Khi nói đến không gian làm việc chung để chỉnh sửa tài liệu, Google Docs đứng đầu danh sách mà không nghi ngờ gì. Từ chỉnh sửa đến bảo mật - mọi thứ đều có đầy đủ bằng chứng trong Google Tài liệu^{(Google Docs)} . Nếu bạn chưa quen với công cụ chỉnh sửa và cộng tác này, đây là một số mẹo và thủ thuật của Google Tài liệu^{(Google Docs tips and tricks )} sẽ cho phép bạn làm việc tốt hơn trong không gian làm việc chung.

Mẹo và thủ thuật của Google Tài liệu

Đối với người dùng mới và người dùng hiện tại, đây là một số mẹo, thủ thuật và hướng dẫn hữu ích nhất của Google Tài liệu^{(Google Docs)} , sẽ giúp bạn chỉnh sửa và viết tài liệu của mình tốt hơn.

1] Chỉnh sửa hình ảnh

Nếu bạn không quen với nhiều công cụ chỉnh sửa hình ảnh^{(image editing tools)} khác nhau có sẵn, bạn có thể chỉ cần chọn Google Tài liệu^{(Google Docs)} , vì nó sẽ cho phép bạn thêm các hiệu ứng khác nhau và thay đổi kích thước. Có thể tô màu lại hình ảnh, điều chỉnh độ trong suốt, độ sáng và độ tương phản. Tất cả các cài đặt này có thể được tìm thấy tại đây: Format > Image Tùy chọn^(Options) Hình ảnh . Nếu bạn muốn cắt ảnh, hãy đi tới Format > Crop Image .

2] Tải xuống^(Download) tài liệu ở các định dạng khác nhau

Bạn có thể tải xuống một tài liệu ở các định dạng khác nhau bao gồm .docx, .odt , .rtf , .pdf , .txt , v.v. Đối với thông tin của bạn, nếu bạn chọn định dạng TEXT , hình ảnh và các định dạng khác sẽ bị mất sau khi tải xuống. Nếu bạn muốn tải xuống một tài liệu, hãy chuyển đến File > Download dưới dạng > Select định dạng. Sẽ mất vài phút để quá trình tải xuống tự động bắt đầu.

Đọc:^(Read:)  Cách dịch tài liệu Google Documents sang bất kỳ ngôn ngữ nào^{(translate Google Docs documents into any language)} .

3] Chèn phương trình

Nếu bạn cần chèn một số phương trình toán học, bạn có thể thực hiện việc này trong Google Tài liệu^{(Google Docs)} . Bạn thậm chí không phải sao chép nó từ bất kỳ trang web bên thứ ba nào khác vì có một tùy chọn cho phép bạn thêm các phương trình khác nhau. Định dạng sẽ được cung cấp bởi Google Documents^{(Google Docs)} và bạn phải chèn các giá trị để hoàn thành nó. Có thể chèn một phương trình đại số, phương trình hàm, phương trình tích phân, v.v. Chỉ cần đi tới Insert > Equation và chọn một định dạng để chèn.

4] Chèn nhận xét

Giả sử^(Say) bạn đã viết một số từ bằng một ngôn ngữ khác và bạn muốn dịch chúng vì lợi ích của những người có thể không hiểu thuật ngữ đó. Trong trường hợp như vậy, bạn có thể thêm nhận xét để người khác có thể hiểu ý nghĩa của nó. Bạn cũng có thể thêm một bình luận nếu bạn muốn tham khảo một cái gì đó. Để làm như vậy, hãy chọn một từ hoặc văn bản trong trình soạn thảo của bạn và nhấp vào nút Nhận xét^{(Comment )} . Bây giờ bạn có thể viết ra bình luận của mình.

5] Sử dụng Từ điển đồng nghĩa

Từ điển đồng nghĩa^(Thesaurus) giúp người dùng học thêm từ, tìm từ đồng nghĩa, v.v. Thay vì sử dụng bất kỳ trang web hoặc công cụ nào của bên thứ ba khi sử dụng Google Tài liệu^{(Google Docs)} , bạn có thể sử dụng từ điển đồng nghĩa có sẵn của Google Tài liệu^{(Google Docs)} . Để sử dụng nó, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ từ nào và chọn Xác định^(Define) “từ”. Bạn có thể tìm thấy mọi thứ được đề cập ở trên ở phía bên tay phải của mình. Sau đó, bạn có thể chọn bất kỳ từ nào ngay từ danh sách và kiểm tra cách sử dụng của từ cụ thể đó.

Đọc: WordWeb: Phần mềm Từ điển & Từ đồng nghĩa miễn phí cho Windows.^{(WordWeb: Free Dictionary & Thesaurus Software for Windows.)}

6] Thay thế^(Replace) các ký tự nhất định bằng các ký hiệu

Có nhiều ký hiệu không có sẵn trên bàn phím của bạn. Ví dụ, dấu hiệu bản quyền hoặc dấu hiệu nhãn hiệu hoàn toàn không có sẵn. Nếu bạn muốn sử dụng các ký hiệu đó, đây là một số mẹo. Bạn có thể sử dụng (c) để lấy dấu hiệu bản quyền, (r) để lấy dấu hiệu nhãn hiệu đã đăng ký, v.v. Tất cả những điều này đã được xác định trước trong Google Tài liệu^{(Google Docs)} . Vì vậy, nếu bạn muốn thêm nhiều phím tắt để thay thế, đây là một thủ thuật đơn giản. Đi tới Tools > Preferences . Tại đây bạn có thể tìm thấy một tùy chọn được gọi là Thay thế tự động^{(Automatic substitution)} . Hãy chắc chắn rằng điều này đã được kiểm tra. Sau đó, bạn có thể chọn thay thế hoặc đặt chúng cho phù hợp.

Đọc^(Read) : Mẹo và Thủ thuật của Google Trang tính .

7] Hiển thị lịch sử sửa đổi

Nếu có nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu, thì khả năng xảy ra xung đột là rất cao. Hơn nữa, nếu bạn muốn kiểm tra dòng thời gian chỉnh sửa của mình, bạn có thể mở bảng lịch sử sửa đổi. Tại đây, bạn có thể tìm thấy tất cả các chỉnh sửa được thực hiện bởi các thành viên khác nhau trong nhóm. Từ việc thêm hình ảnh hoặc in đậm văn bản - mọi thứ đều được ghi lại trong Google Documents^{(Google Docs)} . Open File > Show lịch sử sửa đổi. Ngoài ra, bạn có thể nhấn Ctrl + Alt + Shift + H. Theo mặc định, bảng sửa đổi hiển thị những thay đổi đáng kể. Tuy nhiên, nếu bạn muốn kiểm tra các bản sửa đổi chi tiết, hãy nhấp vào tùy chọn có tên là Hiển thị các bản sửa đổi chi tiết hơn^{(Show more detailed revisions)} .

8] Cài đặt tiện ích bổ sung

Tiện ích bổ sung^(Add-ons) luôn giúp người dùng khai thác nhiều hơn bất kỳ dịch vụ hoặc phần mềm nào bằng cách làm phong phú thêm chức năng của nó. Google Documents^{(Google Docs)} cũng không hỗ trợ tiện ích bổ sung, bạn có thể cài đặt whcih ngay từ tab Tiện ích bổ sung > Tải tiện ích bổ sung. ^{(Add-ons )}Một số tiện ích bổ sung tốt nhất của Google Tài liệu là g ( Toán học^(Math) ), Thư viện mẫu^{(Template Gallery)} , Mục^(Table) lục, Nhận dạng giọng nói^{(Speech Recognition)} , Kiểu^(Styles) , v.v.

9] Dán mà không cần định dạng

Giả sử rằng bạn đang sao chép nội dung từ một tài nguyên khác. Khi^(Whe) bạn dán nó, bạn sẽ nhận được tất cả các liên kết, định dạng, thẻ tiêu đề, v.v. vào Google Tài liệu^{(Google Docs)} . Nếu bạn không muốn định dạng, hãy nhấp chuột phải vào không gian trống trong Google Tài liệu^{(Google Docs)} và chọn Dán không định dạng. ^{(Paste without formatting.)}  Nhấp vào OK trên cửa sổ bật lên và sau đó nhấn Ctrl + V để dán. Tất cả các định dạng sẽ biến mất.

10] Nhúng tài liệu vào trang web

Đôi khi bạn có thể cần phải xuất bản một tài liệu lên web. Bạn có thể mời ai đó bằng email, thêm cộng tác viên, chia sẻ liên kết và nhúng toàn bộ tài liệu vào một trang web. Để thực hiện việc này, hãy đi tới File > Publish lên web> mở rộng Xuất bản nội dung và cài đặt^{(Publish content and settings)} > nhấp vào Bắt đầu xuất bản^{(Start Publishing)} > chọn tùy chọn khẳng định trên cửa sổ bật lên> chuyển đến tab Nhúng^{(Embed )} > sao chép mã iframe> dán vào phần HTML của trang web . Tài liệu sẽ hiển thị cho bất kỳ ai sau khi nhúng nó vào trang web.

11] Dịch tài liệu

Google Documents^{(Google Docs)} cho phép bạn dịch tài liệu mà không cần rời khỏi trang gốc. Nó đi kèm với một tùy chọn tích hợp trong  Tools > Translate tài liệu cho phép bạn dịch tài liệu của mình từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác. Mặc dù nó có thể không dịch như một người chuyên nghiệp, nhưng bạn có thể hiểu tổng quan của một tài liệu tiếng nước ngoài. Để tìm hiểu thêm về  bản dịch tài liệu Google Documents^{(Google Docs document translation)} , hãy đọc hướng dẫn chi tiết này.

12] Nhập liệu bằng giọng nói

Đôi khi, bạn có thể cảm thấy không muốn viết một bài báo, nhưng bằng mọi cách bạn phải hoàn thành nó càng sớm càng tốt. Trong những tình huống đó, nhập liệu bằng giọng nói có thể là một công cụ hữu ích cho bạn. Vì đây là một tùy chọn được tích hợp sẵn, bạn không cần phải  cài đặt tiện ích bổ sung Google Tài liệu^{(install a Google Docs add-on)}  để hoàn thành công việc. Để bắt đầu, hãy đảm bảo rằng micrô đã được cắm vào máy tính của bạn. Nếu vậy, hãy mở Google Tài liệu^{(Google Docs)} và đi tới  Tools > Voice . Điều tương tự có thể được kích hoạt bằng cách nhấn  Ctrl+Shift+S S.

13] Chèn chữ ký viết tay

Thêm chữ ký viết tay tạo thêm nét chuyên nghiệp cho tài liệu của bạn và đôi khi cũng có thể được yêu cầu. Tin tốt là bạn có thể nhờ sự trợ giúp của tùy chọn Scribble trong Google Drawing để tạo chữ ký viết tay. Nó không tốn nhiều thời gian nhưng cũng không phức tạp cho những người không thích di chuyển chuột. Để tìm hiểu thêm  về cách thêm chữ ký viết tay trong Google Tài liệu^{(about adding handwritten signatures in Google Docs)} , hãy xem bài viết này.

14] Thêm trích dẫn

Bạn thường có thể phải chèn một tham chiếu hoặc ghi công tác giả gốc của một phần tuyên bố mà bạn đã đưa vào tài liệu của mình. Trong Google Docs , việc thêm các trích dẫn hoặc tài liệu tham khảo khá dễ dàng với sự trợ giúp của các tùy chọn có sẵn. Bạn có thể vào  Tools > Citations  và tạo một tham chiếu tùy chỉnh theo yêu cầu của bạn. Để biết thêm thông tin, bạn có thể làm theo hướng dẫn chi tiết này để tìm hiểu cách  tạo và chèn tham chiếu trong Google Tài liệu^{(create and insert a reference in Google Docs)} .

Có nhiều việc khác có thể được thực hiện bằng Google Docs. Hãy cho chúng tôi biết nếu chúng tôi bỏ lỡ điều gì đó quan trọng.^{(There are many other things that can be done using Google Docs. Let us know if we missed something important.)}

Đọc tiếp theo^{(Read next)} : Google Tài liệu so với Microsoft Word Online .

Google Docs Tips and Tricks everyone should know

When it comes to a shared wоrkspace to edit doсuments, Google Docs tops the list without any doubt. From editing to security – everything is full proof in Google Docs. If you are new to this editing & collaboration tool, here are some Google Docs tips and tricks that will let you work better in a shared workspace.

Google Docs Tips and Tricks

For new & existing users, here are some of the most useful Google Docs tips, tricks & tutorials, that will help you better edit & write your documents.

1] Edit Image

If you are not familiar with the many different image editing tools available, you can simply opt for Google Docs, as it will let you add various effects and resize it. It is possible to recolor an image, adjust transparency, brightness, and contrast. All these settings can be found at here: Format > Image Options. If you want to crop a picture, go to Format > Crop Image.

2] Download document in different formats

You can download a single document in different formats including .docx, .odt, .rtf, .pdf, .txt etc. For your information, if you select TEXT format, the image, and other formattings will be lost after downloading. If you want to download a document, go to File > Download as > Select format. It will take a few moments for the download to start automatically.

Read: How to translate Google Docs documents into any language.

3] Insert equation

If you need to insert some mathematical equations, you can do so in Google Docs. You do not even have to copy it from any other third party website since there is an option that will let you add different equations. The format will be given by Google Docs, and you have to insert the values to complete it. It is possible to insert an algebraic equation, functional equation, integral equation, and more. Just go to Insert > Equation and select one format to insert.

4] Insert comment

Say you have written some words in a different language and you want to translate them for the benefit of those who may not understand that term. In such a scenario, you can add a comment so that other people can understand its meaning. You can also add a comment if you wish to reference something. To do so, select a word or text in your editor and click on the Comment button. Now you can write down your comment.

5] Use Thesaurus

Thesaurus helps users learn more words, find synonyms, etc. Instead of using any third party websites or tools while using Google Docs, you can use the inbuilt thesaurus of Google Docs. To use it, right-click on any word and select Define “word.” You can find everything mentioned above on your right-hand side. You can then select any word right from the list, and check the usage of that particular word.

Read: WordWeb: Free Dictionary & Thesaurus Software for Windows.

6] Replace certain characters with symbols

There are many symbols that are not available on your keyboard. For example, the copyright sign or the trademark sign are not available at all. If you want to use those symbols, here are few tips. You can use (c) to get the copyright sign, (r) to get the registered trademark sign and so on. All these are predefined in Google Docs. So if you want to add more shortcuts to replacements, here is a simple trick. Go to Tools > Preferences. Here you can find an option called Automatic substitution. Make sure this is checked. After that, you can select the replacements or set them accordingly.

Read: Google Sheets Tips and Tricks.

7] Show revision history

If more than one person is editing a single document, there is a high chance of conflicts. Moreover, if you want to check your editing timeline, you can open the revision history panel. Here, you can find all the edits done by different members of the team. From adding an image or making text bold – everything gets recorded in Google Docs. Open File > Show revision history. Alternatively, you can press Ctrl + Alt + Shift + H. By default, the revision panel shows the significant changes. However, if you want to check the detailed revisions, click on the option called Show more detailed revisions.

8] Install add-ons

Add-ons always help users get more out of any service or software by enriching its functionality. Google Docs also does support add-ons, whcih can be installed right from the Add-ons tab > Get add-ons. Some of the best Google Docs add-ons are g(Math), Template Gallery, Table of contents, Speech Recognition, Styles, etc.

9] Paste without formatting

Let’s assume that you are copying content from another resource. Whe you paste it, you will get all the links, formatting, heading tags, etc.  into Google Docs. If you do not want to want the formatting, right-click on empty space in Google Docs and select Paste without formatting.  Click OK on the popup and then press Ctrl + V to paste. All the formatting will be gone.

10] Embed document into website

There are times you may need to publish a document to the web. You can invite someone using an email, add collaborators, share the link and embed the whole document into a website. To do this go to File > Publish to the web > expand Publish content and settings > click on Start Publishing > select the affirmative option on the popup window > go to Embed tab > copy the iframe code > paste it into a webpage’s HTML section. The document will be visible to anyone after embedding it into the web page.

11] Translate document

Google Docs lets you translate documents without leaving the original page. It comes with an in-built option under Tools > Translate document that lets you translate your document from one language to another. Although it might not translate like a professional, you can understand the overview of a foreign language document. To learn more about Google Docs document translation, read this detailed guide.

12] Voice typing

At times, you might not feel like writing an article, but you have to complete it anyhow as soon as possible. In those situations, voice typing can be a handy tool for you. As it is an in-built option, you do not have to install a Google Docs add-on to get the job done. To get started, make sure that a microphone is plugged into your computer. If so, open the Google Docs and go to Tools > Voice typing. The same can be triggered by pressing Ctrl+Shift+S.

13] Insert handwritten signature

Adding a handwritten signature adds a professional touch to your document and also might be required at times. The good news is that you can take the help of the Scribble option in Google Drawing to create a handwritten signature. It is not much time-consuming but tricky for those who are not comfortable with mouse movement. To learn more about adding handwritten signatures in Google Docs, take a look at this article.

14] Add citations

You may often have to insert a reference or credit the original author of a piece of statement you have included in your document. In Google Docs, it is quite easy to add citations or references with the help of in-built options. You can go to Tools > Citations and create a customized reference according to your requirements. For more information, you can follow this detailed guide to learn how to create and insert a reference in Google Docs.

There are many other things that can be done using Google Docs. Let us know if we missed something important.

Read next: Google Docs vs. Microsoft Word Online.

Related posts

• 2 Ways để đổi Margins trong Google Docs

• Cách Insert Emoji trong Word, Google Docs and Outlook

• Cách Strikethrough Text trong Google Docs

• Cách Add Table của Contents trong Google Docs

• Cách thêm một trang bằng Google Docs

• Cách Chèn Hình mờ trong Word và Google Tài liệu

• Cách tìm và thay thế các từ trong MS Word và Google Docs

• Cách xóa Gridlines khỏi Google Sheet document

• Cách luôn hiển thị word count trong Google Docs

• Google Docs Keyboard Shortcuts cho PC Windows 10

• Thay đổi sang Hướng ngang trong Google Tài liệu

• Làm thế nào để văn bản xoay trong ứng dụng web Google Sheets

• Fix Google Docs Spellcheck không hoạt động đúng

• Cách sử dụng Header, Footer và Footnote trong Google Docs

• Cách chèn Text Box bằng Google Docs

• Làm thế nào để lấy lại Menu Toolbar mất tích trong Google Docs

• Làm thế nào để làm cho Google Slides loop mà không xuất bản

• Cách cài đặt và gỡ cài đặt Add-Ons bằng Google Docs

• Google Docs và Microsoft Word - Sự khác biệt là gì?

• Cách thay đổi Page Orientation trong Google Docs