Khi chia sẻ tài liệu Word 2007 , bạn có thể cần xóa hoặc ẩn thông tin bí mật. Bạn có thể tìm kiếm dữ liệu và xóa dữ liệu đó theo cách thủ công, nhưng điều này có thể dễ xảy ra lỗi và tốn thời gian. Nếu bạn thường xuyên cần ẩn dữ liệu bí mật trong Word 2007 , có một phần bổ trợ miễn phí cho Word 2007 , được gọi là Word 2007 Redaction Tool , có thể được sử dụng để ẩn văn bản trong tài liệu Word 2007 một cách dễ dàng và hiệu quả hơn nhiều.

Văn bản được biên tập lại xuất hiện trong bản sao mới của tài liệu gốc của bạn dưới dạng một thanh màu đen liền khối. Văn bản^(Text) bên dưới thanh được chuyển đổi thành dòng dọc (|||||), ngăn không cho truy xuất nội dung đã biên tập lại trong bất kỳ trường hợp nào, ngay cả khi bên mà bạn đang chia sẻ tài liệu xem tài liệu được biên tập lại trong trình soạn thảo văn bản, chẳng hạn như Notepad .

Tải xuống Word 2007/2010 Redaction Tool từ

http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251 .

Các mục sau là bắt buộc để cài đặt Công cụ Word 2007 Redaction^{(Word 2007 Redaction Tool)} :

• .NET Framework 3.5 gói dịch vụ 1^{(Service Pack 1)}
• Gói dịch vụ thời gian chạy VSTO 3.0 1

Tuy nhiên, bạn không cần phải cài đặt chúng một cách riêng biệt. Nếu một trong hai mục này chưa được cài đặt trên hệ thống của bạn, chương trình thiết lập Word 2007 Redaction Tool sẽ tự động tải xuống và cài đặt chúng. Việc cài đặt hai mục này có thể gây ra khởi động lại.

Để cài đặt bổ trợ, hãy nhấp đúp vào tệp .exe bạn đã tải xuống. Đọc^(Read) kỹ thỏa thuận cấp phép cho Hồ sơ máy khách .NET Framework^{(.NET Framework Client Profile)} và nhấp vào nút Chấp nhận^(Accept) để tiếp tục.

Đọc kỹ thỏa thuận cấp phép cho Công cụ Visual Studio dành cho Office^{(Visual Studio Tools for Office)} và nhấp vào nút Chấp nhận^(Accept) để tiếp tục.

WinZip Self-Extractor sẽ mở ra và tự động bắt đầu quá trình cài đặt.

Các tệp cần thiết được tải xuống.

.NET Framework và Visual Studio Tools^{(Visual Studio Tools)} đã được cài đặt.

Trình cài đặt Tùy chỉnh Microsoft Office^{(Microsoft Office Customization Installer)} hiển thị hỏi bạn có chắc chắn muốn cài đặt tùy chỉnh này không. Nhấp vào ^(Click) Cài đặt^(Install) để tiếp tục.

Một hộp thoại hiển thị khi quá trình cài đặt kết thúc thành công. Nhấp vào Đóng^(Close) .

LƯU Ý:^(NOTE:) Nếu bạn gặp lỗi tại thời điểm này, hãy chạy lại tệp cài đặt bạn đã tải xuống. Chúng tôi đã gặp lỗi khi cài đặt bổ trợ lần đầu tiên. Chạy lại cài đặt dường như hoạt động.

Khi bạn đã cài đặt Công cụ Redaction của Word 2007^{(Word 2007 Redaction Tool)} , một nhóm Redact sẽ được thêm vào tab Xem lại.^(Review)

Để chỉnh sửa hoặc bôi đen văn bản riêng tư trong tài liệu của bạn, trước tiên bạn cần đánh dấu văn bản sẽ được chỉnh sửa. Để làm điều này, hãy đánh dấu văn bản mong muốn và nhấp vào nút Đánh dấu^(Mark) .

Nếu bạn muốn đánh dấu cùng một văn bản ở nhiều vị trí trong tài liệu, hãy nhấp vào mũi tên trên nút Đánh dấu^(Mark) và chọn Tìm và Đánh dấu^{(Find and Mark)} từ trình đơn thả xuống.

Hộp thoại Tìm và Đánh dấu^{(Find and Mark)} hiển thị. Nhập văn bản cần tìm vào hộp chỉnh sửa Tìm gì^{(Find what)} . Để xem các tùy chọn khác, hãy nhấp vào nút Thêm^(More) .

Tùy chọn Tìm kiếm^{(Search Options)} hiển thị dưới các nút trên hộp thoại và nút Thêm^(More) sẽ trở thành nút Ít hơn^(Less) . Chọn^(Select) bất kỳ tùy chọn mong muốn. Để ẩn các tùy chọn bổ sung một lần nữa, hãy nhấp vào nút Ít hơn^(Less) . Bấm Đánh dấu^(Mark) để tìm và đánh dấu văn bản đã nhập.

Hộp thoại hiển thị số lần xuất hiện của văn bản được chỉ định đã được tìm thấy và đánh dấu. Để đóng hộp thoại, hãy nhấp vào Hủy^(Cancel) .

Văn bản được đánh dấu xuất hiện được đánh dấu bằng màu xám trong tài liệu của bạn.

Nếu có bất kỳ văn bản nào bạn đã đánh dấu mà bạn không muốn biên tập lại, bạn có thể chọn lại văn bản đã đánh dấu đó và chọn Bỏ đánh dấu^(Unmark) từ menu thả xuống của nút Bỏ đánh dấu^(Unmark) để ngăn văn bản đó bị biên tập lại.

Để di chuyển giữa các dấu redaction trong tài liệu của bạn để kiểm tra lần cuối, hãy sử dụng các nút Tiếp theo^(Next) và Trước đó^(Previous) .

Khi bạn chắc chắn rằng bạn đã đánh dấu tất cả văn bản mà bạn muốn xóa, hãy chọn Xóa tài liệu^{(Redact Document )} từ menu thả xuống Đánh dấu để bôi đen văn bản đã đánh dấu.^(Mark)

Một phiên bản biên tập mới của tài liệu của bạn được tạo với văn bản được đánh dấu được thay thế bằng các thanh màu đen. Một hộp thoại hiển thị khi quá trình hoàn tất yêu cầu bạn chạy Trình kiểm tra tài liệu^{(Document Inspector)} để kiểm tra và xóa bất kỳ siêu dữ liệu ẩn nào trong tài liệu trước khi nó được phân phối. Nhấp vào Kiểm tra^(Inspect) để chạy kiểm tra hoặc nhấp vào Đóng^(Close) để bỏ qua kiểm tra.

Hộp thoại Người kiểm tra Tài liệu^{(Document Inspector)} sẽ hiển thị. Các^(Different) loại siêu dữ liệu khác nhau được liệt kê trong hộp thoại với hộp kiểm bên cạnh mỗi mục. Chọn hộp kiểm cho các mục bạn muốn kiểm tra siêu dữ liệu. Nhấp vào nút Kiểm tra^(Inspect) để bắt đầu kiểm tra. Để đóng hộp thoại tại thời điểm này mà không cần kiểm tra, hãy nhấp vào Đóng^(Close) .

Kết quả kiểm tra được hiển thị trên hộp thoại Người kiểm tra tài liệu . ^{(Document Inspector)}Nếu tìm thấy bất kỳ siêu dữ liệu nào, dấu chấm than sẽ hiển thị ở bên trái của mục được tìm thấy. Để xóa siêu dữ liệu khỏi tài liệu, hãy nhấp vào nút Xóa tất cả^{(Remove All)} ở bên phải của mục.

LƯU Ý:^(NOTE:) Người kiểm tra tài liệu^{(Document Inspector)} lưu ý ở cuối hộp thoại rằng không thể hoàn tác một số thay đổi. Hãy chắc chắn rằng bạn muốn xóa siêu dữ liệu trước khi nhấp vào nút Xóa tất cả^{(Remove All)} .

Hộp thoại Người kiểm tra tài liệu^{(Document Inspector)} thông báo cho bạn về những thay đổi được thực hiện. Nhấp vào Đóng^(Close) .

Trong tài liệu mới, các thanh màu đen được chèn trên tất cả văn bản riêng tư mà bạn đã đánh dấu.

Hãy nhớ^(Remember) rằng bạn không thể xóa các vết đen khỏi văn bản trong tài liệu mới. Đảm bảo bạn lưu tệp với tên khác với tên gốc và chia sẻ tài liệu mới, không phải tài liệu gốc. Bạn có thể quay lại tài liệu gốc và chọn Xóa tất cả các dấu^{(Remove All Marks)} từ menu nút Bỏ đánh dấu^(Unmark) để xóa văn bản đã đánh dấu của mình, nếu muốn.

Để bảo mật hơn nữa tài liệu đã biên tập lại của mình, bạn có thể chọn bảo vệ tài liệu khỏi bị sửa đổi khi lưu dưới dạng tài liệu mới. Điều này cho phép bạn phân phối một tài liệu không thể thay đổi.

Để thực hiện việc này, hãy chọn Save As | Word Document từ menu Office .

Trên hộp thoại Lưu dưới dạng^{(Save As)} , hãy nhập tên mới cho bản sao được biên tập lại của tài liệu trong hộp chỉnh sửa Tên tệp^{(File name)} . Nhấp vào nút Công cụ^(Tools) ở dưới cùng và chọn Tùy chọn chung^{(General Options )} từ trình đơn thả xuống.

Trên hộp thoại Tùy chọn Chung , hãy nhập mật khẩu vào hộp chỉnh sửa ^{(General Options)}Mật khẩu để sửa đổi^{(Password to modify)} , và chọn Khuyến nghị chỉ đọc^{(Read-only recommended)} , nếu muốn. Bấm OK .

Hộp thoại Xác nhận Mật khẩu^{(Confirm Password)} sẽ hiển thị. Nhập lại mật khẩu của bạn và bấm OK .

Bạn được đưa trở lại hộp thoại Lưu dưới dạng . ^{(Save As)}Nhấp vào nút Lưu^(Save) để lưu tài liệu bảo mật, được biên tập lại mới của bạn.

Bằng cách sử dụng Công cụ Redaction của Word 2007^{(Word 2007 Redaction Tool)} và bảo vệ tài liệu khỏi bị sửa đổi, bạn có thể bảo vệ thông tin bí mật của mình và bảo quản tài liệu của mình khi bạn phải phân phối nó. Công cụ Redaction^{(Redaction Tool)} cũng hoạt động tốt trong Word 2010 . Vui thích!

Hide Confidential Data in a Word 2007/2010 Document

When sharing a Word 2007 document, you may nеed to delete or hide cоnfidential information. Yoυ can search for the data and remove it manually, but thiѕ can be errоr prone and time consuming. If you often need to hide confidential data in a Word 2007, there is a free add-in for Word 2007, called the Word 2007 Redaction Tool, that can be used to hide text within Word 2007 documents easily and much more efficiently.

Redacted text appears in a new copy of your original document as a solid black bar. Text beneath the bar is converted to vertical lines (|||||), preventing the redacted content from being retrieved under any circumstances, even if the party with whom you are sharing the document views the redacted document in a text editor, such as Notepad.

Download Word 2007/2010 Redaction Tool from

http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251.

The following items are required to install the Word 2007 Redaction Tool:

• The .NET Framework 3.5 Service Pack 1
• The VSTO 3.0 Runtime Service Pack 1

However, you  do not need to install these separately. If either of these items are not installed on your system, the Word 2007 Redaction Tool setup program will download and install them automatically. Installation of these two items may cause a reboot.

To install the add-in, double-click on the .exe file you downloaded. Read through the license agreement for the .NET Framework Client Profile and click the Accept button to continue.

Read through the license agreement for the Visual Studio Tools for Office and click the Accept button to continue.

The WinZip Self-Extractor opens and automatically starts the installation process.

The necessary files are downloaded.

The .NET Framework and the Visual Studio Tools are installed.

The Microsoft Office Customization Installer displays asking if you are sure you want to install this customization. Click Install to continue.

A dialog box displays when the installation has successfully finished. Click Close.

NOTE: If you get an error at this point, run the installation file you downloaded again. We got an error when we first installed the add-in. Running the installation again seemed to work.

Once you have installed the Word 2007 Redaction Tool, a Redact group is added to the Review tab.

To redact, or black out, private text in your document, you first need to mark the text to be redacted. To do this, highlight the desired text and click the Mark button.

If you want to mark the same text in multiple places in the document, click the arrow on the Mark button and select Find and Mark from the drop-down menu.

The Find and Mark dialog box displays. Enter the text to find in the Find what edit box. To see more options, click the More button.

Search Options display under the buttons on the dialog box and the More button becomes a Less button. Select any desired options. To hide the extra options again, click the Less button. Click Mark to find and mark the entered text.

The dialog box displays how many occurrences of the specified text were found and marked. To close the dialog box, click Cancel.

The marked text appears highlighted in gray in your document.

If there is any text you have marked that you don’t want to redact, you can select that marked text again and select Unmark from the Unmark button’s drop-down menu to prevent that text from being redacted.

To move among the redaction marks in your document for final checking, use the Next and Previous buttons.

Once you are sure you have all the text marked that you want redacted, select Redact Document from the Mark drop-down menu to black out the marked text.

A new redacted version of your document is created with the marked text replaced by black bars. A dialog box displays when the process is complete asking you to run the Document Inspector to check for and remove any hidden metadata within the document before it is distributed. Click Inspect to run the inspection or click Close to skip the inspection.

The Document Inspector dialog box displays. Different types of metadata is listed in the dialog box with a check box beside each item. Select the check boxes for the items you want inspected for metadata. Click the Inspect button to start the inspection. To close the dialog box at this point without doing an inspection, click Close.

The results of the inspection are displayed on the Document Inspector dialog box. If any metadata was found, an exclamation mark displays to the left of the item that was found. To remove the metadata from the document, click the Remove All button to the right of the item.

NOTE: The Document Inspector notes at the bottom of the dialog box that some changes cannot be undone. Be sure you want to remove the metadata before clicking the Remove All button.

The Document Inspector dialog box informs you of the changes made. Click Close.

In the new document, black bars are inserted over all the private text you marked.

Remember that you cannot remove the black marks from the text in the new document. Be sure you save the file with a different name than the original and share the new document, not the original. You can go back to the original document and select Remove All Marks from the Unmark button menu to clear your marked text, if desired.

To further secure your redacted document, you can choose to protect it from modification when saving it as a new document. This allows you to distribute a document that cannot be changed.

To do this, select Save As | Word Document from the Office menu.

On the Save As dialog box, enter a new name for the redacted copy of the document int he File name edit box. Click the Tools button at the bottom and select General Options from the drop-down menu.

On the General Options dialog box, enter a password in the Password to modify edit box, and select Read-only recommended, if desired. Click OK.

The Confirm Password dialog box displays. Enter your password again and click OK.

You are returned to the Save As dialog box. Click the Save button to save your new redacted, secure document.

By using the Word 2007 Redaction Tool and protecting the document from modification, you can protect your confidential information and preserve your document when you must distribute it. The Redaction Tool works just as well in Word 2010. Enjoy!

Related posts

• 9 cách mở tài liệu Word mà không cần Word

• Kiểm tra tất cả các siêu liên kết trong tài liệu MS Word trong vài giây

• Cách khôi phục tài liệu Word

• Cách cập nhật tài liệu Word cũ sang định dạng Word mới nhất

• Cách chuyển tài liệu Word sang PDF

• Cách hiển thị, chấp nhận hoặc ẩn các chỉnh sửa trong Microsoft Word

• Cách thêm chú thích cuối trang trong Word

• Cách sử dụng Công cụ Ảnh chụp màn hình Microsoft Word

• Google Docs và Microsoft Word - Sự khác biệt là gì?

• Cách tạo lịch đơn giản trong Microsoft Word

• Cách hợp nhất dữ liệu trong nhiều tệp Excel

• Cách khắc phục Trình kiểm tra chính tả không hoạt động trong Word

• Tính tổng một cột bảng trong Word

• Cách Chèn Hình mờ trong Word và Google Tài liệu

• Cách Chèn một Ngắt mục trong Microsoft Word

• Tạo văn bản ngẫu nhiên hoặc văn bản Lorem Ipsum trong MS Word

• Cách vẽ trong Microsoft Word

• Cách tìm và thay thế các từ trong MS Word và Google Docs

• Đánh vần nhanh các số trong Word và Excel

• Dán văn bản vào Word mà không cần định dạng