Có một số lý do bạn có thể muốn lưu email vào ổ cứng, bao gồm cả việc khôi phục sau khi mất dữ liệu đột ngột^{(recovery after sudden data loss)} . Sao lưu email của bạn vào ổ cứng ngoài sẽ đảm bảo bạn luôn có quyền truy cập vào chúng, ngay cả khi tài khoản của bạn bị tin tặc tấn công.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về cách sao lưu email từ các ứng dụng email hàng đầu dành cho Windows , Mac và Linux .

Một ứng dụng email là gì?^{(What Is An Email Client?)}

Ứng dụng email khách là một chương trình cho phép người dùng soạn, nhận, gửi, truy cập và quản lý email từ nhiều tài khoản tại một nơi.

Người dùng thường tạo các thư mục và nhãn để sắp xếp email để chúng có thể được tìm kiếm theo các chi tiết như thời gian, chủ đề, người gửi và nội dung.

Cách lưu email Thunderbird của bạn vào ổ cứng ngoài^{(How To Save Your Thunderbird Emails To An External Hard Drive)}

Email Thunderbird^{(Thunderbird)} là một ứng dụng miễn phí, thiết lập đơn giản và dễ dàng tùy chỉnh cho Windows , Mac và Linux .  

Nó giữ tất cả các tùy chọn, tin nhắn, thư mục và thông tin khác của bạn trong một tệp riêng biệt ngoài tệp chương trình Thunderbird . Tệp này được gọi là thư mục hồ sơ của bạn^{(your profile directory)} . Bạn cần sử dụng nó để sao lưu email của mình.

Tìm hồ sơ Mozilla Thunderbird hoàn chỉnh của bạn^{(Find Your Complete Mozilla Thunderbird Profile)}

Đảm^(Make) bảo rằng Thunderbird không chạy và mở thư mục hồ sơ. Việc tìm thấy nó ở đâu tùy thuộc vào hệ điều hành bạn đang sử dụng. Dưới đây, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách xác định hồ sơ của bạn trong Windows , Mac và Linux .

Sử dụng Windows^{(Using Windows)}

• Nhập Run trong menu bắt đầu.

• Nhập %appdata% và nhấp vào OK . 
• Mở thư mục Thunderbird , sau đó mở Hồ sơ^{(Profiles f)} cũ hơn

Tìm hồ sơ Thunderbird trong Mac^{(Find Thunderbird Profile In Mac)}

• Mở Finder.

• Nhấn Command + Shift + G để mở cửa sổ yêu cầu tên thư mục.

• Nhập ~/Library/Thunderbird/Profiles/ và nhấp vào Go. 
• Mở thư mục Thunderbird và nhấp vào Hồ sơ.^(Profiles.)  

Sử dụng Linux^{(Using Linux)}

• Mở trình quản lý tệp và thay đổi cài đặt chế độ xem để hiển thị các tệp ẩn.

• Mở thư mục có tên .thunderbird .

• Thư mục hồ sơ Thunderbird^{(Thunderbird)} của bạn sẽ có tên như xyxyx.default trong đó xyxyx là một tập hợp các ký tự ngẫu nhiên. Trong ảnh chụp màn hình bên dưới, thư mục hồ sơ là 5euiyvw.default.

Sao chép, lưu hoặc sao lưu hồ sơ Thunderbird của bạn^{(Copy, Save, Or Backup Your Thunderbird Profile)}

Đánh dấu^(Highlight) tất cả các tệp và thư mục trong hồ sơ Thunderbird^{(Thunderbird profile)} của bạn . Bây giờ bạn có thể sao chép dữ liệu email vào ổ cứng ngoài để tạo bản sao lưu. Đó là một ý tưởng hay, đặc biệt là đối với các hồ sơ email rất lớn, nén các thư mục và tệp vào một tệp zip. Tệp zip được nén và chiếm ít dung lượng hơn.

• Để nén các tệp và thư mục trong Windows , hãy chọn tất cả và nhấp vào thư mục Gửi ^(Send)đến đã nén (đã nén)^{( to Compressed (zipped) folder)} .

• Trên máy Mac^(Mac) , để nén tệp, hãy đánh dấu các tệp và thư mục bạn muốn nén, nhấp chuột phải vào một trong số chúng và chọn Compress # items .

• Tệp zip mới được tạo sẽ có tên là Archive.zip .
• Để nén tệp trong Linux, hãy nhập tar -zcf MozillaProfiles.tar.gz trong cửa sổ Terminal và nhấn Enter . Tên tệp nén của bạn sẽ là MozillaProfiles.tar.gz .

Lưu vào ổ cứng^{(Save To Hard Drive)}

Đánh dấu^(Highlight) tất cả các thư mục, tệp hoặc tệp zip bạn đã tạo và sao chép tệp. Điều hướng^(Navigate) đến ổ cứng ngoài nơi bạn muốn lưu email của mình và dán chúng vào.

Cách lưu email Gmail của bạn vào ổ cứng ^{(How To Save Your Gmail Emails To a Hard Drive )}

• Bắt đầu bằng cách đăng nhập vào Tài khoản Google^{(Google Account)} của bạn và truy cập Google Takeout .

• Nhấp vào Bỏ chọn tất cả^{(Deselect all)} để bỏ chọn tất cả các sản phẩm của Google .

• Cuộn xuống cho đến khi bạn tìm thấy Thư^{(Mail )} và chọn nó.

• Nếu bạn không muốn sao lưu tất cả các email của mình, hãy nhấp vào menu thả xuống bên cạnh Tất cả dữ liệu Thư được bao gồm^{(All Mail data included )} và chọn loại email bạn muốn lưu.

• Cuộn xuống cuối trang và nhấp vào Bước tiếp theo^{(Next step)} . Google cung cấp cho bạn tùy chọn sao lưu dữ liệu của bạn trực tiếp vào Google Drive , Dropbox , OneDrive hoặc Box . Tuy nhiên, vì chúng tôi muốn lưu email của mình vào ổ cứng ngoài, hãy chọn Gửi liên kết tải xuống qua email^{(Send download link via email)} .

• Chọn giữa Lưu trữ một lần^{(One-time archive)} hoặc Xuất theo lịch trình^{(Scheduled exports)} . Chọn loại^{(File type)} và kích thước^(size) tệp , sau đó nhấp vào Tạo tệp lưu trữ^{(Create archive)} .

• Tùy thuộc vào kích thước tài khoản email của bạn, có thể mất nhiều giờ trước khi tệp của bạn sẵn sàng. Bạn sẽ nhận được một email khi nó được hoàn tất.

• Khi bạn nhận được tệp zip của mình từ Google , tệp sẽ ở định dạng tệp .MBOX . Sau đó, bạn có thể lưu tệp vào ổ cứng ngoài của mình.

Để tìm hiểu thêm về tệp .MBOX, hãy xem Việc cần làm với tệp .MBOX đã xuất^{(What To Do with Exported .MBOX Files)} .

Lưu email Outlook của bạn vào ổ cứng ngoài^{(Save Your Outlook Emails to an External Hard Drive)}

Microsoft Outlook ( MSO ) là một ứng dụng email rất phổ biến. Nó hoạt động trơn tru trên hệ điều hành Windows và Mac , mặc dù nó có thể ảnh hưởng đến việc sử dụng bộ nhớ^{(though it can impact memory usage)} . Nếu bạn đang chạy Linux và không biết cách chạy Outlook , hãy xem Microsoft Office 365 trên Linux^{( Microsoft Office 365 on Linux)} .

Backup and Export OST/PST from Outlook Email Application

• Mở MSO và nhấp vào Tệp^(File) > Mở & Xuất^{(Open & Export)} > Import/Export > Tiếp theo^{(Next )}
• Từ trình hướng dẫn này, hãy bấm Xuất sang Tệp^{(Export to a File )} > Tiếp theo^(Next)

• Chọn Tệp Dữ liệu Outlook (.pst)^{(Outlook Data File (.pst) )} và nhấp vào Tiếp theo^(Next) . 

• Chọn Hộp thư^(Inbox) đến làm thư mục để xuất. Nếu bạn muốn xuất một thư mục khác, hãy mở rộng hộp thư đến và chọn những gì bạn muốn sao lưu. 
• Đánh dấu kiểm bên cạnh Bao gồm các thư mục con^{(Include subfolders )} nếu bạn muốn bao gồm chúng.  

Để sao lưu Outlook vào ổ cứng ngoài, hãy kết nối nó với máy tính của bạn ngay bây giờ. Nếu một hộp thoại xuất hiện, hãy nhấp vào Hủy^(Cancel) .

Chọn từ các tùy chọn sau:

• Thay thế^(Replace) các bản sao bằng các mục đã xuất.
• Cho phép^(Allow) các mục trùng lặp được tạo ra.
• Không xuất các mặt hàng trùng lặp.

Nhấp vào Duyệt qua^(Browse) và chọn ổ đĩa ngoài từ danh sách thiết bị lưu trữ.

Nhấp vào Tiếp theo^(Next) và sau đó Kết thúc^(Finish) . Nếu bạn muốn giữ an toàn cho tin nhắn của mình, hãy nhập mật khẩu khi được nhắc và bấm OK .

Bạn nên sao lưu tất cả các tệp cần thiết trên máy tính, bao gồm cả email. Nếu máy tính của bạn gặp sự cố hoặc bị tấn công, bạn sẽ luôn có một bản sao lưu để truy cập vào dữ liệu quan trọng của mình. 

Lưu email trên ổ cứng ngoài cũng là cách để nhập chúng trở lại máy tính mới.

How To Save Your Emails To a Local Hard Drive

There are seνeral reasons you might want to save your emails to your hard drive, including recovery after sudden data loss. Backing up your emails to an external hard drive will make sure you always have access to them, even if your account gets attacked by a hacker.

In this article, we will discuss how to back up emails from the top email clients for Windows, Mac, and Linux.

What Is An Email Client?

An email client is a program that enables users to compose, receive, send, access, and manage emails from multiple accounts in one place.

Users typically create folders and labels to organize emails so they can be searched for by details such as time, subjects, senders, and content.

How To Save Your Thunderbird Emails To An External Hard Drive

Thunderbird email is a free application that is simple to set up and easily customizable for Windows, Mac and Linux.  

It keeps all your preferences, messages, folders, and other information in a separate file than the Thunderbird program files. This file is called your profile directory. You need to use it to back up your emails.

Find Your Complete Mozilla Thunderbird Profile

Make sure Thunderbird is not running and open the profile directory. Where to find it depends upon the operating system you are using. Below we will show you how to locate your profile in Windows, Mac, and Linux.

Using Windows

• Type Run in the start menu.

• Type %appdata% and click OK. 
• Open the Thunderbird folder, then open the Profiles folder

Find Thunderbird Profile In Mac

• Open Finder.

• Press Command + Shift + G to open a window asking for a folder name.

• Type ~/Library/Thunderbird/Profiles/ and click Go. 
• Open the Thunderbird folder and click on Profiles.  

Using Linux

• Open the file manager and change view setting to show hidden files.

• Open the folder called .thunderbird.

• Your Thunderbird profile folder will have a name like xyxyx.default where xyxyx is a random set of characters. In the screenshot below, the profile folder is 5euiyvw.default.

Copy, Save, Or Backup Your Thunderbird Profile

Highlight all the files and folders in your Thunderbird profile. Now you can copy the email data to an external hard drive to create a backup. It’s a good idea, especially for very large email profiles, to compress the folders and files to a zip file. A zip file is compressed and takes up much less space.

• To compress files and folders in Windows, select all and click the Send to Compressed (zipped) folder.

• On a Mac, to compress files, highlight the files and folders you want to compress, right-click on one of them and select Compress # items.

• The newly created zip file will be called Archive.zip.
• To compress files in Linux, type tar -zcf MozillaProfiles.tar.gz in a Terminal window and hit Enter. The name of your compressed file will be MozillaProfiles.tar.gz.

Save To Hard Drive

Highlight all the folders, files, or zip file you created and copy the files. Navigate to the external hard drive where you want to save your emails and paste them in.

How To Save Your Gmail Emails To a Hard Drive 

• Start by logging into your Google Account and visiting Google Takeout.

• Click on Deselect all to uncheck all the Google products.

• Scroll down until you find Mail and select it.

• If you don’t want to back up all your emails click the drop-down menu next to All Mail data included and select the types of emails you want to save.

• Scroll to the bottom of the page and click Next step. Google gives you the option to back up your data directly to Google Drive, Dropbox, OneDrive, or Box. However, since we want to save our emails to an external hard drive, choose Send download link via email.

• Choose between One-time archive or Scheduled exports. Select the File type and size, then click Create archive.

• Depending upon the size of your email account, it could take many hours before your file is ready. You will receive an email when it is done.

• When you receive your zip file from Google, it will be in the format of a .MBOX file. You can then save the file to your external hard drive.

To learn more about .MBOX files, watch What To Do with Exported .MBOX Files.

Save Your Outlook Emails to an External Hard Drive

Microsoft Outlook (MSO) is a very popular email client. It works seamlessly on Windows and Mac operating systems, though it can impact memory usage. If you are running Linux and don’t know how to run Outlook, watch Microsoft Office 365 on Linux.

Backup and Export OST/PST from Outlook Email Application

• Open MSO and click on File > Open & Export > Import/Export > Next
• From this wizard, click Export to a File > Next

• Choose Outlook Data File (.pst) and click Next. 

• Select Inbox as the folder to export. If you want to export a different folder, expand the inbox and choose what you want to back up. 
• Put a checkmark next to Include subfolders if you want to include them.  

To back up Outlook to an external hard drive, connect it to your computer now. If a dialog box appears, click Cancel.

Choose from the following options:

• Replace duplicates with items exported.
• Allow duplicate items to be created.
• Do not export duplicate items.

Click on Browse and choose the external drive from the list of storage devices.

Click Next and then Finish. If you want to keep your messages secure, enter a password when prompted and click OK.

It’s always a good idea to back up all your essential files on your computer, including your emails. If your computer crashes or gets hacked, you will always have a backup to access your important data. 

Saving emails on an external hard drive is also the way to import them back to a new computer.

Related posts

• Cách di chuyển Windows sang một ổ cứng khác

• Sao chép dữ liệu ra máy tính xách tay hoặc ổ cứng máy tính để bàn không thể khởi động

• Khắc phục sự cố ổ cứng bị lỗi

• Cách sử dụng Google Backup and Sync để sao lưu ổ cứng của bạn

• Cách đặt mật khẩu cho ổ cứng ngoài

• 5 chương trình miễn phí để xóa hoàn toàn ổ cứng

• Ổ cứng gắn ngoài không hiển thị trong Windows hoặc OS X?

• Tại sao C luôn mặc định Windows System Drive letter luôn?

• Cách chuyển Xbox One Games and Apps sang Hard Drive bên ngoài

• S.M.A.R.T or Self-Monitoring, Analysis and Reporting Technology là gì

• Tạo một ổ đĩa flash USB có thể khởi động nhiều hệ điều hành

• Fix Hard Drive Không cài đặt vấn đề trên Windows 10

• Cách tạo ổ lưu trữ dùng chung cho hệ thống khởi động kép

• Cách thiết lập thư viện iTunes trên ổ cứng ngoài hoặc NAS

• Windows 10 không nhận ra Hard Drive thứ hai

• Cách thay đổi ký tự ổ đĩa trong Windows

• Màu sắc WD Hard Drive khác nhau có nghĩa là gì?

• Hard Drive bên ngoài không hiển thị hoặc nhận ra? Đây là cách khắc phục nó!

• Fix Unallocated Hard Drive mà không mất Data trong Windows 10

• Cách sao chép ổ cứng trong Windows 10