỉnh sửa và chấp nhận các thay đổi riêng lẻ bằng cách chọn dấu kiểm cho nhận xét chỉnh sửa đó.

Tuy nhiên, nếu bạn không muốn giải quyết các nhận xét riêng lẻ, có một mẹo hữu ích để giải quyết tất cả chúng cùng một lúc.

Để thực hiện việc này, hãy chọn menu Công cụ^(Tools) và chọn Xem lại các chỉnh sửa được đề xuất^{(Review suggested edits)} .

Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ nhỏ ở phía trên bên phải của tài liệu. Bạn có thể chọn mũi tên lên hoặc xuống để cuộn qua từng nhận xét chỉnh sửa trong tài liệu. Bạn có thể chọn Chấp nhận^(Accept) hoặc Từ chối^(Reject) các chỉnh sửa riêng lẻ.

Nếu bạn chỉ muốn chấp nhận hoặc từ chối tất cả, hãy chọn mũi tên thả xuống ở bên phải của nút Chấp nhận^(Accept) hoặc Từ chối^(Reject) .  

Bạn có thể chọn Chấp nhận tất cả^{(Accept All)} để phê duyệt tất cả các chỉnh sửa. Thao tác này sẽ cập nhật toàn bộ tài liệu bằng các chỉnh sửa được đề xuất và giải quyết tất cả các nhận xét liên quan.

Tìm hiểu thêm về cách giải quyết nhận xét trong Google Tài liệu^{(resolving comments in Google Docs)} .

Nhận xét giúp hợp tác

Việc sử dụng trình xử lý văn bản dựa trên đám mây như Google Documents^{(Google Docs)} giúp cộng tác trên các tài liệu^{(collaborating on documents)} rất dễ dàng. 

Hệ thống nhận xét được thiết lập theo cách giúp cho việc thảo luận về các thay đổi tài liệu giữa các nhóm được thuận tiện và dễ dàng. Khi mọi người đã quen với cách hoạt động của hệ thống trò chuyện Google Tài liệu^{(Google Docs)} , bạn sẽ thấy nhóm của mình hiệu quả hơn nhiều khi làm việc trên các tài liệu cùng nhau. 

How Google Docs Chat Helps You Collaborate on Documents

Goоgle Docs chat is a very effective tool to collaborate on dоcuments with teams. It provides the ability for editors to mark up and cоmment on edits, it lets teams discuss the

 proper wording of documents, and it lets employees filling out forms ask questions that their managers can answer.

All of these great uses for Google Docs chat only work well if the people using the document understand how the commenting system works.

In this article, you’ll learn about all of the commenting and collaboration features that are available inside of Google Docs.

How Google Docs Commenting Works

Inside Google Docs, you aren’t just blindly collaborating on documents. You can actually see multiple users accessing the document in real-time.

The way this works is that whenever other people access the document, you’ll see their Google account icon appear at the top of the Google Docs window.

As those other users place their mouse cursor inside the document, you’ll see their Google Account name momentarily appear above the cursor. 

This is useful for seeing what areas of a document other members of your team are working on. This can help with avoiding making conflicting edits in the same document.

If you do see someone editing a section of a document incorrectly, or making changes that you disagree with, you can add a comment directly to that person.

To the right of the user icons at the top of the document, you’ll see an icon of a person talking inside of a white circle. When you select this, it opens a general comments area.

Just type your comment and press Enter. Everyone who is currently viewing the document will be able to see all comments in the general commenting area.

You know when someone has updated a new comment to the comment area by the red dot that appears on top of this icon.

As each person responds, the new comment appears below the previous one in the comment thread.

Either press the X on the right of the names in the commenting box, or select the commenting icon to make the commenting window disappear again.

Creating a New Google Docs Chat

To create a new Google Docs chat, just highlight any text in a Google Docs document. When you do this, you’ll see a small comment icon appear to the right of that highlighted text. 

When you hover your mouse over that icon, you’ll see the text “Add a comment”.

When you select this icon, it’ll open up a comment window where you can share your thoughts about the text in the document that you’ve highlighted.

When you’re finished writing your comment, just select the Comment button and you’ll see the comment box change to a permanent comment.

There are some options that go along with comments like this.

Managing Comments

When you select the three dots to the right of a comment, you’ll see three options.

• Edit: Make any updates to your comment, or add a reply to it if you prefer.
• Delete: Remove the comment and its highlight from the document.
• Link to this comment: Get a URL link that you can share with people if you want them to see this specific comment.

Comment links are very effective for helping people find the exact comment, especially inside documents that have a large number of comments in it.

You can paste the link in an IM chat, a mobile SMS, or an email. 

When the recipient selects the link, it’ll take them directly to the document where the comment was inserted. They can either reply to the comment, or select Resolve.

Resolving a comment makes it disappear from the comment thread. It appears as though the comment is deleted, but it’s actually only hidden from the right margin.

If you want to see all of the comments that have been posted to the document, just select the black comment icon at the upper right of the document.

This shows you all comments that were posted to the document along with all of the following information about the comment.

• Date and time the comment was posted
• All replies to the comment
• Any document text that was selected when the comment was made
• A link to reopen resolved comments
• A link to reply to the comments

Select Comment to add new comments to the comment thread. Select Notifications to change email settings so that you only receive notifications when someone replies to your comments, or no notifications at all.

Editing and Resolving Edits

Google Docs chat is especially useful for making editing suggestions to a document without actually making them. 

By default, Google Docs lets you make edits to a document and the edits take effect immediately. To switch the editing mode to suggested changes only, select the dropdown arrow to the right of the Editing word at the top right of the document.

Select Suggesting from the dropdown list.

As you make edits to the document, text in the document is crossed out with the replacement text displayed next to it. Each edit opens a new comment to the right with a description of the edit that was made.

The purpose of this feature is so that a final editor or the original writer can go through the edits and accept the changes individually by selecting the checkmark for that editing comment.

However, if you don’t want to resolve comments individually, there’s a useful trick to resolve them all at once.

To do this, select the Tools menu and select Review suggested edits.

This will open a small window at the upper right of the document. You can select the up or down arrow to scroll through each of the edit comments in the document. You can select Accept or Reject the individual edits.

If you want to just accept or reject them all, select the dropdown arrow on the right side of the Accept or Reject button.  

You can select Accept All to approve all edits. This will update the entire document using the suggested edits, and resolve all associated comments.

Learn more about resolving comments in Google Docs.

Commenting Helps With Collaboration

Using a cloud based word processor like Google Docs makes collaborating on documents very easy. 

The commenting system is set up in a way that makes discussing document changes among a team convenient and easy. Once everyone gets used to how the Google Docs chat system works, you’ll find your team is much more efficient when working on documents together. 

Related posts

• Cách xóa đường viền bảng trong Google tài liệu

• Cách Chèn Hình mờ trong Word và Google Tài liệu

• Thay đổi sang Hướng ngang trong Google Tài liệu

• Google Docs và Microsoft Word - Sự khác biệt là gì?

• Cách tìm và thay thế các từ trong MS Word và Google Docs

• Cách Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Cách tạo lớp đối tượng trong bản trình bày PowerPoint

• Cách sử dụng Flash Fill trong Excel

• Làm cho OpenOffice Writer có giao diện và chức năng giống Microsoft Word hơn

• Cách xóa dòng trống trong Excel

• Cách sử dụng Hàm CONCATENATE trong Google Trang tính

• Cách sử dụng Phân tích Điều gì xảy ra trong Excel

• Google Trang trình bày và Microsoft PowerPoint - Sự khác biệt là gì?

• Cách sửa lỗi # N / A trong công thức Excel như VLOOKUP

• 5 chức năng của Google Sheets Script mà bạn cần biết

• 10 công cụ để khôi phục mật khẩu Outlook PST bị mất hoặc quên

• Cách sử dụng Tính năng Nói ô trong Excel

• Cách sửa lỗi không xác định dấu trang trong Word

• Google Trang tính và Microsoft Excel - Sự khác biệt là gì?

• 7 giải pháp thay thế cho PowerPoint bạn có thể sử dụng trực tuyến