Power Automate  (trước đây là Microsoft Flow ) là một trong những công cụ tự động hóa tốt nhất nếu bạn đang có kế hoạch tìm một  giải pháp thay thế IFTTT^{(IFTTT alternative)}  cho máy tính để bàn. Đây là cách bạn có thể thiết lập Power Automate trên web và máy tính để bàn để tận dụng tối đa tính năng này.

Power Automate là gì

Power Automate là một công cụ tự động hóa được tích hợp trong Windows 11 và có thể truy cập trên web cũng như Windows 10 . Khi Zapier , IFTTT , Automate.io , v.v., hoạt động với các ứng dụng trực tuyến, Power Automate hoạt động với các ứng dụng trực tuyến và ngoại tuyến. Nói cách khác, bạn có thể thực hiện các tác vụ khác nhau không liên quan đến internet, chẳng hạn như tạo thư mục, đổi tên tệp, sao chép nội dung sang vị trí khác, v.v.

Trong khi truy cập Power Automate , bạn sẽ bắt gặp một thuật ngữ gọi là  quy trình^(flow) , biểu thị loại mẫu nhiệm vụ của bạn. Ví dụ: có năm luồng khác nhau được bao gồm trong Power Automate và chúng là Luồng đám mây tự động^{(Automated cloud flow)} , Luồng đám mây tức thì, Luồng đám mây^{(Instant cloud flow)} theo lịch trình^{(Scheduled cloud flow)} , Luồng trên máy tính để bàn^{(Desktop flow)} và Luồng quy trình kinh doanh^{(Business process flow)} .

Power Automate hoạt động như thế nào

Chủ yếu có hai phần để tạo một nhiệm vụ trong tự động hóa: kích hoạt^(trigger) và hành động^(action) . Trình kích hoạt ^(Trigger ) cho phép bạn chọn thời điểm thực hiện một tác vụ và  Hành động^(Action) giúp bạn quyết định việc cần làm. Tất cả các tác vụ bạn sẽ tạo hoặc đã được tạo đều có hai thứ này ở chế độ nền. Sau khi bạn hoàn tất việc thiết lập tác vụ, Power Automate sẽ tự động chạy tác vụ trong nền cho đến khi hoặc trừ khi bạn dừng tác vụ theo cách thủ công. 

Nói cách khác, nó có cùng quy trình làm việc với IFTTT , Zapier và Automate.io . Tất cả chúng đều cho phép người dùng chọn một trình kích hoạt và một hành động cho phù hợp. Tuy nhiên, Power Automate có một tùy chọn tiện dụng được gọi là  Bật lỗi^{(On error)} . Nó cho phép bạn chọn một hành động khác khi có lỗi xảy ra trong trình kích hoạt hoặc hành động. Tất cả các công cụ khác không có tùy chọn này cho người dùng.

Các ứng dụng và dịch vụ có sẵn cho Power Automate

Power Automate có một loạt các ứng dụng và dịch vụ tương thích, cho phép người dùng làm được nhiều việc hơn với một công cụ tự động hóa. Cho dù đó là phiên bản web hay máy tính để bàn, bạn có thể nhận được cùng một tập hợp các tùy chọn trên cả hai nền tảng. Nói về các ứng dụng cụ thể, bạn có thể tìm thấy Outlook , Excel , Word , v.v. Mặt khác, nó cung cấp các tác vụ khác nhau dựa trên các biến, điều kiện, tệp, v.v.

Điều tốt nhất về Power Automate là bạn có thể tạo một tác vụ lồng nhau. Giả sử bạn muốn tạo tệp ở một vị trí nhất định khi bạn nhận được tệp đính kèm email, có dung lượng hơn 10MB. Nếu bạn không thể hoàn thành nó trong một tác vụ, bạn có thể tạo một tác vụ để tìm nạp tệp đính kèm và một tác vụ khác để tạo thư mục.

Nếu bạn đang mong đợi một ứng dụng có hỗ trợ web và máy tính để bàn, Power Automate có thể là một giải pháp tốt cho bạn. Xem xét điều đó, bạn có thể thử sử dụng dịch vụ này một lần để kiểm tra xem nó có đáp ứng tất cả các yêu cầu của bạn hay không.

Cách sử dụng Microsoft Power Automate trên web

Để sử dụng Microsoft Power Automate trên web, hãy làm theo các bước sau:

1. Truy cập trang web flow.microsoft.com và đăng nhập vào tài khoản của bạn.
2. Nhấp vào^(Click) nút Tạo^(Create) ở phía bên trái.
3. Nhấp^(Click) vào tùy chọn Luồng đám mây tự động .^(Automated)
4. Nhập tên cho quy trình hoặc nhiệm vụ và chọn một trình kích hoạt.
5. Bấm vào nút Tạo.
6. Nhấp vào nút Bước mới.
7. Chọn một ứng dụng cho hành động.
8. Chọn một hành động.
9. Nhấp vào nút Lưu.

Để tìm hiểu thêm về các bước này, hãy tiếp tục đọc.

Đầu tiên, bạn phải truy cập trang web chính thức của Power Automate , đó là flow.microsoft.com và đăng nhập vào tài khoản của bạn. Sau đó, nhấp vào  nút Tạo ^(Create ) hiển thị ở phía bên trái và chọn  tùy chọn Luồng đám mây tự động^{(Automated cloud flow)}  .

Tại đây bạn có thể chọn các tùy chọn khác theo yêu cầu của mình:

• Luồng đám mây tức thì: ^{(Instant cloud flow: )} Bạn có thể thiết lập một nhiệm vụ, nhưng bạn phải chạy nó theo cách thủ công.
• Luồng đám mây đã lên lịch: ^{(Scheduled cloud flow: )} Bạn có thể lên lịch cho một công việc vào một thời điểm xác định trước.
• Dòng máy tính để bàn: ^{(Desktop flow: )} Nó chủ yếu dành cho người dùng máy tính để bàn.
• Luồng quy trình nghiệp vụ: ^{(Business process flow: )} Dành cho những người thích tạo một nhiệm vụ lồng vào nhau.

Điều đầu tiên bạn phải làm là đặt tên cho nhiệm vụ của mình. Sau đó, chọn một trình kích hoạt theo ý muốn của bạn và nhấp vào  nút Tạo ^(Create ) .

Tùy thuộc vào trình kích hoạt của bạn, bạn có thể phải đăng nhập vào ứng dụng hoặc dịch vụ. Sau đó, nhấp vào  nút Bước mới ^{(New step )} .

Tại đây, bạn phải chọn một hành động cho trình kích hoạt của mình. Để làm điều đó, hãy nhấp vào một nhiệm vụ bạn muốn thực hiện trong danh sách đã cho.

Theo lựa chọn của bạn, bạn có thể phải đăng nhập lại vào dịch vụ đã chọn. Sau khi hoàn tất, bạn có thể nhấp vào  nút Lưu ^(Save ) .

Bây giờ, bạn có thể chạy tác vụ hoặc quy trình trong tài khoản của mình.

Trước khi bắt đầu, bạn nên biết rằng Power Automate Desktop hoạt động khác với phiên bản web. Trong phiên bản dành cho máy tính để bàn, bạn phải tạo một tác vụ lồng nhau vì không có tùy chọn nào để chọn trình kích hoạt. Nói cách khác, bạn phải chọn một hành động làm hành động chính và phần còn lại làm hành động phụ. Hành động chính hoạt động như một trình kích hoạt và phần còn lại của chúng hoạt động như một hành động.

Cách sử dụng Microsoft Power Automate trong Windows 11/10

Để sử dụng Power Automate trong Windows 11 , hãy làm theo các bước sau:

1. Tìm kiếm ứng dụng Power Automate trong hộp tìm kiếm của Thanh tác vụ^(Taskbar) và mở nó.
2. Nhấp vào  nút Luồng mới ^{(New flow )} .
3. Nhập tên cho nhiệm vụ của bạn và nhấp vào  nút Tạo^(Create)  .
4. Chọn^(Choose) một hành động từ phía bên trái.
5. Điền vào^(Fill) biểu mẫu nhất định theo ứng dụng bạn đã chọn.
6. Bấm vào^(Click) mũi tên  Dòng con và chọn tùy chọn Dòng ^(Subflow)con mới ^{(New subflow )} .
7. Nhập tên và nhấp vào  nút Lưu ^(Save ) .
8. Chọn^(Choose) một hành động khác từ phía bên trái.
9. Nhấp vào  nút Lưu ^(Save ) .
10. Bấm vào  nút Play  để chạy tác vụ.

Chúng ta hãy kiểm tra các bước này một cách chi tiết.

Đầu tiên, hãy tìm kiếm ứng dụng Power Automate trong hộp tìm kiếm của Thanh tác vụ^(Taskbar) và mở nó từ kết quả tìm kiếm. Sau khi mở, nhấp vào  nút Dòng mới ^{(New flow )} .

Bây giờ bạn phải nhập tên nhiệm vụ của mình và nhấp vào  nút Tạo ^(Create ) . Sau khi làm điều đó, bạn có thể tìm thấy một cửa sổ khác trên màn hình của mình với tên nhiệm vụ trong tiêu đề. Sau đó, chọn hành động chính từ phía bên trái.

Bạn có thể nhấp đúp vào một hành động hoặc sử dụng phương pháp kéo - & - thả để chọn hành động đó. Tùy thuộc vào lựa chọn của bạn, bạn phải điền vào biểu mẫu trên màn hình và nhấp vào  nút Lưu ^(Save ) .

Tiếp theo, nhấp vào   mũi tên  Dòng con và chọn tùy chọn Dòng ^(Subflows)con mới ^{(New subflow )} . Bạn cũng có thể nhập tên của quy trình phụ của mình.

Sau đó, bạn có thể chọn một hành động khác từ phía bên trái và nhấp vào  nút Lưu ^(Save ) .

Để giải thích toàn bộ quy trình, hành động đầu tiên sẽ hoạt động như một trình kích hoạt và Quy^(Subflow) trình con sẽ hoạt động như một hành động.

Cuối cùng, bạn có thể nhấp vào  nút Run  để kiểm tra nó.

Liên quan^(Related) : Cách sử dụng Microsoft Power Automate Desktop để tạo luồng công việc giao diện người dùng^{(use Microsoft Power Automate Desktop to create a UI workflow)} .

Power Automate cho máy tính để bàn có miễn phí không?

Có, Power Automate cho máy tính để bàn miễn phí cho người dùng Windows 11 và 10. Nếu bạn không thể tìm thấy nó trên máy tính của mình, bạn có thể tải xuống từ  flow.microsoft.com . Bạn phải sử dụng tài khoản Microsoft của^(Microsoft) mình sau khi cài đặt.

Power Automate có miễn phí với Microsoft/Office 365 không?

Có, Power Automate được bao gồm trong đăng ký Microsoft 365 . Nếu bạn có đăng ký Microsoft 365 đang hoạt động , bạn có thể sử dụng Power Automate trên web miễn phí hoặc không tính thêm phí.

Power Automate giá bao nhiêu?

Power Automate cho web có giá khoảng $ 15 / tháng / người dùng. Tuy nhiên, nếu bạn có Microsoft 365 , bạn có thể sử dụng miễn phí. Ngoài ra, Power Automate Desktop có sẵn miễn phí cho người dùng Windows 11 và Windows 10 .

Xem xét mọi thứ, Power Automate dường như là một công cụ tự động hóa tiện dụng được tạo ra để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp bạn bắt đầu với công cụ này.

Đọc:  ^(Read: )Zapier là một công cụ Tự động hóa miễn phí và một giải pháp thay thế IFTTT & Microsoft Flow.

Microsoft Power Automate Tutorial - How to get started

Power Automate (formerly Microsoft Flow) is one of the best automation tools if you are planning to find an IFTTT alternative for desktops. Here is how you can set up Power Automate on the web and desktop to get the most out of it.

What is Power Automate

Power Automate is an automation tool built into Windows 11 and accessible on the web as well as Windows 10. When Zapier, IFTTT, Automate.io, etc., work with online apps, Power Automate works with online and offline apps. In other words, you can perform various tasks that have no relation to the internet, such as creating a folder, renaming a file, copying content to another location, etc.

While accessing Power Automate, you would come across a term called flow, which denotes the type of template of your task. For instance, there are five different flows included in Power Automate, and they are Automated cloud flow, Instant cloud flow, Scheduled cloud flow, Desktop flow, and Business process flow.

How does Power Automate work

There are mainly two parts to create a task in automation: trigger and action. Trigger lets you choose when to perform a task, and Action helps you decide what to do. All the tasks you will create or are already created come with these two things in the background. Once you are done with the task setup, Power Automate runs the task automatically in the background until or unless you stop it manually. 

In other words, it has the same workflow as IFTTT, Zapier, and Automate.io. All of them allow users to choose a trigger and an action accordingly. However, Power Automate has a handy option called On error. It lets you choose a different action when an error occurs in the trigger or action. All the other tools do not have this option for the users.

Available apps and services for Power Automate

Power Automate has a wide range of compatible apps and services, allowing users to do more with an automation tool. Whether it is the web or desktop version, you could get the same set of options across both platforms. Talking about the specific apps, you can find Outlook, Excel, Word, etc. On the other hand, it offers different tasks based on variables, conditions, files, etc.

The best thing about Power Automate is that you can create a nested task. Let’s say you want to create a file in a certain location when you receive an email attachment, which is more than 10MB. If you cannot get it done in one task, you can create one task to fetch the attachment and another to create the folder.

If you are looking forward to an app with web and desktop support, Power Automate can be a good solution for you. Considering that, you can try using this service once to check if it fulfills all your demands or not.

How to use Microsoft Power Automate on the web

To use Microsoft Power Automate on the web, follow these steps:

1. Visit the flow.microsoft.com website and sign in to your account.
2. Click the Create button on the left side.
3. Click on the Automated cloud flow option.
4. Enter a name for the flow or task and select a trigger.
5. Click on the Create button.
6. Click the New step button.
7. Choose an app for the action.
8. Select an action.
9. Click the Save button.

To learn more about these steps, continue reading.

At first, you have to visit the official website of Power Automate, which is flow.microsoft.com and sign in to your account. After that, click the Create button visible on the left side and select the Automated cloud flow option.

Here you can select other options according to your requirements:

• Instant cloud flow: You can set up a task, but you have to run it manually.
• Scheduled cloud flow: You can schedule a task at a predefined time.
• Desktop flow: It is mainly for desktop users.
• Business process flow: It is for those who like to create a nested task.

The first thing you have to do is to name your task. Then, select a trigger according to your wish, and click the Create button.

Depending upon your trigger, you may have to sign in to the app or service. Following that, click the New step button.

Here you have to select an action for your trigger. For that, click on a task you want to perform in the given list.

As per your selection, you might have to sign in to the selected service again. Once done, you can click the Save button.

Now, you can run the task or flow in your account.

Before getting started, you should know that Power Automate Desktop works differently from the web version. In the desktop version, you have to create a nested task since there is no option to choose a trigger. In other words, you have to select one action as the primary action and the rest of them as the sub-action. The primary action works as a trigger, and the rest of them work as actions.

How to use Microsoft Power Automate in Windows 11/10

To use Power Automate in Windows 11, follow these steps:

1. Search for the Power Automate app in the Taskbar search box and open it.
2. Click the New flow button.
3. Enter a name for your task and click the Create button.
4. Choose an action from the left side.
5. Fill up the given form as per your selected app.
6. Click the Subflow arrow and select the New subflow option.
7. Enter a name and click the Save button.
8. Choose another action from the left side.
9. Click the Save button.
10. Click on the Play button to run the task.

Let’s check out these steps in detail.

At first, search for the Power Automate app in the Taskbar search box and open it from the search result. After opening, click on the New flow button.

Now you have to enter the name of your task and click the Create button. Once you do that, you can find another window on your screen with the task name in the title. Then, select the primary action from the left side.

You can either double-click on an action or use the drag-&-drop method to select it. Depending upon your selection, you have to fill-up the form on your screen and click the Save button.

Next, click the Subflows arrow and choose the New subflow option. You can enter the name of your subflow as well.

Then, you can select another action from the left side and click the Save button.

To explain the entire process, the first action will work as a trigger, and the Subflow will work as an action.

At last, you can click the Run button to test it.

Related: How to use Microsoft Power Automate Desktop to create a UI workflow.

Is Power Automate for desktop free?

Yes, Power Automate for desktop is free for Windows 11 and 10 users. If you cannot find it on your computer, you can download it from flow.microsoft.com. You have to use your Microsoft account followed by the installation.

Is Power Automate free with Microsoft/Office 365?

Yes, Power Automate is included with Microsoft 365 subscription. If you have an active Microsoft 365 subscription, you can use Power Automate on the web for free or without additional charges.

How much does Power Automate cost?

Power Automate for web costs around $15/month/user. However, if you have Microsoft 365, you can use it for free. Also, Power Automate Desktop is available for free for Windows 11 and Windows 10 users.

Considering everything, Power Automate seems to be a handy automation tool made to make you more productive. Hope this tutorial helps you get started with this tool.

Read: Zapier is a free Automation tool and a IFTTT & Microsoft Flow alternative.

Related posts

• Làm thế nào để sử dụng Microsoft Power Automate Desktop để tạo ra một UI workflow

• Microsoft Power Automate Templates tốt nhất cho web

• Microsoft Power Automate và các mẫu miễn phí để tải xuống là gì

• Một Autohotkey Tutorial đến Automate Windows Tasks

• Microsoft Excel Tutorial, cho người mới bắt đầu

• Tùy chọn nguồn bị thiếu từ Start Menu trong Windows 11/10

• Cách xem Active Power Plan trong Windows 10

• Change Sleep Timeout Sử dụng dòng PowerCFG command bằng Windows 10

• Cách khắc phục các sự cố Battery drain trong Windows 11/10

• Làm thế nào đến các gói Backup or Restore default Power trong Windows 10

• Change Wireless Adapter Chế độ tiết kiệm năng lượng bằng PowerCFG

• Cách kiểm tra, thấp hơn hoặc Increase CPU usage trong Windows 10

• Cách bật hoặc Hẹn giờ Disable Allow wake trên Windows 10

• Cách thay đổi Laptop Lid Open Action trong Windows 10

• Screen sẽ không tắt sau thời gian quy định trong Windows 10

• Online Power Supply Calculator Để tính Power Supply Wattage

• Power Management tab bị thiếu trong Device Manager trên Windows 10

• Làm thế nào để thay đổi Windows 11/10 Lock Screen Timeout Period

• MiniTool Power Data Recovery Free phục hồi dữ liệu từ các phân vùng bị hư hỏng

• Tôi có nên Sleep, Hibernate or Shutdown Windows PC vào ban đêm?