Chữ ký email^(Email) rất phổ biến, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh. Những chữ ký này thường cung cấp cho bạn thông tin về người gửi email và nó thường chứa thông tin chi tiết của họ như tên, vị trí của họ trong công ty, địa chỉ email và một số thông tin khác. Bạn cũng có thể thêm chữ ký của mình vào email Outlook nếu muốn.

Mặc dù chúng tôi đã có hướng dẫn về cách thêm chữ ký vào email của bạn^{(adding signatures to your emails)} , nhưng các giao diện cho phép bạn làm điều đó đã thay đổi kể từ đó. Hướng dẫn này bao gồm các phiên bản mới nhất của Outlook cho các nền tảng khác nhau để cho phép bạn thêm chữ ký trong Outlook cho máy tính của mình.

Thêm chữ ký trong Outlook cho Windows^{(Add a Signature In Outlook For Windows)}

Nếu bạn là người dùng Windows , rất có thể Outlook là ứng dụng email chính của bạn. Nó hoạt động cực kỳ hiệu quả trên nền tảng này và cho phép bạn quản lý nhiều tài khoản email của mình^{(manage multiple of your email accounts)} từ trong một ứng dụng.

Thêm chữ ký vào Outlook cho Windows khá dễ dàng. Bạn cũng có thể tạo chữ ký riêng cho từng tài khoản email của mình.

• Khởi chạy ứng dụng Outlook trên PC của bạn.
• Nhấp vào tab Tệp^(File) ở góc trên cùng bên trái của màn hình để mở menu.

• Nhấp vào Tùy chọn^(Options) từ thanh bên trái trên màn hình của bạn.

• Trên màn hình sau, nhấp vào Thư^(Mail) ở thanh bên trái để truy cập cài đặt email của bạn.
• Trên ngăn bên phải, tìm phần có nội dung Soạn thư^{(Compose messages)} . Bên trong phần này, bạn sẽ tìm thấy một nút có nhãn là Chữ ký^(Signatures) . Bấm vào nó để mở nó.

• Nhấp vào Mới^(New) trên màn hình sau để tạo chữ ký mới trong ứng dụng.

• Nó sẽ yêu cầu bạn nhập tên cho chữ ký của bạn. Làm như vậy và nhấp vào OK .

• Chọn chữ ký của bạn trong danh sách và ngay lập tức bạn sẽ có thể chỉnh sửa nó trong hộp bên dưới.
  
  Tại đây, bạn có thể nhập chữ ký của mình ở dạng văn bản thuần túy và sau đó sử dụng các tùy chọn định dạng có sẵn để cách điệu nó. Bạn cũng có thể thêm hình ảnh vào chữ ký của mình nếu muốn.
  
  Trong phần Chọn chữ ký mặc định^{(Choose default signature)} , hãy chọn tài khoản email mà bạn muốn sử dụng chữ ký mới của mình. Chọn chữ ký của bạn từ menu Thư mới^{(New messages)} nếu bạn muốn mỗi email mới của mình có chữ ký được áp dụng cho nó. Bạn cũng có thể chọn một chữ ký sẽ được sử dụng để trả lời và chuyển tiếp email của mình.
  
  Cuối cùng, nhấp vào OK khi bạn đã tạo xong chữ ký của mình.

Thêm chữ ký trong Outlook cho Mac^{(Add a Signature In Outlook For Mac)}

Bạn cũng có thể thêm chữ ký trong Outlook cho Mac^{(Outlook for Mac)} nhưng tùy chọn để thực hiện việc này nằm trong menu khác chứ không phải trong Windows . Ngoài ra, nó cung cấp cho bạn cùng một số tùy chọn và tính năng để thêm và định dạng chữ ký của bạn trong ứng dụng.

• Nhấp vào Launchpad trong Dock, tìm kiếm Outlook và mở nó.

• Bấm vào menu Outlook ở trên cùng và chọn ^(Outlook)Tùy chọn^{(Preferences)} .

• Trên màn hình sau, nhấp vào Chữ ký^(Signatures) trong phần Email . Nó sẽ cho phép bạn quản lý chữ ký email của mình.

• Bấm vào dấu + (dấu cộng) trong hộp Chỉnh sửa chữ ký^{(Edit signature)} để thêm chữ ký mới vào Outlook cho Mac .

• Nó sẽ ngay lập tức mở ra một cửa sổ mới cho phép bạn nhập và định dạng chữ ký của mình. Như bạn có thể thấy, có các tùy chọn để tạo kiểu chữ ký theo cách bạn muốn.

• Trong phần Chọn chữ ký mặc định^{(Choose default signature)} , bạn có thể chỉ định các tùy chọn như tài khoản email sẽ sử dụng chữ ký trong tài khoản email nào, nếu bạn muốn sử dụng chữ ký đó cho các email mới của mình và cũng như nếu nó nên được bao gồm trong thư trả lời và chuyển tiếp của bạn.

Thêm chữ ký trong Outlook cho Web^{(Add a Signature In Outlook For Web)}

Không giống như các phiên bản dành cho máy tính để bàn, Outlook for Web không có nhiều tùy chọn ở đây và ở đó và khá dễ dàng để tìm tùy chọn để thêm chữ ký của bạn trong ứng dụng. Về cơ bản, tất cả những gì bạn cần làm là khởi chạy ứng dụng trên web, nhấp vào một tùy chọn và bạn đã sẵn sàng.

• Đi tới Outlook cho Web^{(Outlook for Web)} và đăng nhập vào tài khoản của bạn nếu bạn chưa đăng nhập.
• Nhấp^(Click) vào biểu tượng cài đặt ở góc trên bên phải và chọn tùy chọn Xem tất cả cài đặt Outlook^{(View all Outlook settings)} .

• Trên màn hình sau, nhấp vào Soạn và trả lời^{(Compose and reply)} từ các tùy chọn có sẵn trên màn hình của bạn.

• Ngay sau khi làm điều đó, bạn sẽ tìm thấy một hộp lớn màu trắng trên ngăn bên tay phải. Đó là nơi bạn có thể thêm chữ ký của mình.
  
  Nhập chữ ký của bạn, sử dụng các công cụ có sẵn để định dạng nó, chọn các tùy chọn thích hợp như thời điểm đưa nó vào email của bạn và cuối cùng nhấp vào Lưu^(Save) ở dưới cùng.

Sử dụng chữ ký của bạn trong Outlook^{(Using Your Signature In Outlook)}

Trừ khi bạn đã chọn đưa chữ ký của mình vào tất cả các email gửi đi, bạn sẽ phải thêm nó vào từng email mới theo cách thủ công. Điều này khá dễ thực hiện vì bạn có thể dễ dàng truy cập tùy chọn để làm như vậy trên cửa sổ email mới.

• Khởi chạy Outlook và nhấp vào Email mới^{(New Email)} để soạn email mới.

• Đảm bảo bạn đang ở trong tab Tin nhắn . ^(Message)Tìm phần có tiêu đề là Bao gồm^{(Include )} trong tab và nhấp vào Chữ ký^(Signature) .

• Chữ ký bạn đã tạo trước đó sẽ xuất hiện trong danh sách. Nhấp^(Click) vào nó và nó sẽ ngay lập tức được thêm vào email hiện tại của bạn.

• Nếu muốn sử dụng chữ ký khác, bạn có thể nhấp vào tùy chọn Chữ ký^(Signatures) để thực hiện.

Thay đổi chữ ký của bạn trong Outlook^{(Changing Your Signature In Outlook)}

Nếu bất kỳ chi tiết nào trong chữ ký của bạn thay đổi, bạn muốn đảm bảo rằng chữ ký của mình phản ánh điều đó. Thay đổi chữ ký trong Outlook cho bất kỳ nền tảng nào là điều hoàn toàn có thể thực hiện được và bạn có thể thực hiện theo cách dưới đây.

• Trong Outlook cho Windows, nhấp vào Email mới^{(New Email)} , chọn Chữ ký^(Signature) và nhấp vào Chữ ký^(Signatures) . Sau đó, bạn có thể chọn chữ ký của mình và chỉnh sửa nó.

• Trong Outlook cho Mac, nhấp vào Outlook > Preferences > Signatures , chọn chữ ký của bạn và nhấp vào Chỉnh sửa^(Edit) .

• Trên phiên bản Outlook cho Web , bấm vào biểu tượng cài đặt, chọn Xem tất cả cài đặt Outlook^{(View all Outlook settings)} , chọn Soạn và trả lời^{(Compose and reply)} , và bạn có thể chỉnh sửa chữ ký của mình.

Bạn nên thêm chữ ký vào email Outlook của mình và cho chúng tôi biết suy nghĩ của bạn về chữ ký đó trong các nhận xét bên dưới.

How To Add a Signature In Outlook

Email signatures аre common especially in busіness environments. These signatures usually giνе you information about the sender of the email, and it often contains their details such as their name, their position in the company, email address, and some other information. You can add your signature in your Outlook emails, too, if you want.

While we already have a guide on adding signatures to your emails, the interfaces that let you do it have changed since then. This guide covers the most recent versions of Outlook for various platforms to let you add a signature in Outlook for your computer.

Add a Signature In Outlook For Windows

If you’re a Windows user, chances are Outlook is your primary email client. It works extremely great on this platform and lets you manage multiple of your email accounts from within a single app.

Adding a signature to the Outlook for Windows is pretty easy. You can also create separate signatures for each of your email accounts.

• Launch the Outlook app on your PC.
• Click on the File tab at the top-left corner of your screen to open a menu.

• Click on Options from the left sidebar on your screen.

• On the following screen, click on Mail in the left sidebar to access your email settings.
• On the right-hand side pane, find the section that says Compose messages. Inside of this section, you’ll find a button labeled as Signatures. Click on it to open it.

• Click on New on the following screen to create a new signature in the app.

• It’ll ask you to enter a name for your signature. Do so and click on OK.

• Select your signature in the list and you’ll instantly be able to edit it in the box below.
  
  Here, you can type your signature in plain text and then use the available formatting options to stylize it. You can also add images to your signature if you want.
  
  In the Choose default signature section, select the email account that you want to use your new signature for. Select your signature from the New messages menu if you want each of your new emails to have the signature applied to it. You can also choose a signature that’ll be used for your email replies and forwards.
  
  Finally, click on OK when you’re done creating your signature.

Add a Signature In Outlook For Mac

You can add a signature in Outlook for Mac as well but the option to do so is located in another menu than where it is in Windows. Other than that, it pretty much gives you the same number of options and features to add and format your signature in the app.

• Click on Launchpad in the Dock, search for Outlook, and open it.

• Click on the Outlook menu at the top and select Preferences.

• On the following screen, click on Signatures in the Email section. It’ll let you manage your email signatures.

• Click on the + (plus) sign in the Edit signature box to add a new signature to Outlook for Mac.

• It’ll instantly open a new window letting you type and format your signature. As you can see, there are options to style your signature the way you want.

• In the Choose default signature section, you can specify options like what email account to use the signature in, if you’d like to use it for your new emails, and also if it should be included in your replies and forwards.

Add a Signature In Outlook For Web

Unlike the desktop versions, Outlook for Web isn’t much cluttered with options here and there and it’s pretty easy to find the option to add your signature in the app. All you basically need to do is launch the app on the web, click on an option, and you’re all set.

• Head over to Outlook for Web and log-in to your account if you haven’t already.
• Click on the settings icon at the top-right corner and choose the View all Outlook settings option.

• On the following screen, click on Compose and reply from the options available on your screen.

• Soon as you do that, you’ll find a large white box on the right-hand side pane. That’s where you can add your signature.
  
  Type in your signature, use the available tools to format it, choose appropriate options like when to include it in your emails, and finally click on Save at the bottom.

Using Your Signature In Outlook

Unless you’ve chosen to include your signature in all of your outgoing emails, you’re going to have to manually add it to each of your new emails. It’s pretty easy to do though as the option to do so is easily accessible on the new email window.

• Launch Outlook and click on New Email to compose a new email.

• Ensure you’re inside the Message tab. Find the section titled as Include in the tab and click on Signature.

• The signature you created earlier should appear in the list. Click on it and it’ll instantly be added to your current email.

• If you want to use another signature, you can click on the Signatures option to do so.

Changing Your Signature In Outlook

If any of the details included in your signature changes, you want to make sure that your signature reflects that. Changing a signature in Outlook for any platform is totally possible to do and you can do it as below.

• In Outlook for Windows, click on New Email, select Signature, and click on Signatures. You can then select your signature and edit it.

• In Outlook for Mac, click on Outlook > Preferences > Signatures, choose your signature, and click on Edit.

• On the Outlook for Web version, click on the settings icon, select View all Outlook settings, choose Compose and reply, and you can edit your signature.

It’s a good idea to include a signature in your Outlook emails and let us know what you think about it in the comments below.

Related posts

• Microsoft Outlook sẽ không mở? 10 cách để sửa chữa

• Cách xóa bộ nhớ cache trong Outlook

• Cách khắc phục Outlook bị kẹt khi tải hồ sơ

• Cách xuất email của bạn từ Microsoft Outlook sang CSV hoặc PST

• Không thể truy cập tệp dữ liệu Outlook: 4 bản sửa lỗi cần thử

• Cách tự động chuyển tiếp email trong Outlook 2019

• Cách khắc phục Outlook Search không hoạt động

• Cách gọi lại email trong Outlook

• Cách khắc phục Outlook liên tục hỏi vấn đề mật khẩu

• Cách sửa một hàng trong Excel

• Cần xem email của bạn từ tuần trước? Cách tìm kiếm trong Outlook theo ngày

• Cách giảm mức sử dụng bộ nhớ Outlook

• Khắc phục lỗi “Không thể khởi động Microsoft Office Outlook”

• Cách thay đổi phông chữ mặc định trong ứng dụng Office

• Không thể mở siêu liên kết trong Outlook?

• 9 cách mở tài liệu Word mà không cần Word

• Cách Chụp và Chèn Ảnh chụp màn hình bằng OneNote

• Cách sửa lỗi Outlook ngắt kết nối trên Windows

• Nhận thống kê email Outlook bằng StatView

• Cách khôi phục email đã xóa trong Office 365