Microsoft Excel rất tuyệt vời cho các con số, chắc chắn, nó thực hiện công việc này rất tốt. Tuy nhiên, nếu bạn đang tìm cách trình bày dữ liệu của mình một cách hấp dẫn cho phép bạn dễ dàng hình dung và phân tích nó, thì sản phẩm tuyệt vời này có thể thiếu một số tính năng. Điều này yêu cầu một số hỗ trợ - hãy thử bổ trợ Data Visualizer^{(Data Visualizer add-in)} cho Excel.

Phần bổ trợ Data Visualizer dành cho Excel là một nhánh mới của Excel có thể chuyển đổi trang tính Excel 365 thành sơ đồ Visio . Phần bổ trợ này cho phép người dùng tự động tạo lưu đồ chất lượng cao, lưu đồ chức năng chéo và biểu đồ tổ chức — tất cả các hình dạng, kết nối và liên kết dữ liệu — từ dữ liệu trong bảng Excel . Người dùng sẽ không cần mua Visio để sử dụng Microsoft Visio Data Visualizer ở dạng đơn giản, chỉ cần Excel 365 dành cho Windows/Mac hoặc Trực tuyến^(Online). Đây là một công cụ thú vị và đáng thử nếu bạn thường xuyên tạo lưu đồ hoặc sơ đồ.

Tất cả những gì bạn cần để bắt đầu là đăng ký Office 365 — đăng ký thêm vào Visio là KHÔNG^(NOT) bắt buộc.

Phần bổ trợ Data Visualizer dành cho Excel

Data Visualizer tận dụng những gì tốt nhất của Excel và Visio ; bạn nhập dữ liệu vào sổ làm việc Excel và Visio sẽ tự động tạo sơ đồ. Bất kỳ ai có đăng ký Office 365 đều có thể sử dụng phần bổ trợ Data Visualizer để tạo sơ đồ Visio ; sử dụng dữ liệu Excel^(Excel) cơ bản để sửa đổi sơ đồ; và, xem, in và chia sẻ sơ đồ.

Công cụ này là một giải pháp thay thế cho các tùy chọn sơ đồ đã có trong Office , cung cấp các tùy chọn hạn chế và có thể khá khó chịu.

Tạo lưu đồ^{(Create Flowcharts)} & biểu đồ tổ chức^{(Organizational)} trong Excel

Phần bổ trợ Data Visualizer dành cho Excel khả dụng cho:

• Excel trên Windows
• Excelon Mac và
• Excel cho web với tài khoản cơ quan hoặc trường học

Để cài đặt Data Visualizer trên bất kỳ cách nào ở trên, bạn sẽ phải làm theo các bước sau:

1] Mở ' Excel' và tạo một sổ làm việc 'Trống' mới^(Blank’)

2] Nhấp vào ' Chèn'^(Insert’) và sau đó nhấp vào ' Nhận bổ trợ^{(Get Add-ins)} '

3] Trong Cửa hàng bổ trợ Office^{(Office Add-ins Store)} , tìm kiếm 'Trình hiển thị dữ liệu Visio^{(‘Visio Data Visualizer)} ' và nhấn nút ' Thêm^(Add) '.

4] Bây giờ 'Đăng nhập'^{(‘Sign In’)} bằng tài khoản được liên kết với Office 365 subscription/Microsoft 365 work/ school account.

Lưu ý^(Note) : Bạn không cần đăng ký Visio để sử dụng bổ trợ. Tuy nhiên, nếu bạn có giấy phép Visio thích hợp , hãy chọn ' Đăng nhập',^{(Sign In’)} nếu không, ' Đăng nhập sau'^{(Sign in later’)} . Trong điều này, sẽ có một số chức năng chỉ được mở khóa sau khi bạn đăng nhập.

Tạo^(Create) sơ đồ / lưu đồ từ dữ liệu trong Excel

Phần bổ trợ Data Visualizer dành cho Excel được hỗ trợ với nhiều bảng dữ liệu mẫu có thể chỉnh sửa trong Excel . Hiện tại^(Currently) , Data Visualizer cung cấp ba loại tùy chọn sơ đồ bao gồm Lưu đồ cơ bản^{(Basic Flowchart)} , Lưu đồ chức năng chéo và Sơ đồ^{(Cross-Functional Flowchart)} tổ chức^{(Organization Chart)} . Những mẫu này rất hữu ích để giúp bạn bắt đầu, chúng cho phép người dùng:

• Thêm các bước quy trình
• Sửa đổi trình kết nối
• Tạo phụ thuộc
• Chèn chủ sở hữu
• Và nhiều hơn nữa

Bảng tính mẫu này chỉ là điểm khởi đầu. Bạn có thể thêm nhiều hàng hơn, thay đổi Loại hình dạng^{(Shape Types)} và chuyển đổi chúng xung quanh. Có nhiều sự lựa chọn hơn.

Bạn thậm chí có thể mở rộng trang tính này bằng cách thêm nhiều cột hơn. Các cột này không thay đổi sơ đồ Visio cơ bản nhưng cho phép bạn đồng hóa trang tính vào phân tích rộng hơn.

Người dùng có thể dễ dàng thay thế dữ liệu mẫu bằng dữ liệu mẫu của riêng họ và sau khi hoàn tất - chỉ cần nhấn ' Làm mới sơ đồ^{(Refresh Diagram)} ' để xem các thay đổi được đồng bộ hóa chính xác với sơ đồ liên kết dữ liệu trong trang tính Excel .

Xem^(View) , in và chia sẻ sơ đồ / lưu đồ của bạn

Vì sơ đồ Visio của bạn được tạo trực tuyến (được lưu trong OneDrive hoặc SharePoint theo mặc định) - việc xem, in và chia sẻ với những người dùng Office 365 khác trở nên đơn giản không tưởng. Bất cứ khi nào bạn muốn mở sơ đồ của mình trong Visio cho web, hãy chọn Mở trong web^{(Open in web)} từ dấu ba chấm (•••) trong thanh menu bổ trợ.

Lưu ý^(Note) : Nếu bạn chưa đăng nhập, bạn sẽ được nhắc đăng nhập bằng tài khoản cơ quan hoặc trường học Microsoft 365 hoặc Office 365 của mình. Chọn Đăng nhập^{(Sign in)} và sau đó Cho phép hoặc Chấp nhận^{(Allow or Accept)} bất kỳ lời nhắc cấp quyền nào.

Sau khi Tệp Visio^{(Visio File)} được tạo, hãy chọn ' Mở Tệp'^{(Open File’)} . Từ đây:

• Để in^{(To print)} - Trong Visio dành cho web, hãy chọn dấu ba chấm (. . .) > Print để in sơ đồ của bạn.
• Để chia sẻ^{(To share)} - Chọn nút 'Chia sẻ'^{(‘Share’)} để tạo liên kết hoặc nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ.

Tùy chỉnh^(Customize) và chỉnh sửa sơ đồ / lưu đồ bằng phần bổ trợ Data Visualizer

Nút ' Chỉnh sửa'^(Edit’) không hoạt động đối với những người không có giấy phép Visio đầy đủ riêng biệt . Nếu không có giấy phép Visio , bạn sẽ bị mắc kẹt với bảng màu gốc và các tùy chỉnh bị hạn chế.

Với giấy phép Visio Online Plan 1 hoặc Visio Online Plan 2 , người dùng có thể làm được nhiều điều với sơ đồ Data Visualizer và làm cho bài thuyết trình của họ thú vị hơn. Họ có thể thêm văn bản hoặc hình ảnh, áp dụng các chủ đề thiết kế và thực hiện các sửa đổi khác để tùy chỉnh sơ đồ trong Visio hoặc Visio Online .

Điểm mấu chốt^{(The Bottom line)} - Các thay đổi sơ đồ duy nhất có thể là từ trang tính nguồn trừ khi bạn có thể truy cập phiên bản Visio đầy đủ.^{(The only diagram alterations possible are from the source worksheet unless you can access the full Visio version.)}

Trợ giúp & Hỗ trợ

Người dùng có thể được hỗ trợ thêm và gửi phản hồi của họ trực tiếp đến Microsoft từ phần bổ trợ bằng cách nhấp vào dấu ba chấm và nhấp vào ' Trợ giúp'^(Help’) hoặc ' Gửi phản hồi'^{(Send feedback’)} .

Phần bổ trợ Data Visualizer^{(Data Visualizer)} dành cho Excel rất đáng để thử!

Bạn nên thử Phần bổ trợ Visio Data Visualizer^{(Visio Data Visualizer Add-In)} cho Excel . Mở một trang tính mẫu và thử với các sơ đồ để xem mọi thứ hoạt động như thế nào.

Nguồn^(Source) : Microsoft.com .

How to use Data Visualizer Add-In for Excel to create Flowcharts

Microsoft Excel is great for numbers, certainly, it does this job really well. But, if you are looking to present your data in an attractive manner that allows you to easily visualize and analyze it, then this amazing product may lack some features. This calls for some support – try out Data Visualizer add-in for Excel.

The Data Visualizer add-in for Excel is a new arm to Excel which can convert an Excel 365 worksheet into a Visio diagram. This add-in allows the users to automatically create high-quality flowcharts, cross-functional flowcharts, and organizational charts—all the shapes, connections, and data linking—from the data in Excel tables. Users will not need to buy Visio to use the Microsoft Visio Data Visualizer in its simple form, just Excel 365 for Windows/Mac or Online. This is one interesting tool and worth trying if you frequently make flowcharts or diagrams.

All you need to get started is an Office 365 subscription—added subscription to Visio is NOT required.

Data Visualizer Add-In for Excel

Data Visualizer leverages the best of Excel and Visio; you enter data into an Excel workbook and Visio creates a diagram automatically. Anyone with an Office 365 subscription can use the Data Visualizer add-in to create Visio diagrams; use the underlying Excel data to modify diagrams; and, view, print, and share diagrams.

This tool is an alternative to the diagram options already in Office which offers limited options and can be quite annoying.

Create Flowcharts & Organizational charts in Excel

The Data Visualizer add-in for Excel is available for:

• Excel on Windows
• Excelon Mac and
• Excel for the web with a work or school account

To install Data Visualizer on any of the above, you will have to follow these steps:

1] Open ‘Excel’ and create a new ‘Blank’ workbook

2] Click ‘Insert’ and then hit ‘Get Add-ins’

3] In the Office Add-ins Store, search for ‘Visio Data Visualizer’ and hit the ‘Add’ button.

4] Now ‘Sign In’ with your account associated with your Office 365 subscription/Microsoft 365 work/ school account.

Note: You do not need a Visio subscription to use the add-in. However, if you have an appropriate Visio license, choose ‘Sign In’ otherwise ‘Sign in later’. In this, there will be few functionalities that get unlocked only after you sign in.

Create diagrams/flowcharts from data in Excel

The Data Visualizer add-in for Excel is powered with a variety of editable sample data tables in Excel. Currently, Data Visualizer offers three types of diagram options including Basic Flowchart, Cross-Functional Flowchart, and Organization Chart. These samples are great to help you get started, they allow the users to:

• Add process steps
• Modify connectors
• Create dependencies
• Insert owners
• And much more

This sample worksheet is just the starting point. You can add more rows, change Shape Types, and switch them around. There are many more choices.

You can even extend this worksheet by adding more columns. These columns do not change the basic Visio diagram but allow you to assimilate the worksheet into the broader analysis.

Users can easily replace the sample data with their own and once done – simply hit ‘Refresh Diagram’ to see the changes sync with the data-linked diagram precisely in the Excel sheet.

View, print, and share your diagrams/flowcharts

Since your Visio diagrams are created online (saved in OneDrive or SharePoint by default) – viewing, printing, and sharing with other Office 365 users becomes unimaginably simple. Whenever you wish to open your diagram in Visio for the web, select Open in web from the ellipses (•••) in the add-in menu bar.

Note: If you’re not signed in yet, you will be prompted to sign in with your Microsoft 365 or Office 365 work or school account. Select Sign in and then Allow or Accept any permission prompts.

After the Visio File is created, select ‘Open File’. From here:

• To print – In Visio for the web, select the ellipses (. . .) > Print to print your diagram.
• To share – Select the ‘Share’ button to create a link or to enter the email addresses of those you want to share with.

Customize & edit diagrams/flowcharts using Data Visualizer add-in

The ‘Edit’ button doesn’t work for those who do not have a separate full Visio license. Without a Visio license, you are stuck with the original color scheme and customizations are restricted.

With Visio Online Plan 1 or Visio Online Plan 2 license, users can do a lot with their Data Visualizer diagrams and make their presentations more interesting. They can add text or images, apply design themes, and make other modifications to customize diagrams in Visio or Visio Online.

The Bottom line – The only diagram alterations possible are from the source worksheet unless you can access the full Visio version.

Help & Support

Users can get additional support and send their feedback directly to Microsoft from the add-in by clicking the ellipses and clicking ‘Help’ or ‘Send feedback’.

Data Visualizer add-in for Excel is worth trying!

You should try the Visio Data Visualizer Add-In for Excel. Open up a sample worksheet and play around with the flowcharts to see how things work.

Source: Microsoft.com.

Related posts

• Làm thế nào để sử dụng Automatic Data Type feature trong Excel

• Làm thế nào để sử dụng Insert Data từ Picture feature trong Excel

• Cách đổi tên Data Series trong Excel graph or chart

• Download Word, Excel, PowerPoint, Access, Visio Templates

• Use PDF Data Connector Trong Excel để nhập dữ liệu PDF vào bảng tính

• Khắc phục sự cố truy xuất dữ liệu. Hãy đợi một vài giây và thử cắt hoặc sao chép lại lỗi trong Excel

• Cách in các ô đã chọn trong Excel or Google Sheets trên một trang

• Microsoft Excel Tutorial, cho người mới bắt đầu

• Làm thế nào để sử dụng INT and LCM Functions trong Excel

• Cách tạo và sử dụng Form Controls trong Excel

• Cách trích xuất tên miền từ URLs trong Microsoft Excel

• Cách khóa các ô trong Excel formula để bảo vệ chúng

• Cách sử dụng MID and MIDB function trong Microsoft Excel

• Cách sửa chữa Excel Workbook bị hỏng

• Excel, Word or PowerPoint không thể bắt đầu lần trước

• Cách sử dụng DCOUNT and DCOUNTA Function bằng Excel

• Trực tiếp lấy dữ liệu Excel từ trang web

• Làm thế nào để thay đổi File Format mặc định để lưu trong Word, Excel, PowerPoint

• Cách tạo Organization Chart trong Excel

• Cách hợp nhất dữ liệu trong nhiều tệp Excel