Microsoft 365 gần đây đã công bố các tính năng mới để theo dõi năng suất. Nó nhằm mục đích theo dõi dữ liệu về người lao động nhưng việc khởi chạy tính năng này đã phản tác dụng sau khi mọi người được biết về lượng dữ liệu người dùng được Microsoft Teams thu thập .

Microsoft Teams thu thập dữ liệu nào ?

Microsoft Teams thu thập ba loại dữ liệu tức là dữ liệu báo cáo Điều tra dân số, Sử dụng^{(Census, Usage, )} và Lỗi^{( Error reporting data)} . Dữ liệu điều tra dân số không là gì ngoài thông tin tiêu chuẩn về thiết bị, hệ điều hành và ngôn ngữ người dùng của bạn. Nó cũng tạo ra một ID người dùng cụ thể, được bảo vệ hai lần để tránh liên kết không cần thiết. Dữ liệu điều tra dân số trong báo cáo hoạt động của ^(Census)người dùng Nhóm^{(Teams user)} là dữ liệu mặc định được thu thập và người dùng không thể chọn không tham gia.

Microsoft cũng thu thập dữ liệu sử dụng bao gồm số lượng tin nhắn đã gửi^{(number of messages sent)} , cuộc gọi^(calls) và cuộc họp đã tham gia^{(meetings joined)} cùng với tên của tổ chức^{(name of the organization)} . Nó cũng hỗ trợ theo dõi các lỗi để có thể sửa chữa kịp thời. Nó được gọi là dữ liệu báo cáo Lỗi^(Error) .

Đọc: ^(Read:) Cách tạo Nhóm riêng tư và thay đổi Quyền riêng tư trong Microsoft Teams^{(How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams)} .

Báo cáo Hoạt động của Người dùng Microsoft Teams^{(Microsoft Teams User Activity Report)}

Để xem và chỉnh sửa báo cáo hoạt động của người dùng Nhóm^(Teams) , bạn phải là quản trị viên dịch vụ Nhóm^{(Teams service admin)} . Để biết thêm về vai trò và quyền quản trị viên, hãy truy cập vai trò quản trị viên Nhóm để quản lý nhóm^{(access Teams administrator roles to manage a team)} .

1. Trong ngăn điều hướng bên trái của trung tâm quản trị Microsoft Teams , chuyển đến Analytics & reports > Usage reports .
2. Chọn Hoạt động của người dùng trong Nhóm^{(Teams user activity )} từ tab Xem báo cáo^{(View reports)} , trong tab Báo cáo^{(Report )} .
3. Chọn một phạm vi trong tab phạm vi dữ liệu^{(data range)}
4. Nhấp vào Chạy^(Run) báo cáo.

Diễn giải Báo cáo hoạt động của người dùng trong nhóm^{(Teams User Activity Report)}

Bạn có thể xem báo cáo hoạt động của người dùng trong Nhóm^{(Teams user)} trong 7 ngày, 30 ngày hoặc 90 ngày qua^{(7 days, 30 days, or 90 days)} . Báo cáo đưa ra phân tích về việc sử dụng của người dùng. Nó cung cấp chi tiết về tin nhắn kênh, trả lời và đăng tin nhắn, chi tiết cuộc họp được tổ chức và tham gia vào chi tiết cuộc họp. Người ta cũng có thể cung cấp chi tiết về hoạt động gần đây nhất, thời gian video và hoạt động chia sẻ màn hình.

Báo cáo này hữu ích cho các quản trị viên công ty để xem thông tin chi tiết về hoạt động của nhân viên bằng cách sử dụng Nhóm^(Teams) . Quản trị viên có thể xem tới 19 loại dữ liệu hoạt động khác nhau của người dùng. Hiện tại, không có cách nào để người dùng từ chối thu thập dữ liệu này từ các quản trị viên công ty tương ứng của họ. Mặc dù nhiều công ty có thể không nhận thức được tính khả dụng của những dữ liệu đó.

Dữ liệu người dùng^{(Teams user)} của Nhóm được lưu trữ ở đâu ?

Microsoft Teams hoạt động trên toàn thế giới và ở một số khu vực pháp lý với các tiêu chuẩn khác nhau về cách xử lý dữ liệu. Trong trường hợp bạn muốn xem nơi dữ liệu cá nhân được lưu trữ thực tế, bạn có thể truy cập trung tâm quản trị Microsoft 365^{(Microsoft 365 admin center)} . Bấm vào Settings > Organization profile , sau đó cuộn đến Vị trí dữ liệu^{(Data Location)} .

Quản lý Thông báo của Nhóm

Trong khi làm việc trên Nhóm^(Teams) , việc nhận một số thông báo với tiếng ping liên tục ở góc dưới bên phải của màn hình có thể khá khiến bạn mất tập trung.

Bạn có thể lấy lại quyền kiểm soát bằng cách nhấp vào ba dấu chấm ở trên cùng bên phải của Nhóm^(Teams) , chọn Thông báo kênh^{(Channel notifications)} và tắt hoàn toàn. Bạn cũng có thể thiết lập các quy tắc mới bằng cách chọn “Tùy chỉnh”^{(“Custom”)} .

Bạn có thể muốn tắt “ Tất cả bài đăng mới^{(All new posts)} ” và cũng có thể muốn giảm lượt đề cập đến Kênh^(Channel) , tức là khi ai đó gắn thẻ bạn trong kênh bằng cách sử dụng @ Tên kênh^(Channel) từ “ Biểu ngữ và nguồn cấp dữ liệu^{(Banner and feed)} ” thành “ Chỉ hiển thị trong nguồn cấp dữ liệu^{(Only show in feed)} ”.

Một sự phân tâm khác là khi bạn đã được mời đến một cuộc họp đã lên lịch hoặc đã rời cuộc họp giữa chừng nhưng vẫn nhận được thông báo mỗi khi một tin nhắn được nhập vào hộp trò chuyện của cuộc họp đang diễn ra.

Giải pháp tạm thời cho vấn đề này là thay đổi trạng thái của bạn thành “ Không làm phiền^{(Do not disturb)} ”. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào ảnh hồ sơ của mình trên trang chính của Nhóm^(Teams) , nhấp vào “ Có sẵn^(Available) ” và thay đổi thành “ Không làm phiền^{(Do not disturb)} ”.

Bạn cũng có thể quản lý mức độ ưu tiên bằng cách đi tới Settings > Privacy , nhấp vào “ Quản lý quyền truy cập ưu tiên^{(Manage priority access)} ” và thêm tên của những người mà bạn muốn nhận thông báo.

Đọc^(Read) : Microsoft Teams bị treo hoặc bị treo trong cuộc họp^{(Microsoft Teams crashes or freezes during meetings)} .

Kiểm soát truy cập trong Microsoft Teams

Teams cũng cung cấp cho bạn một cách để giới hạn quyền truy cập trên Microsoft Teams để bạn có thời gian và không gian để suy nghĩ và làm việc.

Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách đi tới Settings > Privacy và bật nút radio “ Đã đọc biên nhận ”.^{(Read receipts)}

Bạn có thể yêu cầu tổ chức của mình bật xác thực đa yếu tố^{(multi-factor authentication)} trên tài khoản của mình và thêm một lớp bảo vệ bổ sung. Mật khẩu mạnh, duy nhất và trình quản lý mật khẩu là cần thiết để bảo vệ tài khoản.

Bạn cũng có thể thiết lập các kênh riêng tư^{(private channels)} nếu bạn là thành viên của một nhóm cụ thể, chỉ cho phép truy cập hạn chế đối với một số thành viên nhất định của nhóm. Trong nhóm đã chọn, hãy chuyển đến phần kênh và nhấp vào dấu ba chấm. Đi tới Thêm kênh^{(Add channel)} , trong Bảo mật^(Privacy) và chọn Bảo mật^(Privacy) .

Sau đó, bạn có thể chọn những người tương ứng để thêm vào nhóm - tối đa 250 người. Chỉ người tạo kênh mới có thể thêm hoặc xóa mọi người khỏi kênh riêng tư. Bất kỳ ai bên ngoài kênh đó đều không thể truy cập các tệp hoặc tin nhắn được chia sẻ trong một kênh riêng tư.

Microsoft Teams đã trở nên phổ biến với việc chuyển sang làm việc từ xa. Giờ đây, nhân viên cần cộng tác trong khi đảm bảo dữ liệu nhạy cảm vẫn hoàn toàn an toàn và báo cáo hoạt động của người dùng Nhóm^{(Teams user)} không bị lạm dụng. Các đề xuất nêu trên sẽ giúp bảo mật dữ liệu của bạn trong khi duy trì liên lạc thông suốt. Hy vọng họ làm việc cho bạn.

Đọc tiếp theo^{(Read next)} : Sự cố sử dụng CPU và bộ nhớ cao của Microsoft Teams.^{(Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.)}

How Microsoft Teams tracks your activity and how to stop it

Microsoft 365 recently announced new features to trаck productivity. It was aimed at monitoring data about workers but the feature launch backfired after peoрle werе made aware of the amount of user data collected by Microsoft Teams.

What data does Microsoft Teams collect?

Microsoft Teams collects three types of data i.e. Census, Usage, and Error reporting data. The census data is nothing but standard information about your device, operating system, and user language. It also generates a specific user ID which, is protected twice to avoid unnecessary linkage. Census data in the Teams user activity report is default data collected and cannot be opted out of by the user.

Microsoft also collects usage data which includes the number of messages sent, calls and meetings joined along with the name of the organization. It also assists in tracking errors so that they can be fixed in time. It is called Error reporting data.

Read: How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams.

Microsoft Teams User Activity Report

To view and edit a Teams user activity report, you must be a Teams service admin. To know more about admin roles and permissions, access Teams administrator roles to manage a team.

1. In the left navigation pane of the Microsoft Teams admin center, go to Analytics & reports > Usage reports.
2. Select Teams user activity from the View reports tab, under the Report tab.
3. Select a range under the data range tab
4. Click on Run report.

Interpreting the Teams User Activity Report

The Teams user activity report can be viewed over the last 7 days, 30 days, or 90 days. The report gives a breakdown of usage by the user. It gives details of channel messages, reply and post messages, organized meeting details, and participated in meeting details. One can also give details of the last activity, video time, and screen sharing activity.

This report is useful for company administrators to view insights into employee activity using Teams. Administrators can view up to 19 different types of user activity data. Presently, there is no way for users to opt-out of this data collection from their respective company administrators. Although many companies may not be aware of the availability of such data.

Where is the Teams user data stored?

Microsoft Teams operates across the world and in several jurisdictions with different standards for the way data is handled. In case you want to see where the individual data is physically stored, you can go to Microsoft 365 admin center. Click Settings > Organization profile, and then scroll to Data Location.

Managing Teams Notifications

While working on Teams, receiving several notifications with constant pinging in the bottom right of the screen can be quite a distraction.

You can take back the control by clicking on the three dots at the top right of the Teams, selecting Channel notifications, and turning them off completely. You can also set up new rules by selecting “Custom”.

You may want to turn off “All new posts” and may also want to reduce Channel mentions i.e. when someone tags you in a channel using @Channel name from “Banner and feed” to “Only show in feed“.

Another distraction is when you have been invited to a scheduled meeting or have left a meeting partway but still receiving notifications every time a message is typed into the chatbox of the ongoing meeting.

A temporary solution for this problem is to change your status to “Do not disturb”. You can do this by clicking on your profile picture on the main page of the Teams, click on “Available” and change it to “Do not disturb”.

You can also manage priority by going to Settings > Privacy, click on “Manage priority access” and add the names of the people from who you want notifications.

Read: Microsoft Teams crashes or freezes during meetings.

Access control in Microsoft Teams

Teams also provide you a way to limit access on Microsoft Teams so that you get time and space to think and work.

You can do this by going to Settings > Privacy and toggling the “Read receipts” radio button.

You can ask your organization to turn on the multi-factor authentication on your account and add an extra layer of protection. A strong, unique password and a password manager is necessary for account protection.

You can also set up private channels if you are a member of a specific team, allowing limited access to only certain members of the team. In the chosen team, go to the channels section, and click on the three dots. Go to Add channel, under Privacy, and select Privacy.

You can then select the respective people to add to the team – up to 250 people. Only a channel creator can add or remove people from a private channel. Files or messages shared within a private channel are not accessible to anyone outside it.

Microsoft Teams has gained popularity, with the shift to remote work. Workers now need to collaborate while ensuring sensitive data stays completely secure and the Teams user activity report is not misused.  The above-mentioned suggestions will help keep your data secure while maintaining smooth communication. Hope they work out for you.

Read next: Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.

Related posts

• Làm thế nào để tạo ra một Private Team and change Privacy trong Microsoft Teams

• Cách thêm Zoom lên Microsoft Teams

• Làm thế nào để cài đặt Microsoft Teams trên Linux and macOS

• Làm thế nào để ca ngợi ai đó trên Microsoft Teams về công việc của họ được thực hiện tốt

• Bạn đang bỏ lỡ, yêu cầu quản trị của bạn để cho phép Microsoft Teams

• Cách sử dụng các tính năng cá nhân trong Microsoft Teams

• Làm thế nào để tắt tiếng tất cả các micro tham gia trong Microsoft Teams

• Cách thay đổi Team Picture trong Microsoft Teams

• Làm thế nào để giảm Background Noise trong Microsoft Teams

• DOH! Một cái gì đó đã xảy ra lỗi sai trong Microsoft Teams

• Xác thực hiện đại không thành công, Status code 4c7 - Microsoft Teams error

• Cách sử dụng IP Camera apps với Microsoft Teams and Skype

• Cách dừng Microsoft Teams tự động mở trên Startup

• Best Project Management apps cho Microsoft Teams

• Cách thay đổi Theme trong Microsoft Teams trên Windows 11

• Zoom vs Microsoft Teams VS Google Meet vs Skype

• Cách tạo Tabs trong Microsoft Teams

• Change User Roles, Permissions and Capabilities trong Microsoft Teams

• Best Educational apps cho Microsoft Teams cho giáo viên và học sinh

• Cách thiết lập, Schedule and Join A Microsoft Teams meeting