Cho dù bạn là chuyên gia GTD dày dạn kinh nghiệm Hoàn thành công^{(Getting Things Done GTD)} việc hay bạn mới bắt đầu tìm hiểu về quy trình GTD , Todoist cho đến nay vẫn là ứng dụng danh sách việc cần làm tốt nhất để hỗ trợ quy trình làm việc GTD của bạn .

Tại sao thế này? Có rất nhiều lý do liên quan đến các tính năng, bố cục của nó và thực tế là chức năng mặc định hỗ trợ tự nhiên cấu trúc GTD mà bạn sẽ xây dựng bên trong nó.

Ngay cả khi bạn chưa bao giờ nghe nói về GTD , phần sau sẽ bao gồm các mẹo GTD cơ bản để giúp bạn bắt đầu và cách bạn có thể sử dụng ^(GTD)Todoist để làm như vậy.

Lưu ý^(Note) : Phiên bản chính xác của GTD được sử dụng trong bài viết này được xây dựng dựa trên các nguyên tắc được đưa ra bởi Carl Pullein và lớp học Trực tuyến Your Digital Life 3.0^{(Your Digital Life 3.0 Online class)} của anh ấy (mà tôi thực sự khuyên bạn nên sử dụng). Bài viết này chỉ cung cấp cách sử dụng Todoist như một phần của hệ thống đó. Có rất nhiều chi tiết mà chúng tôi không có chỗ để đưa vào bài viết này.

Hoàn thành mọi việc (GTD) là gì?

Các nguyên tắc Hoàn thành Công^{(Things Done)} việc đã ra đời được một thời gian. Không có bộ công cụ hoặc ứng dụng nào bạn phải sử dụng, nhưng các nguyên tắc cốt lõi cơ bản xung quanh bất kỳ cách tiếp cận nào về cơ bản là giống nhau.

GTD giúp làm trống tâm trí của bạn về mọi thứ quanh quẩn trong đó cả ngày. Điều này giải phóng bộ não của bạn để thực sự tập trung vào nhiệm vụ trước mắt, thay vì liên tục bị phân tâm.

Nó hoạt động bằng cách cung cấp cho bạn một loạt các bước mà bạn thực hiện hàng tuần để luôn ngăn nắp. Các bước này bao gồm:

• Ghi^(Capturing) lại mọi ý tưởng, nhiệm vụ, mục hành động hoặc cuộc hẹn đi kèm. Bạn có thể đang ở giữa cuộc họp và sếp của bạn đưa cho bạn một mục hành động. Bạn có thể đang đi dạo trong công viên và bạn có được một ý tưởng tuyệt vời cho một cuốn sách bạn muốn viết. Không quan trọng khi nào, ở đâu hoặc bằng cách nào - bất cứ khi nào bạn nghĩ ra điều gì đó bạn cần làm, bạn sẽ ghi lại nó vào “Hộp thư đến” của mình.
• Làm rõ^(Clarifying) những ý tưởng đó bằng cách chia nhỏ chúng thành các nhiệm vụ, chỉ định mức độ ưu tiên cho chúng và cho chúng biết ngày hoàn thành nếu bạn đã sẵn sàng thực hiện chúng sớm.
• Sắp^(Organizing) xếp các nhiệm vụ bằng cách đặt chúng vào một nhóm mà cuối cùng bạn sẽ hoàn thành, dựa trên mức độ ưu tiên. Nếu bạn sắp hoàn thành nhiệm vụ, bạn cũng sẽ thêm nó vào lịch của mình (và Todoist có thể giúp bạn tự động hóa việc đó).
• Xem xét^(Reviewing) từng “nhóm” và chuyển tất cả những ý tưởng có tổ chức đó lên bậc thang cho đến khi những ý tưởng cấp bách nhất được đưa vào lịch và thời gian tập trung của bạn.
• Thu hút^(Engaging) sự chú ý hoàn toàn của bạn vào những nhiệm vụ cuối cùng đã hoàn thành trước mắt bạn, vào những thời điểm bạn đã lên lịch.

GTD không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả và có tổ chức hơn mà còn có thể giúp bạn truy cập Inbox Zero (không còn email trong hộp thư đến của bạn), bởi vì bạn sẽ không bao giờ trì hoãn^{(never procrastinate)} các email đến của mình. Bạn sẽ xử lý mọi thứ ngay lập tức bằng cách sử dụng hệ thống GTD ở trên.

Cách xây dựng cấu trúc GTD Todoist^{(Todoist GTD Structure)}

Bây giờ bạn đã biết các nguyên tắc cơ bản của GTD , chúng ta hãy xem xét kỹ hơn cách Todoist có thể trợ giúp.

Điều đầu tiên bạn sẽ muốn làm là tạo một cấu trúc Projects mẹ mới trong Todoist chứa tất cả các nhóm để sắp xếp các nhiệm vụ sắp đến khác nhau của bạn.

Các nhóm này (thư mục mẹ) bao gồm:

• Hộp thư^(Inbox) đến: Đây là nơi tất cả những ý tưởng đến. Khi bạn nhận được email yêu cầu hành động, bạn sẽ đặt hành động vào đây và lưu trữ email ngay lập tức. Nếu bạn nhận được một mục hành động trong một cuộc họp, bạn sẽ đặt mục hành động đó vào đây. Bất kỳ điều gì bạn cần thực hiện, sẽ được chuyển thẳng vào Hộp thư^(Inbox) đến của bạn .

Lưu ý^(Note) : Todoist có phần Hộp thư^(Inbox) đến mặc định , vì vậy bạn sẽ không phải tạo phần này theo cách thủ công.

Một vài thư mục dự án tiếp theo bạn sẽ tạo là nơi bạn sẽ chuyển các mục vào trong các phiên Làm rõ^(Clarifying) và Sắp^(Organizing) xếp cuối ngày hàng ngày của mình . Bao gồm các:

• Tuần này^{(This Week)} : Các hạng mục bạn muốn làm ngay lập tức, trong tuần hiện tại, sẽ được đưa vào dự án này. Khi bạn đặt chúng ở đây, bạn cũng sẽ chỉ định một ngày đến hạn. Nếu bạn tích hợp Todoist với lịch của mình, Todoist sẽ tự động thêm nó vào lịch cho bạn.

• Tuần tới^{(Next Week)} : Các mục từ Hộp thư đến mà bạn muốn thực hiện sớm nhưng không quá gấp nên phải hoàn thành trong tuần này, sẽ được đưa vào dự án Tuần^(Week) tới của bạn . Không cần ngày đến hạn.

• Tháng này^{(This Month)} : Các mục bạn muốn làm khá sớm, nhưng có thể đợi một hoặc hai tuần sẽ được đưa vào dự án này. Cũng đừng đính kèm ngày đến hạn ở đây.

• Tháng tới^{(Next Month)} : Các công việc bạn muốn làm cuối cùng nhưng bạn biết có thể đợi khá lâu sẽ được chuyển vào thư mục Tháng^(Month) tới mà không có ngày hoàn thành.

Có hai Dự án nữa bạn sẽ cần tạo cho các nhiệm vụ đặc biệt. 

• Lĩnh vực tập trung định kỳ^{(Recurring Areas of Focus)} : Đây là những việc bạn cần làm thường xuyên liên quan đến các mục tiêu quan trọng đối với bạn, chẳng hạn như tham gia một lớp học trực tuyến mỗi tháng.

• Thói quen^(Routines) : Đây là những công việc có thể không liên quan đến mục tiêu của bạn, nhưng bạn phải làm hàng tuần, như tập thể dục hoặc họp câu lạc bộ.

Xây dựng nhiệm vụ định kỳ

Bạn chắc chắn phải có một loạt việc bạn phải làm hàng ngày hoặc hàng tuần. Hãy loại bỏ những điều đó ra khỏi tâm trí của bạn bằng cách thêm chúng vào dự án Lĩnh vực Trọng tâm Định kỳ^{(Recurring Areas of Focus)} của bạn (nếu chúng liên quan đến các mục tiêu quan trọng đối với bạn).

Bạn cũng nên bao gồm các Khu vực ^(Areas)Tiêu^(Focus) điểm Định kỳ như một dự án phụ của Tuần^(Week) này .

Bất kỳ nhiệm vụ định kỳ nào chỉ là một phần trong cuộc sống của bạn nhưng không thực sự thúc đẩy mục tiêu của cuộc đời bạn, hãy thêm chúng vào dự án Quy^(Routines) trình.

Hãy nhớ^(Remember) thêm ngày đến hạn cho tất cả những điều này và đánh dấu chúng là định kỳ. Bằng cách này, chúng sẽ tự động xuất hiện trong phần Todoist Hôm nay^(Today) và Sắp tới của bạn mà bạn không cần phải làm gì cả.^(Upcoming)

Sử dụng Hộp thư đến của bạn

Trong tuần, khi các vấn đề mới xuất hiện mà bạn phải giải quyết, chỉ cần chuyển chúng vào Hộp thư^(Inbox) đến Todoist của bạn . 

Bằng cách này, bạn sẽ tránh bị phân tâm và bạn biết rằng mình sẽ không quên giải quyết những công việc này sau này khi có thời gian.

Đồng thời, hàng tuần, bạn sẽ dành ra khoảng 20 đến 30 phút để xử lý Hộp thư^(Inbox) đến của mình . Trong thời gian này, chỉ cần thực hiện từng việc một và quyết định tầm quan trọng của việc thực hiện nhiệm vụ đó và trong khung thời gian nào.

Ví dụ, tôi biết tôi muốn sửa bộ bài cuối cùng, nhưng vẫn là Mùa đông^(Winter) . Vì vậy, tôi sẽ chuyển nhiệm vụ đó sang Long Term / On Hold . 

Tiếp theo, tôi biết rằng tôi cần phải kiểm tra sức khỏe hàng năm, nhưng tôi bận trong tháng này và sẽ không thực sự quan trọng nếu tôi đợi đến tháng sau để lên lịch. Vì vậy, tôi sẽ chuyển nó sang dự án Tháng tới^{(Next Month)} .

Cuối cùng, tôi biết tôi muốn hoàn thành một bài báo Online-Tech-Tips.com trong tuần này. Vì vậy, tôi chỉ định một ngày và thời gian trong tuần mà tôi muốn hoàn thành nó.

Sau đó, chuyển nhiệm vụ đó vào dự án Tuần này^{(This Week)} .

Tôi có thể xử lý ba mục này mà tôi đã thêm vào Hộp thư^(Inbox) đến của mình trong ngày trong khoảng năm phút. 

Tôi biết mình sẽ không quên chúng vì chúng hiện đã nằm trong hệ thống ToDoist GTD được tổ chức của tôi . Mọi thứ được giao trong tuần và tôi không thực sự phải suy nghĩ về bất cứ điều gì ngoại trừ làm việc chăm chỉ cho từng nhiệm vụ khi nó xuất hiện trên lịch của tôi^{(up on my calendar)} .

Quản lý Tuần này

Khi đến cuối mỗi tuần, bạn sẽ nhận thấy rằng dự án Tuần^(Week) này của bạn cuối cùng sẽ không có các mục đang hoạt động.

Thiết^(Set) lập thời gian mỗi tuần (thường là vào cuối ngày thứ Sáu^(Friday) hoặc một số thời gian vào cuối tuần), để chuyển các nhiệm vụ từ dự án Tuần^{(Next Week)} tới sang dự án Tuần này^{(This Week)} của bạn . Chỉ định^(Assign) ngày đến hạn khi bạn làm việc này.

Lặp lại điều này cho các mục trong thư mục Tháng^(Month) này , Tháng tới^{(Next Month)} và Long Term / Tạm dừng^(Hold) .

Hãy nhớ rằng^(Remember) : Bạn không cần phải di chuyển món đồ nếu nó vẫn không cảm thấy khẩn cấp. Bạn cũng có thể xóa các công việc mà bạn đã quyết định không còn quan trọng đối với mình nữa.

Nhớ tập trung

Đây là nguyên tắc quan trọng nhất kết hợp tất cả những điều này lại với nhau và làm cho hệ thống GTD hoạt động.

Bởi vì bạn chỉ dành những khoảng thời gian nhỏ để xử lý tất cả các ý tưởng và nhiệm vụ được chuyển vào Hộp thư^(Inbox) đến của mình , nên bạn chỉ còn lại phần thời gian còn lại mà bạn đã chỉ định trong lịch của mình để thực sự hoàn thành công việc.

Điều này có nghĩa là chỉ sử dụng các khu vực Hôm nay và Sắp tới^(Upcoming) trong Todoist trong ngày của bạn (cùng với Lịch^(Calendar) của bạn ) và làm việc suốt cả ngày để hoàn thành và hoàn thành các nhiệm vụ đó.

Bạn biết rằng bạn chỉ được giao những công việc mà bạn có thể hoàn thành trong một ngày, vì Todoist đã tự động thêm chúng vào lịch của bạn. Nếu ngày của bạn đã đầy, bạn không thể chỉ định thêm. Khi tuần của bạn đã đầy, bạn không thể chuyển bất cứ thứ gì khác vào dự án Tuần^(Week) này .

GTD hoạt động vì nó giúp bạn thoát khỏi mớ hỗn độn và đi vào “hệ thống”. Nó giải phóng suy nghĩ của bạn để bạn có thể tập trung tâm trí vào nhiệm vụ trước mắt - và Hoàn thành mọi^{(Get Things Done)} việc .

Todoist GTD Tips to Boost Your Productivity

Whether you’re a seasоned Getting Things Done GTD expert, оr you’re just starting to learn about the GTD process, Todoist is by far the best to-do list app to support your GTD workflow.

Why is this? There are a lot of reasons that have to do with its features, layout, and the fact that the default functionality naturally supports the GTD structure that you’ll build inside it.

Even if you’ve never heard of GTD, the following will include basic GTD tips to get you started, and how you can use Todoist to do so.

Note: The exact version of GTD used in this article is built upon the principles put out by Carl Pullein and his Your Digital Life 3.0 Online class (which I highly recommend). This article only offers how to use Todoist as part of that system. There are many details we don’t have space to include in this article.

What Is Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done principles have been around for a while. There are no set tools or apps you have to use, but the basic core principles around any approach is essentially the same.

GTD helps empty your mind of everything that’s swimming around in it all day. This frees up your brain to really focus on the task in front of you, instead of constantly getting distracted.

It works by giving you a series of steps that you work through every week to stay organized. These steps include:

• Capturing every idea, task, action item, or appointment that comes along. You could be in the middle of a meeting and your boss gives you an action item. You could be walking in the park and you get a great idea for a book you want to write. It doesn’t matter when, where, or how — whenever you think of something you need to do, you’ll capture it into your “Inbox”.
• Clarifying those ideas by breaking them down into tasks, assigning them a priority, and giving them a due date if you’re ready to work on them soon.
• Organizing the tasks by putting them into a bucket that you’ll get to eventually, based on priority. If you’re planning to work on the task soon, you’ll also add it to your calendar (and Todoist can help you automate that).
• Reviewing each “bucket” and moving all those organized ideas up the ladder until the most pressing ones make it into your calendar and your focus time.
• Engaging your full attention on those tasks that have finally made it in front of you, at the times you’ve scheduled.

Not only does GTD help you get more productive and organized, but it can also help you get to Inbox Zero (no more emails in your inbox), because you will never procrastinate on your incoming emails. You will process everything immediately using the GTD system above.

How to Build a Todoist GTD Structure

Now that you know the basic principles of GTD, let’s take a closer look at how Todoist can help.

The first thing you’ll want to do is create a new parent Projects structure in Todoist that contains all the buckets for organizing your various incoming tasks.

These buckets (parent folders) include:

• Inbox: This is where all those incoming ideas go into. When you get an email that requires an action, you’ll put the action in here and archive the email immediately. If you receive an action item in a meeting, you’ll put that action item in here. Anything that you need to act on, goes directly into your Inbox.

Note: Todoist has a default Inbox section, so you won’t have to create this one manually.

The next few project folders you’ll create are where you’ll move items into during your daily end-of-the-day Clarifying and Organizing sessions. These include:

• This Week: Items you want to work on immediately, during the current week, will go into this project. When you put them here, you’ll also assign a due date. If you integrate Todoist with your calendar, Todoist will automatically add it to your calendar for you.

• Next Week: Items from your Inbox that you want to do soon, but aren’t so urgent you have to get them done this week, will go into your Next Week project. No due date required.

• This Month: Items that you want to do fairly soon, but can wait a week or two will go into this project. Don’t attach a due date here either.

• Next Month: Tasks that you want to do eventually but you know can wait quite a while will go into the Next Month folder without a due date.

There are two more Projects you’ll need to create for special tasks. 

• Recurring Areas of Focus: These are things you need to do regularly related to goals that are important to you, like taking an online class every month.

• Routines: These are tasks that may not be related to your goals, but that you have to do every week, like exercise or club meetings.

Building Recurring Tasks

You certainly must have a bunch of things you have to do every day or every week. Get those out of your mind by adding those into your Recurring Areas of Focus project (if they’re related to goals that are important to you).

It’s also recommended that you include Recurring Areas of Focus as a sub project of This Week.

Any recurring tasks that are just part of your life but don’t really drive your life’s goals, add them to the Routines project.

Remember to add due dates to all these and mark them as recurring. This way they’ll automatically pop up in your Today and Upcoming Todoist sections without you having to do anything.

Using Your Inbox

During the week, as new issues come up that you have to deal with, just toss them into your Todoist Inbox. 

This way, you avoid getting distracted and you know you won’t forget to deal with these tasks later when you have time.

Every week at the same time, you’ll set aside about 20 to 30 minutes to process your Inbox. During this time, just work through one at a time and decide how important it is to do that task, and within what timeframe.

For example, I know I want to fix the deck eventually, but it’s still Winter. So, I’ll move that task to Long Term / On Hold. 

Next, I know that I need to have my annual medical checkup, but I’m busy this month and it won’t really matter if I wait until next month to schedule it. So, I’ll move that to the Next Month project.

Finally, I know I want to get an Online-Tech-Tips.com article done this week. So I assign a day and time during the week that I want to get it done.

Then, move that task into the This Week project.

I was able to process these three items that I added to my Inbox during the day in about five minutes. 

I know I won’t forget them because they’re now in my organized ToDoist GTD system. Everything is assigned for the week and I don’t really have to think about anything except working hard on each task when it comes up on my calendar.

Managing This Week

As you reach the end of each week, you’ll notice that your This Week project will eventually empty of active items.

Set up a time every week (typically the end of the day Friday, or some time on the weekend), to move tasks from the Next Week project into your This Week project. Assign due dates when you do this.

Repeat this for items in the This Month, Next Month, and Long Term / On Hold folders.

Remember: You don’t have to move the item if it still doesn’t feel urgent. You can also delete tasks that you’ve decided don’t matter to you anymore.

Remember To Stay Focused

Here is the most important principle that brings this all together and makes the GTD system work.

Because you’re only spending small blocks of time processing all the ideas and tasks that get tossed into your Inbox, you’re left with the rest of the time you’ve assigned in your calendar to actually get work done.

This means using only your Today and Upcoming areas in Todoist during your day (along with your Calendar) and working through your day to finish and cross off those tasks.

You know you’ve only assigned tasks you can get done in one day, because Todoist automatically added them to your calendar. If your day is full, you can’t assign more. When your week is full, you can’t move anything else into the This Week project.

GTD works because it gets the mess out of your head and into the “system”. It frees up your thoughts so you can focus your mind on the task at hand — and Get Things Done.

Related posts

• Làm thế nào Todoist Kanban Boards Can Improve Productivity

• 4 Tiện ích miễn phí để tinh chỉnh chuột của bạn và tăng năng suất

• 3 cách để Hãy Photo or Video trên Chromebook

• Cách Detect Computer & Email Monitoring hoặc Spying Software

• Flat Panel Display Technology Demystified: TN, IPS, VA, OLED trở lên

• 8 Ways để phát triển Facebook Page Audience của bạn

• Bạn có thể thay đổi Twitch Name của bạn? Có, nhưng Be Careful

• Cách Post Một bài viết trên Linkedin (và Best Times đến Post)

• Cách hoàn tiền Game trên Steam

• Cách tạo Transparent Background trong GIMP

• Làm thế nào để thực hiện bất kỳ Wired Printer Wireless trong 6 Different cách

• Uber Passenger Rating and How là gì để kiểm tra nó

• Computer Randomly Turn của bạn có tự mình không?

• Cách chia Screen trên Chromebook

• 7 Quick Fixes Khi Minecraft Keeps Crashing

• Cách hủy kích hoạt Facebook Account thay vì xóa nó

• Cách sử dụng Discord Spoiler Tags

• Cách thay đổi ngôn ngữ trên Netflix

• Làm thế nào để Kiểm tra Your Hard Drive cho lỗi

• Cách tìm kiếm & tìm tweet đã xóa của ai đó