Cách Chèn một Ngắt mục trong Microsoft Word

Microsoft Word cung cấp rất nhiều tính năng(Microsoft Word offers a lot of features) , bao gồm các công cụ giúp định dạng(formatting) và thiết lập trang dễ dàng hơn. Các tài liệu Word dài(Long Word) có thể khó đọc nếu chúng không được định dạng đúng. Một trong những cách để định dạng chúng và làm cho văn bản dễ đọc hơn là ngắt phần.

Trong bài viết này, bạn sẽ học cách sử dụng ngắt phần để sắp xếp lại các trang Word(rearrange your Word pages) và cải thiện khả năng đọc của tài liệu. Chúng tôi cũng sẽ xem xét một số loại ngắt phần và hướng dẫn bạn cách xóa chúng.

Ngắt mục là gì?

Như tên cho thấy, ngắt phần là các yếu tố định dạng chia tài liệu thành các phần.

Có nhiều kiểu ngắt phần khác nhau; mỗi thứ sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn tài liệu của mình, giúp tài liệu dễ đọc và hấp dẫn hơn. Ví dụ: chúng có thể giúp bạn cấu trúc tài liệu, chừa khoảng trống hoặc chia trang thành các cột.

Sự khác biệt giữa phần(Between Section)ngắt trang(Page Break)

Khi bạn chèn dấu ngắt trang trên tài liệu Word của mình , văn bản tiếp theo sẽ luôn bắt đầu trên trang tiếp theo. Ngắt trang(Page Break) là một công cụ tuyệt vời để bắt đầu các chương mới trong một cuốn sách hoặc một phần mới trong một bài báo.

Ngắt mục khác với ngắt trang. Văn bản tiếp theo không nhất thiết phải bắt đầu trên trang mới. Thay vào đó, văn bản có thể tiếp tục trên cùng một trang, làm cho nó trông gọn gàng và có tổ chức tốt.

Các loại ngắt đoạn

Có bốn kiểu ngắt phần trong Microsoft Word .

1. Ngắt phần trang tiếp theo

Tất cả văn bản ở bên phải con trỏ (mà bạn đặt ở bất kỳ vị trí nào bạn thấy phù hợp) sẽ được chuyển sang một phần mới trên trang tiếp theo. Tất cả các định dạng bạn đã thực hiện trên văn bản đã được chuyển sẽ được chuyển sang phần mới.

2. Ngắt phần liên tục

Ngắt(Break) phần liên tục sẽ tạo một phần mới trên cùng một trang. Điều này có nghĩa là bạn có thể có hai văn bản khác nhau, với định dạng khác, trên cùng một trang.

3. Ngắt phần trang lẻ

Tương tự như Trang Tiếp theo, Trang Lẻ(Odd Page) sẽ di chuyển văn bản sang phải con trỏ, nhưng lần này đến trang được đánh số lẻ tiếp theo. Điều này có nghĩa là nếu bạn đang làm việc trên một văn bản ở trang 5 và bạn chèn Ngắt Phần Trang Lẻ(Odd Page Section Break) , văn bản của bạn sẽ được chuyển lên đầu trang 7, để trống trang 6. Điều này rất thuận tiện cho việc tạo các chương sách mới, vì chúng thường bắt đầu trên các trang được đánh số lẻ(odd-numbered pages) .

4. Ngắt phần trang chẵn

Ngắt phần Trang chẵn(Even Page Section Break) thực hiện tương tự như ngắt phần trước, nhưng với các trang được đánh số chẵn. Nếu bạn đang làm việc ở trang 6, bạn có thể tự động tiếp tục tài liệu ở trang 8, để trống trang 7.

Các loại ngắt trang

Điều cần thiết là phải hiểu sự khác biệt giữa ngắt phần và ngắt trang và khi nào sử dụng chúng. Chỉ có hai kiểu Ngắt trang(Page Break) trong Microsoft Word , nhưng chúng sẽ cung cấp cho bạn các kết quả định dạng rất khác nhau.

1. Ngắt trang đơn giản

Ngắt trang đơn giản sẽ di chuyển tất cả văn bản bên phải của con trỏ sang trang ngay tiếp theo. Không quan trọng đó là trang số lẻ hay số chẵn.

2. Ngắt cột

Dấu ngắt cột sẽ chia tài liệu của bạn thành các cột. Word sẽ di chuyển tất cả văn bản bên phải của con trỏ lên đầu cột tiếp theo. Bạn có thể có bất kỳ số lượng cột nào, nhưng bạn có thể muốn tài liệu của mình trông đẹp và có trật tự. Nhiều hơn ba cột có thể rất khó đọc.

Cách chèn dấu ngắt phần(Insert Section Breaks) trong tài liệu Word(Word Document)

Khi bạn biết loại ngắt phần mình cần, việc chèn nó vào tài liệu MS Word rất đơn giản. Đặt con trỏ chính xác nơi bạn định chia tài liệu, sau đó đi tới Bố cục(Layout) , nhấp vào Dấu ngắt(Breaks) và chọn loại ngắt phần hoặc trang bạn muốn từ trình đơn thả xuống.

Ngoài ra còn có một phím tắt để nhanh chóng chèn ngắt trang vào tài liệu của bạn. Khi con trỏ của bạn ở vị trí mà bạn muốn thêm ngắt trang, chỉ cần nhấn Ctrl + Enter .

Làm thế nào để xem các ngắt phần hiện tại(Existing Section Breaks)

Phần và ngắt trang không hiển thị trong tài liệu Word . Bạn có thể thấy hiệu ứng của chúng, nhưng bạn không thể xem chúng theo mặc định dưới dạng biểu tượng. Điều này là do chế độ xem mặc định chỉ hiển thị những gì sẽ được in.

Khi bạn đang viết, chỉnh sửa và định dạng tài liệu của mình, bạn sẽ muốn xem các phần tử khác nhau như dấu đoạn, dấu cách, phần và ngắt trang. Để xem tất cả các phần tử này, hãy chuyển đến tab Trang đầu và nhấp vào nút (Home)Đoạn văn(Paragraph) để hiển thị tất cả các dấu đoạn.

Cách xóa ngắt phần(Delete Section)ngắt trang(Page Breaks)

Hiển thị tất cả ngắt phần và ngắt trang cũng là một bước để loại bỏ chúng. Tuy nhiên, để xóa chúng, bạn sẽ cần phải xem chúng.

Xóa các ngắt phần đơn giản như chọn chúng và nhấn phím xóa lùi hoặc xóa trên bàn phím của bạn. Để chọn, hãy nhấp trực tiếp vào ngắt trang hoặc phần ba lần hoặc định vị con trỏ của bạn ngay sau nó.

Hãy nhớ rằng khi bạn xóa một phần hoặc ngắt trang, văn bản của phần đó cũng sẽ mất định dạng và áp dụng định dạng của phần tiếp theo.



About the author

Tôi là chuyên gia tự do về Windows và Office. Tôi có hơn 10 năm kinh nghiệm làm việc với các công cụ này và có thể giúp bạn khai thác tối đa chúng. Các kỹ năng của tôi bao gồm: làm việc với Microsoft Word, Excel, PowerPoint và Outlook; tạo web trang và ứng dụng; và giúp khách hàng đạt được mục tiêu kinh doanh của họ.



Related posts