Microsoft Office cho phép bạn in phong bì riêng lẻ hoặc dưới dạng phối thư hàng loạt. Điều này cực kỳ có giá trị đối với các doanh nghiệp cần thêm thương hiệu và các yếu tố tùy chỉnh khác vào danh sách gửi thư mở rộng.

Đây là cách bạn có thể in trên phong bì trong Microsoft Excel . Hãy nhớ^(Remember) rằng bạn cần cả Microsoft Word và Excel để làm việc này. Phương pháp này sẽ hoạt động bất kể bạn đang sử dụng bộ Microsoft trên PC Windows hay Mac .

Bước 1: Tạo danh sách gửi thư của bạn

Bước đầu tiên là tạo danh sách những người nhận mà bạn sẽ gửi thư. Bạn có thể bỏ qua bước này nếu bạn chỉ cần in một hoặc hai phong bì. Tuy nhiên, bước này rất cần thiết cho những người làm việc với danh sách gửi thư lớn.

Để tạo danh sách gửi thư của bạn:

1. Mở Microsoft Excel.
2. Tạo một bảng tính mới với các cột sau: Tên^{(First Name)} , Họ^(Surname) , Địa chỉ^(Address) , Tiểu bang^(State) , Quốc gia^(Country) , Mã Bưu điện^{(Postal Code)} . Nhập^(Import) danh bạ của bạn vào bảng tính, thêm thông tin này vào các cột tương ứng. Tài liệu này sẽ trở thành danh sách gửi thư chính của bạn.

1. Xác minh địa chỉ của bạn ở bước này là quan trọng để tránh lãng phí thời gian và tiền bạc khi in dữ liệu cũ hoặc không chính xác.

Bước 2: Thiết kế phong bì của bạn

Tiếp theo, bạn cần chuẩn bị mẫu phong bì của mình trong Microsoft Word . Đây là tài liệu bạn sẽ thiết lập để điền địa chỉ của người nhận khi in tự động.

Làm như vậy:

1. Mở tài liệu trống trong Microsoft Word .
2. Chọn tab Thư.

1. Nhấp vào Phong bì.

1. Bây giờ hãy xác định kích thước giấy cho phong bì của bạn. Để làm như vậy, hãy chọn biểu tượng Xem trước^(Preview) .

1. Trong tab Tùy chọn ^(Options)phong bì^(Envelope) , chọn menu thả xuống bên dưới Kích thước phong bì^(Envelope) .

1. Chọn kích thước mà phong bì của bạn cần. Word chứa hầu hết các kích thước phong bì phổ biến, nhưng bạn có thể chỉ định kích thước của riêng mình bằng cách nhấp vào Kích thước tùy chỉnh^{(Custom Size)} .

1. Tiếp theo, chọn Phông chữ…^(Font…) bên cạnh hộp Địa chỉ giao hàng^(Delivery) hoặc Địa^(Return) chỉ trả hàng để đặt phông chữ bạn muốn cho cả hai tùy chọn.

1. Chọn OK.

1. Bước cuối cùng là thêm thương hiệu và các yếu tố tùy chỉnh nếu bạn muốn. Để làm như vậy, hãy bấm Thêm^(Add) vào tài liệu. Thao tác này sẽ mở phong bì như một tài liệu Word thông thường , vì vậy hãy chỉnh sửa nó như bình thường.

Lưu ý: Bạn có thể sử dụng địa chỉ mẫu trong hộp văn bản địa chỉ giao hàng để xem phong bì của bạn trông như thế nào khi được in ra. Để xem trước phong bì của bạn, hãy nhấp vào Xem trước Kết quả^{(Preview Results)} trong ruy-băng.

Bước 3: Đặt Nguồn cấp Máy in

Bước tiếp theo là cho Microsoft Word biết cách thức hoạt động của nguồn cấp dữ liệu máy in của bạn^{(how your printer feed works)} . Điều này đảm bảo rằng phong bì của bạn sẽ được in chính xác, với tất cả các yếu tố trong tổ chức thích hợp.

Để đặt nguồn cấp cho máy in:

1. Bấm vào Thư> Phong bì.

1. Lựa chọn các phương án.

1. Bấm vào tab Tùy chọn In.

1. Trong cửa sổ Phương thức^(Feed) nạp, chọn hướng cho cách phong bì của bạn sẽ nạp vào máy in. Chúng tôi khuyên bạn nên chọn phương pháp mà phong bì giáp mép của khay nạp, vì nó sẽ giúp bạn đặt phong bì vào máy in dễ dàng hơn. Lưu ý rằng địa chỉ gửi và trả hàng sẽ bị lệch nếu phong bì của bạn không được đặt đúng vị trí.

1. Chọn Hướng^(Face) lên hoặc Hướng^(Face) xuống để xác định cách bạn sẽ tải phong bì lên.

1. Nhấp vào Xoay theo chiều kim đồng hồ^{(Click Clockwise)} để xoay thiết kế phong bì theo sở thích của bạn.

1. Nếu máy in của bạn có nhiều khay nạp, hãy nhấp vào menu thả xuống bên dưới Nạp từ để chọn đúng khay.

Bước 4: Bắt đầu trộn thư^{(Mail Merge)} và liên kết danh^{(Link Your Mailing)} sách gửi thư của bạn

Đã đến lúc bắt đầu trộn thư. Điều này sẽ cho phép Microsoft Word tự động thêm tên và địa chỉ từ nguồn dữ liệu danh sách địa chỉ của bạn.

Làm như vậy:

1. Trong Word , bấm Mailings > Start Mail Merge > Envelopes .

1. Bấm vào tab ^(Click)Tùy chọn^(Options) phong bì^(Envelope) . Kiểm tra kỹ cài đặt của bạn trong hộp thoại Tùy chọn ^(Options)phong bì và thêm địa chỉ ^(Envelope)Trả^(Return) hàng của bạn . Khi bạn đã đặt xong, hãy nhấp vào OK.
2. Click File > Save để lưu mẫu phong bì của bạn.

1. Click Mailings > Select Recipients > Use Danh sách Hiện có^(Existing) . Nếu bạn chỉ in vào một phong bì, hãy chọn Nhập^(Type) danh sách mới^{(New List)} . Tương tự như vậy^(Likewise) , nếu danh bạ của bạn đã được lưu trong Microsoft Outlook dưới dạng danh sách phân phối^{(distribution list)} , bạn có thể chọn Chọn^(Choose) từ Danh bạ Outlook^{(Outlook Contacts)} .

1. Chọn bảng tính Microsoft Excel của bạn và xác nhận lựa chọn.

1. Nếu có địa chỉ nào cần chỉnh sửa, bạn có thể chọn Chỉnh sửa danh sách người nhận^{(Edit Recipient List)} để thay đổi chúng.

1. Bấm Khối Địa chỉ^{(Click Address Block)} trong ruy-băng. Cửa sổ này sẽ cho bạn biết khối địa chỉ của bạn sẽ trông như thế nào khi dữ liệu của bạn được chèn vào. Phía bên tay trái chứa danh sách các tùy chọn về cách in tên và địa chỉ.

1. Chọn một tùy chọn, sau đó chọn OK.

Bước 5: In phong bì

Nếu mọi thứ đều đúng, đã đến lúc hoàn thành việc phối thư và in địa chỉ lên phong bì của bạn. Làm như vậy:

1. Chọn Kết thúc^{(Select Finish)} & Hợp nhất^(Merge) , sau đó chọn In tài liệu…^{(Print Documents…)}

1. Cuối cùng, đảm bảo rằng “Tất cả” được chọn và chọn OK.

1. Đảm^(Make) bảo cài đặt máy in chính xác và phong bì của bạn được căn chỉnh chính xác, sau đó chọn OK một lần nữa. Máy in của bạn bây giờ sẽ bắt đầu in phong bì của bạn.

Lưu ý: Word cũng cho phép bạn tạo và in nhãn^{(create and print labels)} nếu bạn muốn sử dụng nhãn gửi thư thay vì in trực tiếp trên phong bì. Bạn có thể thêm chi tiết trong hộp thoại nhãn địa chỉ bằng cách bấm Gửi thư^(Mailing) > Nhãn^(Labels) . Bạn cũng có thể sử dụng phối thư^{(use mail merge)} để tạo một số nhãn.

Đừng quên tem

Thật không may, bạn không thể in phong bì chỉ bằng Excel . Tuy nhiên, với sự kết hợp của MS Word và Excel , quá trình in phong bì trở nên vô cùng dễ dàng. Với hướng dẫn này, bạn sẽ có sẵn loạt thư tiếp theo để gửi ngay lập tức. Đừng^(Don) quên thanh toán cho bưu phí!

How to Print on an Envelope in Microsoft Excel

Microsoft Office lets you print envelopеs individually or as a mass mail merge. This is іncredibly valuаble for businesses that need to add branding and other custom elements to an extensiνe mailing list.

Here’s how you can print on an envelope in Microsoft Excel. Remember that you need both Microsoft Word and Excel to make this work. This method should work regardless of whether you’re using the Microsoft suite on a Windows PC or a Mac.

Step 1: Create Your Mailing List

The first step is to create the list of recipients to whom you will send mail. You can skip this step if you only need to print one or two envelopes. However, this step is essential for those working with large mailing lists.

To create your mailing list:

1. Open Microsoft Excel.
2. Create a new spreadsheet with the following columns: First Name, Surname, Address, State, Country, Postal Code. Import your contacts to the spreadsheet, adding this information in the corresponding columns. This document will become your master mailing list.

1. Verifying your addresses at this step is important to avoid wasting time and money printing old or incorrect data.

Step 2: Design Your Envelope

Next, you need to prepare your envelope template in Microsoft Word. This is the document you will set up to populate with your recipient’s addresses when printing automatically.

To do so:

1. Open a blank document in Microsoft Word.
2. Select the Mailings tab.

1. Click Envelopes.

1. Now specify what paper size your envelopes are to be. To do so, select the Preview icon.

1. In the Envelope Options tab, select the drop-down menu under Envelope size.

1. Choose the size your envelopes need to be. Word contains most common envelope sizes, but you can designate your own by clicking Custom Size.

1. Next, select Font… next to the Delivery address box or Return address to set the font you want for both options.

1. Select OK.

1. The last step is to add branding and custom elements if you desire. To do so, click Add to document. This will open the envelope as a regular Word document, so edit it as you would normally.

Note: You can use a sample address in the delivery address text box to see how your envelope will look when printed. To preview your envelope, click Preview Results in the ribbon.

Step 3: Set the Printer Feed

The next step is to tell Microsoft Word how your printer feed works. This ensures that your envelopes will be printed correctly, with all elements in the proper organization.

To set the printer feed:

1. Click Mailings > Envelopes.

1. Select Options.

1. Click the Printing Options tab.

1. In the Feed method window, select the orientation for how your envelope will feed into the printer. We recommend selecting a method where the envelope borders the edge of the feed tray, as it will make it easier to place the envelope in your printer. Note that the delivery and return addresses will be misaligned if your envelope isn’t correctly positioned.

1. Select Face up or Face down to define which way up you will load the envelope.

1. Click Clockwise rotation to rotate the envelope design to your preference.

1. If your printer has more than one feed tray, click the drop-down menu under Feed from to choose the correct tray.

Step 4: Start the Mail Merge and Link Your Mailing List

It’s time to begin the mail merge. This will allow Microsoft Word to automatically add the names and addresses from your address list data source.

To do so:

1. In Word, click Mailings > Start Mail Merge > Envelopes.

1. Click the Envelope Options tab. Double-check your settings in the Envelope Options dialog box and add your Return address. When you’re set, click OK.
2. Click File > Save to save your envelope template.

1. Click Mailings > Select Recipients > Use an Existing List. If you’re only printing to a single envelope, select Type a New List. Likewise, if your contacts are already saved in Microsoft Outlook as a distribution list, you can select Choose from Outlook Contacts.

1. Select your Microsoft Excel spreadsheet and confirm the choice.

1. If any addresses need to be edited, you can select Edit Recipient List to change them.

1. Click Address Block in the ribbon. This window will show you how your address block will look with your data inserted. The left-hand side contains a list of options for how the name and address will be printed.

1. Choose an option, then select OK.

Step 5: Print the Envelopes

If everything looks correct, it’s time to complete the mail merge and print addresses onto your envelopes. To do so:

1. Select Finish & Merge, then Print Documents…

1. Finally, make sure “All” is checked and select OK.

1. Make sure the printer settings are correct, and your envelopes are correctly aligned then select OK again. Your printer should now begin printing your envelopes.

Note: Word also allows you to create and print labels if you’d rather use mailing labels instead of printing directly on the envelopes. You can add details in the address labels dialog box by clicking Mailing > Labels. You can also use mail merge to create several labels.

Don’t Forget Stamps

Unfortunately, you can’t print envelopes using Excel alone. However, with the combination of MS Word and Excel, the envelope printing process is incredibly easy. With this tutorial, you should have your next batch of mail ready to go in no time. Don’t forget to pay for postage!

Related posts

• Cách khóa ô trong Microsoft Excel

• Google Trang tính và Microsoft Excel - Sự khác biệt là gì?

• Sự khác biệt giữa Microsoft Excel Online và Excel cho máy tính để bàn

• Cách tạo Gantt Charts trong Microsoft Excel

• Làm thế nào để hiểu phân tích điều gì xảy ra trong Microsoft Excel

• Cách sử dụng Flash Fill trong Excel

• Cách chia sẻ tệp Excel để cộng tác dễ dàng

• Sử dụng Công cụ Tìm kiếm Mục tiêu Phân tích Giả sử của Excel

• Cách Chèn Nhanh Nhiều Hàng trong Excel

• 2 cách sử dụng hàm Transpose của Excel

• Cách tạo tài liệu PDF trong Microsoft Office

• Cách hiển thị số lượng từ trong Microsoft Word

• Hướng dẫn VBA nâng cao cho MS Excel

• Cách tính điểm Z trong Excel

• Sử dụng bàn phím để thay đổi chiều cao hàng và chiều rộng cột trong Excel

• Cách mở Word và Excel ở Chế độ An toàn

• Cách sắp xếp theo ngày trong Excel

• 4 cách sử dụng dấu kiểm trong Excel

• Làm cho OpenOffice Writer có giao diện và chức năng giống Microsoft Word hơn

• Microsoft Outlook sẽ không mở? 10 cách để sửa chữa