Bạn đã bao giờ có một bảng tính lớn với dữ liệu trong Excel và cần một cách dễ dàng để lọc và trích xuất thông tin cụ thể từ nó? Nếu bạn học cách sử dụng hàm VLOOKUP^(VLOOKUP) trong Excel , bạn có thể thực hiện tra cứu này chỉ với một ^(Excel)hàm Excel^{(Excel function)} mạnh mẽ duy nhất .

Hàm VLOOKUP^{(VLOOKUP function)} trong Excel khiến nhiều người sợ hãi vì nó có rất nhiều tham số và có nhiều cách sử dụng. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu tất cả các cách bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP^(VLOOKUP) trong Excel và tại sao hàm này lại mạnh mẽ như vậy.

Tham số VLOOKUP trong Excel^{(VLOOKUP Parameters In Excel)}

Khi bạn bắt đầu nhập =VLOOKUP( vào bất kỳ ô nào trong Excel , bạn sẽ thấy cửa sổ bật lên hiển thị tất cả các tham số hàm có sẵn.

Hãy xem xét từng tham số này và ý nghĩa của chúng.

• lookup_value : Giá trị bạn đang tìm kiếm từ bảng tính
• table_array : Phạm vi ô trong trang tính mà bạn muốn tìm kiếm
• col_index_num : Cột mà bạn muốn lấy kết quả của mình từ đó
• [range_lookup] : Chế độ^{(Match mode)} đối sánh ( TRUE = approximate , FALSE = exact )

Bốn tham số này cho phép bạn thực hiện nhiều tìm kiếm hữu ích, khác nhau đối với dữ liệu bên trong các tập dữ liệu rất lớn.

Ví dụ về hàm VLOOKUP đơn giản trong Excel^{(A Simple VLOOKUP Excel Example)}

VLOOKUP không^{(VLOOKUP isn)} phải là một trong những hàm Excel cơ bản mà bạn có thể đã học, vì vậy hãy xem một ví dụ đơn giản để bắt đầu.

Đối với ví dụ sau, chúng tôi sẽ sử dụng một bảng tính điểm SAT lớn cho các trường học ở Hoa ^(United) Kỳ^(States) . Bảng tính này bao gồm hơn 450 trường học cùng với điểm SAT cá nhân cho các môn đọc, toán và viết. Hãy^(Feel) tải về để cùng theo dõi. Có một kết nối bên ngoài kéo dữ liệu, vì vậy bạn sẽ nhận được cảnh báo khi mở tệp, nhưng nó an toàn.

Sẽ rất mất thời gian để tìm kiếm trong một tập dữ liệu lớn như vậy để tìm trường mà bạn quan tâm.

Thay vào đó, bạn có thể tạo một biểu mẫu đơn giản trong các ô trống bên cạnh bảng. Để thực hiện tìm kiếm này, chỉ cần tạo một trường cho Trường học^(School) và ba trường bổ sung cho điểm đọc, toán và viết.

Tiếp theo, bạn sẽ cần sử dụng hàm Vlookup^{(VLOOKUP function)} trong Excel để làm cho ba trường này hoạt động. Trong trường Đọc^(Reading) , hãy tạo hàm Vlookup^{(VLOOKUP function)} như sau:

1. Loại =VLOOKUP(
2. Chọn trường Trường^{(School field)} , trong ví dụ này là I2 . Nhập dấu phẩy.
3. Chọn toàn bộ phạm vi ô chứa dữ liệu bạn muốn tra cứu. Nhập dấu phẩy.

Khi bạn chọn phạm vi, bạn có thể bắt đầu từ cột bạn đang sử dụng để tra cứu (trong trường hợp này là cột tên trường^{(school name column)} ), sau đó chọn tất cả các cột và hàng khác có chứa dữ liệu.

Lưu ý^(Note) : Hàm Vlookup^{(VLOOKUP function)} trong Excel chỉ có thể tìm kiếm qua các ô ở bên phải cột tìm kiếm^{(search column)} . Trong ví dụ này, cột tên trường^{(school name column)} cần phải ở bên trái dữ liệu bạn đang tra cứu.

1. Tiếp theo, để lấy điểm Đọc^{(Reading score)} , bạn sẽ cần chọn cột thứ 3 từ cột đã chọn ngoài cùng bên trái. Vì vậy, hãy gõ 3 và sau đó gõ một dấu phẩy khác.
2. Cuối cùng, nhập FALSE để có kết quả khớp chính xác và đóng hàm bằng a ) .

Hàm VLOOKUP^{(VLOOKUP function)} cuối cùng của bạn sẽ trông giống như sau:

=VLOOKUP(I2,B2:G461,3,FALSE)

Khi bạn lần đầu tiên nhấn Enter và kết thúc chức năng, bạn sẽ nhận thấy trường Đọc^{(Reading field)} sẽ chứa #N/A A.

Điều này là do trường Trường^{(School field)} trống và không có gì để hàm VLOOKUP^{(VLOOKUP function)} tìm. Tuy nhiên, nếu bạn nhập tên của bất kỳ trường trung học nào bạn muốn tra cứu, bạn sẽ thấy kết quả chính xác từ hàng đó cho điểm Đọc^{(Reading score)} .

Cách đối phó với hàm VLOOKUP bị phân biệt chữ hoa chữ thường^{(How To Deal With VLOOKUP Being Case- Sensitive)}

Bạn có thể nhận thấy rằng nếu bạn không nhập tên của trường giống như cách nó được liệt kê trong tập dữ liệu, bạn sẽ không thấy bất kỳ kết quả nào.

Điều này là do hàm VLOOKUP phân^{(VLOOKUP function)} biệt chữ hoa chữ thường. Điều này có thể gây khó chịu, đặc biệt là đối với một tập dữ liệu rất lớn trong đó cột bạn đang tìm kiếm không nhất quán với cách viết hoa của mọi thứ.

Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể buộc những gì bạn đang tìm kiếm chuyển sang chữ thường trước khi tra cứu kết quả. Để thực hiện việc này, hãy tạo một cột mới bên cạnh cột bạn đang tìm kiếm. Nhập hàm:

=TRIM(LOWER(B2))

Thao tác này sẽ viết thường tên trường^{(school name)} và xóa mọi ký tự không liên quan (khoảng trắng) có thể ở bên trái hoặc bên phải của tên.

Giữ phím Shift và đặt^{(Shift key and place)} con trỏ chuột^{(mouse cursor)} qua góc dưới bên phải của ô đầu tiên cho đến khi nó chuyển thành hai đường ngang. Nhấp đúp^(Double) chuột để tự động điền toàn bộ cột.

Cuối cùng, vì hàm VLOOKUP^(VLOOKUP) sẽ cố gắng sử dụng công thức chứ không phải văn bản trong các ô này, bạn chỉ cần chuyển đổi tất cả chúng thành giá trị. Để thực hiện việc này, hãy sao chép toàn bộ cột, nhấp chuột phải vào ô đầu tiên và chỉ dán các giá trị.

Bây giờ, tất cả dữ liệu của bạn đã được dọn dẹp trong cột mới này, hãy sửa đổi một chút hàm VLOOKUP^{(VLOOKUP function)} của bạn trong Excel để sử dụng cột mới này thay vì cột trước đó bằng cách bắt đầu phạm vi tra cứu^{(the lookup range)} tại C2 thay vì B2.

=VLOOKUP(I2,C2:G461,3,FALSE)

Bây giờ bạn sẽ nhận thấy rằng nếu bạn luôn nhập tìm kiếm của mình bằng chữ thường, bạn sẽ luôn nhận được một kết quả tìm kiếm^{(search result)} tốt .

Đây là một mẹo Excel hữu ích^{(handy Excel tip)} để khắc phục thực tế là hàm VLOOKUP^(VLOOKUP) phân biệt chữ hoa chữ thường.

Kết hợp gần đúng hàm VLOOKUP

Mặc dù ví dụ LOOKUP^{(LOOKUP example)} đối sánh chính xác được mô tả trong phần đầu tiên của bài viết này khá đơn giản, nhưng đối sánh gần đúng phức tạp hơn một chút.

Đối sánh gần đúng được sử dụng tốt nhất để tìm kiếm thông qua các phạm vi số. Để thực hiện điều này một cách chính xác, phạm vi tìm kiếm^{(search range)} cần được sắp xếp đúng. Ví dụ tốt nhất về điều này là một hàm Vlookup^{(VLOOKUP function)} để tìm kiếm một loại chữ cái^{(letter grade)} tương ứng với một loại số^{(number grade)} .

Nếu một giáo viên có một danh sách dài các điểm bài tập về nhà của học sinh^{(student homework)} trong cả năm với cột trung bình^{(averaged column)} cuối cùng , thì sẽ rất tuyệt nếu điểm chữ cái tương ứng với điểm cuối cùng đó tự động xuất hiện.

Điều này có thể thực hiện được với hàm VLOOKUP^{(VLOOKUP function)} . Tất cả những gì cần thiết là một bảng tra cứu ở^{(lookup table)} bên phải có chứa loại chữ cái^{(letter grade)} thích hợp cho từng phạm vi điểm số^{(score range)} .

Bây giờ, bằng cách sử dụng hàm Vlookup^{(VLOOKUP function)} và một đối sánh gần đúng, bạn có thể tìm thấy loại chữ cái thích hợp tương ứng với phạm vi số chính xác.

Trong hàm Vlookup này:

• lookup_value : F2, điểm trung bình cuối cùng
• table_array : I2: J8, Phạm vi tra cứu loại chữ cái^{(letter grade lookup range)}
• index_column : 2, cột thứ hai trong bảng tra cứu^{(lookup table)}
• [range_lookup] : TRUE, đối sánh gần đúng

Khi bạn hoàn thành hàm VLOOKUP^{(VLOOKUP function)} trong G2 và nhấn Enter^{(G2 and press Enter)} , bạn có thể điền vào các ô còn lại bằng cách sử dụng cùng một cách tiếp cận được mô tả trong phần trước. Bạn sẽ thấy tất cả các loại chữ cái đã được điền đúng cách.

Lưu ý rằng hàm Vlookup^{(VLOOKUP function)} trong Excel tìm kiếm từ cuối dải ô^{(grade range)} có điểm chữ cái^{(letter score)} được chỉ định đến đầu dải ô có điểm chữ cái^{(letter score)} tiếp theo .

Vì vậy, “C” cần phải là chữ cái được chỉ định cho phạm vi thấp hơn (75) và B được chỉ định cho phần dưới cùng (tối thiểu) của phạm vi chữ cái^{(letter range)} của chính nó . VLOOKUP sẽ “tìm” kết quả cho 60 (D) là giá trị gần đúng nhất cho bất kỳ giá trị nào trong khoảng từ 60 đến 75.

Hàm VLOOKUP^(VLOOKUP) trong Excel là một hàm rất mạnh đã có từ lâu. Nó cũng hữu ích để tìm các giá trị phù hợp ở bất kỳ đâu trong sổ làm việc Excel^{(Excel workbook)} .

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng người dùng Microsoft có đăng ký ^(Microsoft)Office 365 hàng tháng hiện có quyền truy cập vào chức năng XLOOKUP mới hơn. Chức năng này có nhiều tham số hơn và tính linh hoạt bổ sung. Người dùng có đăng ký nửa năm sẽ cần đợi bản cập nhật ra mắt vào tháng 7 năm 2020^{(July 2020)} .

How to Use VLOOKUP in Excel

Have you ever had a large spreadsheet with data in Excel and need an easy way to fіltеr and extract specific information from it? If you learn how to uѕe VLOOKUP in Excel, you can do this lookup with just a single, powerful Excel function.

The VLOOKUP function in Excel scares a lot of people because it has a lot of parameters and there are multiple ways to use it. In this article you’ll learn all of the ways you can use VLOOKUP in Excel and why the function is so powerful.

VLOOKUP Parameters In Excel

When you start typing =VLOOKUP( into any cell in Excel, you’ll see a pop-up showing all of the available function parameters.

Let’s examine each of these parameters and what they mean.

• lookup_value: The value you’re looking for from the spreadsheet
• table_array: The range of cells in the sheet you want to search through
• col_index_num: The column where you want to pull your result from
• [range_lookup]: Match mode (TRUE = approximate, FALSE = exact)

These four parameters let you do a lot of different, useful searches for data inside of very large datasets.

A Simple VLOOKUP Excel Example

VLOOKUP isn’t one of the basic Excel functions you might have learned, so let’s look at a simple example to get started.

For the following example, we’ll use a large spreadsheet of SAT scores for schools in the United States. This spreadsheet contains over 450 schools along with individual SAT scores for reading, math, and writing. Feel free to download to follow along. There is an external connection that pulls the data, so you’ll get a warning when opening the file, but it’s safe.

It would be very time consuming to search through such a large dataset to find the school that you’re interested in.

Instead, you can create a simple form in the blank cells on the side of the table. To conduct this search, just make one field for School, and three additional fields for reading, math, and writing scores.

Next, you’ll need to use the VLOOKUP function in Excel to make these three fields work. In the Reading field, create the VLOOKUP function as follows:

1. Type =VLOOKUP(
2. Select the School field, which in this example is I2. Type a comma.
3. Select the entire range of cells that contain the data you want to look up. Type a comma.

When you select the range, you can start from the column you’re using to look up (in this case the school name column), and then select all of the other columns and rows that contain the data.

Note: The VLOOKUP function in Excel can only search through cells to the right of the search column. In this example, the school name column needs to be to the left of the data you’re looking up.

1. Next, to retrieve the Reading score, you’ll need to select the 3rd column from the leftmost selected column. So, type a 3 and then type another comma.
2. Finally, type FALSE for an exact match, and close the function with a ).

Your final VLOOKUP function should look something like this:

=VLOOKUP(I2,B2:G461,3,FALSE)

When you first press Enter and finish the function, you’ll notice the Reading field will contain an #N/A.

This is because the School field is blank and there is nothing for the VLOOKUP function to find. However, if you enter the name of any high school you want to look up, you’ll see the correct results from that row for the Reading score.

How To Deal With VLOOKUP Being Case- Sensitive

You may notice that if you don’t type the name of the school in the same case as how it’s listed in the dataset, you will not see any results.

This is because the VLOOKUP function is case sensitive. This can be annoying, especially for a very large dataset where the column you’re searching through is inconsistent with how things are capitalized.

To get around this, you can force what you’re searching for to switch to lowercase before looking up the results. To do this, create a new column next to the column you’re searching. Type the function:

=TRIM(LOWER(B2))

This will lowercase the school name and remove any extraneous characters (spaces) that might be on the left or right side of the name.

Hold down the Shift key and place the mouse cursor over the lower right corner of the first cell until it changes to two horizontal lines. Double click the mouse to autofill the entire column.

Finally, since VLOOKUP will try to use the formula rather than the text in these cells, you need to convert them all to values only.  To do this, copy the entire column, right click in the first cell, and paste values only.

Now that all of your data is cleaned up in this new column, slightly modify your VLOOKUP function in Excel to use this new column instead of the previous one by starting the lookup range at C2 instead of B2.

=VLOOKUP(I2,C2:G461,3,FALSE)

Now you’ll notice that if you always type your search in lower case, you’ll always get a good search result.

This is a handy Excel tip to overcome the fact that VLOOKUP is case sensitive.

VLOOKUP Approximate Match

While the exact match LOOKUP example described in the first section of this article is pretty straightforward, the approximate match is a little more complex.

The approximate match is best used to search through number ranges. To do this correctly the search range needs to be properly sorted. The best example of this is a VLOOKUP function to search for a letter grade that corresponds to a number grade.

If a teacher has a long list of student homework grades from throughout the year with a final averaged column, it would be nice to have the letter grade corresponding to that final grade come up automatically.

This is possible with the VLOOKUP function. All that’s required is a lookup table off to the right that contains the appropriate letter grade for each numerical score range.

Now, using the VLOOKUP function and an approximate match, you can find the proper letter grade corresponding to the correct numeric range.

In this VLOOKUP function:

• lookup_value: F2, the final averaged grade
• table_array: I2:J8, The letter grade lookup range
• index_column: 2, the second column in the lookup table
• [range_lookup]: TRUE, approximate match

Once you finish the VLOOKUP function in G2 and press Enter, you can fill in the rest of the cells using the same approach described in the last section. You’ll see all of the letter grades properly filled in.

Note that the VLOOKUP function in Excel searches from the bottom end of the grade range with the assigned letter score to the top of the range of the next letter score.

So, “C” needs to be the letter assigned to the lower range (75), and B is assigned to the bottom (minimum) of its own letter range. VLOOKUP will “find” the result for 60 (D) as the closest approximate value for anything between 60 to 75.

VLOOKUP in Excel is a very powerful function that has been available for a long time. It is also useful for finding matching values anywhere in an Excel workbook.

Keep in mind, however, that Microsoft users who have a monthly Office 365 subscription now have access to a newer XLOOKUP function. This function has more parameters and additional flexibility. Users with a semi-annual subscription will need to wait for the update to roll out in July 2020.

Related posts

• Thêm một Regression Trendline tuyến tính đến một Excel Scatter Plot

• Cách tạo Histogram trong Excel

• Cách an toàn Password Protect An Excel File

• Cách tạo Flowchart trong Word and Excel

• Cách Create Labels trong Word từ Excel Spreadsheet

• Cách mở nhiều phiên bản Excel

• Cách tạo Distribution List trong Outlook

• Cách thêm nhận xét vào ô trang tính Excel

• Hướng dẫn cho tất cả các phần mở rộng tệp Excel & Ý nghĩa của chúng

• Cách tạo Drop Down List trong Excel

• Hướng dẫn Kiến thức Cơ bản về Microsoft Excel - Học Cách sử dụng Excel

• Cách lọc dữ liệu trong Excel

• Lập biểu đồ dữ liệu Excel của bạn

• Cách tạo danh sách kiểm tra trong Excel

• Cách tách biệt họ và tên trong Excel

• Cách thêm và in hình nền Excel

• Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Làm thế nào để hiểu phân tích điều gì xảy ra trong Microsoft Excel

• Liên kết các ô giữa Trang tính và Sổ làm việc trong Excel

• Cách thay đổi Background trong Microsoft Teams