Nhân^(Office) viên văn phòng trên toàn cầu đã trải qua những thay đổi đáng kể đối với cách họ làm việc trong 15 tháng qua. Gần như^(Almost) chỉ sau một đêm, đại dịch toàn cầu^{(global pandemic)} đã buộc các nhà tuyển dụng phải chuyển hướng sang một lực lượng lao động từ xa. Và bây giờ một số người đang quay trở lại văn phòng của họ trong khi những người khác tiếp tục làm việc từ xa, cần có những công cụ mới để hỗ trợ sắp xếp công việc linh hoạt.

Các công ty phần mềm đã và đang đều đặn tung ra các cách mới và cải tiến để cộng tác từ xa^{(collaborate remotely)} và trong các tình huống họp hỗn hợp. Ví dụ: Microsoft gần đây đã phát hành phiên bản cập nhật của ứng dụng Whiteboard cho Windows 10 . Nó đi kèm với giao diện người dùng được làm mới và một số tính năng mới. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tìm và cài đặt ứng dụng Bảng trắng^(Whiteboard) hiện đại hóa và cung cấp cho bạn một vài mẹo để sử dụng ứng dụng này.

Cách tải ứng dụng bảng trắng mới

Ứng dụng Bảng trắng^(Whiteboard) mới có sẵn thông qua Microsoft Store . Nếu tổ chức của bạn đã hạn chế quyền truy cập vào Cửa hàng^(Store) , hãy trao đổi với nhóm CNTT của bạn về cách nhận quyền truy cập vào ứng dụng Bảng trắng^(Whiteboard) mới . Nếu bạn có quyền truy cập, hãy truy cập Microsoft Store trong trình duyệt web và tìm kiếm Whiteboard . Sau đó, chọn ứng dụng Microsoft Whiteboard và làm theo hướng dẫn để cài đặt.

Ngoài ra, hãy sử dụng hộp tìm kiếm của Windows . Chọn tab Ứng dụng và tìm kiếm ^(Apps)bảng trắng^(whiteboard) . Chọn Tìm kiếm ứng dụng trong Microsoft Store^{(Search for apps in the Microsoft Store)} và Cửa hàng^(Store) sẽ khởi chạy trong cửa sổ của nó.

Bạn sẽ thấy ứng dụng Microsoft Whiteboard trong kết quả tìm kiếm. Chọn Microsoft Whiteboard và làm theo các bước để cài đặt ứng dụng trên máy Windows 10 của bạn.

Nếu bạn chưa đăng nhập vào tài khoản Microsoft của^(Microsoft) mình, tại một số thời điểm trong quá trình này, bạn sẽ thấy lời nhắc đăng nhập bằng tài khoản Microsoft miễn phí hoặc tài khoản Microsoft 365 .

Cách sử dụng ứng dụng Bảng trắng

Lần đầu tiên bạn sử dụng Bảng trắng^(Whiteboard) , bạn sẽ nhận thấy nó màu trắng^(white) như thế nào . 

Bản thân ứng dụng này có bốn phần chính:

• Mũi tên điều hướng. Chọn tùy chọn này để xem danh sách tất cả các bảng trắng bạn đã lưu.
• Góc trên bên phải của Bảng trắng^(Whiteboard) là nơi bạn có thể thêm cộng tác viên, đăng nhập và đăng xuất khỏi tài khoản Microsoft của^(Microsoft) mình và truy cập cài đặt Bảng trắng^(Whiteboard) .
• Bạn sẽ thấy một thanh công cụ ở cuối ứng dụng, nơi bạn có thể chọn các công cụ. Đây cũng là nơi bạn sẽ tìm thấy các nút hoàn tác^(undo) và làm lại^(redo) .
• Không gian làm việc chính. Đây là lĩnh vực hợp tác chính.

Làm thế nào để mời ^(Invite) người khác^(Others) vào bảng của bạn^(Whiteboard)

Điều đầu tiên có thể bạn sẽ muốn làm là mời ai đó cộng tác với bạn. Chọn biểu tượng Mời ai đó^{(Invite someone)} và bật liên kết chia sẻ web để tạo liên kết đến bảng trắng cụ thể này. Sau đó, bạn có thể chia sẻ liên kết đó với những người khác. 

Nếu bạn đang sử dụng tài khoản Microsoft cá nhân , bạn có thể chia sẻ liên kết đã tạo với các tài khoản cá nhân khác. Nếu đang sử dụng tài khoản tổ chức, bạn có thể chia sẻ với các tài khoản khác trong cùng một tổ chức. 

Bạn không thể^{(cannot )} sử dụng Bảng trắng^(Whiteboard) để cộng tác với ai đó từ bên ngoài tổ chức của mình. Người dùng tài khoản Microsoft cá nhân^{(Personal Microsoft)} phải sử dụng ứng dụng đã cài đặt chứ không phải phiên bản trình duyệt. Hy vọng rằng^(Hopefully) Microsoft sẽ^(Microsoft) giúp cộng tác dễ dàng hơn cho dù bạn có loại tài khoản nào.

Công cụ Bảng trắng của Microsoft

Các công cụ bảng trắng truyền thống luôn có sẵn thông qua thanh công cụ ở cuối ứng dụng Bảng trắng^(Whiteboard) . 

Bạn có thể chọn:

• Cái bút^(pen) . Viết^(Write) trực tiếp trên bảng trắng bằng công cụ này. Tùy chỉnh nó bằng cách chọn màu của bút. Bạn cũng sẽ thấy bút đánh dấu, tẩy, thước kẻ và công cụ lasso. 

• Thước^(ruler) có thể hữu ích , nhưng chắc chắn bạn sẽ muốn biết cách xoay nó và không rõ ràng ngay lập tức về cách làm điều đó. Chọn thước, giữ phím Alt^(Alt) , sau đó sử dụng con lăn trên chuột hoặc các phím mũi tên trên bàn phím để xoay thước.

• Thêm văn bản hoặc ^{(Add text )}ghi chú^(note) dính . Nếu bạn muốn nhập văn bản hơn là nguệch ngoạc một cách vụng về với công cụ bút, hãy chọn một trong những công cụ này. Để thêm văn bản trực tiếp vào bảng (so với trên ghi chú dán), hãy nhấp vào bảng trắng và bắt đầu nhập. 

Nhấp chuột phải để truy cập các nút để chọn tất cả^{(select all)} và dán^(paste) . Khi bạn chọn văn bản bạn đã nhập, bạn sẽ có quyền truy cập vào các công cụ để sao chép^(copy) , dán^(paste) , cắt^(cut) và xóa^(delete) . Để điều chỉnh kích thước văn bản cho cả văn bản và ghi chú^{(sticky notes)} cố định, hãy thay đổi kích thước hộp bằng cách kéo góc dưới cùng bên phải.

• Để thêm hình ảnh vào bảng trắng, hãy nhấp chuột phải vào bảng và chọn nút Thêm hình ảnh^{(Add image)} hoặc chọn nút menu Hình ảnh^{(Image menu)} trên thanh công cụ ở phía dưới. 

Nếu bạn chọn menu Hình ảnh^{(Image menu)} , bạn có thể chọn Hình ảnh thư viện^{(Library image)} , hình ảnh Bing^{(Bing image)} hoặc Máy ảnh^(Camera) .

• Chọn nút menu Chèn^{(Insert menu)} trên thanh công cụ để có một số tùy chọn. Chọn Lưới^{(Note grid)} ghi chú để chèn nhiều ghi chú dính cùng một lúc. Danh sách^(List) sẽ bắt đầu một danh sách có dấu đầu dòng với các tùy chọn để cộng tác viên của bạn thích một mục nhập trong danh sách. 

Bạn cũng có thể chèn các tài liệu như PDF^(PDFs) và các tệp Word hoặc PowerPoint . Bạn sẽ được nhắc quyết định xem bạn muốn chèn toàn bộ tài liệu hay các trang đã chọn. 

Chèn mẫu

Ẩn bên trong menu Chèn^{(Insert menu)} trong thanh công cụ là các mẫu — được cho là tính năng thú vị nhất của Microsoft Whiteboard . Dưới đây là một số mẫu tốt nhất mà bạn có thể lựa chọn.

• Mẫu Động não^{(Brainstorming)} thêm một số thành phần vào bảng trắng để giúp bạn theo dõi các ý tưởng. Nó bao gồm các quy tắc để động não, chương trình làm việc, danh sách theo dõi và lưới ghi chú.

• Mẫu Kanban chèn các lưới ghi chú để hình dung công việc của bạn^{(visualize your work)} .

• Mẫu Hồi tưởng^{(Retrospective)} giúp bạn và nhóm của bạn đánh giá công việc gần đây của bạn và cách lập kế hoạch để đạt được thành công lớn hơn trong tương lai.

• Mẫu Cuộc họp Hiệu quả^{(Effective Meeting)} cung cấp cho bạn một chương trình làm việc, một danh sách theo dõi và một bãi đậu xe để theo dõi các chủ đề sẽ thảo luận sau này.

• Sử dụng mẫu Phân tích SWOT^{(SWOT Analysis)} để lập biểu đồ điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa của nhóm bạn.

• Mẫu Lập kế hoạch dự án^{(Project Planning )} giúp bạn liệt kê các mục tiêu của dự án, các sản phẩm chính, các bên liên quan và rủi ro, cùng với những thứ nằm ngoài phạm vi dự án.

• Nếu bạn đang ở chế độ Giải quyết vấn đề^{(Problem Solving)} , có một mẫu cho điều đó. Nó hỏi bạn, "Điều gì đã xảy ra? Tại sao nó xảy ra? Chuyện gì sẽ xảy ra?" và "Làm thế nào để chúng ta ngăn nó không xảy ra lần nữa?"

• Đối với các nhà phát triển sản phẩm, Bản đồ đồng cảm^{(Empathy Map)} rất hữu ích để suy nghĩ về trải nghiệm người dùng. 

• Cuối cùng, hãy thử sử dụng mẫu Persona Builder để sắp xếp dữ liệu về đối tượng cho sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

Không trực quan nhưng hữu ích

Microsoft Whiteboard không phải là ứng dụng trực quan nhất và chúng tôi đã gặp một số trục trặc khi sử dụng nó. Phải nói rằng, một khi bạn tìm hiểu những thông tin chi tiết, bạn sẽ có thể tận dụng tất cả các tính năng của nó.

How to Use the Windows 10 Whiteboard App

Offiсe workers across the globe haνe expеriеnced stark changеѕ to the waу they work over the last 15 or so months. Almost overnight, the global pandemic forced employers to pivot to a remote workforce. And now that some people are returning to their offices while others continue to work remotely, new tools are needed to support flexible work arrangements.

Software companies have been steadily rolling out new and improved ways to collaborate remotely and in hybrid meeting situations. For example, Microsoft recently released an updated version of its Whiteboard app for Windows 10. It comes with a refreshed user interface and some new features. We’ll show you how to find and install the modernized Whiteboard app and give you a few tips for using it.

How to Get the New Whiteboard App

The new Whiteboard app is available through the Microsoft Store. If your organization has restricted access to the Store, talk to your IT team about getting access to the new Whiteboard app. If you do have access, visit the Microsoft Store in a web browser and search for Whiteboard. Then, select the Microsoft Whiteboard app and follow the instructions to install it.

Alternatively, use the Windows search box. Select the Apps tab and search for whiteboard. Select Search for apps in the Microsoft Store, and the Store will launch in its window.

You’ll see the Microsoft Whiteboard app in the search results. Select Microsoft Whiteboard, and follow the steps to install the app on your Windows 10 machine.

If you’re not already logged into your Microsoft account, at some point during this process, you will see a prompt to sign in with either a free Microsoft account or a Microsoft 365 account.

How to Use the Whiteboard App

The first time you use Whiteboard, you’ll notice how, um, white it is. 

The app itself has four main sections:

• The navigation arrow. Select this to view a list of all the whiteboards you’ve saved.
• The top-right corner of Whiteboard is where you can add a collaborator, sign in and out of your Microsoft account, and access Whiteboard settings.
• You’ll see a toolbar at the bottom of the app where you can choose tools. This is also where you’ll find the undo and redo buttons.
• The main workspace. This is the main collaboration area.

How to Invite Others to Your Whiteboard

The first thing you’ll probably want to do is invite someone to collaborate with you. Select the Invite someone icon and toggle on the web sharing link to create a link to this specific whiteboard. Then you can share that link with others. 

If you are using a personal Microsoft account, you can share the generated link with other personal accounts. If you’re on an organizational account, you can share with other accounts in the same organization. 

You cannot use Whiteboard to collaborate with someone from outside your organization. Personal Microsoft account users must use the installed app and not the browser version. Hopefully, Microsoft will make it easier to collaborate no matter which type of account you have.

Microsoft Whiteboard Tools

The traditional whiteboard tools are always available via the toolbar at the bottom of the Whiteboard app. 

You can select:

• The pen. Write directly on the whiteboard with this tool. Customize it by choosing the pen’s color. You’ll also see a highlighter, an eraser, a ruler, and a lasso tool. 

• The ruler can be helpful, but you’ll definitely want to know how to rotate it, and it’s not immediately obvious how to do that. Select the ruler, hold down the Alt key, and then use either the scroll wheel on your mouse or the arrow keys on your keyboard to rotate the ruler.

• Add text or a sticky note. If you’d rather type than awkwardly scrawl with the pen tool, select one of these tools. To add text directly to the board (vs. on a sticky note), click on the whiteboard and begin typing. 

Right-click to access buttons to select all and paste. When you select text you’ve typed, you’ll get access to tools to copy, paste, cut, and delete. To adjust the text size for both text and sticky notes, resize the box by dragging the bottom-right corner.

• To add an image to the whiteboard, either right-click on the board and select the Add image button or choose the Image menu button on the toolbar at the bottom. 

If you select Image menu, you can choose Library image, Bing image, or Camera.

• Select the Insert menu button on the toolbar to get several options. Choose Note grid to insert several sticky notes all at once. List will start a bulleted list with options for your collaborators to like an entry in the list. 

You can also insert documents like PDFs and Word or PowerPoint files. You’ll be prompted to decide whether you want to insert the whole document or selected pages. 

Inserting Templates

Hidden inside the Insert menu in the toolbar are templates—arguably the coolest feature of Microsoft Whiteboard. Here are some of the best templates you can choose from.

• The Brainstorming template adds several components to the whiteboard to help you keep track of ideas. It includes rules for brainstorming, an agenda, a follow-up list, and a note grid.

• The Kanban template inserts note grids to visualize your work.

• The Retrospective template helps you and your team assess your recent work and how to plan for greater success in the future.

• The Effective Meeting template gives you an agenda, a follow-up list, and a parking lot to keep track of topics to discuss later.

• Use the SWOT Analysis template to chart your team’s strengths, weaknesses, opportunities, and threats.

• The Project Planning template helps you list your project’s objectives, key deliverables, stakeholders, and risks, along with things that are out of the project scope.

• If you’re in Problem Solving mode, there’s a template for that. It asks you, “What happened? Why did it happen? What should happen?” and “How do we keep it from happening again?”

• For product developers, the Empathy Map is useful for thinking about the user experience. 

• Lastly, try using the Persona Builder template to organize data about the audience for your product or service.

Not So Intuitive, But Useful

Microsoft Whiteboard isn’t the most intuitive of apps, and we encountered a few glitches while using it. Having said that, once you learn the ins and outs, you’ll be positioned to take advantage of all its features.

Related posts

• Fotor: Hình ảnh miễn phí Editing App cho Windows 10

• Phương thức để thêm một ứng dụng vào Microsoft Teams App bar trong Windows 10

• Cách xem Program and App Sizes bằng Windows 10

• File Association Fixer v2 cho Windows 10

• App & Browser Control trong Windows 10 và làm thế nào để ẩn nó là gì

• Hide or Show Windows Ink Workspace Button trên Taskbar trong Windows 10

• Watch TV kỹ thuật số và nghe Radio trên Windows 10 với ProgDVB

• Khởi chạy các tập tin dễ dàng với MyLauncher cho máy tính Windows 10

• Cách tắt SafeGuards cho Feature Updates trên Windows 10

• Tạo Keyboard Shortcut để mở Website yêu thích của bạn trong Windows 10

• Cách mở Scan App bằng Windows 10 Computer and Scan Tài liệu

• Làm thế nào để sao chép văn bản từ Image trong Your Phone App trong Windows 10

• Sửa lỗi cấu hình ứng dụng Steam không khả dụng trong Windows 10

• Best Barcode Scanner software miễn phí cho Windows 10

• Các tính năng New trong Windows 10 version 20H2 October 2020 Update

• Export and Import Default App Associations Trong Windows 10

• Kích hoạt Enhanced Anti-Spoofing trong Windows 10 Hello Face Authentication

• Hide Toolbars option Trong Taskbar Context Menu trong Windows 10

• Ứng dụng hệ thống con Spooler là gì và nó có an toàn không?

• Photo App Keeps Crashing Trong Windows 10 [Đã giải quyết]