Gần đây tôi đã viết một bài viết về cách sử dụng các hàm tóm tắt trong Excel để dễ dàng tóm tắt một lượng lớn dữ liệu, nhưng bài viết đó đã tính đến tất cả dữ liệu trên trang tính. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn chỉ muốn xem một tập con dữ liệu và tóm tắt tập con dữ liệu?

Trong Excel , bạn có thể tạo bộ lọc trên các cột sẽ ẩn các hàng không phù hợp với bộ lọc của bạn. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các hàm đặc biệt trong Excel để tóm tắt dữ liệu chỉ sử dụng dữ liệu đã lọc.

Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước để tạo bộ lọc trong Excel và cũng như sử dụng các hàm tích hợp để tóm tắt dữ liệu đã lọc đó.

Tạo bộ lọc đơn giản trong Excel

Trong Excel , bạn có thể tạo bộ lọc đơn giản và bộ lọc phức tạp. Hãy bắt đầu với các bộ lọc đơn giản. Khi làm việc với bộ lọc, bạn phải luôn có một hàng ở trên cùng được sử dụng cho nhãn. Không bắt buộc phải có hàng này, nhưng nó giúp làm việc với các bộ lọc dễ dàng hơn một chút.

Ở trên, tôi có một số dữ liệu giả mạo và tôi muốn tạo bộ lọc trên cột Thành phố^(City) . Trong Excel , điều này thực sự dễ thực hiện. Tiếp tục và nhấp vào tab Dữ liệu^(Data) trong ruy-băng và sau đó nhấp vào nút Bộ lọc^(Filter) . Bạn không cần phải chọn dữ liệu trên trang tính hoặc nhấp^{(sheet or click)} vào hàng đầu tiên.

Khi bạn nhấp vào Bộ lọc^(Filter) , mỗi cột trong hàng đầu tiên sẽ tự động có thêm một nút thả xuống nhỏ ở bên phải.

Bây giờ, hãy tiếp tục và nhấp vào mũi tên thả xuống trong cột Thành phố^{(City column)} . Bạn sẽ thấy một số tùy chọn khác nhau, mà tôi sẽ giải thích bên dưới.

Ở trên cùng, bạn có thể nhanh chóng sắp xếp tất cả các hàng theo giá trị trong cột Thành phố^{(City column)} . Lưu ý rằng khi bạn sắp xếp dữ liệu, nó sẽ di chuyển toàn bộ hàng, không chỉ các giá trị trong cột Thành phố^{(City column)} . Điều này sẽ đảm bảo rằng dữ liệu của bạn vẫn còn nguyên vẹn như trước đây.

Ngoài ra, bạn nên thêm một cột ở phía trước được gọi là ID và đánh số thứ tự^{(ID and number)} nó từ một đến nhiều hàng mà bạn có trong trang tính của mình. Bằng cách này, bạn luôn có thể sắp xếp theo cột ID^{(ID column)} và lấy lại dữ liệu theo đúng thứ tự ban đầu, nếu điều đó quan trọng với bạn.

Như bạn có thể thấy, tất cả dữ liệu trong bảng tính hiện được sắp xếp dựa trên các giá trị trong cột Thành phố^{(City column)} . Cho đến nay, không có hàng nào bị ẩn. Bây giờ chúng ta hãy xem các hộp kiểm ở cuối hộp thoại bộ lọc^{(filter dialog)} . Trong ví dụ của tôi, tôi chỉ có ba giá trị duy nhất trong cột Thành phố^{(City column)} và ba giá trị đó hiển thị trong danh sách.

Tôi đã tiếp tục và bỏ chọn hai thành phố và bỏ chọn một thành phố. Bây giờ tôi chỉ có 8 hàng dữ liệu hiển thị và phần còn lại bị ẩn. Bạn có thể dễ dàng biết mình đang xem dữ liệu đã lọc nếu bạn kiểm tra số hàng ở ngoài cùng bên trái. Tùy thuộc vào số lượng hàng bị ẩn, bạn sẽ thấy thêm một vài đường ngang và màu của các con số sẽ là màu xanh lam.

Bây giờ, giả sử tôi muốn lọc trên cột thứ hai để giảm thêm số lượng kết quả. Trong cột C, tôi có tổng số thành viên trong mỗi gia đình và tôi muốn chỉ xem kết quả cho các gia đình có nhiều hơn hai thành viên.

Tiếp tục và nhấp vào mũi tên thả xuống trong Cột C^{(Column C)} và bạn sẽ thấy các hộp kiểm giống nhau cho mỗi giá trị duy nhất trong cột. Tuy nhiên, trong trường hợp này, chúng tôi muốn nhấp vào Bộ lọc số^{(Number Filters)} và sau đó nhấp vào Lớn hơn^{( Greater Than)} . Như bạn có thể thấy, cũng có một loạt các tùy chọn khác.

Một hộp thoại mới sẽ bật lên và tại đây bạn có thể nhập giá trị cho bộ lọc. Bạn cũng có thể thêm nhiều tiêu chí bằng hàm VÀ hoặc HOẶC^{(AND or OR function)} . Ví dụ: bạn có thể nói rằng bạn muốn các hàng có giá trị lớn hơn 2 và không bằng 5.

Bây giờ tôi chỉ xuống 5 hàng dữ liệu: chỉ các gia đình đến từ New Orleans và có 3 thành viên trở lên. Đủ dễ dàng^(Easy) ? Lưu ý rằng bạn có thể dễ dàng xóa bộ lọc trên một cột bằng cách nhấp vào menu thả xuống, sau đó nhấp vào liên kết Xóa bộ lọc khỏi "Tên cột"^{(Clear Filter From “Column Name”)} .

Vì vậy, đó là về nó cho các bộ lọc đơn giản trong Excel . Chúng rất dễ sử dụng và kết quả khá rõ ràng. Bây giờ chúng ta hãy xem xét các bộ lọc phức tạp bằng cách sử dụng hộp thoại Bộ lọc nâng cao^(Advanced) .

Tạo bộ lọc nâng cao trong Excel

Nếu bạn muốn tạo các bộ lọc nâng cao hơn, bạn phải sử dụng hộp thoại Bộ lọc ^{(filter dialog)}nâng cao^(Advanced) . Ví dụ: giả sử tôi muốn xem tất cả các gia đình sống ở New Orleans với hơn 2 thành viên trong gia đình của họ HOẶC^(OR) tất cả các gia đình ở Clarksville với hơn 3 thành viên trong gia đình của họ VÀ^(AND) chỉ những gia đình có địa chỉ email kết thúc bằng .EDU . Bây giờ bạn không thể làm điều đó với một bộ lọc đơn giản.

Để làm điều này, chúng ta cần thiết lập trang tính Excel^{(Excel sheet)} khác một chút. Hãy tiếp tục và chèn một vài hàng phía trên tập dữ liệu của bạn và sao chép chính xác nhãn tiêu đề vào hàng đầu tiên như hình dưới đây.

Bây giờ đây là cách các bộ lọc nâng cao hoạt động. Trước tiên, bạn phải nhập tiêu chí của mình vào các cột ở trên cùng, sau đó nhấp vào nút Nâng cao^(Advanced) trong Sắp xếp & Lọc^{( Sort & Filter)} trên tab Dữ liệu .^(Data)

Vậy chính xác thì chúng ta có thể nhập những gì vào các ô đó? OK, vậy hãy bắt đầu với ví dụ của chúng tôi. Chúng tôi chỉ muốn xem dữ liệu từ New Orleans hoặc Clarksville^{(New Orleans or Clarksville)} , vì vậy hãy nhập chúng vào các ô E2 và E3^{(E2 and E3)} .

Khi bạn nhập các giá trị trên các hàng khác nhau, nó có nghĩa là HOẶC. Bây giờ chúng tôi muốn các gia đình New Orleans có nhiều hơn hai thành viên và các gia đình Clarksville có hơn 3 thành viên. Để thực hiện việc này, hãy nhập >2 trong C2 và >3 trong C3.

Vì> 2 và New Orleans nằm trên cùng một hàng, nó sẽ là một toán tử AND^{(AND operator)} . Điều này cũng đúng với hàng 3^{(row 3)} ở trên. Cuối cùng, chúng tôi chỉ muốn những gia đình có địa chỉ email kết thúc .EDU. Để làm điều này, chỉ cần nhập *.edu vào cả D2 và D3^{(D2 and D3)} . Biểu tượng * có nghĩa là bất kỳ số ký tự nào.

Khi bạn làm điều đó, hãy nhấp vào bất kỳ đâu trong tập dữ liệu của bạn và sau đó nhấp vào nút Nâng cao^(Advanced) . Trường List Rang e sẽ tự động tìm ra tập dữ liệu của bạn kể từ khi bạn nhấp vào nó trước khi nhấp vào nút Nâng cao^{(Advanced button)} . Bây giờ hãy nhấp vào nút nhỏ nhỏ ở bên phải của nút Phạm vi tiêu chí^{(Criteria range)} .

Chọn mọi thứ^{(Select everything)} từ A1 đến E3 và sau đó nhấp lại vào cùng một nút để quay lại hộp thoại Bộ lọc nâng cao^{(Advanced Filter dialog)} . Nhấp vào OK^{(Click OK)} và dữ liệu của bạn bây giờ sẽ được lọc!

Như bạn thấy, bây giờ tôi chỉ có 3 kết quả phù hợp với tất cả các tiêu chí đó. Lưu ý rằng các nhãn cho phạm vi tiêu chí phải khớp chính xác với các nhãn cho tập dữ liệu để điều này hoạt động.

Rõ ràng là bạn có thể tạo nhiều truy vấn phức tạp hơn bằng cách sử dụng phương pháp này, vì vậy hãy thử với nó để có được kết quả mong muốn. Cuối cùng, hãy nói về việc áp dụng các hàm tổng kết cho dữ liệu đã lọc.

Tóm tắt dữ liệu đã lọc

Bây giờ, giả sử tôi muốn tổng hợp số lượng thành viên gia đình trên dữ liệu đã lọc của mình, tôi sẽ thực hiện điều đó như thế nào? Vâng, hãy xóa bộ lọc của chúng tôi bằng cách nhấp vào nút Xóa^(Clear) trong ruy-băng. Đừng lo lắng, rất dễ dàng áp dụng lại bộ lọc nâng cao bằng cách chỉ cần nhấp vào nút Nâng cao^{(Advanced button)} và nhấp lại vào OK.

Ở cuối tập dữ liệu của chúng ta, hãy thêm một ô có tên là Total và sau đó thêm một hàm sum để tính tổng các thành viên trong gia đình. Trong ví dụ của tôi, tôi chỉ gõ =SUM(C7:C31) .

Vì vậy, nếu tôi nhìn vào tất cả các gia đình, tôi có tổng cộng 78 thành viên. Bây giờ chúng ta hãy tiếp tục và áp dụng lại bộ lọc Nâng cao^{(Advanced filter)} của chúng tôi và xem điều gì sẽ xảy ra.

Rất tiếc! Thay vì hiển thị số chính xác là 11, tôi vẫn thấy tổng là 78! Tại sao vậy? Vâng, hàm SUM^{(SUM function)} không bỏ qua các hàng bị ẩn, vì vậy nó vẫn đang thực hiện phép tính bằng cách sử dụng tất cả các hàng. May mắn thay, có một số chức năng bạn có thể sử dụng để bỏ qua các hàng ẩn.

Đầu tiên là SUBTOTAL . Trước khi chúng tôi sử dụng bất kỳ chức năng đặc biệt nào trong số này, bạn sẽ muốn xóa bộ lọc của mình và sau đó nhập hàm.

Khi bộ lọc bị xóa, hãy tiếp tục và nhập =SUBTOTAL( và bạn sẽ thấy một hộp thả xuống xuất hiện với một loạt các tùy chọn. Sử dụng chức năng này, trước tiên bạn chọn loại hàm tổng hợp^{(summation function)} mà bạn muốn sử dụng bằng một số.

Trong ví dụ của chúng tôi, tôi muốn sử dụng SUM , vì vậy tôi sẽ nhập số 9^{(number 9)} hoặc chỉ cần nhấp vào nó từ menu thả xuống. Sau đó, nhập dấu phẩy và chọn phạm vi ô.

Khi bạn nhấn enter, bạn sẽ thấy giá trị của 78 giống như trước đó. Tuy nhiên, nếu bây giờ bạn áp dụng lại bộ lọc, chúng ta sẽ thấy 11!

Thông minh! Đó chính xác là những gì chúng tôi muốn. Bây giờ bạn có thể điều chỉnh bộ lọc của mình và giá trị sẽ luôn chỉ phản ánh các hàng hiện đang hiển thị.

Hàm thứ hai hoạt động khá giống với hàm SUBTOTAL^{(SUBTOTAL function)} là AGGREGATE . Sự khác biệt duy nhất là có một tham số khác trong hàm AGGREGATE^{(AGGREGATE function)} nơi bạn phải chỉ định rằng bạn muốn bỏ qua các hàng ẩn.

Tham số đầu tiên là hàm tổng kết^{(summation function)} bạn muốn sử dụng và như với SUBTOTAL , 9 đại diện cho hàm SUM^{(SUM function)} . Tùy chọn thứ hai là nơi bạn phải nhập 5 để bỏ qua các hàng ẩn. Tham số cuối cùng giống nhau và là phạm vi ô.

Bạn cũng có thể đọc bài viết của tôi về các hàm tóm tắt để tìm hiểu cách sử dụng hàm AGGREGATE^{(AGGREGATE function)}  và các hàm khác như MODE , MEDIAN , AVERAGE , v.v. một cách chi tiết hơn.

Hy vọng rằng, bài viết này cung cấp cho bạn một điểm khởi đầu^{(starting point)} tốt để tạo và sử dụng bộ lọc trong Excel . Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy gửi bình luận. Vui thích!

How to Filter Data in Excel

I recently wrote an article on how to use summary functions in Excel to easily summarize large amounts of data, but that article took into account all data on the worksheet. What if you only want to look at a subset of data and summarize the subset of data?

In Excel, you can create filters on columns that will hide rows that do not match your filter. In addition, you can also use special functions in Excel to summarize data using only the filtered data.

In this article, I’ll walk you through the steps for creating filters in Excel and also using built-in functions to summarize that filtered data.

Create Simple Filters in Excel

In Excel, you can create simple filters and complex filters. Let’s start off with simple filters. When working with filters, you should always have one row at the top that is used for labels. It’s not a requirement to have this row, but it makes working with filters a bit easier.

Above, I have some fake data and I want to create a filter on the City column. In Excel, this is really easy to do. Go ahead and click on the Data tab in the ribbon and then click on the Filter button. You don’t have to select the data on the sheet or click in the first row either.

When you click on Filter, each column in the first row will automatically have a small dropdown button added at the very right.

Now go ahead and click on the dropdown arrow in the City column. You’ll see a couple of different options, which I will explain below.

At the top, you can quickly sort all the rows by the values in the City column. Note that when you sort the data, it will move the entire row, not just the values in the City column. This will ensure that your data remains intact just as it was before.

Also, it’s a good idea to add a column at the very front called ID and number it from one to however many rows you have in your worksheet. This way, you can always sort by the ID column and get your data back in the same order it was originally, if that is important to you.

As you can see, all the data in the spreadsheet is now sorted based on the values in the City column. So far, no rows are hidden. Now let’s take a look at the checkboxes at the bottom of filter dialog. In my example, I have only three unique values in the City column and those three show up in the list.

I went ahead and unchecked two cities and left one checked. Now I only have 8 rows of data showing and the rest are hidden. You can easily tell you are looking at filtered data if you check the row numbers at the far left. Depending on how many rows are hidden, you’ll see a few extra horizontal lines and the color of the numbers will be blue.

Now let’s say I want to filter on a second column to further reduce the number of results. In column C, I have the total number of members in each family and I want to only see the results for families with more than two members.

Go ahead and click on the dropdown arrow in Column C and you’ll see the same checkboxes for each unique value in the column. However, in this case, we want to click on Number Filters and then click on Greater Than. As you can see, there are a bunch of other options too.

A new dialog will pop up and here you can type in the value for the filter. You can also add more than one criteria with an AND or OR function. You could say you want rows where the value is greater than 2 and not equal to 5, for example.

Now I’m down to just 5 rows of data: families only from New Orleans and with 3 or more members. Easy enough? Note that you can easily clear a filter on a column by clicking on the dropdown and then clicking the Clear Filter From “Column Name” link.

So that’s about it for simple filters in Excel. They are very easy to use and the results are pretty straight-forward. Now let’s take a look at complex filters using the Advanced filters dialog.

Create Advanced Filters in Excel

If you want to create more advanced filters, you have to use the Advanced filter dialog. For example, let’s say I wanted to see all families that live in New Orleans with more than 2 members in their family OR all families in Clarksville with more than 3 members in their family AND only the ones with a .EDU ending email address. Now you can’t do that with a simple filter.

To do this, we need to setup the Excel sheet a little differently. Go ahead and insert a couple of rows above your set of data and copy the heading labels exactly into the first row like shown below.

Now here is how advanced filters work. You have to first type your criteria into the columns at the top and then click the Advanced button under Sort & Filter on the Data tab.

So what exactly can we type into those cells? OK, so let’s start with our example. We only want to see data from New Orleans or Clarksville, so let’s type those into cells E2 and E3.

When you type values on different rows, it means OR. Now we want New Orleans families with more than two members and Clarksville families with more than 3 members. To do this, type in >2 in C2 and >3 in C3.

Since >2 and New Orleans are on the same row, it will be an AND operator. The same is true for row 3 above. Finally, we want only the families with .EDU ending email address. To do this, just type in *.edu into both D2 and D3. The * symbol means any number of characters.

Once you do that, click anywhere in your dataset and then click on the Advanced button. The List Range field will automatically figure out your dataset since you clicked into it before clicking the Advanced button. Now click on the small little button at the right of the Criteria range button.

Select everything from A1 to E3 and then click on the same button again to get back to the Advanced Filter dialog. Click OK and your data should now be filtered!

As you can see, now I have only 3 results that match all of those criteria. Note that the labels for the criteria range have to match exactly with the labels for the dataset in order for this to work.

You can obviously create a lot more complicated queries using this method, so play around with it to get your desired results. Finally, let’s talk about applying summation functions to filtered data.

Summarizing Filtered Data

Now let’s say I want to sum up the number of family members on my filtered data, how would I got about doing that? Well, let’s clear our filter by clicking on the Clear button in the ribbon. Don’t worry, it’s very easy to apply the advanced filter again by simply clicking on the Advanced button and clicking OK again.

At the bottom of our dataset, let’s add a cell called Total and then add a sum function to sum up the total family members. In my example, I just typed =SUM(C7:C31).

So if I look at all families, I have 78 members total. Now let’s go ahead and reapply our Advanced filter and see what happens.

Whoops! Instead of showing the correct number, 11, I still see the total is 78! Why is that? Well, the SUM function does not ignore hidden rows, so it is still doing the calculation using all the rows. Luckily, there are a couple of functions you can use to ignore hidden rows.

The first is SUBTOTAL. Before we use any of these special functions, you will want to clear your filter and then type in the function.

Once the filter is cleared, go ahead and type in =SUBTOTAL( and you should see a dropdown box appear with a bunch of options. Using this function, you first pick the type of summation function you want to use using a number.

In our example, I want to use SUM, so I would type in the number 9 or just click on it from the dropdown. Then type a comma and select the range of cells.

When you press enter, you should see the value of 78 is the same as previously. However, if you now apply the filter again, we will see 11!

Excellent! That’s exactly what we want. Now you can adjust your filters and the value will always reflect only the rows that are currently showing.

The second function that works pretty much exactly the same as the SUBTOTAL function is AGGREGATE. The only difference is that there is another parameter in the AGGREGATE function where you have to specify that you want to ignore hidden rows.

The first parameter is the summation function you want to use and as with SUBTOTAL, 9 represents the SUM function. The second option is where you have to type in 5 to ignore hidden rows. The last parameter is the same and is the range of cells.

You can also read my article on summary functions to learn how to use the AGGREGATE function and other functions like MODE, MEDIAN, AVERAGE, etc. in more detail.

Hopefully, this article gives you a good starting point for creating and using filters in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• Lập biểu đồ dữ liệu Excel của bạn

• Sử dụng chức năng “Chèn dữ liệu từ ảnh” mới của Excel Mobile

• Sử dụng các hàm tóm tắt để tóm tắt dữ liệu trong Excel

• Sử dụng Excel làm công cụ để sao chép dữ liệu từ web

• Thêm một Regression Trendline tuyến tính đến một Excel Scatter Plot

• Cách ẩn Trang tính, Ô, Cột và Công thức trong Excel

• Hướng dẫn cho tất cả các phần mở rộng tệp Excel & Ý nghĩa của chúng

• 40 phím tắt Microsoft Excel tốt nhất

• Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Làm thế nào để hiểu phân tích điều gì xảy ra trong Microsoft Excel

• Cách thêm nhận xét vào ô trang tính Excel

• Sử dụng Excel để tìm ra lãi suất hiệu quả từ lãi suất danh nghĩa

• Liên kết các ô giữa Trang tính và Sổ làm việc trong Excel

• 13 OneNote Tips & Tricks Để tổ chức ghi chú của bạn tốt hơn

• Cách Group Worksheets trong Excel

• Độ rộng cột tự động bổ sung và độ cao hàng trong Excel

• Cách tạo danh sách kiểm tra trong Excel

• Cách tạo Distribution List trong Outlook

• Cách trừ ngày trong Excel

• Cách sử dụng COUNTIFS, SUMIFS, AVERAGEIFS trong Excel