Đó luôn là một bi kịch khủng khiếp khi ai đó đánh mất thứ quan trọng mà họ đang làm vì họ không lưu tài liệu của mình đúng cách. Điều này xảy ra thường xuyên hơn bạn nghĩ đối với người dùng Excel và Word^{(Excel and Word users)} !

May mắn thay, Microsoft đã bổ sung rất nhiều tính năng trong một vài phiên bản cuối cùng giúp giảm nguy cơ mất dữ liệu do sự cố, mất điện, xóa nhầm, v.v. Một tính năng được gọi là AutoRecover và tính năng thứ hai, ít được biết đến hơn, được gọi là AutoBackup .

Trong bài viết này, tôi sẽ nói về cách định cấu hình cả hai tùy chọn để dữ liệu của bạn an toàn nhất có thể. Tôi cũng muốn đề cập rằng các phiên bản Office mới nhất cho phép^{(Office allow)} bạn lưu tài liệu trực tiếp vào OneDrive , đây là một lựa chọn tốt để xem xét vì bạn sẽ vẫn có thể truy cập công việc của mình ngay cả khi ổ cứng của bạn bị lỗi.

Excel AutoRecover

Tính năng Tự động Khôi phục^{(Auto Recover feature)} được bật theo mặc định và về cơ bản sẽ tự động lưu tài liệu của bạn vào một vị trí tạm thời sau một khoảng thời gian đã đặt^{(set time interval)} . Để xem cài đặt Tự động Phục hồi^{(AutoRecover)} , hãy nhấp vào Tệp^(File) và sau đó nhấp vào Tùy chọn^(Options) .

Nhấp vào Lưu^(Save) ở menu bên trái và bạn sẽ thấy tùy chọn Tự động Phục hồi^{(AutoRecover option)} trong Lưu^{( Save Workbooks)} sổ làm việc .

Theo mặc định, thông tin Tự động Phục hồi^{(AutoRecover information)} được lưu sau mỗi 10 phút. Ngoài khoảng thời gian đó, Excel phải ở chế độ chờ 30 giây trước khi dữ liệu được lưu. Ngoài ra, thông tin đã lưu tự động được lưu trong vị trí tệp Tự động Phục hồi^{(AutoRecover file location)} được liệt kê ở đây. Vì vậy, làm thế nào nó hoạt động? Về cơ bản^(Basically) , giả sử bạn có một trang tính như bên dưới và bạn đã lưu nó.

Bây giờ, giả sử tôi thêm dữ liệu sau vào bảng tính Excel và đợi^{(Excel spreadsheet and wait)} khoảng 10 phút mà không lưu tài liệu của mình. Vì khoảng thời gian Tự động Phục hồi^{(AutoRecover interval)} được đặt trong 10 phút, bạn cần đợi ít nhất khoảng thời gian đó để dữ liệu được lưu.

Trong trường hợp của tôi, tôi đã mô phỏng sự cố Excel^{(Excel crash)} bằng cách mở trình quản lý tác vụ^{(task manager)} và giết quá trình Excel^{(Excel process)} . Sau đó, tôi mở lại Excel và ngay lập tức thấy một tùy chọn có tên là Hiển thị tệp^{(Show Recovered Files)} được khôi phục .

Nếu bạn nhấp vào đó, nó sẽ hiển thị danh sách các tệp Excel^(Excel) có thể được khôi phục. Trong trường hợp của tôi, nó có tệp gốc, chỉ có dữ liệu ở A1 và A2^{(A1 and A2)} , và nó cũng có tệp AutoRecovered^{(AutoRecovered file)} , bao gồm dữ liệu mà tôi chưa lưu vào đĩa.

Nhấp vào bất kỳ mục nào trong danh sách sẽ mở một phiên bản Excel khác hiển thị dữ liệu trong tệp cụ thể đó. Nhìn chung, đây là một tính năng thực sự hữu ích cho những lúc bạn không lưu tất cả công việc của mình, nhưng Excel lại kết thúc bất ngờ.

Nhược điểm chính của tính năng này là dữ liệu Tự động Phục hồi^{(AutoRecover data)} được lưu trữ trên cùng ổ cứng với tệp của bạn, vì vậy nếu có điều gì đó xảy ra với ổ cứng của bạn, mọi thứ sẽ biến mất. Bạn có thể thay đổi vị trí trong cài đặt ở trên thành một ổ cứng riêng biệt hoặc thậm chí thành một vị trí mạng^{(network location)} , điều mà tôi thực sự khuyên bạn nên làm.

Lưu ý rằng thông tin Tự động Phục hồi^{(AutoRecover information)} cũng bị Excel tự động xóa trong các trường hợp sau:

1. Bạn lưu tệp theo cách thủ công hoặc bằng cách sử dụng Tệp^(File) - Lưu Dưới dạng^{(Save As)} .
2. Bạn đóng tệp hoặc thoát khỏi Excel^{(file or quit Excel)} (cho dù bạn có lưu tệp hay không)
3. Bạn tắt hoàn toàn Tự động Phục hồi^{(AutoRecover)} hoặc chỉ cho sổ làm việc

Vì vậy, về cơ bản, bất cứ khi nào bạn lưu tệp, nó sẽ loại bỏ dữ liệu Tự động Phục hồi^{(AutoRecover data)} . Ngoài ra, nếu bạn thoát khỏi Excel theo cách thủ công và chọn không lưu dữ liệu, nó sẽ xóa dữ liệu Tự động Phục hồi^{(AutoRecover data)} . Chỉ cần^(Just) ghi nhớ điều đó khi sử dụng tính năng này. Nếu bạn là người dùng Excel^{(Excel user)} nặng , tôi khuyên bạn nên đặt khoảng thời gian Tự động Phục hồi^{(AutoRecover interval)} thành 2 hoặc 3 phút thay vì 10.

Tự động sao lưu

Một tính năng khác mà không nhiều người thực sự biết về nó là AutoBackup . Để sử dụng nó, trước tiên bạn phải đi và lưu tệp của mình để đến hộp thoại ^{(dialog box)}Lưu^(Save) . Nếu bạn đã lưu một tài liệu Excel^{(Excel document)} , hãy chuyển đến Tệp^(File) , sau đó Lưu Dưới dạng^{(Save As)} và chọn một vị trí. Khi bạn làm điều này, nó sẽ xuất hiện hộp thoại Lưu dưới dạng^{(Save As)} .

Trong hộp thoại, nhấp vào nút Công cụ^(Tools) ở bên trái nút Lưu^(Save) . Bạn sẽ thấy một số tùy chọn, một trong số đó là Tùy chọn chung^{(General Options)} . Khi bạn nhấp vào đó, một cửa sổ nhỏ sẽ xuất hiện với một số tùy chọn khác.

Hãy tiếp tục và chọn hộp Luôn tạo bản sao lưu^{(Always create backup)} . Nhấp vào OK^{(Click OK)} và bây giờ khi bạn lưu tệp, tệp sao lưu Excel^{(Excel backup)} cũng sẽ được tạo với phần mở rộng .XLK. Lưu ý rằng lần đầu tiên bạn làm điều này, các tệp sẽ hoàn toàn giống nhau. Nếu bạn thực hiện các chỉnh sửa đối với tệp gốc và sau đó lưu lại, tệp sao lưu^{(backup file)} sẽ vẫn được giữ nguyên (dữ liệu gốc). Tuy nhiên, trong lần lưu thứ ba, tệp sao lưu^{(backup file)} sẽ được cập nhật thông tin cho đến lần lưu thứ hai.

Về cơ bản, tệp sao lưu^{(backup file)} luôn ở sau phiên bản hiện tại một phiên bản. Vì vậy, nếu bạn đã thực hiện một loạt các thay đổi, đã lưu tệp của mình và sau đó muốn quay lại phiên bản không có những thay đổi đó, bạn chỉ cần mở tệp sao lưu^{(backup file)} .

Tệp được lưu ở cùng vị trí với tệp gốc và dường như không có cách nào để thay đổi điều đó. Tính năng này không tăng thêm độ an toàn cho tài liệu của bạn, nhưng nó tốt trong một số trường hợp nhất định.

Việc kích hoạt các tính năng sao lưu và khôi phục này^{(backup and recovery features)} trong Excel hy vọng sẽ giúp bạn tránh bị mất dữ liệu quan trọng. Luôn luôn là một lựa chọn tốt để sử dụng lưu trữ đám mây (như OneDrive ) như một mạng lưới an toàn^{(safety net)} bổ sung trong trường hợp máy tính của bạn bị lỗi nghiêm trọng. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy bình luận. Vui thích!

How to Use Excel AutoRecover and AutoBackup Features

It’s always a terrible tragedy whеn somеone loses something important they wеre working on because they didn’t save thеir document properly. This happens more оften than you would think to Excel and Word users!

Luckily, Microsoft has added a lot of features in the last couple of versions that help reduce the chances of losing data due to crashes, power outages, accidental deletions, etc. One feature is called AutoRecover and the second, less-commonly known feature, is called AutoBackup.

In this article, I’ll talk about how to configure both options so that your data is as safe as possible. I would also like to mention that the latest versions of Office allow you to save documents directly to OneDrive, which is a good option to consider because you’ll still be able to access your work even if your hard drive fails.

Excel AutoRecover

The Auto Recover feature is turned on by default and basically saves your document automatically into a temporary location after a set time interval. To view the AutoRecover settings, click on File and then Options.

Click on Save in the left-hand menu and you’ll see the AutoRecover option under Save Workbooks.

By default, AutoRecover information is saved every 10 minutes. In addition to the interval, Excel has to be idle for 30 seconds before the data will be saved. Also, the autosaved information is saved in the AutoRecover file location listed here. So how does it work? Basically, let’s say you have a worksheet like the one below and you have it saved.

Now let’s say I add the following data to the Excel spreadsheet and wait about 10 minutes without saving my document. Since the AutoRecover interval is set for 10 minutes, you need to wait at least that long for the data to be saved.

In my case, I simulated an Excel crash by opening the task manager and killing the Excel process. After that, I reopened Excel and immediately saw an option called Show Recovered Files.

If you click on that, it will bring up a list of Excel files that can be recovered. In my case, it had the original file, which had data in just A1 and A2, and it also had the AutoRecovered file, which included the data that I had not saved to disk.

Clicking on any of the items in the list will open another instance of Excel showing the data in that particular file. Overall, this is a really useful feature for those times when you didn’t save all your work, but Excel ends unexpectedly.

The major downside to this feature is that the AutoRecover data is stored on the same hard drive as your file, so if something happens to your hard drive, everything will be gone. You can change the location in the settings above to a separate hard drive or even to a network location, which I highly recommend.

Note that AutoRecover information is also deleted automatically by Excel in the following circumstances:

1. You save the file manually or by using File – Save As.
2. You close the file or quit Excel (whether you save the file or not)
3. You turn off AutoRecover completely or for just the workbook

So basically, whenever you save the file, it gets rid of the AutoRecover data. In addition, if you manually quit Excel and choose not to save the data, it will delete the AutoRecover data. Just keep that in mind when using this feature. If you are a heavy Excel user, I would suggest setting the AutoRecover interval to something like 2 or 3 minutes instead of 10.

AutoBackup

Another feature that not many people really know about it is AutoBackup. To use it, you have to first go and save your file to get to the Save dialog box. If you already have a saved Excel document, go to File and then Save As and choose a location. When you do this, it’ll bring up the Save As dialog.

In the dialog, click on the Tools button that is to the left of the Save button. You’ll see a couple of options, one of which is General Options. When you click on that, a small window will appear with some more options.

Go ahead and check the Always create backup box. Click OK and now when you save the file, an Excel backup file will also be created with a .XLK extension. Note that the first time you do this, the files will be exactly the same. If you make edits to the original file and then save it again, the backup file will still remain the same (the original data). The third time you save it, however, the backup file will be updated with information up to the second save.

Basically, the backup file is always one version behind the current version. So if you made a bunch of changes, saved your file and then wanted to go back to the version that didn’t have those changes, you could just open the backup file.

The file is saved in the same location as the original file and there doesn’t seem to be a way to change that. This feature doesn’t add a whole lot of safety to your document, but it’s good in certain circumstances.

Enabling these backup and recovery features in Excel will hopefully save you from losing important data. It’s always a good option to use cloud storage (like OneDrive) as an extra safety net in case your computer catastrophically fails. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• Thêm một Regression Trendline tuyến tính đến một Excel Scatter Plot

• Cách tạo Histogram trong Excel

• Cách an toàn Password Protect An Excel File

• Cách tạo Flowchart trong Word and Excel

• Cách Create Labels trong Word từ Excel Spreadsheet

• Cách sử dụng COUNTIFS, SUMIFS, AVERAGEIFS trong Excel

• Sử dụng các hàm tóm tắt để tóm tắt dữ liệu trong Excel

• Cách tạo Drop Down List trong Excel

• Sử dụng chức năng “Chèn dữ liệu từ ảnh” mới của Excel Mobile

• Cách ẩn Trang tính, Ô, Cột và Công thức trong Excel

• Cách mở nhiều phiên bản Excel

• Cách tạo Greeting Card với MS Word

• Cách so sánh hai tệp Excel và làm nổi bật sự khác biệt

• 40 phím tắt Microsoft Excel tốt nhất

• Cách tách biệt họ và tên trong Excel

• Lập biểu đồ dữ liệu Excel của bạn

• Cách thêm nhận xét vào ô trang tính Excel

• Làm thế nào để Automatically Backup một Word Document để onedrive

• Cách tạo Distribution List trong Outlook

• Sử dụng Excel để tìm ra lãi suất hiệu quả từ lãi suất danh nghĩa