Google Trang tính^{(Google Sheets)} là một trong những sản phẩm mạnh mẽ nhất của Google và là một trong những giải pháp tốt nhất để quản lý bảng tính và dữ liệu trên web. Tuy nhiên, bên ngoài, nó có những điểm yếu — một điểm mà chúng ta sẽ thảo luận trong bài viết này.

May mắn thay, Trang tính hỗ trợ các hàm và công thức tùy chỉnh giúp bù đắp một số thiếu sót này. Nếu người dùng hiểu biết về các công thức hoặc có thể thực hiện một chút tập lệnh^(scripting) , thì Trang tính có thể mạnh như họ tạo ra nó.

Một chức năng cụ thể mà Trang tính không hỗ trợ nguyên bản là khả năng tìm các bản sao trong Google Trang tính^{(Google Sheets)} - cho dù đó là dữ liệu trùng lặp trong ô hay hàng. Mặc dù có một cách để loại bỏ nhanh các mục nhập trùng lặp, bằng cách sử dụng tùy chọn Xóa mục trùng lặp^{(Remove duplicates)} trong menu Dữ liệu^(Data) , không có cách nào để chỉ cô lập các mục nhập trùng lặp đó. Tin tốt là có một cách để thực hiện điều này.

Trong bài viết này, chúng ta hãy xem xét cách tìm các bản sao trong Google Trang tính^{(Google Sheets)} bằng cách tận dụng định dạng có điều kiện.

Định dạng có điều kiện trong Google Trang tính là gì?^{(What Is Conditional Formatting In Google Sheets?)}

Định dạng có điều kiện là một tính năng có trong nhiều trình chỉnh sửa bảng tính cho phép người dùng áp dụng định dạng dựa trên văn bản và định dạng trực quan khác cho một ô dựa trên các điều kiện nhất định.

Ví dụ: một người dùng có thể đang ghi lại ngân sách hàng tháng của họ bằng một bảng tính, muốn biết ngay liệu họ có vượt quá giới hạn chi tiêu 500 đô la hay không. Trong cột bảng tính có đánh số tổng của tháng, quy tắc định dạng có điều kiện có thể được đặt thành các hàng in đậm có giá trị trên $ 500, giúp bạn dễ dàng biết được điều này xảy ra ở đâu.

Trong Google Trang tính^{(Google Sheets)} , định dạng có điều kiện cho phép người dùng áp dụng định dạng dựa trên danh sách dài các quy tắc đặt trước hoặc bằng cách nhập công thức tùy chỉnh. Các thay đổi kiểu định dạng có sẵn bao gồm in đậm, in nghiêng, gạch chân, gạch ngang, màu văn bản và màu ô.

Ngoài ra, người dùng có thể sử dụng thang màu, thay vì một màu duy nhất và xác định giá trị tối thiểu và tối đa cũng như các màu tương ứng của chúng để chia tỷ lệ màu tự động.

Cách sử dụng định dạng có điều kiện để tìm các hàng trùng lặp trong Google Trang tính^{(How To Use Conditional Formatting to Find Duplicate Rows In Google Sheets)}

Đối với bất kỳ ai làm việc trên một bảng dữ liệu dài, các mục nhập trùng lặp có thể trở thành một vấn đề mà đôi khi sẽ phá vỡ quy trình của mọi thứ. Người dùng có thể không chỉ muốn xóa dữ liệu này mà Trang tính hỗ trợ nguyên bản, thay vào đó phân tích và làm việc với nó.

Bạn có thể sử dụng công thức tùy chỉnh với định dạng có điều kiện. Bước đầu tiên để đạt được điều này là đánh dấu toàn bộ cột cần được tìm kiếm các bản sao bằng cách nhấp vào nhãn cột phía trên nó.

Sau khi được đánh dấu, hãy nhấp chuột phải và chọn Định dạng có điều kiện^{(Conditional formatting)} . Thao tác này sẽ hiển thị một bảng ở phía bên phải của cửa sổ hiển thị các quy tắc định dạng có điều kiện. Phạm vi cột đã chọn sẽ được điền trước trong trường Áp dụng cho phạm vi^{(Apply to range)} , vì vậy không cần phải chạm vào.

Tiếp theo, bạn muốn nhấp vào menu thả xuống bên dưới Quy tắc định dạng^{(Format rules)} để thay đổi điều kiện này thành Công thức tùy chỉnh là^{(Custom formula is)} . Một trường văn bản sẽ xuất hiện bên dưới menu thả xuống sau khi hoàn tất việc này và bạn phải nhập công thức sau:

= countif (A: A, A1)> 1

Tuy nhiên, nó sẽ cần được sửa đổi để thay thế tất cả các trường hợp của “A” bằng ký tự cột đang được tìm kiếm trùng lặp trong Google Trang tính^{(Google Sheets)} , sẽ được hiển thị trong trường Áp dụng cho phạm vi^{(Apply to range)} .

Bước cuối cùng là đặt định dạng để áp dụng cho tất cả các ô trong hàng này có chứa dữ liệu được tìm thấy nhiều lần. Nếu làm việc với một tập hợp dữ liệu lớn, định dạng tốt nhất để đặt có thể là màu tô. Khi sử dụng nó, một màu sáng và đáng chú ý như màu vàng, hồng nóng hoặc xanh chanh sẽ thực sự nổi bật và cho phép bạn nhận ra các bản sao trong nháy mắt khi cuộn.

Bây giờ, tất cả các hàng chứa dữ liệu được tìm thấy trong ít nhất một hàng khác sẽ được đánh dấu hoặc định dạng theo bất kỳ cách nào đã được chọn. Nếu các hàng trùng lặp bị xóa, hàng đơn còn lại sẽ tự động bị xóa định dạng có điều kiện.

Người ta có thể hỏi, "Tại sao lại gặp phải rắc rối này khi Google hỗ trợ loại bỏ trùng lặp trong hai lần nhấp chuột đơn giản?" Chà, hệ thống này không linh hoạt và không hoàn hảo. Ví dụ: không có cách nào để thay đổi bản sao bị xóa. Một số người dùng có thể muốn xóa trường hợp đầu tiên và những người khác là trường hợp cuối cùng— Google không cung cấp tùy chọn và xóa tất cả các bản sao trừ trường hợp đầu tiên.

Sử dụng quy tắc định dạng có điều kiện đơn giản này, người dùng có toàn quyền kiểm soát việc quản lý các bản sao theo cách không có nguy cơ làm hỏng trang tính của họ. Hơn hết, định dạng có điều kiện là hoàn toàn động, vì vậy bạn sẽ không bao giờ cần xóa định dạng nếu bạn chọn loại bỏ tất cả các bản sao theo một cách nào đó.

Tuy nhiên, nếu quy tắc định dạng có điều kiện cần được xóa, nó đơn giản bằng cách nhấp vào menu Định dạng^(Format) và sau đó Định dạng có điều kiện^{(Conditional formatting)} , sẽ hiển thị cùng một menu bên phải như trước. Người dùng có thể di con trỏ qua hàng hiển thị công thức tùy chỉnh mà chúng tôi vừa tạo và nhấp vào biểu tượng thùng rác xuất hiện để xóa nó.

Khi tùy chọn gốc của Google Trang tính để tìm các bản sao để loại bỏ chúng không đủ mạnh hoặc xáo trộn dữ liệu theo cách không có khả năng chi trả, công thức tùy chỉnh đơn giản được đánh dấu trong bài viết này cho phép người dùng tự xử lý vấn đề.

Bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc nhận xét nào về việc sử dụng quy tắc định dạng có điều kiện này không? Nếu vậy, hãy để lại cho chúng tôi một bình luận bên dưới.

How to Find Duplicates In Rows And Cells In Google Sheets

Google Sheets is one of Google’s most powerful products and one of the go-to solutions for spreadsheet and data management on the web. However, out of the box, it has its weak points—one that we’ll discuss in this article.

Luckily, Sheets supports custom functions and formulas that help make up for some of these shortcomings. If users are savvy with formulas or can do a little bit of scripting, Sheets can be as powerful as they make it.

One particular functionality that Sheets doesn’t natively support is the ability to find duplicates in Google Sheets – whether it’s duplicate data in cells or rows. While there is a way to quickly remove duplicate entries, using the Remove duplicates option under the Data menu, there’s no way to only isolate those duplicates. The good news is that there is a way to accomplish this.

In this article, let’s go over how to find duplicates in Google Sheets by taking advantage of conditional formatting.

What Is Conditional Formatting In Google Sheets?

Conditional formatting is a feature present in many spreadsheet editors which allows the user to apply text-based and other visual formatting to a cell based on certain conditions.

For example, a user may be recording their monthly budgeting using a spreadsheet, wanting to know at a glance if they go over a $500 spending limit. In the spreadsheet column where the total for the month is tallied, a conditional formatting rule can be set to bold rows with a value over $500, making it easy to see where this occurred.

In Google Sheets, conditional formatting allows users to apply formatting based on a long list of preset rules or by entering a custom formula. The formatting style changes available include bold, italics, underline, strikethrough, text color, and cell color.

Additionally, users can use a color scale, instead of a single color, and define a minimum and maximum value, and their respective colors, for automatic color scaling.

How To Use Conditional Formatting to Find Duplicate Rows In Google Sheets

For anyone working on a lengthy sheet of data, duplicate entries can become a problem that will sometimes break the flow of things. Users may not simply want to delete this data, which Sheets natively supports, and instead analyze and work with it.

Using a custom formula with conditional formatting, this is possible. The first step to achieve this is to highlight the entire column that needs to be searched for duplicates by clicking on the column label above it.

Once highlighted, right-click and select Conditional formatting. This will bring up a panel on the right side of the window that shows conditional formatting rules. The column range selected will be prefilled in the Apply to range field, so that won’t need to be touched.

Next, you want to click on the dropdown menu beneath Format rules to change this condition to Custom formula is. A text field will appear beneath the dropdown menu after this is done, and the following formula should be entered:

=countif(A:A,A1)>1

However, it will need to be modified to replace all instances of “A” with the column letter that is being searched for duplicates in Google Sheets, which will be shown in the Apply to range field.

The final step is to set the formatting to apply to all cells in this row that contain data found more than once. If working with a large set of data, the best formatting to set might be a fill color. Using it, a bright and noticeable color such as yellow, hot pink, or lime green will really stand out and allow for noticing duplicates at a glance while scrolling.

Now, all rows that contain data that is found in at least one other row will be highlighted or formatted in whatever way was chosen. If duplicate rows are deleted, the single row remaining will have its conditional formatting removed automatically.

One might ask, “Why go through this trouble when Google supports duplicate removal in two simple clicks?” Well, this system is inflexible and imperfect. For example, there is no way to change which duplicate is deleted. Some users may want the first instance deleted, and others the last—Google gives no option and removes all duplicates but the very first.

Using this simple conditional formatting rule, the user is in complete control of managing duplicates in a way that won’t risk breaking their sheet. Best of all is that conditional formatting is entirely dynamic, so you’ll never need to remove formatting if you choose to remove all duplicates in some way.

However, should the conditional formatting rule ever need to be deleted, it’s as simple as clicking on the Format menu and then Conditional formatting, which will show the same right-side menu as before. Users can hover their cursor over the row that shows the custom formula we’ve just created and click on the trash can icon that appears to remove it.

When Google Sheets’ native option to find duplicates to remove them just isn’t powerful enough or scrambles data in a way that can’t be afforded, the simple custom formula highlighted in this article allows users to take matters into their own hands.

Do you have any questions or comments about using this conditional formatting rule? If so, please leave us a comment below.

Related posts

• Cách tải xuống trình cài đặt Google Chrome ngoại tuyến (độc lập)

• Cách thêm nhạc vào Google Trang trình bày

• Cách tạo biểu mẫu Google Tài liệu có thể điền bằng bảng

• Cách thay đổi màu nền trên Google Documents

• Cách thiết lập và quản lý Google Reminders

• Đặt Ngày hết hạn trên Tệp Google Drive được chia sẻ

• Cách đồng bộ hóa Lịch Google với Outlook

• Cách trỏ miền của bạn tới Google Sites

• Xóa thông tin hoạt động cá nhân do Google thu thập

• Cách thêm Biểu đồ Gantt trong Google Tài liệu

• Cách thêm hoạt ảnh vào Google Trang trình bày

• Cách đặt địa chỉ nhà của bạn trong Google Maps

• Cách khắc phục “err_address_unreachable” trong Google Chrome

• Chia tài liệu thành các cột trong Google Documents

• Cách xóa lịch sử tìm kiếm trên Google của bạn - Hướng dẫn hiện đại

• Cách thêm Google Analytics vào Squarespace

• Cách Bật và Tắt OK Google trên thiết bị Android của bạn

• Cách thiết lập xác thực phản hồi trong Google Biểu mẫu

• Cách quét vào Google Drive bằng điện thoại của bạn

• Cách tự động sao lưu tệp vào Google Drive hoặc OneDrive để ngăn mất dữ liệu