Tệp dữ liệu dựa trên văn bản là một trong những phương pháp lưu trữ dữ liệu phổ biến nhất trên thế giới hiện nay. Điều này là do các tệp văn bản nói chung chiếm dung lượng cuối cùng và chúng dễ lưu trữ nhất. Rất may, rất dễ dàng để chèn tệp CSV^(CSV) (các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy) hoặc TSV (các giá trị được phân tách bằng tab) vào Microsoft Excel .

Nếu bạn muốn chèn CSV hoặc TSV vào trang tính Excel , bạn chỉ cần biết cụ thể cách dữ liệu trong tệp được phân tách. Bạn không nhất thiết phải biết chi tiết về dữ liệu, trừ khi bạn muốn định dạng lại các giá trị đó thành chuỗi, số, tỷ lệ phần trăm và hơn thế nữa.

Trong bài viết này, bạn sẽ học cách chèn tệp CSV^(CSV) hoặc TSV vào trang tính Excel của mình và cách định dạng lại dữ liệu đó trong quá trình nhập, để tiết kiệm thời gian cho chính bạn.

Cách Chèn Tệp CSV vào^{(A CSV File Into)} Trang tính Excel^{(Excel Worksheet)}

Trước khi có thể chèn tệp CSV^(CSV) vào trang tính Excel của mình , bạn cần xác nhận rằng tệp dữ liệu thực sự được phân tách bằng dấu phẩy (còn được gọi là “được phân tách bằng dấu phẩy”).

Xác minh đó là tệp được phân tách bằng dấu phẩy

Để thực hiện việc này, hãy mở Window Explorer và điều hướng đến thư mục lưu trữ tệp. Chọn menu Xem^(View) và đảm bảo rằng ngăn Xem trước^{(Preview pane)} được chọn.

Sau đó, chọn tệp mà bạn cho rằng chứa dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy. Bạn sẽ thấy dấu phẩy giữa mỗi phần dữ liệu trong tệp văn bản.

Ví dụ dưới đây lấy từ tập dữ liệu của chính phủ có chứa kết quả điểm của học sinh SAT College Board năm 2010 .

Như bạn có thể thấy, dòng đầu tiên là dòng tiêu đề. Mỗi trường được phân tách bằng dấu phẩy. Mọi dòng khác sau đó là một dòng dữ liệu, với mỗi điểm dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy.

Đây là một ví dụ về một tệp có các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy trông như thế nào. Bây giờ bạn đã xác nhận định dạng dữ liệu nguồn của mình, bạn đã sẵn sàng để chèn nó vào trang tính Excel của mình .

Chèn tệp CSV vào trang tính của bạn^{(Insert A CSV File Into Your Worksheet)}

Để chèn tệp dữ liệu CSV nguồn vào trang tính Excel của bạn , hãy mở một trang tính trống. 

1. Chọn Dữ liệu^(Data) từ menu
2. Chọn Lấy Dữ liệu^{(Get Data)} từ nhóm Lấy^(Get) & Chuyển đổi Dữ liệu^{(Transform Data)} trên ruy -băng
3. Chọn từ tệp^{(From File)}
4. Chọn From Text/CSV

Lưu ý: Thay vào đó, bạn cũng có thể chọn From Text/CSV trực tiếp trên ruy-băng.

Thao tác này sẽ mở trình duyệt tệp. Duyệt^(Browse) đến nơi bạn đã lưu trữ tệp CSV^(CSV) , chọn tệp đó và chọn Nhập^(Import) .

Thao tác này sẽ mở trình hướng dẫn nhập dữ liệu. Excel phân tích dữ liệu đến và đặt tất cả các hộp thả xuống theo định dạng của tệp dữ liệu đầu vào, dựa trên 200 hàng đầu tiên. 

Bạn có thể điều chỉnh phân tích này bằng cách thay đổi bất kỳ cài đặt nào sau đây:

• Nguồn gốc tệp^{(File Origin)} : Nếu tệp thuộc loại dữ liệu khác như ASCII hoặc UNICODE , bạn có thể thay đổi kiểu đó tại đây.
• Dấu phân^(Delimiter) cách: Nếu dấu chấm phẩy hoặc dấu cách được sử dụng làm dấu phân cách thay thế, bạn có thể chọn dấu phân cách đó tại đây.
• Phát hiện kiểu dữ liệu^{(Data Type Detection)} : Bạn có thể buộc Excel phân tích dựa trên toàn bộ tập dữ liệu thay vì chỉ 200 hàng đầu tiên.

Khi bạn đã sẵn sàng nhập dữ liệu, hãy chọn Tải^(Load) ở cuối cửa sổ này. Thao tác này sẽ đưa toàn bộ tập dữ liệu vào trang tính Excel^(Excel) trống của bạn .

Sau khi có dữ liệu đó trong trang tính Excel , bạn có thể sắp xếp lại dữ liệu đó, nhóm các hàng và cột^{(group rows and columns)} hoặc thực hiện các hàm Excel^{(Excel functions)} trên dữ liệu.

Nhập tệp CSV vào^{(CSV File Into)} các phần tử Excel khác

Trang tính không phải là tất cả những gì bạn có thể nhập dữ liệu CSV vào. Trong cửa sổ cuối cùng, nếu bạn chọn Load To thay vì Load , bạn sẽ thấy danh sách các tùy chọn khác.

Các tùy chọn trong cửa sổ này bao gồm:

• Bảng^(Table) : Đây là cài đặt mặc định nhập dữ liệu vào trang tính trống hoặc trang tính hiện có
• Báo cáo PivotTable^{(PivotTable Report)} : Đưa dữ liệu vào báo cáo Pivot Table^{(Pivot Table report)} cho phép bạn tóm tắt tập dữ liệu đến
• PivotChart : Hiển thị dữ liệu trong biểu đồ tóm tắt, như biểu đồ thanh hoặc biểu đồ hình tròn
• Chỉ tạo kết nối^{(Only Create Connection)} : Tạo kết nối với tệp dữ liệu bên ngoài mà bạn có thể sử dụng sau này để tạo bảng hoặc báo cáo trên nhiều trang tính

Tùy chọn PivotChart rất mạnh mẽ. Nó cho phép bạn bỏ qua các bước lưu trữ dữ liệu trong bảng và sau đó chọn các trường để tạo biểu đồ hoặc đồ thị. 

Là một phần của quá trình nhập dữ liệu, bạn có thể chọn các trường, bộ lọc, chú giải và dữ liệu trục để tạo các đồ họa đó trong một bước duy nhất.

Như bạn có thể thấy, có rất nhiều sự linh hoạt khi chèn CSV vào trang tính Excel .

Cách chèn tệp TSV vào ^{(A TSV File Into)}trang tính Excel^{(Excel Worksheet)}

Điều gì sẽ xảy ra nếu tệp đến của bạn được phân cách bằng tab thay vì phân cách bằng dấu phẩy? 

Quá trình này chủ yếu giống như trong phần trước, nhưng bạn sẽ muốn sử dụng hộp thả xuống Dấu phân^(Delimiter) cách để chọn Tab .

Ngoài ra, hãy nhớ rằng khi bạn đang duyệt tìm tệp dữ liệu, Excel sẽ tự động giả định rằng bạn đang tìm kiếm tệp * .csv. Vì vậy, trong cửa sổ trình duyệt tệp, hãy nhớ thay đổi loại tệp thành All Files (*.*) Để xem tệp loại * .tsv.

Khi bạn đã chọn đúng dấu phân cách, việc nhập dữ liệu vào bất kỳ trang tính Excel nào , PivotChart hoặc Báo cáo Pivot^{(Pivot Report)} hoạt động theo cùng một cách.

Cách hoạt động của dữ liệu chuyển đổi

Trong cửa sổ Nhập dữ liệu^{(Import Data)} , nếu bạn chọn Dữ liệu chuyển đổi^{(Transform Data)} thay vì chọn Tải^(Load) , nó sẽ mở cửa sổ Power Query Editor .

Cửa sổ này cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về cách Excel tự động chuyển đổi dữ liệu mà nó đang nhập. Đây cũng là nơi bạn có thể điều chỉnh cách dữ liệu đó được chuyển đổi trong quá trình nhập.

Nếu bạn chọn một cột trong trình chỉnh sửa này, bạn sẽ thấy kiểu dữ liệu giả định trong phần Chuyển đổi^(Transform) trong ruy-băng. 

Trong ví dụ dưới đây, bạn có thể thấy rằng Excel giả định rằng bạn muốn chuyển đổi dữ liệu trong cột đó thành định dạng Số nguyên.^(Number)

Bạn có thể thay đổi điều này bằng cách chọn mũi tên xuống bên cạnh kiểu dữ liệu và chọn kiểu dữ liệu bạn muốn.

Bạn cũng có thể sắp xếp lại thứ tự các cột trong trình chỉnh sửa này bằng cách chọn một cột và kéo cột đó đến vị trí bạn muốn trong trang tính của mình.

Nếu tệp dữ liệu đến của bạn không có hàng tiêu đề, bạn có thể thay đổi Sử dụng Hàng đầu tiên làm Tiêu đề^{(Use First Row as Headers)} để Sử dụng Tiêu đề làm Hàng đầu tiên^{(Use Headers as First Row)} .

Thông thường, bạn không bao giờ phải sử dụng Power Query Editor , vì Excel khá tốt trong việc phân tích các tệp dữ liệu đến. 

Tuy nhiên, nếu các tệp dữ liệu đó không nhất quán về cách dữ liệu được định dạng hoặc bạn muốn tổ chức lại cách dữ liệu xuất hiện trong trang tính của mình, thì Power Query Editor sẽ cho phép bạn làm điều đó.

Dữ liệu của bạn có nằm trong cơ sở dữ liệu MySQL không? Tìm hiểu^(Learn) cách kết nối Excel với MySQL^{(connect Excel to MySQL)} để đưa dữ liệu đó vào. Nếu dữ liệu của bạn đã nằm trong một tệp Excel^(Excel) khác , thì cũng có nhiều cách để hợp nhất dữ liệu trong nhiều tệp Excel^{(merge data in multiple Excel files)} thành một tệp.

How To Insert CSV or TSV Into An Excel Worksheet

Text basеd data files are one of thе most common methodѕ of storing data in the world today. This is because text files, in general, consume the laѕt space and they’re easiest to stоre. Thankfully, it’s very eаsy to insert either CSV (comma sepаrated values) or TSV (tab separated values) files іnto Microsoft Excel.

If you want to insert CSV or TSV into an Excel worksheet, you only need to know specifically how the data in the file is separated. You don’t necessarily have to know the details about the data, unless you want to reformat those values into strings, numbers, percentages and more.

In this article you’ll learn how to insert either a CSV or TSV file into your Excel worksheet and how to reformat that data in the process of importing, to save yourself some time.

How To Insert A CSV File Into An Excel Worksheet

Before you can insert a CSV file into your Excel worksheet, you need to confirm that the data file is actually comma separated (also known as “comma-delimited”).

Verify It’s A Comma Separated File

To do this, open Window Explorer and navigate to the directory where the file is stored. Select the View menu and make sure the Preview pane is selected.

Then, select the file that you believe contains comma separated data. You should see a comma between each piece of data in the text file.

The example below comes from a government dataset containing 2010 SAT College Board student score results.

As you can see, the first line is the header line. Each field is separated by a comma. Every other line after that is a line of data, with each data point separated by a comma.

This is an example of what a file with comma separated values looks like. Now that you’ve confirmed the formatting of your source data, you’re ready to insert it into your Excel worksheet.

Insert A CSV File Into Your Worksheet

To insert the source CSV data file into your Excel worksheet, open a blank worksheet. 

1. Select Data from the menu
2. Select Get Data from the Get & Transform Data group on the ribbon
3. Select From File
4. Select From Text/CSV

Note: As an alternative, you could also select From Text/CSV directly on the ribbon.

This will open the file browser. Browse to where you’ve stored the CSV file, select it, and select Import.

This will open the data import wizard. Excel analyzes the incoming data and sets all of the dropdown boxes according to the format of the input data file, based on the first 200 rows. 

You can adjust this analysis by changing any of the following settings:

• File Origin: If the file is of another data type like ASCII or UNICODE, you can change that here.
• Delimiter: If semicolons or spaces are used as an alternative delimiter, you can select that here.
• Data Type Detection: You can force Excel to analyze based on the entire dataset rather than just the first 200 rows.

When  you’re ready to import the data, select Load at the bottom of this window. This will bring the entire dataset into your blank Excel worksheet.

Once you have that data in an Excel worksheet, you can then reorganize that data, group rows and columns, or perform Excel functions on the data.

Import CSV File Into Other Excel Elements

A worksheet isn’t all you can import CSV data into. In the last window, if you select Load To instead of Load, you’ll see a list of other options.

Options in this window include:

• Table: This is the default setting that imports the data into a blank or existing worksheet
• PivotTable Report: Bring data into a Pivot Table report that lets you summarize the incoming data set
• PivotChart: Display the data in a summarized chart, like a bar graph or pie chart
• Only Create Connection: Creates a connection to the external data file, which you can use later to create tables or reports on multiple worksheets

The PivotChart option is very powerful. It lets you skip over the steps of storing the data in a table and then selecting fields to create charts or graphs. 

As part of the data import process, you can choose the fields, filters, legends, and axis data to create those graphics in a single step.

As you can see, there’s a lot of flexibility when it comes to inserting CSV into an Excel worksheet.

How To Insert A TSV File Into An Excel Worksheet

What if your incoming file is tab delimited instead of comma delimited? 

The process is mostly the same as in the previous section, but you’ll want to use the Delimiter dropdown box to select Tab.

Also, remember that when you’re browsing for the data file, Excel automatically assumes you’re looking for a *.csv file. So in the file browser window, remember to change the file type to All Files (*.*) to see the *.tsv type file.

Once you’ve selected the correct delimiter, importing data into any Excel worksheet, PivotChart, or Pivot Report works exactly the same way.

How Transform Data Works

In the Import Data window, if you select Transform Data instead of selecting Load, it’ll open the Power Query Editor window.

This window gives you insight into how Excel automatically converts the data that it’s importing. This is also where you can tweak how that data gets converted during the import.

If you select a column in this editor, you’ll see the assumed data type under the Transform section in the ribbon. 

In the example below, you can see that Excel assumed you’d want to convert the data in that column into a Whole Number format.

You can change this by selecting the down arrow next to the data type and selecting the data type you prefer.

You can also reorder columns in this editor by selecting a column and dragging it to the position where you want it to go in your worksheet.

If your incoming data file doesn’t have a header row, you can change Use First Row as Headers to Use Headers as First Row.

Normally, you should never have to use the Power Query Editor, since Excel is pretty good at analyzing incoming data files. 

However, if those data files are inconsistent in how the data is formatted or you want to reorganize how the data appears in your worksheet, then the Power Query Editor lets you do that.

Is your data in a MySQL database? Learn how to connect Excel to MySQL to bring in that data. If your data is already in another Excel file, there are also ways to merge data in multiple Excel files into one file.

Related posts

• Cách Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Nhóm các hàng và cột trong một trang tính Excel

• Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Cách Chèn Nhanh Nhiều Hàng trong Excel

• Căn giữa dữ liệu trang tính của bạn trong Excel để in

• Sử dụng bàn phím để thay đổi chiều cao hàng và chiều rộng cột trong Excel

• Cách tạo nhiều danh sách thả xuống được liên kết trong Excel

• Đánh vần nhanh các số trong Word và Excel

• Cách tạo Macro hoặc tập lệnh VBA trong Excel

• 2 cách sử dụng hàm Transpose của Excel

• Sử dụng tên dải động trong Excel để thả xuống linh hoạt

• Sắp xếp dữ liệu một cột và nhiều cột cơ bản trong bảng tính Excel

• Google Trang tính và Microsoft Excel - Sự khác biệt là gì?

• Cách Chụp và Chèn Ảnh chụp màn hình bằng OneNote

• Cách theo dõi người phụ thuộc trong Excel

• Cách viết công thức / câu lệnh IF trong Excel

• Tại sao bạn nên sử dụng phạm vi được đặt tên trong Excel

• 4 cách sử dụng dấu kiểm trong Excel

• 4 cách chuyển đổi Excel sang Google Trang tính

• Cách sửa lỗi # N / A trong công thức Excel như VLOOKUP