Google Drive đã trở thành một đối thủ cạnh tranh lớn với Microsoft Office 365 cho cả bộ nhớ đám mây và phần mềm văn phòng^{(storage and office software)} . Một trong những lý do cho sự phổ biến của nó là vì bạn có thể nắm bắt những điều cơ bản rất nhanh chóng.

Mặc dù những điều cơ bản có thể dễ học, nhưng nhiều tính năng tốt nhất lại không được chú ý. Trên thực tế, có hàng tá tính năng ẩn trong menu của Trang tính^(Sheets) , Tài liệu^(Docs) và chính Google Drive . 

Cho dù bạn đang muốn cải thiện năng suất của mình, muốn biết cách tìm kiếm tệp nhanh hơn hay muốn các mẹo để quản lý các bản sao lưu trên đám mây của mình, Google Drive sẽ mạnh mẽ hơn với một số mẹo nâng cao của Google Drive - chúng tôi đã chọn ra những mẹo tốt nhất bên dưới .

Sử dụng Công cụ Tìm kiếm Nâng cao^{(Use Advanced Search Tools)}

Một trong những vấn đề lớn nhất bạn sẽ gặp phải khi sử dụng Google Drive thường xuyên hơn là tìm lại tệp. Rất may, Google Drive có một số chức năng tìm kiếm nâng cao mà bạn có thể sử dụng để xác định tệp.

Nhấp vào thanh tìm kiếm^{(search bar )} và nhấp vào Công cụ tìm kiếm khác^{(More search tools)} . Bây giờ bạn có một danh sách phong phú các công cụ có sẵn để tinh chỉnh tìm kiếm của bạn. Ví dụ: bạn có thể chọn một loại tệp -^{(file type –)} điều này bao gồm mọi thứ từ Ảnh và bản trình bày^{(Photos and presentations)} đến tệp và thư mục .zip. Bạn cũng có thể tìm kiếm chủ sở hữu, hữu ích cho việc tìm kiếm nội dung được chia sẻ.

Đó chỉ là sự khởi đầu. Bạn cũng có thể lọc kết quả theo lần cuối cùng các tệp được sửa đổi và cũng có thể lọc theo văn bản được tìm thấy trong chính tệp đó. Ví dụ: nếu bạn đã viết một bài báo về một công thức cụ thể, nhưng chỉ cần nhớ một thành phần duy nhất mà bạn đã viết trong bài viết, bạn có thể tìm thấy công thức đó chỉ bằng cách nhập chính thành phần đó.

Truy cập Lịch sử & Khôi phục Bản sao lưu trong Google Tài liệu & Trang tính^{(Access History & Restore Backups In Google Docs & Sheets)}

Google Tài liệu và Google Trang tính^{(Google Docs and Google Sheets)} sẽ tự động lưu khi bạn tiếp tục làm việc trên tài liệu của mình. Tuy nhiên, nhiều người không biết rằng bạn có thể nhấp vào Tất cả thay đổi được lưu trong văn bản Drive^{(All changes saved in Drive)} để xem và khôi phục các bản sửa đổi trước đây. 

Google Drive sẽ tự động ghi lại tất cả các thay đổi kể từ đầu, miễn là lần đầu tiên bạn tạo tệp trên chính Google Drive . Và chỉ với một nút duy nhất, bạn có thể khôi phục các phiên bản cũ hơn. Ngoài ra, chỉ cần cuộn qua các bản sửa đổi trước đây và nhấp vào từng bản để đánh dấu tất cả các thay đổi.

Điều này có thể hữu ích khi bạn loại bỏ văn bản cũ mà bạn cần một lần nữa trong tương lai hoặc nếu bạn cần kiểm tra các chỉnh sửa trước đây để biết bất kỳ chi tiết nào còn thiếu. Bạn cũng có thể nhấp vào bất kỳ bản sửa đổi nào trước đó và đổi tên nó để dễ tìm và quản lý hơn trong tương lai.

Hạn chế quyền đối với một số ô nhất định trong Google Trang tính^{(Restrict Permissions To Certain Cells In Google Sheets)}

Rất dễ dàng chia sẻ tệp Google Trang tính và Tài liệu^{(share Google Sheets and Docs files)} để cộng tác với những người khác. Chỉ cần nhấp vào ^{(Just click)} File > Share > Get Shareable Link. Tuy nhiên, ngay sau khi bạn đặt quyền cho bất kỳ ai có liên kết đó để có thể chỉnh sửa tài liệu của bạn, họ có thể thực hiện các thay đổi đối với hoàn toàn bất kỳ thứ gì theo mặc định.

Trong Google Trang tính^{(Google Sheets)} và hy vọng là Google Tài liệu^{(Google Docs)} trong tương lai, bạn có thể khóa các phần nhất định theo cách thủ công để không ai trừ chủ sở hữu ban đầu có thể chỉnh sửa nó. Điều này có thể rất có lợi khi bạn đang làm việc trên một tài liệu với một nhóm lớn, nhưng cần bảo vệ một số phạm vi nhất định khỏi việc vô tình xóa. 

Để bắt đầu, hãy nhấp và kéo khu vực bạn muốn bảo vệ, nhấp chuột phải và sau đó nhấp vào Phạm vi bảo vệ^{( Protect Range)} . Từ đó, một bảng điều khiển mới sẽ mở ra ở bên phải màn hình của bạn. Cung cấp mô tả cho phạm vi để bạn có thể hiểu phạm vi đó sau này là gì, sau đó nhấp vào Đặt quyền^{(Set permissions)} . 

Giờ đây, bạn có thể đặt phạm vi thành chỉ chủ sở hữu mới có thể chỉnh sửa, hữu ích cho các cột và hàng được ghim. Hoặc bạn có thể đặt quyền cho những người cụ thể qua email, hữu ích nếu bạn muốn khóa các trang hoặc hàng nhất định cho các tác vụ khác nhau.

Nhanh chóng tạo nội dung mới với các liên kết nhanh^{(Quickly Create New Content With Quick Links)}

nếu bạn muốn nhanh chóng tạo một tài liệu mà không cần truy cập Google Drive và chuyển qua giao diện người dùng, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách nhập địa chỉ sau vào thanh địa chỉ của trình duyệt^{(browser address bar)} . Đảm bảo rằng bạn đã đăng nhập vào đúng tài khoản Google^{(Google account)} trước khi thực hiện việc này. 

• Doc.new - Dự án Google Tài liệu mới
• Sheets.new - Dự án Google Trang tính mới
• Presentation.new - Bản trình bày mới của Google
• Sites.new - Dự án Google Sites mới

Sau khi sử dụng các liên kết này chỉ một lần, chúng sẽ xuất hiện lại dưới dạng đề xuất khi bạn nhập chúng vào thanh địa chỉ trình duyệt^{(browser address bar)} của mình vào lần tiếp theo . Vì vậy, việc tạo một tài liệu mới có thể dễ dàng như gõ D vào thanh địa chỉ trình duyệt của bạn. 

Chỉ cần nhớ, bạn sẽ cần phải di chuyển tài liệu vào một thư mục sau đó nếu bạn muốn sắp xếp các tệp của mình tốt hơn một chút.

Chuyển đổi Word sang PDF hoặc PDF sang tài liệu Word^{(Convert Word To PDF Or PDF To Word Document)}

Sau khi hoàn thành tài liệu Google Docs^{(Google Docs document)} , bạn có thể chuyển nó thành PDF rất dễ dàng. Chỉ cần nhấp vào ^{(Simply click)} File > Download > PDF . Ở đây cũng có nhiều tùy chọn cho các định dạng tệp khác, bao gồm văn bản thuần túy^{(plain text)} ( .txt ), ấn phẩm EPUB^{(EPUB publication)} ( .epub ) và tệp Microsoft Word^{(Microsoft Word file)} ( .docx ).

Bạn cũng có thể thực hiện theo cách khác bằng cách tải tệp .PDF^{(.PDF file)} lên ổ đĩa của mình, sau đó nhấp vào tệp đó để mở bản xem trước và nhấp vào Mở bằng Google Tài liệu^{(Open With Google Docs)} . Kết quả bạn nhận được trong Google Tài liệu^{(Google Docs)} sẽ phụ thuộc vào cách tệp .PDF^{(.PDF file)} được tạo, nhưng đôi khi bạn sẽ có thể chỉnh sửa văn bản trong PDF và cũng có thể chỉnh sửa các phần tử khác. 

Đôi khi, quá trình nhập có thể chỉ hiển thị dưới dạng trang trống. Điều này thường xảy ra nếu hình ảnh đã được chuyển đổi thành PDF . Sau khi chỉnh sửa xong, bạn chỉ cần nhấp vào File < Download và chọn loại tệp phù hợp.

Dễ dàng tạo bản vẽ hoặc sơ đồ^{(Create Drawings Or Diagrams Easily)}

Có lẽ tốt nhất bạn nên sử dụng công cụ của bên^{(party tool)} thứ ba nếu bạn cần đồ họa chi tiết, nhưng nếu bạn cần nhanh chóng, nhấp vào Insert < Drawing < New có thể là một cách nhanh chóng để tạo bản vẽ.

Bạn cũng được cung cấp các công cụ để vẽ, tạo các hình cơ bản, thêm văn bản và nhập các hình ảnh khác. Thậm chí còn có các công cụ để thay đổi vị trí và kích thước^{(position and size)} của các hình dạng và xếp các hình dạng cho đối xứng. Sau khi hoàn tất, bạn có thể nhấp vào lưu và đóng^{(save and close)} và nó sẽ được nhập vào tài liệu của bạn. Tính năng này có sẵn trong toàn bộ bộ ứng dụng Google Drive^{(Google Drive apps)} .

6 Advanced Google Drive Tips You May Not Know About

Google Drive haѕ becomе a big competitor to Microsoft Office 365 for both cloud storage and office software. One of the reasons for its popularity is because you can get to grips with the basics very quickly.

Whilst the basics may be easy to learn, many of the best features go unnoticed. In fact, there are dozens of features hidden within the menus of Sheets, Docs, and Google Drive itself. 

Whether you’re looking to improve your productivity, want to know how to search for files quicker, or want tips for managing your cloud backups, Google Drive will be more powerful with some advanced Google Drive tips – we’ve picked out the best below.

Use Advanced Search Tools

One of the biggest issues you’ll hit when using Google Drive more frequently is finding files again. Thankfully, Google Drive has some advanced search functions you can use to pinpoint files.

Click the search bar and click More search tools. You now have an extensive list of tools available for fine tuning your search. For example, you can choose a file type – this includes anything from Photos and presentations to .zip files and folders. You can also search for owner, useful for searching shared content.

That’s just the beginning. You can also filter results by the last time files were modified, and also filter by text found within the file itself. For example, if you wrote an article about a specific recipe, but just remember a single ingredient you wrote within the article, you can find the recipe just by typing the ingredient itself.

Access History & Restore Backups In Google Docs & Sheets

Google Docs and Google Sheets will automatically save as you continue to work on your document. However, many people aren’t aware that you can click on the All changes saved in Drive text to see and restore past revisions. 

Google Drive will automatically log all changes since the beginning of time, so long as you first created the file on Google Drive itself. And with just a single button you can restore older versions. Alternatively, just scroll through past revisions and click on each one to have all changes highlighted.

This can be useful for when you scrap old text that you need again in the future, or if you need to check past edits for any missing details. You can also click on any previous revision and rename it so that it’s easier to find and manage in the future.

Restrict Permissions To Certain Cells In Google Sheets

It’s very easy to share Google Sheets and Docs files to collaborate with others. Just click File > Share > Get Shareable Link. However, as soon as you set the permissions for anybody with that link to be able to edit your document, they can make changes to absolutely anything by default.

In Google Sheets, and hopefully Google Docs in the future, you can manually lock down certain sections so that nobody but the original owner can edit it. This could be very beneficial for when you’re working on a document with a big group, but need certain ranges protected from accidental deletion. 

To start, click and drag the area you’d like to protect, right click and then click Protect Range. From there, a new panel will open on the right side of your screen. Give the range a description so you can understand what it is later, and then click Set permissions. 

You can now set the range to be only be editable by the owner, useful for pinned columns and rows. Or you can set permissions for specific people via email, useful if you want to lock down certain pages or rows for different tasks.

Quickly Create New Content With Quick Links

if you want to quickly create a document without visiting Google Drive and going through the user interface, you can save time by typing the following address into your browser address bar. Make sure you’re signed into the right Google account before doing this. 

• Doc.new – New Google Docs project
• Sheets.new – New Google Sheets project
• Presentation.new – New Google Presentation
• Sites.new – New Google Sites project

After using these links just once, they’ll appear as suggestions again when you next type them into your browser address bar. So creating a new document could be as easy as typing D into your browser address bar. 

Just remember, you’ll need to move the document to a folder later if you’d like to organize your files a little better.

Convert Word To PDF Or PDF To Word Document

Once you’ve finished with a Google Docs document, you can turn it into a PDF very easily. Simply click File > Download > PDF. There are also many options here for other file formats, including plain text (.txt), an EPUB publication (.epub) and a Microsoft Word file (.docx).

You can also do it the other way around by uploading a .PDF file to your drive, and then clicking it to open the preview, and click Open With Google Docs. The result you get in Google Docs will depend on how the .PDF file was created, but sometimes you will be able to edit the text within the PDF and also edit other elements. 

Sometimes, the import may just show up as a blank page. This usually happens if an image has been converted to a PDF. After you’ve finished with editing, just click File < Download and choose a suitable file type.

Create Drawings Or Diagrams Easily

It’s probably best to use a third party tool if you need detailed graphics, but if you need to be quick, clicking Insert < Drawing < New can be a fast way to create a drawing.

You are given the tools to draw, create basic shapes, add text, and import other images too. There are even tools for changing the position and size of shapes and lining up shapes for symmetry. Once you’ve done, you can click save and close and it will be imported to your document. This feature is available throughout the whole Google Drive apps suite.

Related posts

• Cách sử dụng Google Calendar: 10 Pro Tips

• 8 Google Search Tips: Luôn tìm những gì bạn là Looking cho

• Cách tạo Business Card bằng Google Drive

• Cách Application Launcher cho Google Drive Works

• Làm thế nào để Fix Google Drive Backup and Sync Không làm việc

• 9 mẹo hữu ích Cách sử dụng Google Dịch

• Metric and Dimension trong Google Analytics là gì?

• Cách yêu cầu một doanh nghiệp trên Google

• Cách xem Google Maps Search History của bạn

• 10 mẹo và thủ thuật của Google Keep để trở thành người học năng suất hơn

• 15 Tính năng Tìm kiếm của Google Có thể Bạn chưa biết

• Cách xóa YouTube History and Search Activity

• Cách Export and Import Chrome Bookmarks

• Cách thực hiện Line Graph trong tờ Google

• Cách Filter trong tờ Google

• Cách chèn chữ ký trong Google Docs

• Protection tăng cường nào trong Google Chrome and How để kích hoạt nó

• Cách thay đổi Default Google Account

• Cách chuyển tệp từ tài khoản Google Drive này sang tài khoản Google Drive khác

• Cách tối ưu hóa bộ nhớ Google Drive của bạn