Có hai tệp Excel^(Excel) có tên giống nhau trong các thư mục khác nhau trên máy tính của bạn. Làm cách nào để bạn xác định xem các tệp là bản sao hay các phiên bản khác nhau của cùng một sổ làm việc Excel^{(Excel workbook)} ? Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách so sánh hai tệp Excel^(Excel) , ngay cả khi bạn chưa cài đặt Excel trên máy tính của mình.

Các công cụ so sánh này có thể giúp bạn phát hiện dữ liệu không nhất quán, giá trị lỗi thời, công thức bị hỏng, tính toán không chính xác và các vấn đề khác trong trang tính Excel^{(Excel worksheet)} của bạn .

1. So sánh hai trang tính Excel : Xem ^{(View Side)}cạnh^(Side) nhau

Nếu bạn có thể xem nhanh dữ liệu của trang tính, hãy mở chúng trong một cửa sổ riêng biệt và thực hiện so sánh song song bằng cách sử dụng tính năng “Xem song song” của Excel.

1. Mở tệp Excel^{(Excel file)} chứa cả hai trang tính, đi tới tab Xem và chọn ^(View)Cửa sổ Mới^{(New Window)} .

1. Trong cửa sổ mới, hãy chọn hoặc chuyển sang trang tính (thứ hai) mà bạn muốn so sánh.

Thay đổi kích thước hoặc sắp xếp lại các cửa sổ để bạn có chế độ xem song song của cả hai trang tính trên màn hình máy tính của mình. Một lần nữa^(Again) , phương pháp này là tốt nhất để so sánh các trang tính Excel chỉ có một vài hàng hoặc cột.

1. Nếu bạn muốn sử dụng công cụ so sánh của Excel để đặt cả hai cửa sổ cạnh nhau, hãy kiểm tra tab “Chế độ xem” và chọn biểu tượng Chế độ xem^{(View Side by Side)} song song .

Excel sẽ ngay lập tức sắp xếp cả hai trang tính theo chiều ngang trên màn hình máy tính của bạn. Có thể hơi khó so sánh các trang tính trong chế độ xem^{(landscape view)} ngang này , vì vậy hãy chuyển sang bước tiếp theo để thay đổi hướng thành vertical/portrait arrangement .

1. Quay lại tab “Xem” và chọn Sắp xếp Tất cả^{(Arrange All)} .

1. Chọn Dọc^(Vertical) trong cửa sổ “Sắp xếp” và chọn OK .

Điều đó sẽ xếp cả hai trang tính ở vị trí cạnh nhau trên màn hình của bạn. Có một^{(s one)} cài đặt nữa bạn cần bật để so sánh dễ dàng hơn nhiều.

1. Nhấn vào Cuộn đồng bộ^{(Synchronous Scrolling)} và đảm bảo rằng nó được đánh dấu. Điều này cho phép bạn cuộn qua cả hai trang tính đồng thời, cho phép so sánh đồng bộ từng hàng của tập dữ liệu của bạn.

Nếu các hàng trên cùng của cả hai trang tính là tiêu đề, hãy đảm bảo bạn cố định chúng để chúng không di chuyển với phần còn lại của tập dữ liệu khi bạn cuộn qua.

1. Chọn Freeze Panes và chọn Freeze Top Row . Lặp lại bước này cho trang tính thứ hai.

1. Chọn Đặt lại Vị trí Cửa sổ^{(Reset Window Position)} để hoàn nguyên hướng so sánh^{(comparison orientation)} về định dạng ngang.

1. Khi bạn hoàn tất việc so sánh, hãy chọn View Side by Side để hoàn nguyên các trang tính về kích thước ban đầu của chúng.

Bây giờ bạn có thể cuộn qua cả hai trang tính và so sánh chúng từng dòng một. Ưu điểm chính của tính năng này là nó được tích hợp sẵn trong tất cả các phiên bản Excel . Tuy nhiên, bạn vẫn sẽ phải thực hiện một loạt công việc — ví dụ: phát hiện các ô với các số liệu, macro, công thức khác nhau, v.v.

2. So sánh hai tệp Excel^(Excel) bằng các công cụ trực tuyến^{(Online Tools)}

Có các công cụ dựa trên web cung cấp dịch vụ so sánh Excel^{(Excel comparison)} . Bạn sẽ thấy những công cụ này có lợi nếu bạn chưa cài đặt Excel trên máy tính của mình. Công cụ So sánh Excel này của Aspose^{(Excel Comparison tool by Aspose)} là một công cụ web^{(web tool)} tốt để so sánh hai tệp Excel^(Excel) .

Tải lên tệp Excel^{(Excel file)} đầu tiên (chính) trong hộp đầu tiên, kéo tệp khác vào hộp thứ hai và chọn nút So sánh ngay^{(Compare Now)} .

Nếu tệp có nhiều trang tính, hãy chọn các trang tính bạn muốn so sánh trong tab Trang tính^{(Sheets tab)} . Nếu cả hai trang tính đều có các ô có giá trị hoặc nội dung khác nhau, công cụ so sánh Aspose Excel^{(Aspose Excel comparison)} sẽ đánh dấu sự khác biệt bằng màu vàng.

Hạn chế của các công cụ dựa trên web này là chúng chủ yếu làm nổi bật các giá trị khác nhau. Họ không thể đánh dấu các công thức^{(highlight discrepant formulas)} , phép tính khác nhau, v.v.

3. So sánh hai ^{(Compare Two)} tệp Excel^(Excel) bằng “So sánh bảng tính”

So sánh bảng tính^{(Spreadsheet Compare)} là một phần mềm đáng tin cậy để so sánh hai tệp hoặc trang tính Excel . Đáng buồn thay, nó chỉ có sẵn cho các thiết bị Windows vào lúc này. Nó là một chương trình độc lập^{(standalone program)} và cũng được tích hợp sẵn trong Microsoft Excel có trong các phiên bản / gói Office: Office Professional Plus^{(Office Professional Plus)} (2013 và 2016) hoặc Microsoft 365.

Sử dụng So sánh bảng tính trong Excel^{(Use Spreadsheet Compare in Excel)}

Nếu ứng dụng Excel^{(Excel app)} của bạn là một phần của các gói Office được đề cập ở trên, bạn có thể truy cập ^(Office)công cụ So sánh Bảng tính^{(Spreadsheet Compare tool)} thông qua bổ trợ “Yêu cầu”. Nếu không có tab “Yêu cầu” trong ứng dụng Excel^{(Excel app)} của bạn , đây là cách bật nó.

1. Chọn Tệp^(File) trên thanh menu.

1. Chọn Tùy chọn^(Options) trên thanh bên.

1. Chọn Phần bổ trợ^(Add-ins) trong thanh bên, chọn Phần bổ trợ COM trong^{(COM Add-in)} menu thả xuống “Quản lý” và chọn Bắt đầu^(Go) .

1. Đánh dấu vào ô Inquire và chọn OK .

Lưu ý:^(Note:) Nếu bạn không tìm thấy hộp kiểm “Yêu cầu” trong trang COM Add-in^{(COM Add-ins page)} , thì phiên bản Excel hoặc Office của bạn không hỗ trợ So sánh bảng tính^{(Spreadsheet Compare)} . Hoặc có thể, quản trị viên của tổ chức bạn đã tắt tính năng này. Cài đặt các phiên bản Office với ^(Office)So sánh bảng tính^{(Spreadsheet Compare)} được cài đặt sẵn hoặc liên hệ với quản trị viên của tổ chức bạn.

1. Mở cả hai tệp Excel^(Excel) mà bạn muốn so sánh trong một cửa sổ riêng biệt, đi tới tab Yêu cầu^(Inquire) trong thanh Trình đơn và chọn So sánh Tệp^{(Compare Files)} .

1. Excel sẽ tự động thêm tệp đầu tiên và tệp thứ hai vào hộp thoại “So sánh” và “Đến” tương ứng. Chọn Hoán đổi tệp^{(Swap Files)} để trao đổi tệp chính và tệp phụ hoặc chọn So sánh^(Compare) để bắt đầu so sánh.

Thao tác đó sẽ khởi chạy So sánh bảng tính^{(Spreadsheet Compare)} trong một cửa sổ mới, làm nổi bật bất kỳ sự chênh lệch nào trong tập dữ liệu của bạn. Các ô thông thường có các giá trị khác nhau sẽ có điểm đánh dấu màu xanh lá cây. Các ô có công thức được định dạng màu tím trong khi các ô có macro sẽ có màu tô xanh ngọc^{(turquoise fill color)} .

Chọn Xuất kết quả^{(Export Results)} để tạo và lưu bản sao kết quả vào máy tính của bạn dưới dạng tài liệu Excel^{(Excel document)} .

Báo cáo sẽ chỉ ra (các) trang tính và tham chiếu ô với các bộ dữ liệu khác nhau, cũng như các giá trị chính xác của dữ liệu cũ và mới.

Bạn có thể chia sẻ báo cáo Excel^{(share the Excel report)} với đồng nghiệp, nhóm của mình hoặc những người khác làm việc cộng tác trên tệp.

Sử dụng So sánh bảng tính như một chương trình độc lập^{(Use Spreadsheet Compare as a Standalone Program)}

Nếu phiên bản Excel hoặc Office của bạn không có bổ trợ So sánh Bảng tính^{(Spreadsheet Compare add-in)} , hãy cài đặt phần mềm độc lập^{(standalone software)} từ trang web của nhà phát triển. Khi cài đặt tệp thiết lập^{(setup file)} , hãy đảm bảo bạn chọn hộp Đăng ký và kích hoạt bổ trợ trong Excel^{(Register and activate the add-in in Excel)} .

Sau khi cài đặt, khởi chạy So sánh bảng tính^{(Spreadsheet Compare)} và làm theo các bước sau để sử dụng chương trình so sánh các tài liệu Excel .

1. Chọn So sánh Tệp^{(Compare Files)} trong tab “Trang chủ”.

1. Chọn biểu tượng thư mục bên cạnh ^{(folder icon)}hộp thoại^{(dialog box)} “So sánh (tệp cũ hơn)” để thêm tài liệu đầu tiên bạn muốn so sánh với công cụ. Thêm tệp thứ hai vào hộp “Tới (tệp mới hơn)” và chọn ^{(box and select)} OK để tiếp tục.

So sánh bảng tính^{(Spreadsheet Compare)} sẽ xử lý các tệp và đánh dấu các ô có các giá trị khác nhau bằng màu xanh lục.

Phát hiện sự khác biệt

Công cụ so sánh “Xem song song” là tùy chọn khả thi nhất cho người dùng Office Home hoặc Sinh viên^{(Office Home or Students users)} . Nếu bạn đang sử dụng Excel for Microsoft 365 hoặc Office Professional Plus (2013 hoặc 2016), công cụ “So sánh bảng tính” tích hợp sẵn có sẵn cho bạn. Nhưng nếu bạn không sử dụng Excel trên máy tính của mình, các công cụ ^(Excel)so sánh Excel^{(Excel comparison)} dựa trên web sẽ hoàn thành công việc. Nó thực sự dễ dàng.

How to Compare Two Excel Files and Highlight the Differences

There are two similarly-named Excel files in different folders on your computer. How do you determine if the files are duplicates or different versions of the same Excel workbook? In this tutorial, we’ll show you how to compare two Excel files, even if you don’t have Excel installed on your computer.

These comparison tools can help you spot inconsistent data, outdated values, broken formulas, incorrect calculations, and other problems in your Excel worksheet.

1. Compare Two Excel Sheets: View Side by Side

If you can peruse the sheet’s data at a glance, open them in a separate window and perform a side-by-side comparison using Excel’s “View Side by Side” feature.

1. Open the Excel file housing both worksheets, head to the View tab, and select New Window.

1. In the new window, select or switch to the (second) worksheet you want to compare.

Resize or rearrange the windows so you have a side-by-side view of both worksheets on your computer’s display. Again, this method is best for comparing Excel worksheets with only a few rows or columns.

1. If you’d rather use Excel’s comparison tool to place both windows side-by-side, check the “View” tab and select the View Side by Side icon.

Excel will immediately arrange both worksheets horizontally on your computer’s screen. It might be a bit difficult to compare sheets in this landscape view, so proceed to the next step to change the orientation to a vertical/portrait arrangement.

1. Head to the “View” tab again and select Arrange All.

1. Select Vertical in the “Arrange” window and select OK.

That’ll stack both worksheets in a side-by-side position on your screen. There’s one more setting you need to enable to make the comparison a lot easier.

1. Tap Synchronous Scrolling and make sure it is highlighted. This lets you scroll through both worksheets simultaneously, allowing for a synchronous row-by-row comparison of your dataset.

If the top rows of both worksheets are headers, make sure you freeze them so they don’t move with the rest of the dataset when you scroll through.

1. Select Freeze Panes and select Freeze Top Row. Repeat this step for the second worksheet.

1. Select Reset Window Position to revert the comparison orientation to landscape format.

1. When you’re done with the comparison, select View Side by Side to revert the worksheets to their initial sizes.

Now you can scroll through both worksheets and compare them line-by-line. The major advantage of this feature is that it’s built into all Excel versions. However, you’ll still have to do a bunch of the work—i.e., spotting cells with varying figures, macros, formulas, etc.

2. Compare Two Excel Files Using Online Tools

There are web-based tools that offer Excel comparison services. You’ll find these tools beneficial if you don’t have Excel installed on your computer. This Excel Comparison tool by Aspose is a good web tool for comparing two Excel files.

Upload the first (primary) Excel file in the first box, drag the other file in the second box, and select the Compare Now button.

If the files have multiple sheets, select the sheets you want to compare in the Sheets tab. If both sheets have cells with different values or content, the Aspose Excel comparison tool will highlight the differences in yellow.

The limitation of these web-based tools is that they mostly highlight different values. They can’t highlight discrepant formulas, calculations, etc.

3. Compare Two Excel Files Using “Spreadsheet Compare”

Spreadsheet Compare is a reliable software for comparing two Excel files or worksheets. Sadly, it’s only available for Windows devices at the moment. It comes as a standalone program and is also built into Microsoft Excel included in the Office versions/packages: Office Professional Plus (2013 and 2016) or Microsoft 365.

Use Spreadsheet Compare in Excel

If your Excel app is part of the above-mentioned Office packages, you can access the Spreadsheet Compare tool via the “Inquire” add-in. If there’s no “Inquire” tab in your Excel app, here’s how to turn it on.

1. Select File on the menu bar.

1. Select Options on the sidebar.

1. Select Add-ins in the sidebar, select COM Add-in in the “Manage” drop-down menu, and select Go.

1. Check the Inquire box and select OK.

Note: If you don’t find an “Inquire” checkbox in the COM Add-ins page, your Excel or Office version doesn’t support Spreadsheet Compare. Or perhaps, your organization’s admin has disabled the feature. Install the Office versions with Spreadsheet Compare pre-installed or contact your organization’s admin.

1. Open both Excel files you want to compare in a separate window, head to the Inquire tab in the Menu bar, and select Compare Files.

1. Excel will automatically add the first and second files to the “Compare” and “To” dialog boxes, respectively. Select Swap Files to interchange the primary and secondary files, or select Compare to start the comparison.

That’ll launch Spreadsheet Compare in a new window, highlighting any disparity within your dataset. Regular cells with different values will have a green highlight. Cells with formulas are formatted purple while cells with a macro will sport a turquoise fill color.

Select Export Results to generate and save a copy of the results to your computer as an Excel document.

The report will indicate the sheet(s) and cell references with varying datasets, as well as the exact values of the old and new data.

You can share the Excel report with your colleagues, team, or other people working collaboratively on the file.

Use Spreadsheet Compare as a Standalone Program

If your Excel or Office version doesn’t have the Spreadsheet Compare add-in, install the standalone software from the developer’s website. When installing the setup file, make sure you check the Register and activate the add-in in Excel box.

After installation, launch Spreadsheet Compare and follow these steps to use the program to compare the Excel documents.

1. Select Compare Files in the “Home” tab.

1. Select the folder icon next to the “Compare (older files)” dialog box to add the first document you want to compare to the tool. Add the second file to the “To (newer files)” box and select OK to proceed.

Spreadsheet Compare will process the files and highlight cells with varying values in green.

Spot the Differences

The “View Side by Side” comparison tool is the most viable option for Office Home or Students users. If you’re using Excel for Microsoft 365 or Office Professional Plus (2013 or 2016), the built-in “Spreadsheet Compare” tool is at your disposal. But if you don’t Excel on your computer, web-based Excel comparison tools will get the job done. It’s really that easy.

Related posts

• Thêm một Regression Trendline tuyến tính đến một Excel Scatter Plot

• Cách tạo Histogram trong Excel

• Cách an toàn Password Protect An Excel File

• Cách tạo Flowchart trong Word and Excel

• Cách Create Labels trong Word từ Excel Spreadsheet

• Cách tạo Drop Down List trong Excel

• Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Làm thế nào để Quay Macro trong Excel

• Sử dụng Excel Watch Window để theo dõi các ô quan trọng trong sổ làm việc

• Cách theo dõi các thay đổi trong Excel

• Độ rộng cột tự động bổ sung và độ cao hàng trong Excel

• Cách sử dụng COUNTIFS, SUMIFS, AVERAGEIFS trong Excel

• Làm thế nào để Automatically Backup một Word Document để onedrive

• Cách thêm và in hình nền Excel

• Cách sử dụng hàm YEARFRAC trong Excel

• Cách tạo danh sách kiểm tra trong Excel

• Cách thêm thanh lỗi trong Excel

• Cách chuyển đổi giữa các bảng tính trong Excel

• Cách mở nhiều phiên bản Excel

• Làm thế nào để hiểu phân tích điều gì xảy ra trong Microsoft Excel