Đồ thị^(Graphs) và biểu đồ là những hình ảnh tuyệt vời cho phép bạn xem thông tin một cách rõ ràng. Nếu bạn cần hiển thị cấu trúc báo cáo của công ty, nhóm hoặc tập đoàn của mình, bạn có thể tạo sơ đồ tổ chức hoặc sơ đồ tổ chức trong Microsoft Word, Excel^{(chart in Microsoft Word, Excel)} hoặc PowerPoint.

Cùng với các mẫu cho từng ứng dụng, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo sơ đồ tổ chức từ đầu để bạn có thể tùy chỉnh theo ý thích của mình.

Sử dụng^(Use) Mẫu sơ đồ tổ chức^{(Organizational Chart Template)} cho Word

Mẫu sơ đồ tổ chức đầu tiên dành cho Word này cung cấp cho bạn các hộp văn bản đầy màu sắc trên nền hấp dẫn. Từ MẫuLab^{(TemplateLab)} , bạn có thể tải xuống biểu đồ miễn phí và chỉ cần thay thế tên và tiêu đề mẫu bằng tên của riêng bạn.

Mặc dù bố cục của mẫu Word^(Word) tiếp theo này tương tự nhưng nó cung cấp thêm một chút. Từ Bản mẫu.net^{(Template.net)} , mẫu sơ đồ tổ chức miễn phí này dùng để lập kế hoạch cho một cấu trúc trong đó bên cạnh mỗi tên là điểm Sẵn sàng^(Readiness) .

Lợi ích ở đây là bạn có thể sử dụng cột đó cho bất cứ điều gì bạn cần chẳng hạn như số năm làm việc, điểm kiểm tra hoặc đóng góp. Điều này làm cho nó trở thành một lựa chọn tốt cho các ngành công nghiệp và tình huống khác nhau.

Sử dụng^(Use) Mẫu sơ đồ tổ chức^{(Organizational Chart Template)} cho Excel

Nếu bạn thích sử dụng Excel cho biểu đồ của mình^{(use Excel for your chart)} thì mẫu miễn phí này từ Smartsheet là lý tưởng. Bạn có thể nhập tên công ty ở trên cùng cùng với tên của bạn và ngày tháng. Sau đó, chọn văn bản Tên và Tiêu đề^(Title) trong mỗi hộp để thay thế chúng bằng thông tin chi tiết của riêng bạn.

Để thêm nhiều hộp và đầu nối hơn, hãy sao chép một hộp và đầu nối từ phía bên phải rồi dán vào vị trí bạn cần.

Để có tùy chọn Excel^(Excel) khác , hãy xem mẫu khác này từ Smartsheet . Nó hoạt động và trông giống như cái đầu tiên nhưng cung cấp các điểm để chụp ảnh cận cảnh. Điều này cho phép bạn đưa ảnh của từng người bên cạnh tên và chức danh của họ.

Để thêm ảnh, hãy nhấp chuột phải vào một trong các biểu tượng hình ảnh, di chuyển đến Thay đổi ảnh^{(Change Picture)} và chọn vị trí cho ảnh bạn muốn đưa vào.

Sử dụng^(Use) Mẫu sơ đồ tổ chức^{(Organizational Chart Template)} cho PowerPoint

Có thể bạn định đưa sơ đồ tổ chức của mình vào bản trình chiếu. Bạn có thể chọn từ 30 mẫu PowerPoint^{(PowerPoint templates)} đầy màu sắc, miễn phí từ Slidesgo . Khi bạn chọn Tải xuống^(Download) mẫu này và chọn PowerPoint , bạn sẽ nhận được tất cả các mẫu trong một bản trình bày để bạn có thể chọn mẫu mình thích.

Mẫu đầu tiên này cung cấp cho bạn bố cục hơi khác một chút với người chính ở giữa trên cùng, tiếp theo là cấp tiếp theo bên dưới và báo cáo trực tiếp của họ cho mỗi bên. Chỉ cần^(Just) chọn văn bản bên trong mỗi hộp để thay thế bằng văn bản của riêng bạn.

Bạn có muốn một sơ đồ tổ chức theo chiều ngang không? Nếu vậy thì mẫu tiếp theo này là hoàn hảo. Bắt đầu với nhân vật chính ở bên trái và các mối quan hệ báo cáo lan sang bên phải.

Hãy nhớ xem xét từng tùy chọn trong gói mẫu này để tìm ra tùy chọn phù hợp nhất với công ty của bạn.

Tạo^(Make) sơ đồ tổ chức từ đầu^{(Organizational Chart From Scratch)}

Có lẽ bạn có một chuỗi mệnh lệnh hoặc cơ cấu tổ chức riêng cho các phòng ban khác nhau. Bạn có thể tạo sơ đồ tổ chức từ đầu bằng tính năng SmartArt trong Word , Excel và PowerPoint .

Điều thú vị về SmartArt là bạn sẽ thấy nhiều tùy chỉnh có thể được thực hiện bằng cách sử dụng nút hoặc menu đơn giản thay vì bằng tay. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và giúp bạn tạo ra một biểu đồ trông chuyên nghiệp.

Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng Microsoft PowerPoint để tạo biểu đồ nhưng quy trình này giống nhau trong cả ba ứng dụng.

Chèn sơ đồ tổ chức

Bạn có thể chọn từ biểu đồ tổ chức cơ bản, biểu đồ bao gồm tiêu đề hoặc hình ảnh hoặc biểu đồ ngang bằng SmartArt .

Đi tới tab Chèn^(Insert) và chọn SmartArt trong phần Minh họa^{(Illustrations)} của dải băng.

Khi hộp Chọn ^(Choose)đồ họa SmartArt^{(SmartArt Graphic)} mở ra, hãy chọn Cấu trúc phân cấp^(Hierarchy) ở bên trái. Sau đó, bạn có thể chọn từng tùy chọn sơ đồ tổ chức để xem bản xem trước và mô tả ngắn gọn ở bên phải.

Chọn cái bạn muốn và chọn OK để đặt nó vào tài liệu của bạn.

Nếu bạn đang sử dụng máy Mac^(Mac) , bạn có thể sử dụng menu thả xuống SmartArt và di chuyển đến ^(SmartArt)Hierarchy để chọn bố cục bạn muốn trong menu bật ra.

Thêm văn bản

Tiếp theo, thêm thông tin chi tiết về từng người trong tổ chức. Tùy thuộc vào loại biểu đồ phân cấp mà bạn chọn, bạn có thể chỉ bao gồm tên hoặc tên cùng với chức danh công việc.

Chọn một hình dạng (hộp văn bản) và chỉ cần nhập văn bản của riêng bạn. Mỗi hình dạng sẽ tự động thay đổi kích thước để phù hợp với độ dài của văn bản bên trong.

Ngoài ra, bạn có thể nhập chi tiết vào Text Pane . Chọn mũi tên ở bên trái biểu đồ để mở bảng điều khiển. Sau đó, chọn một cấp độ và nhập văn bản của bạn.

Nếu bạn muốn sử dụng kiểu hoặc màu phông chữ khác, hãy chọn văn bản trong hình dạng và sử dụng thanh công cụ nổi hoặc các tùy chọn trong nhóm Phông chữ^(Font) trên tab Trang chủ^(Home) .

Sử dụng các hình dạng bổ sung

Nếu bạn cần thêm hình dạng cho nhiều thành viên trong nhóm hơn, bạn có thể thực hiện điều đó một cách dễ dàng. Vì SmartArt đảm nhận một số công việc cho bạn nên bạn không phải lo lắng về việc chèn đầu nối hoặc loại hình dạng chính xác theo cách thủ công.

Chọn biểu đồ và chuyển đến tab Thiết kế SmartArt^{(SmartArt Design)} xuất hiện. Chọn một hình trong biểu đồ có liên quan đến hình bạn muốn thêm.

Ở phía bên trái của dải băng, sử dụng hộp thả xuống Thêm hình dạng để chèn một hình khác. ^{(Add Shape)}Bạn có thể thêm nó sau, trước, trên, dưới hoặc làm trợ lý tùy theo cấp độ của người đó.

Ở đây, chúng tôi đã thêm một hình dạng bên dưới hình ở phía dưới bên phải.

Nếu bạn thêm hình vào vị trí cần di chuyển, bạn cũng không cần phải thực hiện việc này theo cách thủ công. Chọn hình dạng, mở tab Thiết kế SmartArt^{(SmartArt Design)} và sử dụng nút Thăng cấp^(Promote) hoặc Hạ cấp^(Demote) .

Sau đó, bạn sẽ thấy hình dạng mới được thêm vào của mình được di chuyển đến nơi bạn cần trong tổ chức.

Tiếp tục quá trình này để thêm hình dạng cho mọi người rồi chèn văn bản cho từng hình như mô tả ở trên.

Tạo kiểu cho biểu đồ

Sau khi thiết lập biểu đồ, chèn văn bản và thêm số lượng hình dạng bạn cần, bạn có thể làm nổi bật sơ đồ tổ chức của mình.

Chọn biểu đồ và đi tới tab Thiết kế SmartArt^{(SmartArt Design)} . Sử dụng các tính năng Thay đổi ^(Change) Màu^(Colors) và Kiểu^(Styles) trong phần Kiểu SmartArt^{(SmartArt Styles)} của dải băng.

Bạn có thể sử dụng menu thả xuống Thay đổi màu^{(Change Colors)} để chọn bảng màu khác.

Sau đó, sử dụng hộp Kiểu^(Styles) để thêm một số điểm thú vị chẳng hạn như hình thức 3D bóng bẩy hoặc sử dụng một góc độ khác.

Nếu bạn muốn thay đổi màu của một hình dạng cụ thể thay vì cố định một bảng màu, bạn cũng có thể thực hiện việc này. Nhấp chuột phải vào hình dạng và sử dụng hộp thả^(Fill) xuống Điền trong thanh công cụ nổi hoặc chọn hình dạng và sử dụng tùy chọn Shape Fill trên tab Định dạng^(Format) .

Lựa chọn khác

Bạn có một số tùy chọn bổ sung mà bạn có thể sử dụng cho sơ đồ tổ chức của mình bằng tính năng SmartArt .

Trên tab Thiết kế SmartArt^{(SmartArt Design)} , bạn sẽ thấy các hành động chuyển từ trái sang phải sang phải sang trái, thay đổi bố cục biểu đồ, đặt lại về đồ họa mặc định hoặc chuyển đổi biểu đồ thành văn bản hoặc các hình dạng đơn giản.

Việc tạo sơ đồ tổ chức không cần phải tốn nhiều công sức hoặc nhiều thời gian. Với mẫu hoặc công cụ SmartArt , bạn có thể ghi lại cấu trúc nhóm của mình bằng cách tạo sơ đồ tổ chức trong Word , Excel hoặc PowerPoint trong vài phút.

Để biết thêm, hãy xem các mẫu quản lý dự án dành cho Excel này .

How to Make an Organizational Chart in Word, Excel, and PowerPoint

Graрhs and chartѕ are wonderful visυals that let you see infоrmation clearly. If you need to show the reporting structure of your company, team, or сorpоration, you can create an organizational or org chart in Microsoft Word, Excel, or PowerPoint.

Along with templates for each application, we’ll show you how to make an organizational chart from scratch so you can customize it to your liking.

Use an Organizational Chart Template for Word

This first organizational chart template for Word gives you colorful text boxes on an attractive background. From TemplateLab, you can download the chart for free and just replace the sample names and titles with your own.

While this next Word template’s layout is similar, it offers a bit extra. From Template.net, this free organizational chart template is for planning a structure where next to each name is a Readiness score.

The benefit here is that you can use that column for anything you need such as years of service, test scores, or contributions. This makes it a good option for various industries and situations.

Use an Organizational Chart Template for Excel

If you prefer to use Excel for your chart, this free template from Smartsheet is ideal. You can enter the company name at the top along with your name and the date. Then, select the Name and Title text in each box to replace them with your own details.

To add more boxes and connectors, copy one from the right side and then paste it in the spot you need.

For another Excel option, look at this other template from Smartsheet. It works and looks just like the first one but offers spots for headshots. This lets you include a photo of each person next to their name and title.

To add a photo, right-click one of the image icons, move to Change Picture, and choose the location for the photo you want to include.

Use an Organizational Chart Template for PowerPoint

Maybe you plan to include your organizational chart in a slideshow. You can choose from 30 free, colorful PowerPoint templates from Slidesgo. When you select Download this template and pick PowerPoint, you’ll receive all templates in one presentation so you can pick the one that you like.

This first template gives you a slightly different layout with the main person in the top center, followed by the next level beneath and their direct reports out to each side. Just select the text inside each box to replace it with your own.

Do you want a horizontal organizational chart? If so, this next template is perfect. Start with the main person on the left and the reporting relationships spreading to the right.

Be sure to look at each of the options in this template pack for the one that fits your company best.

Make an Organizational Chart From Scratch

Perhaps you have a unique chain of command or organizational structure for different departments. You can create an org chart from scratch using the SmartArt feature in Word, Excel, and PowerPoint.

The nice thing about SmartArt is that you’ll find many customizations can be done using a simple button or menu rather than by hand. This can save you a ton of time and help you produce a professional-looking chart.

For our example, we’ll use Microsoft PowerPoint to create the chart, but the process is the same in all three applications.

Insert the Organizational Chart

You can pick from a basic organizational chart, one that includes titles or pictures, or a horizontal chart using SmartArt.

Head to the Insert tab and select SmartArt in the Illustrations section of the ribbon.

When the Choose a SmartArt Graphic box opens, choose Hierarchy on the left. You can then select each organizational chart option to see a preview and brief description on the right.

Pick the one you want and select OK to place it in your document.

If you’re using a Mac, you can use the SmartArt drop-down menu and move to Hierarchy to pick the layout you want in the pop-out menu.

Add the Text

Next, add the details for each person in the organization. Depending on the type of hierarchy chart you pick, you might include just names or names with job titles.

Select a shape (text box) and simply type your own text. Each shape should automatically resize to accommodate the length of the text inside.

Alternatively, you can enter the details into the Text Pane. Select the arrow on the left side of the chart to open the panel. Then, choose a level and enter your text.

If you prefer to use a different font style or color, select the text in a shape and use the floating toolbar or options in the Font group on the Home tab.

Use Additional Shapes

If you need to add shapes for more team members, you can do so easily. Because SmartArt takes care of some of the work for you, you don’t have to worry about manually inserting connectors or the correct shape types.

Select the chart and go to the SmartArt Design tab that appears. Choose a shape within the chart that relates to the one you want to add.

On the left side of the ribbon, use the Add Shape drop-down box to insert another. You can add it after, before, above, below, or as an assistant depending on the person’s level.

Here, we added a shape below the one on the bottom right.

If you add a shape in a spot that you need to move, you don’t have to do this manually either. Select the shape, open the SmartArt Design tab and use the Promote or Demote button.

You’ll then see your newly added shape moved where you need it in the organization.

Continue this process to add shapes for everyone and then insert the text for each as described above.

Style the Chart

After you set up the chart, insert the text, and add the number of shapes you need, you can spruce up your organizational chart.

Select the chart and head to the SmartArt Design tab. Use the Change Colors and Styles features in the SmartArt Styles section of the ribbon.

You can use the Change Colors drop-down menu to pick a different color scheme.

Then, use the Styles box to add some pizzazz such as a 3D appearance that’s polished or uses a different angle.

If you want to change a particular shape’s color rather than stick with a color scheme, you can do this as well. Either right-click the shape and use the Fill drop-down box in the floating toolbar or select the shape and use the Shape Fill option on the Format tab.

More Options

You have a few additional options you can use for your organizational chart with the SmartArt feature.

On the SmartArt Design tab, you’ll see actions to switch from left to right to right to left, change the chart layout, reset it to the default graphic, or convert the chart to text or simple shapes.

Creating an organizational chart doesn’t have to take a lot of work or a ton of time. With either a template or the SmartArt tools, you can document your team structure by making an org chart in Word, Excel, or PowerPoint in minutes.

For more, look at these project management templates for Excel.

Related posts

• WiFi có an toàn cho sức khỏe của bạn và ở nhà không?

• Cách khắc phục sự cố WiFi trong Windows 11/10

• Cách thiết lập Bộ mở rộng phạm vi WiFi, Bộ tăng cường và Bộ lặp

• Cách đo cường độ tín hiệu WiFi trong Windows 10

• Windows không kết nối với WiFi khi khởi động

• Các vấn đề về sức khỏe do sử dụng điện thoại thông minh quá mức

• Xóa lời nhắc Hành động cần thiết khi kết nối với mạng WiFi

• Đã kết nối Wi-Fi nhưng không có truy cập Internet trên Windows 10

• Tìm hiểu ai đang sử dụng Kết nối mạng không dây WiFi của bạn

• 10 dấu hiệu chắc chắn bạn đã nghiện điện thoại

• Cách tìm mật khẩu WiFi trong Windows 11/10

• Làm thế nào để bảo vệ bạn khỏi bức xạ máy tính xách tay

• WiFi 5GHz không hiển thị trên Windows 11/10

• Cách xóa cấu hình mạng WiFi khỏi Windows 11/10

• Các khóa đào tạo trực tuyến miễn phí tốt nhất để giữ dáng khi ở nhà

• Tăng tốc độ WiFi và cường độ tín hiệu và vùng phủ sóng

• Cách tắt tính năng quét WiFi nền trong Windows 10

• Công cụ quét mạng WiFi miễn phí tốt nhất dành cho Windows 11/10

• Cách tắt WiFi bằng CMD hoặc Powershell trong Windows 10

• Cách kiểm tra tình trạng ổ cứng trong Windows 11/10 bằng WMIC