Nếu bạn sử dụng ứng dụng email khách thông thường trong môi trường Công ty^(Corporate) như Outlook , có thể bạn đã quen với việc đặt câu trả lời vắng mặt^{(setting your out of office reply)} . Bạn^(Did) có biết rằng bạn cũng có thể thiết lập trả lời vắng mặt trong Gmail không?

Vì hầu hết mọi người sử dụng Gmail làm tài khoản email cá nhân của họ nên việc thông báo cho mọi người khi bạn đang đi nghỉ hoặc đi nghỉ có thể hữu ích.

Thực hiện điều này khá đơn giản trong Gmail , nhưng quá trình này hơi khác so với bạn có thể quen với trong Outlook . Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách thiết lập không có văn phòng trong Gmail , cách tắt tính năng này và những gì mọi người có thể mong đợi thấy ở bạn khi bạn bật tính năng này.

Cách thiết lập Không ^(Out)có^(Gmail) mặt trong Gmail^(Office)

Nếu bạn chuẩn bị đi nghỉ một thời gian và muốn cảnh báo mọi người rằng bạn có thể không trả lời email của họ nhanh chóng như bình thường, thì cách trả lời vắng mặt là cách tốt nhất.

Để bắt đầu với các bước bên dưới, trước tiên hãy đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn .

1. Chọn biểu tượng bánh răng Cài đặt^(Settings) ở góc trên bên phải của tài khoản Gmail của bạn .

2. Chọn Xem tất cả cài đặt^{(See all settings)} ở đầu danh sách Cài đặt.

3. Cuộn xuống phần Thư trả lời^{(Vacation responder)} thư ở dưới cùng. Thay đổi cài đặt thành Bật trả lời^{(Vacation responder on)} tự động .

4. Chọn ngày đầu tiên trong kỳ nghỉ của bạn. Nhập dòng chủ đề và tin nhắn mà bạn muốn tự động trả lời bất cứ khi nào mọi người gửi email cho bạn.

Lưu ý các tùy chọn sau khi bạn điền vào biểu mẫu này.

• Bạn không cần phải bật và chọn Ngày cuối cùng^{(Last day)} , nhưng bạn nên bật tính năng này để không quên bật tính năng trả lời Ngày nghỉ^(Vacation) của mình .
• Theo mặc định, trường tin nhắn sử dụng trình chỉnh sửa định dạng phong phú, nơi bạn có thể sử dụng thanh định dạng để định dạng văn bản tin nhắn. Nếu bạn chọn Văn bản^{(Plain Text)} thuần túy phía trên trường tin nhắn, định dạng sẽ thay đổi thành văn bản thuần túy.
• Chọn Chỉ gửi câu trả lời cho những người trong Danh bạ của tôi^{(Only send a response to people in my Contacts)} nếu bạn muốn nhắm mục tiêu các câu trả lời tự động của Người đi nghỉ chỉ đến những người bạn đã biết và bỏ qua tất cả những người khác. ^(Vacation)Đây là một ý kiến ​​hay nếu bạn không muốn người lạ biết rằng bạn vắng nhà trong thời gian dài. 

5. Chọn Lưu thay đổi^{(Save Changes)} để bật ứng dụng Thư nghỉ.

Cách tắt chế độ ^(Office)vắng^(Out) mặt trong Gmail

Có hai cách để bạn có thể vô hiệu hóa ứng dụng Trả lời Nghỉ^(Vacation) . Khi nó được bật, bạn sẽ thấy một thông báo ở đầu hộp thư đến về trạng thái của người trả lời.

Bạn có thể chọn Kết thúc ngay^{(End now)} để tắt tính năng trả lời ngay lập tức. Đây là một cách nhanh chóng để tắt tính năng này mà không cần phải tìm kiếm lại trong cài đặt Gmail của bạn để sửa đổi cài đặt trình phản hồi.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn tắt tính năng trả lời Thư trong cài đặt Gmail , bạn có thể chọn Cài đặt Kỳ nghỉ ^{(Vacation Settings)}trong^(Vacation) thông báo hoặc bạn có thể quay lại cửa sổ Cài đặt Gmail của mình.^{(Gmail Settings)}

Cuộn^(Scroll) trở lại cuối menu Cài đặt Gmail để tìm lại phần ^{(Gmail Settings)}Trả lời^{(Vacation responder)} thư .

Chọn Tắt ứng^{(Vacation responder off)} dụng tự động trả lời để tắt trình trả lời tự động. 

Lưu ý - bạn sẽ không phải làm điều này nếu bạn đã đặt trường Ngày cuối^{(Last day)} cùng thành ngày kết thúc kỳ nghỉ của mình. Trình trả lời Nghỉ^(Vacation) sẽ tự động tắt sau ngày này.

Nhưng nếu bạn muốn tắt tính năng Phản hồi nghỉ^(Vacation) trước cài đặt Ngày cuối cùng, thì quy trình trên sẽ hoạt động.

Cách hoạt động của Trình trả lời thư trong kỳ nghỉ của Gmail

Hãy nhớ rằng vì bạn chỉ có thể nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho ứng dụng Thư trả lời về kỳ nghỉ^(Vacation) , thời gian được đặt tự động qua email.

• Giờ ngày bắt đầu: 12:00 sáng nửa đêm
• Giờ kết thúc: 11:59 PM

Nếu bạn muốn có thời gian bắt đầu vào lúc nửa đêm trước ngày kỳ nghỉ của bạn bắt đầu, thì hãy đặt Ngày bắt đầu sớm hơn một^{(Start Date one)} ngày so với ngày bắt đầu kỳ nghỉ của bạn.

Những người gửi email cho bạn trong khi bạn đã bật ứng dụng Thư trả lời đi nghỉ^(Vacation) sẽ thấy hành vi sau từ tài khoản Gmail của bạn .

• Mọi người sẽ thấy phản hồi tự động của bạn trong lần đầu tiên họ nhắn tin cho bạn. Nếu họ nhắn lại cho bạn, phản hồi tự động sẽ không được gửi.
• Nếu bốn ngày trôi qua và cùng một người nhắn tin cho bạn, phản hồi tự động sẽ kích hoạt lại.
• Nếu bạn chỉnh sửa câu trả lời đi nghỉ của mình, bộ hẹn giờ sẽ bắt đầu lại và bất kỳ ai nhắn tin cho bạn lần đầu tiên sau khi chỉnh sửa sẽ nhận được phản hồi tự động.
• Gmail đủ thông minh để không tự động trả lời bất kỳ thư nào được sắp xếp tự động vào thư mục spam hoặc danh sách gửi thư.
• Những người dùng Gmail khác sẽ thấy trạng thái “vắng mặt” của bạn nếu họ bắt đầu soạn email cho bạn. 

Tạo ^{(Create Smarter Out)}câu trả lời ^(Replies)vắng^(Office) mặt thông minh hơn trong Gmail với bộ lọc

Nếu bạn muốn tạo trả lời tự động được nhắm mục tiêu nhiều hơn với các thư tùy chỉnh cho những người cụ thể, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng Bộ lọc của Gmail^{(Gmail Filters)} .

1. Trước khi có thể sử dụng bộ lọc để tự động phát lại, bạn cần tạo một mẫu email^{(email template)} để trả lời. Để thực hiện việc này, hãy soạn một email mới trong Gmail với email bạn muốn trả lời. Sau đó, chọn menu ba chấm “Thêm” ở góc dưới bên phải của cửa sổ và chọn Mẫu^(Templates) , chọn Lưu bản nháp dưới dạng mẫu^{(Save draft as template)} , rồi chọn Lưu dưới dạng mẫu mới^{(Save as new template)} .

1. Đặt tên cho mẫu trong cửa sổ bật lên.

1. Để truy cập bộ lọc Gmail , hãy quay lại ^(Gmail)Cài đặt Gmail^{(Gmail Settings)} . Chọn Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn^{(Filters and Blocked Addresses)} ở đầu cửa sổ Cài đặt.

1. Cuộn xuống cuối trang này và chọn Tạo bộ lọc mới^{(Create a new filter)} .

4. Trong biểu mẫu Tạo^(Create) bộ lọc, hãy nhập địa chỉ email bạn muốn tự động trả lời vào trường Từ^(From) . Chọn Tạo bộ lọc^{(Create filter)} khi bạn hoàn tất.

1. Trong cửa sổ Tạo^(Create) bộ lọc, hãy bật hộp kiểm bên cạnh Gửi mẫu^{(Send template)} . Trong hộp thả xuống, chọn mẫu Trả lời Sếp^{(Boss Reply)} mà bạn đã tạo trước đó.

1. Cuối cùng, chỉ cần chọn nút Tạo bộ lọc^{(Create filter)} ở dưới cùng và bộ lọc mới và trả lời tự động của bạn hiện đang hoạt động.

Bây giờ, bất cứ khi nào người có địa chỉ bạn đã xác định trong bộ lọc gửi email cho bạn, họ sẽ nhận được thư trả lời vắng mặt^{(out of office)} cùng với mẫu mà bạn đã tạo.

How to Set Up Out of Office in Gmail

If you use common email cliеnts in a Corporate environment like Outlook, you’re probablу used to setting your out of office reply. Did you know you can also set up out of office replies in Gmail as well?

Since most people use Gmail as their personal email account, it can be useful letting people know when you’re on vacation or holiday.

Doing this is fairly simple in Gmail, but the process is slightly different than you might be used to in Outlook. In this article you’ll learn how to set up out of office in Gmail, how to disable it, and what people can expect to see from you when you do have it enabled.

How to Set Up Out of Office in Gmail

If you’re about to head out on vacation for a while and want to alert people that you may not be able to respond to their email as quickly as usual, an out of office reply is the way to go.

To get started with the steps below, first log into your Gmail account.

1. Select the gear Settings icon at the upper right corner of your Gmail account.

2. Select See all settings at the top of the Settings list.

3. Scroll down to the Vacation responder section at the bottom. Change the setting to Vacation responder on.

4. Select the first day of your vacation. Type the subject line and message that you’d like to auto-reply whenever people email you.

Note the following options when you’re filling out this form.

• You don’t have to enable and select a Last day, but it’s a good idea to just so you don’t forget to leave your Vacation responder enabled.
• By default the message field uses a rich formatting editor where you can use the formatting bar to format the message text. If you select Plain Text above the message field, the formatting will change to plain text.
• Select Only send a response to people in my Contacts if you want to target the Vacation responder’s auto-replies only to people you already know, and ignore all others. This is a good idea if you don’t want strangers knowing that you’re away from home for an extended period. 

5. Select Save Changes to enable the Vacation responder.

How to Turn Off Out of Office in Gmail

There are two ways you can disable the Vacation responder. While it’s enabled, you’ll see a message at the top of your inbox about the status of the responder.

You can select End now to turn off the responder instantly. This is a quick way to disable it without having to search through your Gmail settings again to modify the responder settings.

However, if you prefer to disable the Vacation responder in Gmail settings, you can either select Vacation Settings in the notification message, or you can go back to your Gmail Settings window.

Scroll back to the bottom of the Gmail Settings menu to find the Vacation responder section again.

Select Vacation responder off to disable the automatic responder. 

Note – you won’t have to do this if you’ve set the Last day field to the end date of your vacation. The Vacation responder will automatically disable after this date.

But if you want to turn off the Vacation responder before the Last day setting, the above procedure will work.

How Gmail Vacation Responder Works

Keep in mind that since you can only enter the start and end dates for the Vacation responder, the times are set automatically by email.

• Start Date Time: 12:00 AM midnight
• End Date Time: 11:59 PM

If you’d rather have the time start at midnight before the day your vacation starts, then set the Start Date one day earlier than the start of your vacation.

People who email you while you’ve enabled the Vacation responder will see the following behavior from your Gmail account.

• People will see your auto-response the first time they message you. If they message you again, the auto-response won’t be sent.
• If four days pass and the same person messages you, the auto-response will trigger again.
• If you edit your vacation response, the timer starts over and anyone who messages you the first time after editing will get an auto-response.
• Gmail is smart enough not to auto-respond to any messages that get automatically sorted into the spam folder or mailing lists.
• Other Gmail users will see your “out of office” status if they start composing an email to you. 

Create Smarter Out of Office Replies in Gmail with Filters

If you’d like to create a more targeted auto reply with customized messages for specific people, you can do this by using Gmail Filters.

1. Before you can use a filter to auto-replay, you need to create an email template to reply with. To do this, compose a new email in Gmail with the email you want to reply with. Then, select the three dots “More” menu at the lower right corner of the window, and select Templates, select Save draft as template, and then select Save as new template.

1. Give the template a name in the pop-up window.

1. To access Gmail filters, go back into Gmail Settings. Select Filters and Blocked Addresses at the top of the Settings window.

1. Scroll to the bottom of this page and select Create a new filter.

4. In the Create filter form, type the email address you want to auto-reply to in the From field. Select Create filter when you’re done.

1. In the Create filter window, enable the checkbox next to Send template. In the dropdown box, select the Boss Reply template that you created earlier.

1. Finally, just select the Create filter button at the bottom and your new filter and auto-reply is now active.

Now, any time the person with the address you’ve defined in the filter sends you an email, they’ll receive an out of office reply with the template that you’ve created.

Related posts

• Cách gửi Private Emails bằng Gmail

• Bạn có thể xóa tất cả các email từ Gmail cùng một lúc không?

• Làm thế nào để không giới thiệu Email trong Gmail

• 7 Best Gmail Add-Ons

• Làm thế nào để đến Inbox Zero trong Gmail

• các Google App & How để sử dụng nó là gì

• 8 Google Search Tips: Luôn tìm những gì bạn là Looking cho

• Cách sử dụng nhiều Stops trong Google Maps

• Cách Backup Google Chrome History

• 5 tính năng mới hàng đầu của Gmail nên dùng thử trong năm 2019

• Cách sử dụng Google Calendar: 10 Pro Tips

• Làm thế nào để Fix Gmail khi nó không nhận được email

• Làm thế nào để sắp xếp hoặc Filter bởi Color trong Google Sheets

• Làm thế nào để sử dụng SUMIF trong Google Sheets

• Làm thế nào để Nhiệm vụ Sử dụng Google - Hướng dẫn Bắt đầu

• Cách thiết lập Voicemail trên Google Voice

• Tại sao Does Chrome Have So Nhiều tiến trình đang chạy?

• Metric and Dimension trong Google Analytics là gì?

• Software Reporter Tool trong Chrome and How là gì để vô hiệu hóa nó

• Protection tăng cường nào trong Google Chrome and How để kích hoạt nó