Nếu bạn muốn đặt các quy tắc trả lời tự động khác nhau cho những người gửi email khác nhau, bài viết này sẽ giúp bạn. Bạn có thể thiết lập và sử dụng mẫu trả lời tự động tùy chỉnh trong Outlook bằng cách làm theo hướng dẫn này. Đối với điều này, bạn phải sử dụng ứng dụng khách Outlook trên máy tính của mình.

Gửi^(Send) các câu trả lời khác nhau cho những người khác nhau

Thật đơn giản để  thiết lập trả lời tự động trong Outlook . Tuy nhiên, vấn đề bắt đầu khi bạn muốn đồng thời gửi các phản hồi khác nhau cho những người khác nhau. Hướng dẫn được đề cập ở trên sẽ cho phép bạn gửi cùng một thông điệp đến tất cả những người nằm trong bộ lọc. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng mẫu Trả lời Tự động^{(Automatic Reply)} tùy chỉnh , bạn sẽ phải làm theo hướng dẫn này.

Cách tạo mẫu Trả lời Tự động^{(Auto Reply)} trong Outlook

Để tạo mẫu Trả lời Tự động^{(Automatic Reply)} trong Outlook sẽ gửi các phản hồi khác nhau cho những người khác nhau, hãy làm theo các bước sau-

1. Mở Outlook trên máy tính của bạn.
2. Bấm vào nút Email mới^{(New Email)} .
3. Soạn một email mới mà không cần nhập địa chỉ email của người nhận.
4. Bấm vào Tệp> Lưu Dưới dạng.
5. Chọn Outlook Template (*.oft) từ Lưu dưới dạng^{(Save as type)} .
6. Nhập tên.
7. Nhấp vào nút Lưu^(Save) .

Bạn sẽ phải tạo một mẫu mà bạn muốn gửi. Để làm điều đó, hãy mở ứng dụng Outlook trên máy tính của bạn và nhấp vào nút Email mới ^{(New Email )} hiển thị ở góc trên cùng bên trái. Sau đó, bắt đầu soạn một email mới mà bạn muốn gửi. Bạn có thể viết ra dòng chủ đề và nội dung của email. Bây giờ hãy nhấp vào  tùy chọn Tệp ^(File ) và chọn  Lưu dưới dạng^{(Save As)}  trên trang tiếp theo.

Nó sẽ mở ra một cửa sổ bật lên. Mở rộng  danh sách thả xuống  Lưu dưới dạng  và chọn ^{(Save as type )}Outlook Template (*.oft) , nhập tên và nhấp vào  nút Lưu ^(Save ) .

Nó sẽ lưu mẫu. Bây giờ bạn có thể đóng hoặc hủy   cửa sổ Email mới .^{(New Email)}

Cách sử dụng mẫu Trả lời Tự động tùy chỉnh trong ^{(Automatic Reply)}Outlook

Để sử dụng mẫu Trả lời Tự động^{(Automatic Reply)} tùy chỉnh trong Outlook , hãy làm theo các bước sau-

1. Mở Outlook trên máy tính của bạn.
2. Nhấp^(Click) vào File > Manage Rules & Cảnh báo^(Alerts) .
3. Nhấp vào Quy tắc mới^{(New Rule)} .
4. Chọn Apply rule on messages | receive và nhấp vào nút Tiếp theo^(Next) .
5. Chọn điều kiện email và nhấp vào Tiếp theo^(Next) .
6. Chọn câu trả lời bằng cách sử dụng một mẫu cụ thể^{(reply using a specific template)} trong cửa sổ hành động.
7. Nhấp vào liên kết mẫu cụ thể^{(a specific template)} và chọn mẫu của bạn.
8. Nhấp vào Tiếp theo^(Next) và chọn ngoại lệ.
9. Nhấp vào nút Kết thúc^(Finish) .

Nếu bạn muốn biết thêm về các bước này, hãy tiếp tục đọc.

Đầu tiên, hãy mở Outlook trên máy tính của bạn và đi tới  File > Manage Rules & Alerts .

Nó sẽ mở ra một cửa sổ bật lên. Nhấp^(Click) vào  tùy chọn Quy tắc mới ^{(New Rule )} trong   tab Quy tắc email .^{(Email Rules)}

Trên cửa sổ tiếp theo, chọn  Apply rule on messages | receive  và nhấp vào  nút Tiếp theo ^(Next ) .

Sau đó, bạn sẽ phải chọn một điều kiện. Giả sử rằng bạn muốn gửi thư trả lời tự động cho một số người cụ thể. Nếu vậy, hãy đánh dấu vào  hộp kiểm từ mọi người hoặc nhóm công khai^{(from people or public group)}  .

Sau đó, nhấp vào  người hoặc nhóm công khai ^{(people or public group )} trong  hộp Bước 2^{(Step 2)}  và chọn danh sách liên hệ. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào  nút Tiếp theo ^(Next ) . Trên cửa sổ tiếp theo, bạn sẽ phải chọn  câu trả lời bằng cách sử dụng một tùy chọn mẫu cụ thể^{(reply using a specific template)}  . 

Tiếp theo, bắt buộc phải chọn mẫu bạn đã tạo trước đó. Đối với điều đó, hãy chọn  một liên kết mẫu cụ thể ^{(a specific template )} và chọn mẫu cho phù hợp. Sau đó, nhấp vào  nút Tiếp theo ^(Next ) .

Bây giờ bạn có thể chọn một số ngoại lệ nếu bạn muốn. Ví dụ: nếu bạn chỉ muốn gửi trả lời tự động cho một số người cụ thể khi một loạt các từ đã chọn nằm trong nội dung email hoặc tương tự như vậy. Cuối cùng, nhấp vào  nút Kết thúc ^(Finish ) .

Sau đó, mẫu Trả lời^(Reply) Tự động của bạn sẽ sẵn sàng hoạt động. Trong trường hợp bạn muốn xóa mẫu này, hãy chuyển đến cùng  cửa sổ Quản lý Quy tắc & Cảnh báo ^{(Manage Rules & Alerts )} và xóa quy tắc.

Hy vọng nó giúp.

How to create and use multiple Auto Reply templates in Outlook

If you want to set different auto-reply rules for different email senders, this articlе will help you. You can set uр and use a custom automatic reply template in Outlook by following this tυtorial. For thiѕ, yоu must use the Outlook desktop client on your computer.

Send different responses to different people

It is straightforward to set up automatic replies in Outlook. However, the problem starts when you wish to send different responses to different people simultaneously. The above-mentioned guide will let you send the same message to everyone that falls into the filter. However, if you want to use a custom Automatic Reply template, you will have to follow this guide.

How to create an Auto Reply template in Outlook

To create an Automatic Reply template in Outlook that will send different responses to different people, follow these steps-

1. Open Outlook on your computer.
2. Click on the New Email button.
3. Compose a new email without entering the recipient’s email address.
4. Click on File > Save As.
5. Select Outlook Template (*.oft) from Save as type.
6. Enter a name.
7. Click the Save button.

You will have to create a template that you want to send. For that, open the Outlook app on your computer and click on the New Email button visible in the top left corner. Following that, start composing a new email that you want to send. You can write down the subject line and body of the email. Now click on the File option and select Save As on the next page.

It will open a popup window. Expand the Save as type drop-down list and select Outlook Template (*.oft), enter a name, and click the Save button.

It will save the template. Now you can close or discard the New Email window.

How to use custom Automatic Reply template in Outlook

To use a custom Automatic Reply template in Outlook, follow these steps-

1. Open Outlook on your computer.
2. Click on File > Manage Rules & Alerts.
3. Click on New Rule.
4. Select Apply rule on messages | receive and click the Next button.
5. Select the email condition and click on Next.
6. Select reply using a specific template in the action window.
7. Click on a specific template link and select your template.
8. Click on Next and select exceptions.
9. Click the Finish button.

If you want to know more about these steps, keep reading.

At first, open Outlook on your computer and go to File > Manage Rules & Alerts.

It will open a popup window. Click on the New Rule option in the Email Rules tab.

On the next window, select Apply rule on messages | receive and click the Next button.

After that, you will have to select a condition. Let’s assume that you want to send an automatic reply to some specific people. If so, make a tick in the from people or public group checkbox.

Then, click on people or public group in the Step 2 box and select the contact list. Once done, click on the Next button. On the next window, you will have to choose the reply using a specific template option. 

Next, it is required to choose the template you created earlier. For that, select a specific template link and select the template accordingly. Then, click the Next button.

Now you can select some exceptions if you want. For instance, if you want to send the automatic reply to some specific people only when a bunch of selected words is in the email body or something like that. At last, click on the Finish button.

After that, your Automatic Reply template will be ready to work. In case you want to delete this template, go to the same Manage Rules & Alerts window, and remove the rule.

Hope it helps.

Related posts

• Auto archive trong Outlook bị thiếu hoặc không hoạt động

• Lỗi tải tin nhắn Outlook error trên Android mobile

• Cách tối ưu hóa ứng dụng Outlook mobile cho điện thoại của bạn

• Cách gửi lời mời cho một cuộc họp bằng Outlook

• Outlook.com không nhận được hoặc gửi email

• Cách lên lịch email bằng Outlook.com bằng Send Later button

• Email Insights cho Windows cho phép bạn nhanh chóng tìm kiếm Outlook email & Gmail

• Outlook Error 80041004 Đồng bộ hóa folder hierarchy của bạn

• Stop Outlook Tự động thêm các sự kiện Calendar từ email

• Gửi hoặc nhận lỗi được báo cáo (0x80042109) trong Outlook

• Không thể tải xuống tệp đính kèm từ Outlook Web App

• Sự cố thiết lập custom domain email với Outlook

• Cách chia sẻ Calendar trong Outlook

• Outlook.exe location trên Windows 10 ở đâu?

• Font size thay đổi khi trả lời email bằng Outlook trong Windows 10

• Làm thế nào để sửa chữa Outlook Error 0X800408FC trên Windows 10

• Không thể mở Hyperlinks bằng Outlook email trên Windows 10

• Display Outlook Calendar & Tasks trên Windows desktop với DeskTask

• Cách tạo và thiết lập ID custom domain email trong Outlook

• mail client hiện tại không thể thực hiện messaging request - Outlook error