Bất cứ khi nào có thay đổi trong thư viện, người dùng có thể dễ dàng lưu trữ, theo dõi và khôi phục các mục thông qua lập phiên bản trong SharePoint^{(versioning in SharePoint)} . Tính năng này cho phép người dùng kiểm soát nội dung được đăng trên trang web của họ. Vì vậy, chúng ta hãy tìm cách định cấu hình Phiên bản^(Versioning) trong SharePoint 2016 cho thư viện và danh sách, riêng biệt.

Bật lập phiên bản^(Versioning) trong SharePoint cho Thư viện^(Library) hoặc Danh sách

Track and manage information over time with versioning in SharePoint lists and libraries. View and recover previous versions from the item’s history. When enabled, new versions are added to an item’s history after changes are saved. The number of versions stored and the visibility of draft or minor versions can be modified for each list and library, says Office.com.

Bạn có thể trải nghiệm tiện ích Tạo phiên bản^(Versioning) trong SharePoint trong những lúc bạn cần xem xét hoặc khôi phục phiên bản cũ của một mục hoặc tệp. Để bật lập phiên bản cho danh sách hoặc thư viện trong SharePoint-

1. Truy cập Cài đặt danh sách^{(Access List Settings)} hoặc Thư viện^(Library) trong nhóm Cài đặt^(Settings) .
2. Đi tới Trang Cài đặt Phiên bản
3. Định cấu hình lập phiên bản cho Thư viện tài liệu^{(Document Library)}
4. Định cấu hình lập phiên bản cho danh sách

Nếu bạn có các thư viện hiện có trên trang OneDrive for Business của mình chưa được kích hoạt lập phiên bản, bạn có thể bật lập phiên bản cho chúng bất kỳ lúc nào.

1] Truy cập Cài đặt danh sách^{(Access List Settings)} hoặc nhóm Cài đặt thư viện^{(Library Settings)}

Đi tới thư viện hoặc danh sách SharePoint mà bạn muốn kích hoạt lập phiên bản.

Chọn tab Thư viện^(Library) hoặc Danh sách .^(List)

Trong nhóm ' Cài đặt^(Settings) ', hãy chọn tùy chọn ' Thư viện^(Library) ' hoặc ' Danh sách^(List) '.

2] Đi tới Trang cài đặt phiên bản

Khi cửa sổ ' Cài đặt Thư viện^{(Library Settings)} ' mở ra, hãy nhấp vào liên kết ' Cài đặt phiên bản^{(Versioning settings)} ' được hiển thị bằng màu xanh lam.

3] Định cấu hình phiên bản^{(Configure Versioning)} cho thư viện tài liệu^(Document) trong SharePoint

[Nguồn ảnh - Office.com]

Khi được chuyển hướng đến trang ' Cài đặt Phiên bản^{(Version Settings)} ', hãy bật lập phiên bản bằng cách kiểm tra các tùy chọn phù hợp được liệt kê trong các tiêu đề sau,

• Yêu cầu^(Require) phê duyệt nội dung cho các mục đã gửi.
• Tạo một phiên bản mỗi khi bạn chỉnh sửa tệp trong thư viện tài liệu này, chỉ có phiên bản chính hoặc phiên bản chính và phụ.
• Giới hạn số lượng phiên bản và bản nháp để giữ lại.
• Đặt ai có thể xem các mục nháp.
• Yêu cầu kiểm tra tài liệu trước khi chỉnh sửa.

4] Định cấu hình lập phiên bản^{(Configure Versioning)} cho danh sách^(List) trong SharePoint

Tương tự, để bật lập phiên bản cho Danh sách^(List) trong SharePoint , hãy kiểm tra các tùy chọn mong muốn trong trang ' Cài đặt Phiên bản^{(Version Settings)} ' cho Danh sách.

Nếu tại một số điểm, bạn cảm thấy muốn tắt lập phiên bản trong danh sách hoặc thư viện SharePoint

Lặp lại các bước được liệt kê ở trên, nhưng chọn ' Không lập phiên bản^{(No versioning)} ' trên trang ' Cài đặt Phiên bản^{(Version Settings)} '. Bạn cũng có thể chọn Không cho Yêu cầu^(Require) phê duyệt nội dung.

Bất kỳ ai có quyền quản lý danh sách đều có thể bật hoặc tắt lập phiên bản cho thư viện. Phiên bản^(Versioning) có sẵn cho các mục danh sách trong tất cả các loại danh sách mặc định — bao gồm lịch, danh sách theo dõi vấn đề và danh sách tùy chỉnh.

How to enable Versioning in SharePoint

Whenever there is a change in the library, а user can easily store, track, and reѕtore items via versioning in SharePoint. The feature gives a user control over the content that is posted on his/her site. So, let’s find how to configure Versioning in SharePoint 2016 for a library and list, separately.

Enable Versioning in SharePoint for a Library or List

Track and manage information over time with versioning in SharePoint lists and libraries. View and recover previous versions from the item’s history. When enabled, new versions are added to an item’s history after changes are saved. The number of versions stored and the visibility of draft or minor versions can be modified for each list and library, says Office.com.

The utility of Versioning in SharePoint can be experienced during times when you need to look at or restore an old version of an item or file. For enabling versioning for a list or library in SharePoint-

1. Access List Settings or Library in the Settings group.
2. Go to Versions Settings Page
3. Configure versioning for Document Library
4. Configure Versioning for List

If you have existing libraries on your OneDrive for Business site that do not have versioning enabled, you can enable versioning for them any time.

1] Access List Settings or Library Settings group

Go to the SharePoint library or list for which you would like to enable versioning.

Choose the Library or List tab.

Under ‘Settings’ group, choose ‘Library’ or ‘List’ option.

2] Go to Versions Settings Page

When the ‘Library Settings’ window opens, click the ‘Versioning settings’ link displayed in blue.

3] Configure Versioning for Document library in SharePoint

[Image source – Office.com]

When directed to ‘Version Settings’ page, enable versioning by checking suitable options listed under following headings,

• Require content approval for submitted items.
• Create a version each time you edit a file in this document library, either major versions only or major and minor versions.
• Limit the number of versions and drafts to retain.
• Set who can see draft items.
• Require documents to be checked before they can be edited.

4] Configure Versioning for List in SharePoint

Similarly, to enable versioning for List in SharePoint, check the desired options under ‘Version Settings’ page for List.

If at some point, you feel like disabling versioning in a SharePoint list or library

Repeat the steps listed above, but choose ‘No versioning’ on the ‘Version Settings’ page. You can also check No for Require content approval.

Anyone with permission to manage lists can turn versioning on or off for a library. Versioning is available for list items in all default list types—including calendars, issue tracking lists, and custom lists.

Related posts

• Cách tải tài liệu lên SharePoint Site

• Cách tạo một trang bằng SharePoint

• Cách quản lý SharePoint Alerts

• Add Phần và Cột trên SharePoint Modern Page

• SharePoint search không trả về kết quả cho một số người dùng

• Turn On/Off sync cho SharePoint Document Library

• Cách thêm và chỉnh sửa các trang SharePoint cổ điển

• Chúng tôi không thể đồng bộ hóa thư viện này 0x80070093, 0x80004005 - Lỗi OneDrive

• Cách thêm Web Part bằng Microsoft SharePoint

• Cách khôi phục và khôi phục tệp đã xóa trong SharePoint

• SharePoint không thể mở tài liệu Office trong thư viện SharePoint

• SharePoint Tutorial cho Beginners Step-by-Step