Nếu bạn sử dụng Outlook để giao tiếp với đồng nghiệp của mình, có thể bạn đã muốn liên tục gửi email cho một nhóm cụ thể có tư cách thành viên thay đổi thường xuyên. Ví dụ: bạn có thể cần gửi email cho tất cả các đại diện dịch vụ khách hàng của mình mỗi ngày, nhưng do doanh thu cao, danh sách có thể thay đổi thường xuyên.

Bạn có thể nhập tên hoặc email của từng người theo cách thủ công mỗi khi bạn gửi email, nhưng nhanh chóng việc này có thể trở nên cồng kềnh khi nhóm lớn hơn. Không những thế, bạn còn có nguy cơ sơ ý quên một người nào đó có thể dẫn đến tình trạng kịch công sở. Đó là nơi xuất hiện danh sách phân phối hoặc nhóm liên hệ!

Phần lớn, các thuật ngữ “nhóm liên hệ” và “danh sách phân phối” có thể hoán đổi cho nhau. Microsoft đã bắt đầu sử dụng cụm từ “nhóm liên hệ”, có lẽ vì nó trực quan hơn một chút so với “danh sách phân phối”. 

Tuy nhiên, có một sự khác biệt thực sự giữa hai tính năng này trong các tổ chức đang sử dụng Microsoft 365 . Quản trị viên của Microsoft 365 có thể chuyển đổi danh sách phân phối Outlook hiện có thành “ Nhóm^(Groups) ”, do đó, cấp cho các thành viên nhóm quyền truy cập vào các thư viện được chia sẻ và không gian cộng tác như Microsoft Teams , Yammer và Planner .

Mặc dù bộ phận CNTT của bạn có thể quản lý danh sách phân phối Outlook của tổ chức bạn — đặc biệt là danh sách toàn bộ nhân viên đáng sợ và thường được duy trì kém, bạn vẫn có thể tạo các nhóm liên hệ của riêng mình trong Outlook . 

Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo nhóm liên hệ trong Outlook cho cả phiên bản trình duyệt và ứng dụng dành cho máy tính để bàn. 

Cách tạo nhóm liên hệ^{(Contact Group)} trong Outlook Online

Dễ dàng tạo một nhóm liên hệ trong phiên bản trình duyệt của Outlook .

1. Đăng nhập vào tài khoản của bạn tại outlook.com hoặc chọn Outlook từ trình khởi chạy ứng dụng nếu bạn đã đăng nhập vào Microsoft 365 . Nếu bạn không thấy Outlook trong danh sách ứng dụng (bạn sẽ thấy), hãy chọn Tất cả ứng dụng^{(All apps)} .

1. Trong ngăn bên trái, bên dưới Nhóm^(Groups) , hãy chọn Nhóm mới^{(New group)} .

1. Trong cửa sổ bật lên, đặt tên và mô tả cho nhóm mới của bạn rồi chọn Tạo^(Create) . (Nếu tổ chức của bạn đã bật tính năng này, bạn có thể được nhắc tạo địa chỉ email cho nhóm. Trong trường hợp đó, để dễ sử dụng, hãy cố gắng tạo địa chỉ email giống với tên nhóm.)

1. Bây giờ, hãy thêm thành viên vào nhóm. Tìm kiếm^(Search) người theo tên hoặc địa chỉ email. Chọn kết quả tìm kiếm cho người bạn muốn thêm vào nhóm và họ sẽ xuất hiện trong "Người này sẽ được thêm."

1. Lặp lại^(Repeat) bước 4 cho đến khi bạn đã thêm tất cả những người bạn muốn vào nhóm. Sau đó chọn nút Thêm^(Add) .
2. Chọn Đóng^(Close) .
3. Gửi email đến nhóm bạn đã tạo bằng cách chọn Tin nhắn mới^{(New message)} .

1. Trong trường Tới^(To) , bắt đầu nhập tên của nhóm bạn đã tạo và chọn nhóm đó từ danh sách xuất hiện.

Dễ như ăn bánh. Nhưng nếu bạn cần thêm hoặc xóa mọi người khỏi nhóm thì sao? Đọc tiếp.

Cách chỉnh sửa nhóm liên hệ^{(Contact Group)} trong Outlook Online

Microsoft đã giúp bạn dễ dàng chỉnh sửa một nhóm liên hệ mà không cần rời khỏi Outlook Online . Một số bước có thể hơi khác một chút tùy thuộc vào cách tổ chức của bạn đã định cấu hình Microsoft 365 , nhưng các bước bên dưới sẽ giúp bạn đạt được điều đó.

1. Trong ngăn bên trái, bên dưới Nhóm^(Groups) , hãy chọn nhóm bạn muốn chỉnh sửa.
2. Trong mục nhập của nhóm đó, hãy chọn biểu tượng Thêm^(More) (ba dấu chấm / dấu chấm lửng).

1. Chọn Cài đặt^(Settings) . (Tùy thuộc vào cách Outlook được định cấu hình cho tổ chức của bạn, bạn có thể thấy tùy chọn Thêm thành viên^{(Add members)} ngay từ biểu tượng Thêm.)

1. Trong bảng Cài đặt^{(Group Settings)} nhóm xuất hiện ở bên phải, hãy chọn Chỉnh sửa nhóm^{(Edit group)} .

1. Chọn tab  Thành viên .^{(Members )}
2. Từ đó, bạn có thể thêm thành viên hoặc xóa họ khỏi nhóm bằng cách chọn biểu tượng X bên cạnh mục nhập cho người bạn muốn xóa.

1. Nếu bạn đã thêm thành viên vào nhóm, hãy chọn nút Thêm^(Add) . Nếu không, hãy chọn Đóng^(Close) .

Một cách^(Way) khác để chỉnh sửa nhóm liên hệ^{(Edit Contact Groups)} trong Outlook Online

Tùy thuộc vào cách cấu hình Outlook , bạn cũng có thể chỉnh sửa nhóm liên hệ bằng cách làm theo các bước sau:

1. Chuyển đến phần Mọi người^{(People )} của Outlook (ở bên phải biểu tượng Lịch^(Calendar) ). 

1. Trong ngăn bên trái trong phần Nhóm^(Groups) , chọn Chủ sở hữu^(Owner) để hiển thị các nhóm bạn đã tạo.

1. Chọn^(Select) nhóm bạn muốn chỉnh sửa từ danh sách.
2. Chọn Quản lý thành viên nhóm^{(Manage group members)} .

1. Từ đó, bạn có thể thêm thành viên hoặc xóa thành viên hiện có bằng cách chọn X bên cạnh mục nhập.

Cách tạo Nhóm Liên hệ trong ^{(Contact Group)}Ứng dụng Máy tính^{(Desktop App)} của Outlook

Tạo một nhóm liên hệ trong phiên bản Outlook trên máy tính thậm chí còn đơn giản hơn so với trong phiên bản trực tuyến.

1. Khởi chạy Outlook và chọn biểu tượng Mọi người^(People) gần góc dưới bên trái (nơi bạn chuyển đổi giữa email, nhiệm vụ, mọi người và lịch).

1. Tiếp theo, từ thanh công cụ, chọn Nhóm liên hệ mới^{(New Contact Group)} . (Nếu tổ chức của bạn đang sử dụng Microsoft 365 , bạn cũng có thể thấy nút Nhóm mới^{(New Group)} . Vì mục đích của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng Nhóm liên hệ mới^{(New Contact Group)} để hỗ trợ email nhóm.)

1. Trong cửa sổ Nhóm liên hệ^{(Contact Group)} xuất hiện, hãy đặt tên cho nhóm liên hệ của bạn, sau đó chọn Thêm thành viên^{(Add Members)} và chọn nơi bạn muốn nhận các thành viên mới của mình. Các tùy chọn có thể bao gồm Từ Danh bạ Outlook^{(From Outlook Contacts)} , Từ Sổ Địa chỉ^{(From Address Book)} hoặc Liên hệ Email Mới^{(New Email Contact)} . 

1. Từng người một, hãy tìm kiếm những người bạn muốn thêm vào nhóm liên hệ. Đảm^(Make) bảo mục nhập của họ được đánh dấu và chọn nút Thành viên^(Members) (hoặc bấm đúp vào mục nhập của họ) để thêm họ. Khi bạn hoàn tất, hãy chọn OK .
2. Đóng cửa sổ, đảm bảo trả lời Có^(Yes) nếu được nhắc lưu các thay đổi của bạn.
3. Bây giờ, khi bạn giải quyết một email mới, bạn có thể nhập tên của nhóm liên hệ vào trường Tới^(To) . Nhóm liên hệ của bạn sẽ được thêm vào. Nếu muốn, bạn có thể mở rộng danh sách nhóm và Outlook sẽ thay thế danh sách bằng các thành viên. Tuy nhiên, hãy cảnh báo rằng bạn sẽ không thể thu gọn danh sách một lần nữa.

Các nhóm liên hệ^(Contact) xuất hiện dưới dạng mục nhập trong sổ địa chỉ Outlook , vì vậy bạn sẽ có thể tìm thấy chúng trong danh sách được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái đó.

Cách chỉnh sửa Nhóm Liên hệ trong ^{(Contact Group)}Ứng dụng Máy tính^{(Desktop App)} của Outlook

Bây giờ, hãy chỉnh sửa nhóm liên hệ hiện có trong phiên bản Outlook trên máy tính .

1. Khởi chạy Outlook và chọn biểu tượng Mọi người^(People) ở gần góc dưới bên trái.
2. Tìm^(Find) và chọn nhóm bạn muốn chỉnh sửa trong danh sách liên hệ của mình.
3. Trong ngăn bên phải, chọn Chỉnh sửa^(Edit) . Điều đó sẽ đưa bạn trở lại nơi bạn có thể quản lý nhóm bằng cách thêm và / hoặc xóa thành viên.

Cho dù bạn đang sử dụng phiên bản trực tuyến của Outlook hay ứng dụng dành cho máy tính để bàn, chắc chắn bạn phải dành vài phút để tạo danh sách phân phối Outlook mà bạn sẽ sử dụng nhiều lần. Bạn sẽ vui vì bạn đã làm.

How to Create a Distribution List in Outlook

If you use Oυtlook to communicate with уour сolleagues, you’ve probablу wanted to repeаtedly emаil a specific group whose membership changes often. For example, yoυ may need to email all of your сustomer service reps everу day, but due to high turnover, thе list may change oftеn.

You could type each person’s name or email manually every time you send an email, but quickly this can become cumbersome as the group gets larger. Not only that, but you also run the risk of inadvertently forgetting someone which could lead to office drama. That’s where a distribution list or contact group comes in!

For the most part, the terms “contact group” and “distribution list” are interchangeable. Microsoft began using the phrase “contact group,” presumably because it’s a little more intuitive than “distribution list.” 

However, there is a real distinction between the two in organizations that are using Microsoft 365. Admins of Microsoft 365 can convert existing Outlook distribution lists to “Groups,” which, in turn, gives group members access to shared libraries and collaboration spaces like Microsoft Teams, Yammer, and Planner.

While your IT department probably rules over your organization’s Outlook distribution lists—especially the dreaded and often poorly-maintained all-staff list, you can still create your own contact groups in Outlook. 

Below, we’ll walk you through how to create contact groups in Outlook for both the browser version and the desktop app. 

How to Create a Contact Group in Outlook Online

Creating a contact group in the browser version of Outlook is easy.

1. Log into your account at outlook.com or select Outlook from the app launcher if you’re already logged into Microsoft 365. If you don’t see Outlook in the app list (you will), select All apps.

1. In the left pane, under Groups, select New group.

1. In the popup, give your new group a name and description and select Create. (If your organization has enabled it, you might be prompted to create an email address for the group. In that instance, for ease of use, try to make the email address identical to the group name.)

1. Now, add members to the group. Search for people by name or by email address. Select the search result for the person you want to add to the group, and they’ll appear under “This person will be added.”

1. Repeat step 4 until you’ve added everyone you want to the group. Then select the Add button.
2. Select Close.
3. Send an email to the group you’ve created by selecting New message.

1. In the To field, begin typing the name of the group you created, and select it from the list that appears.

Easy peasy. But what if you need to add or remove people from the group? Read on.

How to Edit a Contact Group in Outlook Online

Microsoft has made it easy to edit a contact group without ever leaving Outlook Online. Some steps might be slightly different depending on how your organization has configured Microsoft 365, but the steps below should get you there.

1. In the left pane, under Groups, select the group you want to edit.
2. In that group’s entry, select the More (three dots/ellipsis) icon.

1. Select Settings. (Depending on how Outlook is configured for your organization, you might see an option to Add members straight from the More icon.)

1. In the Group Settings panel that appears on the right, select Edit group.

1. Select the Members tab. 
2. From there, you can add members or delete them from the group by selecting the X icon next to the entry for the person you want to remove.

1. If you’ve added members to the group, select the Add button. Otherwise, choose Close.

Another Way to Edit Contact Groups in Outlook Online

Depending on how Outlook is configured, you may also be able to edit contact groups by following these steps:

1. Go to the People section of Outlook (to the right of the Calendar icon). 

1. In the left pane in the Groups section, select Owner to display the groups you have created.

1. Select the group you want to edit from the list.
2. Select Manage group members.

1. From there, you can add members or delete existing members by selecting the X next to an entry.

How to Create a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Creating a contact group in the desktop version of Outlook is even more straightforward than it is in the online version.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner (where you switch between email, tasks, people, and calendar).

1. Next, from the toolbar, select New Contact Group. (If your organization is using Microsoft 365, you may also see a New Group button. For our purposes, we’ll use New Contact Group to facilitate group emails.)

1. In the Contact Group window that appears, give your contact group a name, and then select Add Members and choose where you want to get your new members from. Options might include From Outlook Contacts, From Address Book, or New Email Contact. 

1. One by one, search for the people you want to add to the contact group. Make sure their entry is highlighted, and select the Members button (or double-click their entry) to add them. When you’re finished, select OK.
2. Close out the window, making sure to respond Yes if prompted to save your changes.
3. Now, when you address a new email, you can type the name of the contact group in the To field. Your contact group will be added. If you wish, you can expand the group list, and Outlook will replace the list with its members. Be warned, though, you will not be able to collapse the list again.

Contact groups appear as entries in the Outlook address book, so you’ll be able to find them in that alphabetized list.

How to Edit a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Now let’s edit an existing contact group in the desktop version of Outlook.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner.
2. Find and select the group you want to edit in your contact list.
3. In the pane on the right, select Edit. That will bring you back to where you can manage the group by adding and/or removing members.

Whether you’re using the online version of Outlook or the desktop app, it’s definitely worth it to take a few minutes to create Outlook distribution lists you’ll use repeatedly. You’ll be glad you did.

Related posts

• Làm thế nào để Forward Outlook Emails vào Gmail

• Cách tạo Drop Down List trong Excel

• Cách tạo Phím tắt Microsoft Outlook cho Email và Công việc

• Tìm kiếm Email Outlook theo Người gửi, Ngày, Từ khóa, Kích thước và hơn thế nữa

• Tự động di chuyển email vào thư mục trong Outlook bằng Quy tắc

• Sử dụng Excel Watch Window để theo dõi các ô quan trọng trong sổ làm việc

• Cách chèn chữ ký trong Microsoft Word Document

• 4 Ways Để chạy Microsoft Teams Poll trong các cuộc họp

• Làm thế nào để Thực hiện một Booklet trong Word

• Cách Group Worksheets trong Excel

• 13 OneNote Tips & Tricks Để tổ chức ghi chú của bạn tốt hơn

• Liên kết các ô giữa Trang tính và Sổ làm việc trong Excel

• Microsoft Outlook không phản hồi? 8 bản sửa lỗi cần thử

• Cách tạo Histogram trong Excel

• Cách thêm tường thuật âm thanh vào bản trình bày Powerpoint

• Làm thế nào để hiểu phân tích điều gì xảy ra trong Microsoft Excel

• Cách tạo danh sách kiểm tra trong Excel

• Làm thế nào để Automatically Backup một Word Document để onedrive

• Xuất Danh bạ từ Outlook, Outlook Express và Windows Live Mail

• Cách thêm Music vào bản trình bày PowerPoint