Nếu bạn làm việc nhiều với Microsoft Word và thấy mình lặp đi lặp lại những việc tương tự, hãy tạo macro . Macro là cách viết tắt của từ macroinstruction, có nghĩa là một loạt các hướng dẫn để hoàn thành một nhiệm vụ. 

Điều tuyệt vời khi tạo macro trong Word là bạn không cần biết cách lập trình^{(know how to program)} . Nếu bạn có thể nhấn ghi và dừng, bạn có thể làm điều này.

Macro không nguy hiểm?^{(Aren’t Macros Dangerous?)}

Bạn đã từng nghe nói về macro là xấu vì chúng có thể chứa vi-rút ? Mặc dù bạn phải cẩn thận khi mở tài liệu Office từ những người không quen biết vì họ có thể có macro độc hại, nhưng đó không phải là vấn đề ở đây. Bạn tạo macro của riêng mình, vì vậy bạn biết nó không phải là vi-rút.

Cách ghi Macro trong Word^{(How To Record A Macro in Word)}

Đối với ví dụ này, bạn sẽ tạo một macro trong Word để chèn chữ ký của bạn^{(insert your signature)} vào cuối tài liệu.

1. Khi Word đang mở, hãy chuyển đến tab Xem .^{(View )}
2. Chọn mũi tên xuống dưới nút Macro^{(Macros )} .
3. Chọn Ghi Macro…^{(Record Macro… )} một cửa sổ mới sẽ mở ra.

1. Trong trường Macro name:, hãy nhập tên có ý nghĩa cho macro. Khoảng trắng không được phép. Sử dụng dấu gạch dưới hoặc dấu gạch ngang.
2. Trong menu thả xuống Store macro in :, bạn có thể chọn tài liệu nào bạn muốn sử dụng macro này. Nếu bạn chọn Tất cả tài liệu^(Documents) ( Normal.dotm ), macro sẽ có sẵn cho bạn trong mọi tài liệu Word mới mà bạn tạo từ bây giờ. Nếu bạn chọn một tài liệu duy nhất, nó sẽ chỉ áp dụng cho tài liệu duy nhất đó. Tốt nhất bạn nên chọn Tất cả tài liệu^{(All Documents)} .

1. Trong trường Mô tả^{(Description: )}  :, hãy viết macro hoạt động như thế nào. Đây là một macro đơn giản với tên mô tả, nhưng khi bạn tự tin với macro, bạn sẽ làm những việc phức tạp hơn, vì vậy mô tả luôn là một ý tưởng hay.
2. Bạn có thể chọn Gán macro cho^{(Assign macro to)} một nút bạn sẽ tạo bằng Nút^{(Button )} hoặc các phím nóng mà bạn có thể chọn bằng nút Bàn phím^{(Keyboard )} . Đã có rất nhiều phím tắt cho Word , vì vậy tốt nhất bạn nên sử dụng một nút. Chọn nút^(Button) . Một cửa sổ mới sẽ mở ra có tên Word Options .

1. Tại đây, bạn sẽ gán macro cho một nút trên Word Ribbon . Chọn Tùy chỉnh ruy-băng^{(Customize Ribbon)} .
2. Trong menu thả xuống Chọn lệnh từ^{(Choose commands from:)} :, hãy chọn Macro^(Macros) . Điều này sẽ hiển thị cho chúng tôi các macro của chúng tôi trong khu vực bên dưới nó.

1. Bạn cần một nơi nào đó trên ruy-băng để đặt macro. Đối với ví dụ này, hãy chọn Trang chủ^{(Home )} trong khu vực Tab chính^{(Main Tabs)} . Sau đó chọn Nhóm mới^{(New Group)} .
2. Chọn Đổi tên^(Rename) để bạn có thể đặt cho nó một cái tên có ý nghĩa.
3. Trong cửa sổ Đổi tên^(Rename) , chọn một trong các biểu tượng để đại diện cho nhóm, sau đó nhập Macro của tôi^{(My Macros )} vào trường Tên hiển thị^{(Display name )} .
4. Chọn OK để áp dụng nó. Bạn sẽ thấy sự thay đổi trong khu vực Tab chính^{(Main Tabs )} .

1. Với Macro của tôi^{(My Macros)} mới được chọn trong khu vực Tab chính^{(Main Tabs)} , hãy chọn macro Normal.NewMacros.Insert_Signature .
2. Chọn Thêm^(Add) để chèn nó vào nhóm Macro của tôi^{(My Macros)} .

1. Tất nhiên, bạn sẽ muốn đổi tên nó. Với macro được chọn trong khu vực Tab chính^{(Main Tabs)} , hãy chọn Đổi tên…^(Rename…)
2. Trong cửa sổ Đổi tên^(Rename) , chọn một biểu tượng và nhập một tên đơn giản vào trường Tên hiển thị:.^{(Display name: )}
3. Chọn OK để thực hiện thay đổi. Bạn sẽ thấy sự thay đổi trong khu vực Tab chính^{(Main Tabs)} .
4. Chọn OK bên dưới khu vực Tab chính^{(Main Tabs)} để hoàn tất việc tạo nút cho macro.

1. Hãy tiếp tục và tạo bất kỳ khối chữ ký nào bạn muốn. Thêm^(Add) bản quét chữ ký của bạn hoặc các hình ảnh khác. Bất cứ điều gì bạn muốn. Khi hoàn thành việc đó, hãy chọn mũi tên xuống dưới nút Macros .
2. Chọn Dừng ghi^{(Stop Recording)} . Đó là nó. Macro Chèn Chữ ký của bạn đã được thực hiện.^(Signature)

1. Kiểm tra bằng cách tìm nút Chèn Chữ ký^{(Insert Signature)} bạn đã tạo trong tab Trang chủ và chọn nó. ^(Home)Khối chữ ký của bạn sẽ xuất hiện một cách kỳ diệu chính xác như bạn đã thiết kế.

Cách viết Macro^{(How To Write a Macro)}

Đối với hầu hết các macro, phương pháp ghi là cách hiệu quả nhất để tạo chúng. Cuối cùng, bạn sẽ muốn làm điều gì đó phức tạp hơn. Điều này yêu cầu viết macro bằng ngôn ngữ Visual Basic for Applications ( VBA ). Chúng tôi có hướng dẫn VBA tốt nhất cho người mới bắt đầu^{(best VBA guide for beginners)} , vì vậy hãy đánh dấu trang đó. Hãy tạo macro để cung cấp cho chúng tôi các từ trung bình trên mỗi câu để giúp chúng tôi biết khi nào chúng tôi đang nói nhiều từ.

1. Bạn cần quyền truy cập vào tab Nhà phát triển được ẩn theo mặc định trong ^{(Developer )}Word . Ở góc trên bên trái của Word , chọn Tệp^(File) .

1. Ở gần dưới cùng bên trái, chọn Tùy chọn^(Options) .

1. Trong cửa sổ mở ra, chọn Tùy chỉnh ruy-băng^{(Customize Ribbon)} .
2. Ở bên phải, tìm Nhà phát triển^{(Developer )} và đặt dấu kiểm bên cạnh.
3. Chọn OK để đóng cửa sổ. Tab Nhà phát triển bây giờ sẽ hiển thị .^{(Developer )}

1. Chọn tab Nhà phát triển .^{(Developer )}
2. Chọn nút Macro^(Macros) .

1. Nhập tên có ý nghĩa trong Tên Macro:^{(Macro name:)} Để Macro ở dạng:^{(Macros in: )} as Normal.dotm để nó sẽ áp dụng cho tất cả các tài liệu Word . Luôn^(Always) nhập mô tả trong khu vực Mô tả:.^{(Description: )}
2. Chọn Tạo^(Create) . Công cụ phát triển Microsoft Visual Basic for Applications sẽ mở ra.

1. Mã được hiển thị trong các hình chữ nhật màu xanh lá cây bên dưới đã có sẵn với một số khoảng trống giữa chúng. Sao chép và dán mã sau vào không gian đó:

Dim s As Range
Dim num AdWords As Integer
Dim numsentences As Integer
numSentences = 0
num AdWords = 0

Đối với mỗi s Trong
ActiveDocument.Sentences numSentences = numSentences + 1
num AdWords = num AdWords + s.Words.Count
Tiếp theo

MsgBox “Số từ trung bình trên mỗi câu” + Str ( Int (numWords / numSentences)) + “. Ít hơn 15 là tốt nhất. ”

1. Chọn nút Chạy^{(Run )} để kiểm tra mã. Nếu nó không chạy như mong đợi, hãy chỉnh sửa mã cho đến khi nó chạy theo cách bạn muốn.

1. Chọn nút Lưu^{(Save )} và đóng cửa sổ phát triển.

1. Tạo một nút trong ruy-băng Word^{(Create a button in the Word ribbon)} bằng cách sử dụng phương pháp tương tự như được hiển thị trong hướng dẫn “Cách ghi Macro” ở trên.
2. Tìm nút bạn vừa tạo và kiểm tra nó.

Macro của tôi không hoạt động khi tôi lưu tài liệu Word của mình^{(My Macro Doesn’t Work When I Save My Word Document)}

Word mặc định lưu với phần mở rộng tệp .docx , phần mở rộng này không cho phép macro tự động chạy. Nếu bạn muốn macro chạy, bạn sẽ cần thay đổi loại tệp thành Tài liệu được bật Macro trong Word^{(Word Macro-Enabled Document)} (* .docm).

Loại tệp này tồn tại một phần để chống lại các vấn đề bảo mật vĩ mô. Nếu bạn thấy phần mở rộng tệp này trên tài liệu mà bạn không mong đợi nhận được, hãy nghi ngờ.

Tôi có thể làm gì khác với macro?^{(What Else Can I Do With Macros?)}

Bạn có thể tạo macro trong Excel^{(create macros in Excel)} , Outlook , thậm chí cả PowerPoint . Bất cứ điều gì bạn hiện đang làm theo cách thủ công, bạn sẽ có thể ghi lại hoặc viết macro để thực hiện. Sử dụng macro trong Word cùng với các phím tắt Windows tuyệt vời^{(great Windows shortcut keys)} sẽ nâng cao năng suất của bạn lên gấp mười lần. 

How to Create and Run a Macro in Word

If you work with Microsoft Word a lot and find yourself doing the same things repeatedly, create a macro. Macro is a shortening of the word macroinstruction, which means a series of instructions to accomplish a task. 

The great thing about creating macros in Word is that you don’t need to know how to program. If you can press record and stop, you can do this.

Aren’t Macros Dangerous?

Have you heard about macros being bad because they can contain viruses? Although you do have to be careful about opening Office documents from unknown people because they might have malicious macros, that’s not an issue here. You make your own macro, so you know it’s not a virus.

How To Record A Macro in Word

For this example, you’re going to create a macro in Word to insert your signature at the end of a document.

1. With Word open, go to the View tab.
2. Select the down arrow under the Macros button.
3. Select Record Macro… a new window will open.

1. In the Macro name: field, enter a meaningful name for the macro. Spaces are not allowed. Use an underscore or dash.
2. In the Store macro in: dropdown, you can select what documents you want this macro to be used. If you choose All Documents (Normal.dotm), the macro will be available to you in every new Word document you make from now on. If you choose a single document, it will only apply to that single document. It’s usually best to choose All Documents.

1. In the Description:  field, write what the macro does. This is a simple macro with a descriptive name, but as you get confident with macros you’ll do more complex things, so a description is always a good idea.
2. You can choose Assign macro to either a button you’ll create with the Button or hotkeys you can choose using the Keyboard button. There’s already a lot of shortcut keys for Word, so a button may be best. Select Button. A new window will open called Word Options.

1. Here you’ll assign the macro a button on the Word Ribbon. Select Customize Ribbon.
2. In the Choose commands from: dropdown, select Macros. This will show us our macros in the area beneath it.

1. You need somewhere on the ribbon to put the macro. For this example, select Home in the Main Tabs area.  Then select New Group.
2. Select Rename so you can give it a meaningful name.
3. In the Rename window, select one of the icons to represent the group then enter My Macros in the Display name field.
4. Select OK to apply it. You’ll see the change in the Main Tabs area.

1. With the new My Macros selected in the Main Tabs area, select the Normal.NewMacros.Insert_Signature macro.
2. Select Add to insert it into the My Macros group.

1. Of course, you’ll want to rename it. With the macro selected in the Main Tabs area, select Rename…
2. In the Rename window, select an icon and enter a simple name in the Display name: field.
3. Select OK to commit the change. You’ll see the change in the Main Tabs area.
4. Select OK below the Main Tabs area to finish creating the button for the macro.

1. Go ahead and create whatever signature block you’d like. Add in a scan of your signature or other images. Whatever you’d like. When done that, select the down arrow under the Macros button.
2. Select Stop Recording. That’s it. Your Insert Signature macro is made.

1. Test it out by finding the Insert Signature button you created in the Home tab and select it. Your signature block should magically appear exactly as you designed it.

How To Write a Macro

For most macros, the recording method is the most efficient way to create them. Eventually, you’ll want to do something more complex. This requires writing the macro in the Visual Basic for Applications (VBA) language. We’ve got the best VBA guide for beginners, so bookmark that. Let’s create a macro to give us the average words per sentence to help us tell when we’re being wordy.

1. You need access to the Developer tab which is hidden by default in Word. In the top-left corner of Word, select File.

1. Near the bottom-left, select Options.

1. In the window that opens, select Customize Ribbon.
2. On the right side, look for Developer and put a checkmark next to it.
3. Select OK to close the window. The Developer tab will now show.

1. Select the Developer tab.
2. Select the Macros button.

1. Enter a meaningful name in Macro name: Leave the Macros in: as Normal.dotm so it will apply to all Word documents. Always enter a description in the Description: area.
2. Select Create. The Microsoft Visual Basic for Applications development tool will open.

1. The code that’s shown in the green rectangles below should already be there with some blank space between them. Copy and paste the following code into that space:

Dim s As Range
Dim numWords As Integer
Dim numSentences As Integer
numSentences = 0
numWords = 0

For Each s In ActiveDocument.Sentences
numSentences = numSentences + 1
numWords = numWords + s.Words.Count
Next

MsgBox “Average words per sentence” + Str(Int(numWords / numSentences)) + “. Less than 15 is best.”

1. Select the Run button to test the code. If it doesn’t run as expected, edit the code until it runs the way you want.

1. Select the Save button and close the development window.

1. Create a button in the Word ribbon using the same method as shown in the “How to Record a Macro” instructions above.
2. Find the button you just created and test it.

My Macro Doesn’t Work When I Save My Word Document

Word defaults to save with the file extension .docx, which doesn’t allow macros to automatically run. If you want the macro to run, you’ll need to change the file type to Word Macro-Enabled Document (*.docm).

This filetype exists partly to combat macro security issues. If you see this file extension on a document you weren’t expecting to receive, be suspicious.

What Else Can I Do With Macros?

You can create macros in Excel, Outlook, even PowerPoint. Anything that you’re currently doing manually, you should be able to record or write a macro to do it. Using macros in Word along with great Windows shortcut keys will amplify your productivity tenfold. 

Related posts

• Cách sửa lỗi không xác định dấu trang trong Word

• Cách thêm chú thích cuối trang trong Word

• Chèn dấu đầu dòng vào giữa câu trong Word

• Cách hiển thị số lượng từ trong Microsoft Word

• Cách Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Kiểm tra tất cả các siêu liên kết trong tài liệu MS Word trong vài giây

• Cách khôi phục tài liệu Word

• Cách tạo Macro hoặc tập lệnh VBA trong Excel

• Cách đọc chính tả tài liệu trong Microsoft Word

• Cách Chèn một Đường ngang trong Microsoft Word

• Tạo hoặc tạo phím tắt cho Microsoft Office

• Tính tổng một cột bảng trong Word

• Cách thêm danh sách thả xuống trong Microsoft Word

• Cách sử dụng Công cụ Ảnh chụp màn hình Microsoft Word

• Cách tìm và thay thế các từ trong MS Word và Google Docs

• Đánh vần nhanh các số trong Word và Excel

• Cách chuyển tài liệu Word sang PDF

• Cách thêm phông chữ mới vào Microsoft Word

• Thay đổi đơn vị đo lường trong Microsoft Word

• Cách tạo kết hợp thư trong Microsoft Word